Definieren Sie Ihre Serviceangebote in Bookings

Wenn Sie Ihre Dienstangebote in Microsoft Bookings definieren, legen Sie einen Dienstnamen, eine Beschreibung, einen Standort (wählen Sie aus, ob Sie sich persönlich treffen oder eine Onlinebesprechung führen möchten), dauer, Standarderinnerungen für Kunden und Mitarbeiter, interne Hinweise zum Dienst und Preise. Sie können auch die Mitarbeiter kategorisieren, die qualifiziert sind, den betreffenden Dienst zu leisten. Wenn Kunden dann zu Ihrer Geschäftswebsite kommen, um einen Termin zu buchen, können sie genau sehen, welche Arten von Terminen verfügbar sind, die Person auswählen, die sie den Dienst anbieten möchten, und wie viel ihr Dienst kostet.

Sie können der E-Mail-Bestätigung auch benutzerdefinierte Informationen und URLs hinzufügen und Erinnerungen, die Sie senden, wenn jemand einen Dienst über Ihre Buchungsseite bucht.

Ansehen: Erstellen eines neuen Diensts

Schritte

  1. Wählen Sie in Microsoft 365 das App-Startfeld und dann Bookings aus.

  2. Wechseln Sie zu Ihr Kalender>Dienste, und wählen Sie Neuen Dienst hinzufügen aus.

  3. Fügen Sie auf der Seite Grundlegende Details Ihre Auswahl hinzu.

    Dienstname: Geben Sie den Namen Ihres Diensts ein. Dies ist der Name, der im Dropdownmenü auf der Seite Kalender angezeigt wird. Dieser Name wird auch angezeigt, wenn jemand manuell einen Termin auf der Seite Kalender hinzufügt, und er wird als Kachel auf der Self-Service-Seite angezeigt.

    Beschreibung: Die von Ihnen eingegebene Beschreibung wird angezeigt, wenn ein Benutzer das Informationssymbol auf der Self-Service-Seite auswählt.

    Standardstandort: Dieser Speicherort wird in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden angezeigt und im Kalenderereignis angezeigt, das für die Buchung erstellt wurde.

    Onlinebesprechung hinzufügen: Diese Einstellung aktiviert oder deaktiviert Onlinebesprechungen für jeden Termin, entweder über Teams oder Skype, je nachdem, welche Sie als Standardclient für den Mitarbeiter konfigurieren.

    • Aktiviert:

      • Ein Link zu einer Teams- oder Skype-Besprechung, der für die Buchung eindeutig ist, wird dem Kalenderereignis sowohl im Kalender des Mitarbeiters als auch im Kundenkalender hinzugefügt, zusammen mit Einwahlinformationen.

      • Der Link zur Teilnahme an der Besprechung wird allen Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails hinzugefügt, wie im folgenden Beispiel gezeigt:

        Beispiel für einen Link zum Teilnehmen an einer Teams-Besprechung in Bookings.

        Hinweis

        Teams-Besprechungen können über die mobile Teams-App, die Teams-Desktop-App, in einem Webbrowser oder über die Einwahl per Telefon teilnehmen. Es wird dringend empfohlen, Teams als Standard-Onlinebesprechungsdienst für Ihren Mandanten zu aktivieren, um virtuelle Termine optimal zu buchen.

    • Deaktiviert:

      • Termine enthalten keine Besprechungsoption, und alle besprechungsbezogenen Felder, die angezeigt werden, wenn Onlinebesprechung hinzufügen aktiviert ist, werden nicht angezeigt.

    Dauer: So lange werden alle Besprechungen gebucht. Die Zeit wird ab der Startzeit blockiert, die während der Buchung ausgewählt wird. Die gesamte Terminzeit wird in den Kalendern des Personals blockiert.

    Pufferzeit: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Sie dem Kalender des Personals bei jeder Terminbuchung zusätzliche Zeit hinzufügen.

    Die Zeit wird im Kalender des Mitarbeiters blockiert und wirkt sich auf Frei/Gebucht-Informationen aus. Das bedeutet, wenn ein Termin um 15:00 Uhr endet und 10 Minuten Pufferzeit am Ende der Besprechung hinzugefügt wurden, wird der Kalender des Mitarbeiters bis 15:10 Uhr als beschäftigt und nicht buchbar angezeigt. Dies kann nützlich sein, wenn Ihre Mitarbeiter vor der Vorbereitung einer Besprechung Zeit benötigen, z. B. ein Arzt, der das Diagramm eines Patienten überprüft, oder ein Finanzberater, der relevante Kontoinformationen vorbereitet. Dies kann auch nach einer Besprechung nützlich sein, z. B. wenn jemand Zeit benötigt, um an einen anderen Ort zu reisen.

    Preis nicht festgelegt: Wählen Sie die Preisoptionen aus, die auf der Seite Self-Service angezeigt werden. Wenn Preis nicht festgelegt ausgewählt ist, wird kein Preis oder Verweis auf Kosten oder Preise angezeigt.

    Hinweise: Dieses Feld wird im Buchungsereignis für gebuchte Mitarbeiter und auf dem Ereignis angezeigt, das auf der Registerkarte Kalender in der Bookings-Web-App angezeigt wird.

    Maximale Anzahl von Teilnehmern pro Ereignis: Mit dieser Einstellung können Sie Dienste erstellen, die die Möglichkeit erfordern, dass mehrere Personen die gleiche Terminzeit und dasselbe Personal (z. B. einen Fitnesskurs) buchen können. Das Terminzeitfenster für den ausgewählten Dienst, die Mitarbeiter und die Zeit können gebucht werden, bis die von Ihnen angegebene maximale Anzahl von Teilnehmern erreicht ist. Aktuelle Terminkapazität und Teilnehmer können auf der Registerkarte Kalender in der Bookings-Web-App angezeigt werden. Wir bezeichnen dies als 1:N-Buchungsservice.

    Beispiel für das Festlegen der maximalen Teilnehmerzahl in Bookings

    Lassen Sie den Kunden seine Buchung verwalten: Diese Einstellung bestimmt, ob der Kunde seine Buchung ändern oder stornieren kann, vorausgesetzt, sie wurde über die Registerkarte Kalender in der Bookings-Web-App gebucht.

    • Aktiviert:

      Die Schaltfläche Buchung verwalten wird in der Bestätigungs-E-Mail des Kunden angezeigt. Wenn diese Schaltfläche vom Kunden ausgewählt wird, werden drei Optionen angezeigt:

      • Verschieben Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Benutzer zu einer dienstspezifischen Self-Service Seite, auf der er eine neue Uhrzeit und/oder ein neues Datum für denselben Dienst und denselben Mitarbeiter aus der ursprünglichen Buchung auswählen kann. Beachten Sie, dass der Benutzer, obwohl der ursprüngliche Mitarbeiter standardmäßig an die neu geplante Buchung angefügt ist, die Möglichkeit hat, auch den Mitarbeiter zu ändern.

      • Buchung stornieren Dadurch wird die Buchung storniert und aus dem Kalender des Mitarbeiters entfernt.

      • Neue Buchung Diese Option bringt den Benutzer zur Self-Service Seite, auf der alle Dienste und Mitarbeiter aufgeführt sind, um eine neue Buchung zu planen.

        Die Schaltfläche

      Wir empfehlen, diese Einstellung nur aktiviert zu lassen, wenn Sie mit Kunden vertraut sind, die auf die seite Self-Service zugreifen.

    • Deaktiviert:

      Der Benutzer hat keine Möglichkeit, seine Buchung neu zu planen oder zu stornieren, wenn er über die Registerkarte Kalender in der Bookings-Web-App bucht. Bei der Buchung über die Self-Service Seite haben Kunden jedoch weiterhin die Schaltfläche Buchung verwalten und alle optionen, auch wenn diese Einstellung deaktiviert ist.

      Es wird empfohlen, diese Einstellung zu deaktivieren, wenn Sie den Zugriff auf die Self-Service-Seite einschränken möchten. Darüber hinaus empfehlen wir, Ihren Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails Text hinzuzufügen, der Ihren Kunden mitteilt, wie sie änderungen an ihrer Buchung auf andere Weise vornehmen können, z. B. durch Anrufen im Büro oder per E-Mail an den Helpdesk.

  4. Auf der Seite Verfügbarkeitsoptionen werden die Optionen angezeigt, die Sie auf ihrer Buchungsseite für Ihre Planungsrichtlinie und Verfügbarkeit für Ihre Mitarbeiter ausgewählt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen ihrer Planungsrichtlinien.

  5. Auf der überarbeiteten Seite Mitarbeiter zuweisen können Sie zugewiesene Mitarbeiter problemlos einem Dienst zuweisen und daraus entfernen. Auf dieser Seite wurden zwei weitere Steuerelemente hinzugefügt:

    • Einzelnes Personal Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Buchung mit einem einzelnen Mitarbeiter geplant.
    • Mehrere Mitarbeiter Mit diesem Feature können Sie einen Dienst mit mehreren Mitarbeitern erstellen. Die Buchung wird mit allen zugewiesenen Mitarbeitern des Dienstes geplant. Sie können diesen Dienst als N:1-Buchungsservice bezeichnen.

Hinweis

Für Mehrere Mitarbeiter können Sie eine Buchung nur erstellen, wenn alle zugewiesenen Mitarbeiter zur Teilnahme verfügbar sind.

  1. Benutzerdefinierte Felder können nützlich sein, wenn Informationen gesammelt werden, die jedes Mal benötigt werden, wenn der bestimmte Termin gebucht wird. Beispiele hierfür sind der Versicherungsanbieter vor einem Klinikbesuch, der Kredittyp für Kreditberatungen, das Hauptstudium für die akademische Beratung oder die Bewerber-ID für Kandidateninterviews. Diese Felder werden auf der Buchungsseite angezeigt, wenn Ihre Kunden Termine mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern buchen.

    • Kunden-E-Mails, Telefonnummern, Adressen und Notizen sind felder, die nicht entfernt werden können, aber Sie können sie optional festlegen, indem Sie neben jedem Feld Die Option Erforderlich deaktivieren.
  2. Auf der Seite Benachrichtigungen können Sie SMS-Nachrichten senden, Erinnerungen einrichten und Benachrichtigungen senden.

    • Aktivieren von SMS-Benachrichtigungen für Ihren Kunden Wenn diese Option ausgewählt ist, werden SMS-Nachrichten an den Kunden gesendet, aber nur, wenn er sich dafür entscheidet.
    • Erinnerungen und Benachrichtigungen werden zu einem bestimmten Zeitpunkt vor dem Termin an Kunden, Mitarbeiter oder beides gesendet. Für jeden Termin können nach Ihren Wünschen mehrere Nachrichten erstellt werden.

    Eine Bestätigungs-E-Mail von Bookings.

    Sie können hier jeden zusätzlichen Text einfügen, den Sie wünschen, z. B. Informationen zur Neuplanung oder was Kunden für den Termin mitbringen sollten. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für benutzerdefinierten Text, der der ursprünglichen Bestätigungs-E-Mail hinzugefügt wurde. Dies ist im Feld Zusätzliche Informationen für Email Bestätigung zu sehen:

    Zusätzliche Informationen in einer Bookings-E-Mail.

Anmeldefeld auf der Seite für die manuelle Buchung und Self-Service:

Das Anmeldefeld in Bookings.

SMS-Benachrichtigungen sehen wie folgt aus (beachten Sie, dass SMS-Benachrichtigungen derzeit nur in Nordamerika verfügbar sind):

Eine Textbenachrichtigung von Bookings

  1. Es stehen zwei weitere Steuerelemente zur Verfügung, um Ihre Diensterstellung zu vereinfachen:
    • Die Standardplanungsoptionen sind standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie die Umschaltfläche, wenn Sie anpassen möchten, wie Kunden einen bestimmten Mitarbeiter buchen.
    • Veröffentlichungsoptionen Wählen Sie aus, ob dieser Dienst auf der Seite Self-Service als buchbar angezeigt werden soll, oder ob der Dienst nur auf der Registerkarte Kalender in der Bookings-Web-App buchbar ist.