Hinzufügen von Teammitgliedern zu Bookings

Auf der Seite Mitarbeiter in Bookings erstellen Sie Ihre Mitarbeiterliste und verwalten Mitarbeiterdetails wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Von hier aus können Sie auch die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter festlegen. Beachten Sie, dass ein Mitarbeiter ein Teammitglied ist.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Schritte behandelt, die zum Hinzufügen von Mitarbeitern zu einer gemeinsamen Buchungsseite erforderlich sind.

Bevor Sie beginnen

Obwohl Bookings ein Feature von Microsoft 365 ist, müssen nicht alle Mitarbeiter über ein Microsoft 365-Konto verfügen. Alle Mitarbeiter müssen über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen, damit sie Buchungen und Terminänderungen erhalten können.

Sehen Sie Folgendes an: Hinzufügen Ihrer Mitarbeiter zu Bookings

Schritte

1. Navigieren Sie auf der Bookings-Startseite zum Abschnitt Geteilte Buchungen, und wählen Sie die Buchungsseite aus, der Sie Teammitglieder hinzufügen möchten.

2. Wechseln Sie im linken Bereich zur Option Mitarbeiter, wählen Sie Mitarbeiter und dann Neues Personal hinzufügen aus.

3. Wenn Sie Mitarbeiter aus Ihrer Organisation hinzufügen, geben Sie deren Namen in das Suchfeld ein, und wählen Sie sie aus, wenn sie im Dropdownmenü angezeigt werden. Die anderen Felder werden automatisch ausgefüllt.

   Hinweis

   Um Mitarbeiter von außerhalb Ihrer Organisation hinzuzufügen, geben Sie deren E-Mail-Adressen und andere Informationen manuell ein. Mitarbeiter von außerhalb Ihres Mandanten können keine Frei/Gebucht-Informationen mit Bookings teilen.

4. Wählen Sie für jedes Mitarbeitermitglied eine Rolle aus: Teammitglied, Scheduler, Viewer oder Gast. Weitere Informationen zu Mitarbeiterrollen finden Sie unter Grundlegendes zu Mitarbeiterrollen.

5. Wählen Sie Alle Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigen, wenn eine ihnen zugewiesene Buchung erstellt oder geändert wird aus, um Mitarbeiter-E-Mails zu aktivieren. Nachfolgend sehen Sie eine Beispiel-E-Mail:

   

6. Die Option Ereignisse im Microsoft 365-Kalender wirkt sich auf die Verfügbarkeit aus , wenn die Frei/Gebucht-Informationen aus den Kalendern der Mitarbeiter die Verfügbarkeit für Buchungsdienste über Bookings beeinflussen sollen.

   Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Teambesprechung oder einen persönlichen Termin für einen Mittwoch um 15:00 Uhr geplant hat, zeigt Bookings an, dass der Mitarbeiter in diesem Zeitfenster nicht gebucht werden kann. Diese Zeit wird in der Ansicht Bookings Page als beschäftigt oder mit Vorbehalt angezeigt, wie im folgenden Beispiel gezeigt.

   

   Wichtig

   Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Es wird dringend empfohlen, diese Einstellung zu belassen, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter zu optimieren.

7. Wählen Sie Geschäftszeiten verwenden aus, damit alle buchbaren Zeiten für Ihre Mitarbeiter nur innerhalb der Geschäftszeiten liegen, die Sie im Abschnitt Geschäftszeiten auf der Seite „Geschäftsinformationen“ festgelegt haben. Weitere Informationen zum Konfigurieren der Verfügbarkeit von Mitarbeitern finden Sie unter Konfigurieren der Verfügbarkeit von Mitarbeitern in Microsoft Bookings.

   Durch Deaktivieren dieses Kontrollkästchens können Sie den Mitarbeitern benutzerdefinierte Zeiten zuweisen, die ihre Buchungsmöglichkeiten weiter einschränken. Dies ist hilfreich, wenn ein Mitarbeiter nur dienstags und mittwochs vor Ort ist, oder wenn er vormittags für eine bestimmte Art von Terminen zuständig ist und nachmittags für andere.

   Hinweis

   Bookings unterstützt bis zu 100 Mitarbeiter auf einer Bookings-Seite.

Einen Bookings-Benutzer zu einem Superbenutzer machen, ohne ihn als Mitarbeiter in Bookings hinzuzufügen

Möglicherweise möchten Sie Ihrer Mitarbeiterliste in Bookings eine Person hinzufügen, ohne sie für Kunden oder Clients verfügbar zu machen. Sobald Sie sie zu einem Superbenutzer machen, wird sie ein Administrator des Buchungspostfachs. Administrator eines Buchungspostfachs zu sein, bedeutet, vollen Zugriff auf das Buchungspostfach zu haben und über „Senden als“-Berechtigungen zu verfügen.

Hinweis

Diese Schritte funktionieren nur, wenn dem hinzugefügten Benutzer in Bookings noch nicht die Rolle Viewer zugewiesen wurde.

1. Verbinden mit Microsoft 365 über PowerShell.

2. Weisen Sie mithilfe von PowerShell Vollzugriff mit den folgenden Befehlen zu:

   Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false
   

   Standardmäßig wird das Postfach automatisch Outlook zugeordnet. Wenn das Buchungspostfach nicht in Outlook des Benutzers angezeigt werden soll, weisen Sie vollzugriff mit den folgenden Befehlen zu:

   Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false -AutoMapping:$false
   

3. Führen Sie dann diesen Befehl aus, um „Senden als“-Berechtigungen zuzuweisen.

   Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
   

Hier ist ein PowerShell-Beispielbefehl zum Hinzufügen von Allie Bellew zum Buchungspostfach der Contoso-Kita.

1. Führen Sie zuerst diesen Befehl aus:

   Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
   

   Standardmäßig wird das Postfach automatisch Outlook zugeordnet. Wenn das Buchungspostfach nicht in Outlook des Benutzers angezeigt werden soll, weisen Sie vollzugriff mit den folgenden Befehlen zu:

   Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false -InheritanceType All
   

2. Führen Sie dann diesen Befehl aus:

   Add-RecipientPermission -Identity "daycare@contoso.com" -Trustee "Allie Bellew" -AccessRights SendAs -Confirm:$false
   

Allie Bellew hat jetzt Administratorzugriff, wird aber nicht als buchbare Mitarbeiterin in Bookings angezeigt.