Optionen zum Ende des Lebenszyklus für Gruppen, Teams und Viva Engage

Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams können mit mehreren verbundenen Diensten verwendet werden. Wenn eine Gruppe oder ein Team gelöscht wird, werden die meisten Informationen in den verbundenen Diensten ebenfalls gelöscht. In diesem Artikel werden Optionen zum Aufbewahren von Informationen beschrieben, indem sie vor dem Löschen aus der Gruppe oder dem Team verschoben werden.

Eine gängige Methode für Gruppen oder Teams, die nicht mehr benötigt werden, besteht darin, die Dateien aus dem Team zu verschieben und an einem anderen Speicherort wie einer SharePoint-Dokumentbibliothek zu archivieren. Diese Vorgehensweise basiert auf einem älteren Arbeitsstil, bei dem Informationen in Dateien und Ordnern gespeichert werden und die Kommunikation per E-Mail erfolgt.

In der folgenden Tabelle sind die Dienste, die Gruppen und Teams zugeordnet sind, sowie wichtige Inhaltstypen aufgeführt, die in den einzelnen Gruppen enthalten sind:

Dienst	Inhaltstypen
Teams	Kanalunterhaltungen, Dateien in Kanälen
Formulare	Umfragestruktur und Ergebnisse
OneNote	Notizbuch
Outlook	E-Mail und Kalender
Planner	Projekt-status und Vorgangsinformationen
Power Automate	Workflows
Power BI	Daten, Berichte und Dashboards
Projekt im Web	Projektpläne
Roadmap	Roadmaps
SharePoint	Dateien, Listen, Wiki-Daten des Teams-Kanals
Stream	Videos
Viva Engage	Unterhaltungen

Beim Löschen einer Gruppe oder eines Teams werden auch die meisten zugeordneten Ressourcen gelöscht. Zu den Ausnahmen gehören:

• Videos in Stream verbleiben und sind im Besitz der Person, die sie hochgeladen/aufgenommen hat
• Flows in Power Automate verbleiben und sind im Besitz der Person, die sie erstellt hat.
• Projekt- und Roadmapdaten in Project im Web verbleiben im CDS und können separat wiederhergestellt werden.

Gruppen und Teams verbleiben 30 Tage lang im Zustand vorläufiges Löschen und können jederzeit wiederhergestellt werden. Nach ablauf der 30 Tage werden sie und alle zugehörigen Ressourcen wie Dienste und Inhalte jedoch aus der Microsoft 365-Umgebung gelöscht. Alle durch eine Aufbewahrungsrichtlinie geschützten Inhalte bleiben über eDiscovery-Suchen verfügbar.

Überlegungen zum Ende des Lebenszyklus für gruppenverbundene Dienste

Es gibt drei Schlüsselbereiche, die Team- und Gruppenbesitzer sowie IT-Administratoren beim Löschen einer Gruppe oder eines Teams berücksichtigen müssen.

Inhalt

Muss der Inhalt beibehalten werden, nachdem das Team nicht mehr da ist? Reicht es aus, sich auf die Aufbewahrungsfunktionen von Microsoft 365 zu verlassen, oder sind einige der Inhalte in Apps und Diensten, die keine Aufbewahrung bieten? Muss der Inhalt für datensatzverwaltungs-, archivierungs- oder zukünftige Verwendungs- und Referenzzwecke aufbewahrt werden?

Um potenzielle Datenverluste zu vermeiden, müssen diese Fragen gestellt werden, bevor ein Team archiviert oder gelöscht wird.

Dienste

Muss der Inhalt in seiner aktuellen Form bleiben? Muss der Power BI-Bericht beispielsweise weiterhin zugänglich sein? Müssen die Formularergebnisse in der visuellen Zusammenfassungsansicht verfügbar sein? Sind die Listen in SharePoint an einer beliebigen Stelle verknüpft oder eingebettet?

Diese Fragen müssen gestellt werden, bevor die zugrunde liegende Gruppe gelöscht wird, da das Exportieren des Inhalts möglicherweise nicht ausreicht.

Gäste

Wenn Gäste zu einem Team eingeladen werden, wird ein Gastkonto im organization Microsoft Entra ID des Hosts erstellt, bevor sie dem Team hinzugefügt werden. Wenn ein Team gelöscht wird, werden Gäste nicht aus Microsoft Entra ID entfernt. Gäste können zwar nicht auf Gruppen, Websites, Teams oder Inhalte zugreifen, die nicht für sie freigegeben wurden, aber sie können möglicherweise weiterhin Features in Microsoft Teams verwenden, z. B. das Starten von Chats, Sprach- und Videoanrufen und die Verwendung von Apps.

Ein Team- oder Gruppenbesitzer kann eine Person außerhalb des organization einladen, Gast in Microsoft Entra ID zu werden, indem er sie einem Team hinzufügt. Ein Teambesitzer kann den Gast jedoch nicht aus Microsoft Entra ID entfernen. Das Löschen von Konten kann nur von einem globalen Administrator oder Benutzeradministrator durchgeführt werden.

Es ist wichtig, Dass Sie Kundenbewertungen durchführen und wissen, ob Gäste nach dem Löschen des Teams aus Microsoft Entra ID entfernt werden müssen. Es kann einen gültigen Fall geben, dass Gäste im Verzeichnis bleiben, z. B. als Mitglied anderer Teams oder als Nutzung anderer Microsoft 365- oder Azure-Dienste.

Teams

Teams-spezifische Inhalte werden in erster Linie in Form von Unterhaltungen bereitgestellt.

Unterhaltungen in Kanälen können nicht mithilfe der nativen Microsoft Teams-Funktionalität kopiert oder verschoben werden. Sie können jedoch mithilfe des Graph-API exportiert werden.

Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Teams angewendet wird, werden die Unterhaltungen außerdem über eDiscovery-Suchvorgänge aufbewahrt und verfügbar. Mit eDiscovery (Premium) können Sie eine Teams-Chatunterhaltung rekonstruieren.

Archivieren eines Teams

Der Vorteil der Archivierung eines Teams besteht darin, dass es uneingeschränkten Zugriff auf das Team bietet, wie es war. Benutzer können weiterhin Kanalunterhaltungen durchsuchen und Dateien öffnen, auch wenn sie nicht aktiv sind. Darüber hinaus können Teams nicht archiviert werden, wenn sie weiterhin bearbeitet werden müssen (z. B. wenn ein Projekt erweitert wird).

Wenn ein Team von einem Besitzer archiviert wird, ist es für Mitglieder sowohl für Inhalte innerhalb des Teams als auch bei Auswahl der zugeordneten SharePoint-Website auf schreibgeschützt festgelegt. Das Ziel dieser Aktion besteht darin, sicherzustellen, dass Unterhaltungen in Kanälen zusammen mit SharePoint-basierten Inhalten wie Dateien und Wikis im vorhandenen Zustand erhalten bleiben.

Auf der SharePoint-Website sind keine Änderungen sichtbar. Es können jedoch keine Änderungen an Dateien oder Listen vorgenommen werden, da die SharePoint-Berechtigungen für die Microsoft 365-Gruppe auf Websitebesucher festgelegt sind. Dies schließt das OneNote-Notizbuch für das Team ein, das in der Bibliothek Websiteobjekte auf der SharePoint-Website gespeichert ist.

Wenn ein Team archiviert wird, unterliegt die zugrunde liegende Microsoft 365-Gruppe weiterhin der Ablaufrichtlinie (sofern festgelegt), und daher muss der Besitzer das Team weiterhin erneuern.

Während die Kanalunterhaltungen und SharePoint-Websiteinhalte des Teams auf schreibgeschützt festgelegt sind, gilt dasselbe nicht für andere zugeordnete Dienste:

• Planner-Buckets und -Aufgaben können weiterhin erstellt, geändert und gelöscht werden.
• Formulare können weiterhin Übermittlungen empfangen.
• Das Outlook-Postfach kann weiterhin E-Mails empfangen.
• Power BI-Dashboards, Berichte und Daten können weiterhin geändert werden.
• Projekte und Roadmaps können weiterhin in Project im Web bearbeitet werden.
• Videos können weiterhin in Stream hochgeladen, geändert und gelöscht werden.
• Flows in Power Automate können weiterhin erstellt, geändert, gelöscht werden und werden weiterhin ausgeführt. (Sie schlagen jedoch fehl, wenn dies erforderlich ist, um eine Nachricht an einen Kanal des archivierten Teams zu senden.)

Formulare

Während ein Formular von einem einzelnen Konto in eine Gruppe verschoben werden kann, kann es nicht aus einer Gruppe in eine andere verschoben oder kopiert werden. Für ein Formular stehen drei Optionen zur Verfügung, wenn ein Team gelöscht wird.

Duplizieren des Formulars

Formulare können als Vorlagen freigegeben werden, sodass andere Benutzer sie in ihr eigenes Konto oder eine Gruppe kopieren können. Dadurch werden die Daten aus Ergebnisübermittlungen nicht beibehalten. nur Formularstruktur, z. B. Fragen und Einstellungen.

Exportieren von Ergebnissen in ein Arbeitsblatt

Wenn die Daten der Formularantworten beibehalten werden müssen, kann dies durch exportieren der Ergebnisse in ein Excel-Arbeitsblatt erreicht werden. Dadurch werden nur die Fragen und deren Antworten als Daten exportiert– es enthält keine von Forms erstellten Diagramme.

Löschen des Formulars

Während das Löschen der Gruppe auch zum Löschen aller zugeordneten Formulare führt, können Gruppenmitglieder sie direkt löschen , ohne besitzer der Gruppe zu sein. Dies ist jedoch ein manueller Schritt, der keinen zusätzlichen Vorteil bietet.

OneNote

Das oneNote-Notizbuch, das in einer Gruppe enthalten ist, wird in der Bibliothek Websiteobjekte auf der zugeordneten SharePoint-Website gespeichert. Notebook-Dateien können manchmal auf mehrere einzelne Dateien verteilt werden, sie können jedoch nicht unabhängig kopiert und geöffnet werden. Stattdessen muss der Inhalt des OneNote-Notizbuchs mithilfe des OneNote-Desktopclients verschoben oder exportiert werden.

Verschieben von Seiten und Abschnitten in ein anderes Notizbuch

Das individuelle Verschieben von Seiten oder Abschnitten in ein anderes Notizbuch bietet Besitzern die Möglichkeit, ihre Daten zu sauber und nur das zu übernehmen, was beibehalten werden muss.

Exportieren des gesamten Notebooks als Paket

Wenn das gesamte Notizbuch mit seiner vorhandenen Struktur beibehalten werden muss, kann es als OneNote-Paketdatei exportiert und dann an einen neuen Speicherort importiert werden. Stattdessen kann dies als Methode verwendet werden, um den Inhalt in einer einzelnen Datei anstelle der vorhandenen Struktur mit mehreren Dateien beizubehalten.

Als PDF drucken

In Szenarien, in denen einige Inhalte des Notizbuchs nur zu Referenzzwecken oder als Datensätze aufbewahrt werden müssen, können einzelne Seiten als PDF gedruckt und an anderer Stelle gespeichert werden.

Postfach und Kalender

Es ist nicht ungewöhnlich, dass das gruppenbezogene Postfach verwendet wird, obwohl viele Unterhaltungen möglicherweise innerhalb von Teamkanälen geführt wurden. Das Postfach speichert nur E-Mails, die direkt an das Postfach gesendet wurden, und enthält keine E-Mails, die direkt an Kanäle gesendet wurden.

In einigen Fällen können die im Postfach gespeicherten E-Mails Benachrichtigungen über Besprechungen, Planner-Aufgabenupdates und andere app- oder systemgenerierte Nachrichten sein. Es ist wichtig, dass der Inhalt des Postfachs überprüft wird, um festzustellen, ob der Inhalt aufbewahrt oder gelöscht werden soll.

Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange angewendet wird, werden die E-Mails und Kalenderelemente beibehalten und über eDiscovery-Suchvorgänge verfügbar.

Exportieren von E-Mails und Kalendern

Team- oder Gruppenmitglieder können den Inhalt des Postfachs und kalenders in eine Pst-Datei (Outlook Data/Personal Storage) exportieren. Diese Datei kann dann an anderer Stelle gespeichert werden, oder der Inhalt kann in ein anderes Postfach importiert werden. Ersteres wird nicht empfohlen, da der Inhalt der PST-Datei nicht durchsucht werden kann, ohne sie in Outlook zu öffnen, und die Datei selbst kann im Laufe der Zeit beschädigt werden.

Von der IT durchgeführte Inhaltsmigration

Administratoren können Tools von Drittanbietern verwenden, um E-Mail- und Kalenderinhalte ohne Benutzereingriff zwischen Postfächern zu migrieren. Ein potenzieller Speicherort könnte ein freigegebenes Postfach sein, das ausschließlich als "Archiv" des Gruppenpostfachinhalts erstellt wurde.

Planner

Jede Gruppe oder jedes Team kann mehrere Pläne haben. Es ist wichtig, während des Offboarding-Prozesses sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsanforderungen für jeden Plan erfüllt werden. Wie die anderen Dienste gibt es mehrere Ansätze für off-board-Inhalte in Planner.

Exportieren des Plans in ein Arbeitsblatt

Wenn es nur erforderlich ist, eine Kopie des Plans für Aufzeichnungszwecke aufzubewahren, besteht der einfachste Ansatz darin, den Plan in ein Excel-Arbeitsblatt zu exportieren. Dies ist eine unidirektionale Aktion. Es gibt keine Option zum Importieren von Plänen aus einer Kalkulationstabelle.

Wichtig

Beim Exportieren eines Plans nach Excel werden die meisten Informationen innerhalb des Plans berücksichtigt, aber keine Kommentare, Links oder Dateien.

Kopieren und Verschieben von Aufgaben in einen anderen Plan

Während das Kopieren oder Verschieben von Aufgaben in einen anderen Plan wie eine Lösung erscheint, können einzelne Aufgaben nur zwischen Plänen innerhalb derselben Gruppe kopiert oder verschoben werden. Dadurch werden die Daten nicht gesichert, wenn die dem Plan zugeordnete Gruppe gelöscht wird.

Kopieren des gesamten Plans

Es ist auch möglich, den gesamten Plan zu kopieren. Das Kopieren in eine vorhandene Gruppe ist nicht möglich. Durch das Kopieren des Plans wird eine neue Gruppe erstellt. Darüber hinaus enthält das Kopieren des gesamten Plans keine Kommentare, Aufgaben, Links, Anlagen oder Datumsangaben.

Power Automate

Flows, die in Power Automate erstellt und einer Gruppe oder einem Team zugeordnet sind, gehören nicht zur Gruppe. Sie befinden sich im Besitz des Erstellers und werden für andere Benutzer und Gruppen nur freigegeben. Daher sind sie von der Löschung einer Gruppe oder eines Teams nicht betroffen.

Ändern des Besitzes des Flows

Wenn der Flow weiterhin ausgeführt werden muss, können alle Besitzer andere Benutzer oder Microsoft 365-Gruppen als Besitzer hinzufügen.

Exportieren des Flows

Wenn der Flow nicht weiter ausgeführt werden muss, aber für eine potenzielle zukünftige Verwendung beibehalten werden muss, kann er als Datei exportiert und später erneut importiert werden.

Power BI

Power BI-Daten und -Arbeitsbereiche können unabhängig von Gruppen und Teams ausgeführt werden und bieten wie andere Workloads unterschiedliche Möglichkeiten, außer Board zu sein. Klassische Arbeitsbereiche in Power BI sind einer Microsoft 365-Gruppe zugeordnet, während moderne Arbeitsbereiche dies nicht sind und ihre Inhalte lediglich für die Gruppe freigeben können (ähnlich wie bei einem Flow).

Kopieren von Berichten in einen anderen Arbeitsbereich

Wenn Sie den Bericht benötigen, nachdem die Gruppe oder das Team gelöscht wurde, kann er aus dem vorhandenen Arbeitsbereich in einen anderen Arbeitsbereich in Power BI kopiert werden.

Exportieren von Daten aus einem Dashboard oder Bericht

Wenn der Bericht nicht mehr aktiv sein muss, aber die Daten beibehalten werden müssen, kann er nach Excel exportiert werden.

Project

Projekte und Roadmaps, die in Project für das Web erstellt wurden, sind Microsoft 365-Gruppen zugeordnet und weisen Ansätze für das Offboarding ähnlich wie Power BI auf.

Zuweisen des Projekts zu einer anderen Gruppe

Wenn das Projekt in seinem funktionalen Zustand über die Lebensdauer der Gruppe oder des Teams hinaus beibehalten werden muss, kann es einer anderen Microsoft 365-Gruppe zugewiesen werden. Dies kann über das Dynamics 365 Administration Center erfolgen.

Exportieren von Daten aus dem Projekt oder der Roadmap

Mithilfe des Dynamics 365 Verwaltungscenters ist es möglich, Benutzerdaten aus dem Projekt in ein Arbeitsblatt zu exportieren. Die Daten können auch in die Project-Datei (. MPP) und XML-Dateiformate mithilfe von PowerShell.

SharePoint

Alle Dateien in Teamkanälen werden auf der SharePoint-Website der zugeordneten Gruppe gespeichert. In einigen Fällen können andere Inhalte als Dokumente in SharePoint vorhanden sein, z. B. Listen oder Seiten.

Dateien werden in der Regel an drei primären Speicherorten innerhalb einer SharePoint-Website gespeichert:

• Pages – Websiteseitenbibliothek
• Auf Seiten verwendete Bilder – Bibliothek "Websiteobjekte"
• Dateien in Kanälen – Dokumentbibliothek
• Wiki-Seiten – Teams Wiki-Datenbibliothek

Wenn die Website über eine oder mehrere Unterwebsites verfügt, muss der Offboarding-Prozess für jede Unterwebsite wiederholt werden. Wenn das Team private oder freigegebene Kanäle enthält, gibt es für jeden Kanal eine separate SharePoint-Website.

Beim Entfernen von Dateien aus einer Gruppe oder einem Team ist es wichtig zu berücksichtigen, dass sie für Benutzer freigegeben werden können, die keine Mitglieder der Gruppe oder des Teams sind. Möglicherweise möchten Sie ihnen die bevorstehende Änderung mitteilen.

Dateien herunterladen

Dateien, die in SharePoint in einer der oben genannten Bibliotheken gespeichert sind, können auf einen lokalen Computer heruntergeladen werden.

Verschieben von Dateien

Darüber hinaus können Dateien an einen anderen Speicherort in SharePoint verschoben werden, z. B. an eine Bibliothek auf einer anderen Website.

Liste exportieren

In SharePoint-Listen gespeicherte Daten können in ein Excel-Arbeitsblatt exportiert und erneut in eine Liste auf einer anderen Website importiert werden.

Alternativ kann Power Automate oder ein Drittanbietertool verwendet werden, um die Liste zwischen Websites zu migrieren, um Funktionen, Listenansichten, Formatierungen und andere Attribute beizubehalten.

Wiki-Dateien exportieren

Wiki-Inhalte in Teamkanälen werden in einer HTML-formatierten Datei in einer dedizierten Bibliothek der zugehörigen SharePoint-Website gespeichert. Sie können nicht ohne weiteres exportiert und in ein anderes Kanalwiki importiert werden, sondern in eine HTML-Datei konvertiert und als Webseite geöffnet werden.

Microsoft Stream

Wie Power Automate sind Videos in Stream, die einer Gruppe oder einem Team zugeordnet sind, nicht tatsächlich im Besitz der Gruppe und werden nicht gelöscht, wenn die Gruppe gelöscht wird. Videos in Stream sind im Besitz der Person, die das Video hochgeladen oder erstellt hat, auch wenn sie Benutzer oder Gruppen als Besitzer hinzufügen. In einem Teams-Kanal aufgezeichnete Besprechungen gehören der Person, die die Aufzeichnung gestartet hat.

Hinzufügen weiterer Besitzer

Da das Video beim Löschen der Gruppe in Stream beibehalten wird, kann der ursprüngliche Besitzer das Video für andere Benutzer und Gruppen freigeben und diese sogar als Besitzer hinzufügen.

Video herunterladen

In Szenarien, in denen das Video nicht in Stream aufbewahrt werden muss oder an einem anderen Speicherort wie einem Datensatzverwaltungssystem gespeichert werden muss, kann ein Besitzer es lokal herunterladen.

Viva Engage

Im Gegensatz zu Unterhaltungen in Microsoft Teams bietet Viva Engage sowohl Benutzern als auch Administratoren Optionen zum Verschieben oder Exportieren von Unterhaltungen.

Verschieben von Unterhaltungen in eine andere Gruppe oder Community

Unterhaltungen können von jedem Benutzer in eine andere Viva Engage Gruppe verschoben werden, nicht nur von Besitzern oder Administratoren. Dies ist sowohl in der klassischen Viva Engage als auch in den neuen Viva Engage Schnittstellen möglich.

Exportieren von Netzwerkdaten

Viva Engage Netzwerkadministratoren exportieren Netzwerkdaten. Dadurch werden jedoch alle Unterhaltungen für das gesamte Netzwerk exportiert. Der resultierende Export listet die Gruppen-ID auf. Es ist möglich, Unterhaltungen basierend auf dieser ID zu filtern.

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