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Dieses Feature wird derzeit für Benutzer in den Kanälen Microsoft 365 Beta und Current eingeführt. Um Zugriff auf das Feature zu erhalten, muss Ihr Administrator diese Schritte ausführen, um Signaturanforderungen in Microsoft Word zuzulassen.
Der native eSignature-Dienst von SharePoint ist jetzt in Microsoft Word integriert. Mit dieser neuen Funktion können Sie elektronische Signaturen direkt aus Word Dokumenten anfordern, ohne dass Sie PDFs manuell erstellen müssen. Durch die Einbeziehung von eSignaturen in den Fluss von Word können Sie eSignature-Vorlagen erstellen, die Genehmigung von Dokumenten beschleunigen, physische Signaturschritte beseitigen und Compliance und Sicherheit innerhalb der Microsoft 365-Umgebung aufrechterhalten.
Hauptmerkmale
- Nahtlose integration Word: Sie können Signaturfelder in Word Dokumente einfügen und Signaturen anfordern, ohne die vertraute Word-Schnittstelle zu verlassen. Der Zugriff auf die eSignature-Funktionalität erfolgt über die Word Menübands Einfügen und verhindert das Umschalten zwischen Anwendungen oder das Konvertieren von Dateien in PDF-Dateien vor dem Senden zur Signatur.
- Automatische PDF-Erstellung & Speicher: Wenn Sie eine Signaturanforderung von Word senden, signieren empfänger eine automatisch generierte PDF-Kopie des Word Dokuments. Die signierte PDF-Datei wird am gleichen SharePoint-Speicherort wie die ursprüngliche Word Datei gespeichert. Ihr Dokument verlässt während dieses Prozesses niemals die Microsoft 365-Vertrauensstellungsgrenze, um end-to-End-Sicherheit und Compliance sicherzustellen.
- Word Dokumente als eSignature-Vorlagen: Sie können Ihre Word Dateien als eSignature-Vorlagen wiederverwenden, um sich wiederholende Signaturprozesse zu optimieren.
- Integrierter Überwachungspfad und Benachrichtigungen: SharePoint eSignature bietet integrierte Nachverfolgung. Sowohl Absender als auch Signierer erhalten während des signierungsprozesses E-Mail-Benachrichtigungen, und Sie können den Aktivitätsverlauf (Überwachungspfad) in der signierten PDF-Datei anzeigen, um zu überprüfen, wann und von wem sie signiert wurde.
- Sicherheits- und Konformitätskontrollen: Administratoren haben die Kontrolle darüber, wie eSignature for Word im organization verwendet wird. Sie kann für bestimmte Benutzer über eine Office-Gruppenrichtlinie aktiviert und sogar auf bestimmte SharePoint-Websites beschränkt werden. Und SharePoint eSignature ermöglicht die Protokollierung von eSignature-Aktivitäten im Purview-Überwachungsprotokoll.
Wenn Sie elektronische Signaturen von Word anfordern, unterzeichnen die Empfänger eine PDF-Kopie des Word Dokuments.
- Empfänger greifen während des Signierungsprozesses nicht auf die Quelle Word Dokument zu.
- Empfängerinformationen, z. B. eine E-Mail-Adresse, werden nicht im Word Dokument gespeichert.
- Nach Abschluss der Unterzeichnung wird die signierte PDF-Datei am gleichen Speicherort wie das Word Dokuments gespeichert.
- Anforderungen können aus bearbeitbaren Word Dokumenten und schreibgeschützten Word Dokumenten mit präpositionierten eSignature-Feldplatzhaltern gesendet werden.
SharePoint eSignature für Word Szenarien
- Erstellen Sie eine Anforderung direkt aus einem Word Dokument.
- Verwenden Sie dasselbe Dokument, um mehrere Anforderungen zu erstellen.
- Erstellen Sie eine Vorlage mit präpositionierten eSignature-Feldern.
- Erstellen Sie eine Anforderung aus einer eSignature-Vorlage.
- Ermöglichen Sie mehreren Benutzern, Anforderungen parallel zu erstellen.
Nutzungsvoraussetzungen
- Eine Abonnementversion von Word Desktop.
- Der Benutzer befindet sich im Microsoft 365 Beta-Kanal oder im aktuellen Kanal.
- Das Dokument wird auf einer SharePoint-Website gespeichert, die für SharePoint eSignature aktiviert ist.
- Das Dokument weist das format .docx auf.
- Das Dokument ist unverschlüsselt.
Erstellen einer Signaturanforderung aus Word
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint eSignature für Microsoft Word zu verwenden.
Öffnen Sie ein Dokument von einer SharePoint eSignature-fähigen Website in Word (Desktop).
Wählen Sie im menüband Word Einfügen die Option eSignatures-Felder aus.
Wählen Sie im Seitenbereich Empfänger hinzufügen aus.
Fügen Sie einen oder mehrere Empfänger hinzu, um das Dokument zu signieren.
Wählen Sie den Dokumentspeicherort aus, an dem Sie ein eSignature-Feld hinzufügen möchten. Wählen Sie im Seitenbereich Einfügen aus, um dem Dokument Signaturfelder hinzuzufügen.
Die Felder werden an der Position der Einfügemarke im Dokumentbereich eingefügt.
Wiederholen Sie Schritt 5 für alle Felder, die in das Dokument eingefügt werden sollen.
Optional können Sie dem Empfänger eine Nachricht hinzufügen.
Wählen Sie Anforderung erstellen aus.
Sie erhalten eine E-Mail-Bestätigung, wenn die Anforderung gesendet wurde, und die Empfänger erhalten einen Link in der E-Mail, um eine PDF-Kopie des Word Dokuments zu signieren.
Sie können jetzt den eSignature-Bereich in Word schließen oder neue Anforderung starten auswählen, um eine weitere eSignature-Anforderung zu erstellen.