Massenimport externer Kontakte in Exchange Online

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Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Versuchen Sie, Kontakte in Ihr eigenes Postfach zu importieren? Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Kontakten in Outlook.

Verfügt Ihr Unternehmen über viele vorhandene Geschäftskontakte, die Sie in das freigegebene Adressbuch (auch als globale Adressliste bezeichnet) in Exchange Online aufnehmen möchten? Möchten Sie externe Kontakte als Mitglieder von Verteilergruppen hinzufügen, genau wie bei Benutzern innerhalb Ihres Unternehmens? Wenn ja, können Sie Exchange Online PowerShell und eine CSV-Datei (durch Trennzeichen getrennte Werte) verwenden, um externe Kontakte per Massenimport in Exchange Online zu importieren. Dies ist ein dreistufiger Prozess:

Schritt 1: Erstellen einer CSV-Datei mit Informationen zu den externen Kontakten

Schritt 2: Erstellen der externen Kontakte mit PowerShell

Schritt 3: Hinzufügen von Informationen zu den Eigenschaften der externen Kontakte

Nachdem Sie diese Schritte zum Importieren von Kontakten ausgeführt haben, können Sie diese zusätzlichen Aufgaben ausführen:

Tipp

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Schritt 1: Erstellen einer CSV-Datei mit Informationen zu den externen Kontakten

Der erste Schritt besteht darin, eine CSV-Datei zu erstellen, die Informationen zu jedem externen Kontakt enthält, den Sie in Exchange Online importieren möchten.

  1. Kopieren Sie den folgenden Text in eine Textdatei in Editor, und speichern Sie ihn auf Ihrem Desktop als CSV-Datei, indem Sie das Dateinamensuffix .csv verwenden. beispiel: ExternalContacts.csv.

    Tipp

    Wenn Ihre Sprache Sonderzeichen (z. B. å, ä und ö auf Schwedisch) enthält, speichern Sie die CSV-Datei mit UTF-8 oder einer anderen Unicode-Codierung, wenn Sie die Datei im Editor speichern.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park

    Die erste Zeile oder Kopfzeile der CSV-Datei enthält die Eigenschaften von Kontakten, die beim Importieren in Exchange Online verwendet werden können. Jeder Eigenschaftsname wird durch ein Komma getrennt. Jede Zeile unter der Kopfzeile stellt die Eigenschaftswerte zum Importieren eines einzelnen externen Kontakts dar.

    Hinweis

    Dieser Text enthält Beispieldaten, die Sie löschen können. Löschen oder ändern Sie jedoch nicht die erste Zeile (Kopfzeile). Sie enthält alle Eigenschaften für die externen Kontakte.

  2. Öffnen Sie die CSV-Datei in Microsoft Excel, um die CSV-Datei zu bearbeiten, da es viel einfacher ist, Excel zum Bearbeiten der CSV-Datei zu verwenden.

  3. Erstellen Sie eine Zeile für jeden Kontakt, den Sie in Exchange Online importieren möchten. Füllen Sie so viele Zellen wie möglich auf. Diese Informationen werden im freigegebenen Adressbuch für jeden Kontakt angezeigt.

    Wichtig

    Die folgenden Eigenschaften (dies sind die ersten vier Elemente in der Kopfzeile) sind zum Erstellen eines externen Kontakts erforderlich und müssen in der CSV-Datei aufgefüllt werden: ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. Der PowerShell-Befehl, den Sie in Schritt 2 ausführen, verwendet die Werte für diese Eigenschaften, um die Kontakte zu erstellen.

Schritt 2: Erstellen der externen Kontakte mit PowerShell

Im nächsten Schritt verwenden Sie die CSV-Datei, die Sie in Schritt 1 erstellt haben, und PowerShell, um die in der CSV-Datei aufgeführten externen Kontakte per Massenimport in Exchange Online.

  1. Verbinden Sie PowerShell mit Ihrem Exchange Online organization. Schrittweise Anleitungen finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell. Achten Sie darauf, den Benutzernamen und das Kennwort für Ihr globales Administratorkonto zu verwenden, wenn Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell herstellen.

  2. Nachdem Sie PowerShell mit Exchange Online verbunden haben, wechseln Sie zum Desktopordner, in dem Sie die CSV-Datei in Schritt 1 gespeichert haben, z. BC:\Users\Administrator\desktop. .

  3. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die externen Kontakte zu erstellen:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

    Je nachdem, wie viele Sie importieren, kann es eine Weile dauern, bis die neuen Kontakte erstellt wurden. Wenn die Ausführung des Befehls abgeschlossen ist, zeigt PowerShell eine Liste der neuen Kontakte an, die erstellt wurden.

  4. Um die neuen externen Kontakte anzuzeigen, wechseln Sie zum Exchange Admin Center (EAC), und klicken Sie dann auf EmpfängerKontakte>.

    Tipp

    Anweisungen zum Herstellen einer Verbindung mit dem Exchange-Verwaltungskonsole finden Sie unter Exchange Admin Center in Exchange Online.

  5. Klicken Sie bei Bedarf auf Aktualisieren , um die Liste zu aktualisieren und die importierten externen Kontakte anzuzeigen.

    Die importierten Kontakte werden im freigegebenen Adressbuch in Outlook und Outlook im Web angezeigt.

    Hinweis

    Sie können die Kontakte auch im Microsoft 365 Admin Center anzeigen, indem Sie zu Benutzer>Kontakte wechseln.

Schritt 3: Hinzufügen von Informationen zu den Eigenschaften der externen Kontakte

Nachdem Sie den Befehl in Schritt 2 ausgeführt haben, werden die externen Kontakte erstellt, aber sie enthalten keine der Kontakt- oder organization Informationen, d. h. die Informationen aus den meisten Zellen in der CSV-Datei. Dies liegt daran, dass beim Erstellen neuer externer Kontakte nur die erforderlichen Eigenschaften aufgefüllt werden. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn nicht alle Informationen in der CSV-Datei aufgefüllt sind. Wenn es nicht vorhanden ist, wird es nicht hinzugefügt.

  1. Verbinden Sie PowerShell mit Ihrem Exchange Online organization. Schrittweise Anleitungen finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell.

  2. Wechseln Sie zu dem Desktopordner, in dem Sie die CSV-Datei in Schritt 1 gespeichert haben. Beispiel: C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die anderen Eigenschaften aus der CSV-Datei den externen Kontakten hinzuzufügen, die Sie in Schritt 2 erstellt haben.

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

    Hinweis

    Der Manager-Parameter kann problematisch sein. Wenn die Zelle in der CSV-Datei leer ist, erhalten Sie einen Fehler, und keine der Eigenschafteninformationen wird dem Kontakt hinzugefügt. Wenn Sie keinen Manager angeben müssen, löschen -Manager $_.Manager Sie einfach aus dem vorherigen PowerShell-Befehl.

    Auch hier kann es eine Weile dauern, bis die Kontakte aktualisiert werden, je nachdem, wie viele Sie in Schritt 1 importiert haben.

  4. So überprüfen Sie, ob die Eigenschaften den Kontakten hinzugefügt wurden:

  5. Wechseln Sie im Exchange Admin Center zu EmpfängerKontakte>.

  6. Klicken Sie auf einen Kontakt, und klicken Sie dann auf Bearbeitungssymbol. , um die Eigenschaften des Kontakts anzuzeigen.

Das ist alles. Benutzer können die Kontakte und die zusätzlichen Informationen im Adressbuch Outlook und Outlook im Web sehen.

Hinzufügen weiterer externer Kontakte

Sie können die Schritte 1 bis 3 wiederholen, um neue externe Kontakte in Exchange Online hinzuzufügen. Sie oder Benutzer in Ihrem Unternehmen können einfach eine neue Zeile in der CSV-Datei für den neuen Kontakt hinzufügen. Anschließend können Sie die PowerShell-Befehle aus Schritt 2 und Schritt 3 ausführen, um Informationen zu den neuen Kontakten zu erstellen und hinzuzufügen.

Hinweis

Wenn Sie den Befehl ausführen, um neue Kontakte zu erstellen, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung, die besagt, dass die zuvor erstellten Kontakte bereits vorhanden sind. Aber jeder neue Kontakt, der der CSV-Datei hinzugefügt wird, wird erstellt.

Ausblenden externer Kontakte aus dem freigegebenen Adressbuch

Einige Unternehmen verwenden möglicherweise nur externe Kontakte, damit sie als Mitglieder von Verteilergruppen hinzugefügt werden können. In diesem Szenario möchten sie möglicherweise externe Kontakte aus dem freigegebenen Adressbuch ausblenden. Dazu gehen Sie so vor:

  1. Verbinden Sie PowerShell mit Ihrem Exchange Online organization. Schrittweise Anleitungen finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell.

  2. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um einen einzelnen externen Kontakt auszublenden.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    Führen Sie beispielsweise den folgenden Befehl aus, um Pilar Pinilla aus dem freigegebenen Adressbuch auszublenden:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

  3. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um alle externen Kontakte aus dem freigegebenen Adressbuch auszublenden:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Nachdem Sie sie ausgeblendet haben, werden externe Kontakte nicht mehr im freigegebenen Adressbuch angezeigt, Sie können sie aber trotzdem als Mitglieder einer Verteilergruppe hinzufügen.