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Erstellen einer Spalte für das automatische Ausfüllen in Microsoft Syntex

AutoAusfüllen ist eine neue Einstellung im Bereich Spalte erstellen , mit der Sie Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache verwenden können, um bestimmte Informationen zu extrahieren oder Informationen aus Dateien innerhalb einer SharePoint-Bibliothek zu generieren. Die Informationen werden dann in den Spalten der Bibliothek angezeigt. Sie können mehrere AutoAusfüllspalten in derselben Bibliothek einrichten.

Erstellen einer neuen Spalte für automatisches Ausfüllen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Spalte für automatisches Ausfüllen zu erstellen:

  1. Wählen Sie in einer SharePoint-Bibliothek +Spalte hinzufügen aus, wählen Sie den gewünschten Spaltentyp und dann Weiter aus.

    Screenshot: Hinzufügen einer Spalte in der Dokumentbibliothek

  2. Geben Sie im Bereich Spalte erstellen einen Namen für die Spaltenüberschrift und eine kurze Beschreibung der Spalteninformationen ein.

    Screenshot: Bereich

  3. Wählen Sie im Abschnitt Automatisches Ausfüllen die Option Einrichten aus.

  4. Erstellen Sie im Bereich AutoAusfüllen im Feld Eingabeaufforderung die Eingabeaufforderung. Die Eingabeaufforderung gibt den Typ der Informationen an, die Sie aus einer Datei in eine Spalte extrahieren möchten.

    Nur für Text und mehrere Textzeilen wird automatisch eine vorgeschlagene Eingabeaufforderung generiert. Wählen Sie die Schaltfläche Aktualisieren aus, um eine andere vorgeschlagene Eingabeaufforderung anzuzeigen. Wählen Sie die vorgeschlagene Eingabeaufforderung aus, um sie dem Feld Eingabeaufforderung hinzuzufügen, und Sie können sie nach Bedarf bearbeiten. Informationen zu anderen Spaltentypen finden Sie in diesen vorgeschlagenen Eingabeaufforderungen.

    Screenshot: Bereich

  5. Wählen Sie im Abschnitt Eingabeaufforderung testen eine Datei aus, um die Eingabeaufforderung mithilfe der Dateien in der Bibliothek zu testen. Die Ergebnisse werden im Feld Ergebnis angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Eingabeaufforderung ändern und sie erneut testen, bis Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.

  6. Wenn Die gewünschte Eingabeaufforderung angezeigt wird, wählen Sie Speichern aus. Die neue Spalte wird in der Bibliothek angezeigt.

    Tipp

    Wenn Sie mehr als eine Spalte für das automatische Ausfüllen einrichten, können Sie ihre Transaktionskosten minimieren, indem Sie die Einrichtung aller AutoAusfüllspalten vor der Verarbeitung abschließen.

  7. Um vorhandene Bibliotheksinhalte zu verarbeiten, wählen Sie die Dateien aus, für die Sie die AutoAusfüllen-Spalte anwenden möchten. Wählen Sie dann auf der Befehlsleiste Weitere Optionen (...) aus. >Automatisches Ausfüllen.

    Screenshot: Option

    Es wird eine Meldung angezeigt, die angibt, dass das automatische Ausfüllen mit der Verarbeitung der Dateien beginnt und dass es einige Zeit dauern kann, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.

  8. Nachdem eine Einstellung für automatisches Ausfüllen für eine Spalte gespeichert wurde, werden alle neuen Dateien, die in die Bibliothek hochgeladen wurden, automatisch verarbeitet, und die extrahierten Informationen werden in den entsprechenden Spalten gespeichert.

    Hinweis

    KI-generierte Inhalte sind möglicherweise falsch. Überprüfen Sie unbedingt die Spaltenergebnisse.

Aktualisieren einer vorhandenen Spalte für automatisches Ausfüllen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Eingabeaufforderung zu bearbeiten oder eine Spalte für automatisches Ausfüllen zu aktualisieren:

  1. Wählen Sie in der Dokumentbibliothek die Spalte und dann Spalteneinstellungen>Bearbeiten aus.

  2. Wählen Sie im Bereich Spalte bearbeiten im Abschnitt AutoAusfüllen die Option Eingabeaufforderung bearbeiten aus.

    Screenshot: Abschnitt

  3. Ändern Sie im Bereich AutoAusfüllen im Feld Eingabeaufforderung den Wortlaut nach Bedarf.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Eingabeaufforderung testen eine Datei aus, um die Eingabeaufforderung mithilfe der Dateien in der Bibliothek zu testen. Sie können die Eingabeaufforderung ändern und erneut testen, bis Sie das gewünschte Ergebnis erreicht haben.

  5. Wenn Die gewünschte Eingabeaufforderung angezeigt wird, wählen Sie Speichern aus.

Deaktivieren der Einstellung für automatisches Ausfüllen für eine Spalte

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das automatische Ausfüllen für eine bestimmte Spalte zu deaktivieren:

  1. Wählen Sie in der Dokumentbibliothek die Spalte und dann Spalteneinstellungen>Bearbeiten aus.

  2. Legen Sie im Bereich Spalte bearbeiten im Abschnitt AutoAusfüllen den Umschalter auf Aus fest.

    Screenshot: Abschnitt

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Vorgeschlagene Aufforderungen für andere Spaltentypen

Spaltentyp Vorgeschlagene Aufforderung Beispiel
Number <Die Frage hier> einfügen? Antworten Sie mit einer gültigen Nummer. Wenn keine richtige Antwort gefunden wird, antworten Sie mit <der Standardantwort> einfügen. Wie viele Stunden werden insgesamt vereinbart? Antworten Sie mit einer gültigen Nummer. Wenn keine richtige Antwort gefunden wird, antworten Sie mit "Nicht zutreffend".
Yes/No <Die Frage hier> einfügen? Antworten Sie mit "Ja" oder "Nein" und nur mit "Ja" oder "Nein". Wenn die Dokumente nicht genügend Informationen enthalten, lassen Sie die Antwort leer. Muss der Mieter eine Mieterversicherung haben? Antworten Sie mit "Ja" oder "Nein" und nur mit "Ja" oder "Nein". Wenn die Dokumente nicht genügend Informationen enthalten, lassen Sie die Antwort leer.
Datum und Uhrzeit <Die Frage hier> einfügen? Formatieren Sie die Antwort als gültiges C#-Datum/Uhrzeit. Wenn keine richtige Antwort gefunden wird, antworten Sie mit <der Standardantwort> einfügen. Wie lange ist die Frist für die Vorlage des Quartalsfinanzberichts? Formatieren Sie die Antwort als gültiges C#-Datum/Uhrzeit. Wenn keine richtige Antwort gefunden wird, antworten Sie mit "Kein Stichtag festgelegt".
Auswahl Treffen Sie eine Entscheidung über dieses Dokument anhand der folgenden Kategorien: <Auswahl 1>, <Auswahl 2> und <Auswahl 3>. Antworten Sie nur mit einer der Optionen. Antworten Sie mit "Keine der oben genannten Optionen", wenn keine der Optionen passt. Treffen Sie eine Entscheidung über diesen Kaufvertrag basierend auf den folgenden Kategorien: Signatory Approval, Legal Review und Finalize Sale. Antworten Sie nur mit einer der Optionen. Antworten Sie mit "Keine der oben genannten Optionen", wenn keine der Optionen passt.
Auswahl Treffen Sie eine Entscheidung über dieses Dokument basierend auf den folgenden Kategorien: <Auswahl 1><Beschreibung für Auswahl 1> einfügen, <Auswahl 2<>Beschreibung für Auswahl 2> einfügen und <Auswahl 3><Beschreibung für Auswahl 3> einfügen. Antworten Sie nur mit einer der Optionen. Antworten Sie mit "Keine der oben genannten Optionen", wenn keine der Optionen passt. Treffen Sie eine Entscheidung zu diesem Dokument basierend auf den folgenden Kategorien: Genehmigung erforderlich: Erfordert eine verwaltungsinterne Überprüfung und Genehmigung, bevor Sie fortfahren, Nur Informationen: Zu Informationszwecken und erfordert keine Aktion, und Dringende Aktualisierung: Enthält zeitkritische Informationen, die sofortige Aufmerksamkeit und Aktualisierung erfordern. Antworten Sie nur mit einer der Optionen. Antworten Sie mit "Keine der oben genannten Optionen", wenn keine der Optionen passt.
Hyperlink <Die Frage hier> einfügen? Antworten Sie mit dem Namen, der als gültige URL formatiert ist. Wer ist der Versicherungsanbieter? Antworten Sie mit dem Namen, der als gültige URL formatiert ist.
Currency <Die Frage hier> einfügen? Antworten Sie in einem gültigen US-Währungsformat. Wenn die Dokumente nicht genügend Informationen enthalten, lassen Sie die Antwort leer. Was sind die Gesamtkosten des Projekts, wie in der Rechnung angegeben? Antworten Sie in einem gültigen US-Währungsformat. Wenn die Dokumente nicht genügend Informationen enthalten, lassen Sie die Antwort leer.

Hinweis

Informationen zu den Spaltentypen, die derzeit für das automatische Ausfüllen verfügbar sind, finden Sie unter Unterstützte Spaltendatentypen.