Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation

Die externen Freigabefunktionen in Microsoft 365 bieten den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, mit Partnern, Anbietern, Kunden und anderen Personen zusammenzuarbeiten, die kein Konto in Ihrem Verzeichnis haben. Sie können ganze Teams, Kanäle oder Websites für Personen außerhalb Ihrer Organisation oder nur einzelne Dateien freigeben.

Die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation besteht aus den folgenden Hauptkomponenten:

  • Freigabe aktivieren - Konfigurieren Sie die Freigabesteuerungen in Azure Active Directory, Teams, Microsoft 365 Groups und SharePoint, um den Grad der Freigabe zu ermöglichen, den Sie für Ihre Organisation wünschen.
  • Konfigurieren von Organisationsbeziehungen: Wenn Sie freigegebene Kanäle verwenden, müssen Sie mandantenübergreifende Zugriffseinstellungen in Azure Active Directory konfigurieren, um den direkten B2B-Verbindungszugriff für jede Organisation zuzulassen, mit der Sie zusammenarbeiten möchten. (Diese Organisationen müssen auch Organisationsbeziehungen mit Ihrem Mandanten konfigurieren.)
  • Aktivieren zusätzlicher Sicherheitsfeatures - Während die grundlegenden Freigabefunktionen so konfiguriert werden können, dass sich Personen außerhalb Ihres Unternehmens authentifizieren müssen, bietet Microsoft 365 viele zusätzliche Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu schützen und Ihre Governance-Richtlinien bei der externen Freigabe einzuhalten.

Lesen Sie den Abschnitt Sichere Zusammenarbeit mit Microsoft 365 und Microsoft Teams einrichten, um zu erfahren, wie die externe Freigabe mit der allgemeinen Anleitung zur Zusammenarbeit in Microsoft 365 zusammenhängt.

Freigabe aktivieren

Standardmäßig ist die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation über Gastzugang oder anonymen Zugang aktiviert, freigegebene Kanäle müssen jedoch durch Konfigurieren von Organisationsbeziehungen in Azure AD aktiviert werden. Die meisten Szenarien der Gastfreigabe funktionieren ohne weitere Konfiguration. Um die Einstellungen für ein bereits verwendetes Szenario zu bestätigen oder ein neues Szenario zu aktivieren, wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Zusammenarbeit an Dokumenten - Erfahren Sie, wie Sie Microsoft 365 konfigurieren, um die Freigabe und Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation (sowohl Gäste als auch nicht authentifizierte Benutzer) an Dateien und Ordnern zu ermöglichen.
  • Zusammenarbeit in einer Site - Erfahren Sie, wie Sie Microsoft 365 so konfigurieren, dass SharePoint-Sites mit Gästen geteilt werden können.
  • Als Team zusammenarbeiten - Erfahren Sie, wie Sie Microsoft 365 konfigurieren, um die Zusammenarbeit von Gästen in Teams zu ermöglichen.
  • Zusammenarbeit mit externen Teilnehmern in einem Kanal für die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der Organisation in einem freigegebenen Kanal.

Einen umfassenden Überblick über die in Microsoft 365 verfügbaren Einstellungen für die Gastfreigabe finden Sie in der Referenz zu den Einstellungen für die Gastfreigabe in Microsoft 365.

Aktivieren Sie zusätzliche Sicherheit

Sobald Sie das Szenario aktiviert haben, das Sie für die Freigabe an Personen außerhalb Ihres Unternehmens verwenden möchten, sollten Sie zusätzliche Schutzmaßnahmen in Betracht ziehen, um Ihre Inhalte vor versehentlicher oder absichtlicher unangemessener Freigabe zu schützen.

Zusammenarbeit mit Partnerfirmen

Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, an dem Gäste aus einer anderen Organisation beteiligt sind, sollten Sie freigegebene Kanäle in Betracht ziehen. Da freigegebene Kanäle keine Gastkonten verwenden, können die Benutzer in der anderen Organisation direkt auf den freigegebenen Kanal zugreifen, ohne sich separat bei Ihrer Organisation anmelden zu müssen.

Wenn Sie eine fortlaufende Lieferantenbeziehung haben, in der die Gäste häufig wechseln, können Sie die Berechtigungsverwaltung in Azure Active Directory verwenden, um die Gastverwaltung zu vereinfachen und dem Partnerunternehmen die Möglichkeit zu geben, diese Verantwortung mitzutragen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines B2B-Extranets mit verwalteten Gästen.

Freigabe einschränken

Wenn einige der Freigabefunktionen in Microsoft 365 mit Ihren Governance-Richtlinien in Konflikt stehen, lesen Sie den Abschnitt Freigabe in Microsoft 365 einschränken, um mehr über die Optionen zur Einschränkung der Freigabe zu erfahren.

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