Dienstempfehlungen für die Postfachnutzung in Exchange Online Überwachung

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Eine Exchange Online-Dienstempfehlung informiert Sie über Postfächer, die sich im Haltezustand befinden und die Gefahr laufen, ihr Kontingent zu erreichen oder zu überschreiten. Diese Dienstempfehlungen bieten Einblick in die Anzahl von Postfächern in Ihrem organization, die möglicherweise einen Administratoreingriff erfordern.

Diese Dienstempfehlungen werden im Microsoft 365 Admin Center angezeigt. Um diese Dienstempfehlungen anzuzeigen, können Sie zu Integrität>Dienststatus>wechseln Exchange Online und dann unter Organisationsszenarien nach Grenzwerten für den Postfachspeicher suchen, oder Sie können Integrität>Dienststatus>Exchange Online und Wählen Sie die Registerkarte Aktive Probleme aus. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Empfehlung des Diensts für die Postfachauslastung unter aktiven Problemen.

Warnung des Diensts

Wenn Sie auf die Dienstempfehlung zugreifen, wird ein Link unter Benutzerbeeinträchtigung angezeigt. Wenn Sie diesen Link auswählen, wird ein Flyoutfenster geöffnet, in dem die betroffenen Postfach-GUIDs für Ihren Mandanten aufgelistet sind. Diese Liste ist auf maximal 155 Postfächer beschränkt.

Warnungsdetailsansicht des Diensts

Wenn Ihr Mandant mehr als 155 Postfächer bei oder in der Nähe ihres Speicherkontingents überschreitet, besuchen Sie Ihr Verwaltungsportal, und greifen Sie auf Ihren Postfachnutzungsbericht zu. Alternativ lautet https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsagedie direkte URL zum Postfachnutzungsbericht .

Hinweis

Die Informationen des Postfachnutzungsberichts können 24 Stunden hinter Der Empfehlungswarnung des Diensts für die Postfachauslastung zurückbleiben.

Was bedeuten diese Dienstempfehlungen?

Die Dienstempfehlungen für die Postfachauslastung informieren Administratoren über Postfächer, die sich in der Warteschleife befinden und sich dem Postfachspeicherkontingent nähern. Zu den Haltebereichen, die für Postfächer platziert werden können, gehören Beweissicherungsverfahren, eDiscovery-Aufbewahrungsrichtlinien und Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien (die für die Aufbewahrung von Daten konfiguriert sind). Wenn sich ein Postfach in der Warteschleife befindet, können Benutzer (oder automatisierte Prozesse) keine Daten dauerhaft aus ihrem Postfach entfernen. Stattdessen sollten Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien für die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen (Messaging Records Management, MRM) in Exchange Online konfigurieren (in Übereinstimmung mit den Konformitätsrichtlinien ihrer organization im Zusammenhang mit der Datenaufbewahrung), um Daten aus dem primären Postfach eines Benutzers in sein Archivpostfach zu verschieben.

Wenn ein Postfach im Haltezustand kein Archiv aufweist und einen kritischen oder warnenden Zustand erreicht, sollten Administratoren Archivpostfächer aktivieren und die automatisch erweiterte Archivierung aktivieren. Stellen Sie sicher, dass der Aufbewahrungszeitraum für die dem Postfach zugewiesene Archivrichtlinie (die E-Mails aus dem primären Postfach in das Archivpostfach verschiebt) daten nur so lange wie erforderlich im Standard Postfach beibehält. Wenn nichts unternommen wird, um die Kontingentprobleme zu beheben, die in der Empfehlung zum Dienst zur Postfachauslastung identifiziert werden, können Benutzer möglicherweise keine E-Mail-Nachrichten oder Besprechungseinladungen senden oder empfangen.

Postfächer im Haltefeld ohne Archiv

Wenn sich ein Postfach in der Warteschleife befindet, sich demNächst befindet oder sein Kontingent erreicht hat und über kein Archiv verfügt, kann ein Administrator ein Archivpostfach aktivieren (und möglicherweise die automatisch erweiterte Archivierung aktivieren) und gleichzeitig sicherstellen, dass eine MRM-Archivrichtlinie auf das Postfach angewendet wird. (Eine MRM-Archivrichtlinie ist eine Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Online, die Elemente in das Archivpostfach verschiebt.) Weitere Informationen zur Interaktion von Haltebereichen mit Kontingenten und empfohlenen Kontingentgrößen für das Standard Postfach und den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" finden Sie unter Erhöhen des Kontingents für wiederherstellbare Elemente für postfächer im Haltespeicher.

Postfächer im Haltefeld mit einem Archiv

Wenn sich ein Postfach im Haltefeld befindet, über ein Archiv verfügt und sich demnächst befindet oder das Kontingent für wiederherstellbare Elemente erreicht hat, kann ein Administrator das Kontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" erhöhen. Weitere Informationen finden Sie unter Erhöhen des Kontingents für wiederherstellbare Elemente für Postfächer im Haltespeicher.

Wenn ein Administrator das Kontingent für wiederherstellbare Elemente erhöht, sollte er auch sicherstellen, dass eine MRM-Archivrichtlinie, die Elemente in das Archivpostfach verschiebt, auf die Postfächer angewendet wird. Der Aufbewahrungszeitraum für die Archivrichtlinie muss kurz genug sein, damit Elemente nicht zu lange im primären Postfach aufbewahrt werden, bevor sie in das Archiv verschoben werden.

Hinweis

MRM-Archivrichtlinien verschieben auch Elemente aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im entsprechenden Archivpostfach. Diese Funktion verhindert, dass das Postfach das Kontingent für das Kontingent für wiederherstellbare Elemente überschreitet.

MRM-Aufbewahrungsrichtlinien in Ihrem organization

Archivaufbewahrungsrichtlinien können je nach den Anforderungen Ihrer organization auf unterschiedliche Weise konfiguriert werden. Ausführliche Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Online. Ein Administrator kann vorhandene Aufbewahrungsrichtlinien anzeigen, indem er den folgenden Befehl ausführt:

Get-RetentionPolicy | FL

Aufbewahrungsrichtlinien können auf Postfächer mit oder ohne Archiv angewendet werden und unterschiedliche Aktionen ausführen. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über allgemeine Aktionen für aufbewahrungsrichtlinien für Archive:

  • MovePrimaryToArchive und MoveDumpsterToArchive weisen die Aufbewahrungsrichtlinie an, den Inhalt des Standard Postfachs bzw. des Ordners "Wiederherstellbare Elemente" in das Archiv des Postfachs zu verschieben, sobald die Bedingungen der Richtlinie erfüllt sind. Diese Tags werden von Administratoren festgelegt und gelten unabhängig von den individuellen Einstellungen eines Benutzers.
    • Die Aufbewahrungsrichtlinie, die auf das Verschieben von Inhalten für wiederherstellbare Elemente angewendet wird, sollte relativ kurz sein, um sicherzustellen, dass das primäre Postfach des Benutzers das Kontingent für wiederherstellbare Elemente nicht erreicht.
  • Ein Tag "Persönliches Archiv" bedeutet, dass diese Richtlinie von Benutzern auf ihre persönlichen Ordner angewendet werden kann, um Inhalte nach dem angegebenen Zeitplan zu archivieren.

MRM-Aufbewahrungsrichtlinien funktionieren nicht wie erwartet

Administratoren verfügen über die erforderlichen Tools, um die Ursache einer nicht funktionalen Aufbewahrungsrichtlinie zu bewerten und Fehler zu beheben. Einige häufige Fehlerszenarien umfassen, dass die Richtlinie nicht ordnungsgemäß angewendet wird oder ein Postfach nicht verarbeitet werden kann.

Informationen zur Problembehandlung bei Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Problembehandlung bei Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Online.

Wie oft werden diese Dienstempfehlungen angezeigt?

Wenn Sie die Kontingentprobleme nicht beheben, können Sie davon ausgehen, dass diese Art von Dienstempfehlung alle sieben Tage angezeigt wird. Nachfolgende Dienstempfehlungen enthalten möglicherweise eine höhere Postfachanzahl für andere Postfächer, die sich ihrem Kontingent nähern. Wenn Sie Kontingentprobleme beheben, tritt diese Dienstempfehlung nur auf, wenn ein anderes Postfach mit Kontingentproblemen identifiziert wird.

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