Problembehandlung bei einer Signaturanforderung in SharePoint eSignature

Anforderung kann nicht erstellt werden

Wenn Sie keine Signaturanforderung erstellen können, stellen Sie sicher, dass Sie über Bearbeitungsrechte für den Ordner verfügen, der das Dokument enthält, und dass die PDF-Datei unter 10 MB liegt. Wenn das Dokument in einer privaten Gruppe gespeichert ist, müssen die Unterzeichner Mitglieder der privaten Gruppe sein, um die Anforderung zu empfangen. Sie können auch die Einstellungen für den PDF-Viewer, die Einstellungen für die Zusammenarbeit oder die Zugriffsrichtlinien überprüfen. Lesen Sie Admin Setup, um sicherzustellen, dass die richtigen Einstellungen vorgenommen wurden. Überprüfen Sie außerdem, ob die PDF-Datei, die Sie signieren möchten, noch nicht mit SharePoint eSignature oder einem anderen Anbieter für elektronische Signaturen elektronisch signiert wurde.

Hinweis

Neue eSignature-Anforderungen können nicht von Dokumenten gestartet werden, die zuvor signiert wurden. Sie müssen ein anderes Dokument auswählen, um die Anforderung zu erstellen.

Standardprogramm für die PDF-Anzeige

Der PDF-Viewer wird geöffnet, indem eine PDF-Datei aus einer SharePoint-Bibliothek ausgewählt wird. Die Möglichkeit, die Option Signaturen abrufen zu verwenden, ist nicht verfügbar, wenn die PDF-Datei auf andere Weise angezeigt wird, z. B. in Microsoft Edge oder Adobe Reader.

Einstellungen für die Zusammenarbeit

SharePoint eSignature ist eine Erweiterung des SharePoint-Dokumentspeicher- und -Verwaltungsdiensts. Vorhandene Richtlinien zur Zugriffs-, Freigabe- und Verhinderung von Datenverlust auf verschiedenen Ebenen (Mandant, SharePoint-Website, Bibliothek, Ordner oder Datei) können sich darauf auswirken, ob eine Anforderung von einem Dokument in SharePoint initiiert werden kann und an wen sie gesendet werden kann. Einige der Szenarien, die sich auf den Signaturanforderungsprozess auswirken können, sind:

• Wenn Verschlüsselung angewendet wird (z. B. Vertraulichkeitsbezeichnungen, die auf die Datei angewendet werden), wäre die Möglichkeit zum Anzeigen des Dokuments nicht in SharePoint verfügbar und kann daher keine Signaturanforderung von dort aus starten. Erfahren Sie mehr über Vertraulichkeitsbezeichnungen.

• Das Dokument wird in einer Bibliothek oder einem Ordner mit eindeutigen Berechtigungen oder Freigabeeinstellungen gespeichert. Dieses Ereignis kann die Standardeinstellungen der SharePoint-Website oder des SharePoint-Mandanten außer Kraft setzen und bestimmte Benutzer daran hindern, eine eSignature-Anforderung mit diesem Dokument zu initiieren oder darauf zuzugreifen.

• Microsoft Entra Einstellungen für die Zusammenarbeit schränken die Dokumentfreigabe auf bestimmte Personen ein. Dieses Ereignis schränkt ein, an wen die Anforderungen gesendet werden können.

Um zu überprüfen, ob alle Einstellungen für die externe SharePoint-Freigabe aktiviert sind, können Sie das folgende PowerShell-Skript verwenden:

</> Shell
Connect-SPOService -Url "https://yourtenant.sharepoint.com"
Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, SharingCapability

Eine Anforderung kann nicht an einen externen Empfänger gesendet werden

Ihr IT-Administrator hat möglicherweise nicht Microsoft Entra B2B konfiguriert, um neue externe Gäste zuzulassen. Überprüfen Sie den Abschnitt Externe Empfänger in Admin Setup, um festzustellen, ob dies Ihre Compliance- und Sicherheitsanforderungen beim Aktivieren von eSignature erfüllt.

Bestimmte Richtlinien für bedingten Zugriff bestimmen möglicherweise, ob ein externer Empfänger (Signierer außerhalb Ihres organization oder Microsoft 365-Mandanten) ein Dokument signieren kann. In diesem Fall können die externen Signierer möglicherweise nicht auf das Dokument zum Signieren zugreifen. In einigen anderen Fällen können sie möglicherweise zum Signieren auf das Dokument zugreifen, aber der Signaturvorgang ist nicht erfolgreich. Eine gängige Möglichkeit, dies zu beheben, besteht darin, sich an Ihren IT-Administrator zu wenden, der die SharePoint eSignature-App der Liste der genehmigten Apps über die Microsoft Entra Admin Center hinzufügen kann.

In einigen Fällen muss der Administrator möglicherweise die SharePoint eSignature-App (formal als Microsoft eSign-Dienst bezeichnet) der Liste Ausgeschlossene Apps im AbschnittZielressourcen für die Richtlinie für bedingten Zugriff> hinzufügen, damit die Richtlinie nicht für die SharePoint eSignature-App gilt. Der Administrator kann die Änderungen mithilfe des WhatIf-Tools mit der Richtlinie überprüfen.

Eine Anforderung von einem anderen Signaturanbieter kann nicht erstellt werden

Wenn Sie eine Signaturanforderung von einem anderen Anbieter wie Adobe Acrobat Sign und DocuSign initiieren, werden auf das Dokument möglicherweise Sicherheits- und Zugriffsrichtlinien angewendet, die verhindern, dass das Dokument im Anbieterdienst geöffnet wird. Zu den gängigsten Richtlinien gehören die angewendeten Download- und Verschlüsselungsrichtlinien. Sie müssen sicherstellen, dass das Dokument nicht verschlüsselt ist, bevor Sie die Signaturanforderung initiieren und dass der Ersteller der Anforderung über die Berechtigung zum Herunterladen der Datei verfügt.

Die Anforderungs-E-Mails konnten nicht gefunden werden.

Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang keine eSignature-Anforderung finden, überprüfen Sie Ihren Spam- oder Junk-Ordner. Es empfiehlt sich auch, den Absender als sicher zu markieren, damit zukünftige E-Mails desselben Absenders direkt in Ihren Posteingang gelangen.

Ein Dokument kann nicht als externer Empfänger signiert werden

Wenn Sie ein Dokument zum Signieren von einer Person außerhalb Ihres organization erhalten, können Sie möglicherweise auf das Dokument zugreifen und es lesen, aber der Signaturvorgang schlägt fehl, wenn Sie versuchen, es zu signieren. In anderen Situationen können Sie möglicherweise nicht auf das Dokument zugreifen und es lesen. Wenn Probleme beim Signieren eines Dokuments auftreten, das von einer Person außerhalb Ihres organization gesendet wurde, wenden Sie sich an den Absender, der das Problem beheben kann.

Zugriff auf ein signiertes Dokument nicht möglich

Vor dem Senden einer Signaturanforderung und nach Abschluss werden Überprüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Absender über die Berechtigung zum Schreiben in das Dokument und den Ursprungsordner verfügt, da das endgültige signierte Dokument in diesem Ordner gespeichert wird. Wenn der Absender zu einem beliebigen Zeitpunkt den Zugriff auf diesen Ordner verliert, bevor die Signatur abgeschlossen ist, kann er möglicherweise nicht dauerhaft auf das signierte Dokument zugreifen. In diesem Szenario erhält der Absender über die Vervollständigungs-E-Mail temporären Zugriff von 30 Tagen auf das signierte Dokument. Um auf den Ordner und das Dokument zuzugreifen, sollte der Absender sicherstellen, dass er über Leseberechtigungen für den ursprünglichen Ordner verfügt oder den Zugriff vom Besitzer anfordern.

Darüber hinaus kann der eSignature-Dienst möglicherweise keine Kopie des signierten Dokuments im Ursprungsordner speichern, wenn der Ordner versehentlich gelöscht wurde, bevor die Signaturanforderung abgeschlossen wurde.

Um potenzielle Probleme zu vermeiden, sollten Sie die status und Einstellungen der Dokumente und Ordner überprüfen, bevor Sie eine Signaturanforderung starten. Stellen Sie sicher, dass ausreichende Berechtigungen und Rollen für den Zugriff auf die Dokumente und die Freigabe für die vorgesehenen Empfänger vorhanden sind.

• Dlp-Richtlinien (Data Loss Prevention, Verhinderung von Datenverlust)
• Microsoft Entra ID Einstellungen für die Zusammenarbeit
• SharePoint-Freigabeeinstellungen und -Richtlinien
• Benutzerberechtigungen und Dokumentzugriff

In Word kann keine Signaturanforderung erstellt werden

Die eSignature-Menübandaktion ist nicht in Word

• Die Menübandaktion ist für Word Desktop in den Kanälen Beta und Aktuell verfügbar.

• Um Ihren Kanal zu ändern, wechseln Sie in Word zu Dateikonto-Updatekanal>>.

  

• Wählen Sie den Kanal Beta oder Aktueller Kanal aus.

• Wenn Sie nicht über die Option Kanal aktualisieren verfügen, hat Ihr Administrator sie deaktiviert, oder Sie verfügen nicht über lokale Administratorberechtigungen. Erfahren Sie mehr über die Option Kanal aktualisieren.

Wenn ich die Menübandaktion in Word auswähl, erhalte ich eine Meldung, dass SharePoint eSignature nicht aktiviert ist.

• Das Word Dokument muss sich auf einer SharePoint eSignature-fähigen Website befinden.

• Word wurde im Microsoft 365 Admin Center nicht aktiviert.

  

Ich erhalte eine Meldung zum Ändern der Vertraulichkeitsbezeichnung

• SharePoint eSignature unterstützt unverschlüsselte Dokumente wie allgemein, nicht geschäftlich, öffentlich, vertraulich (Beliebiger Benutzer/kein Schutz), Hohe Vertraulichkeit (Beliebiger Benutzer/kein Schutz) und nicht verschlüsselte bezeichnete Dokumente.

Ich kann keine Anforderung in Word an neue externe Signaturgeber senden.

• Ihr Administrator hat SharePoint eSignature nicht so konfiguriert, dass Anforderungen an externe Absender gesendet werden, die keine Gäste in Ihrem Mandanten sind.

Als Administrator habe ich keinen Umschalter, um das Anfordern von Signaturen aus PDFs zu deaktivieren.

• Die PDF eSignature-Funktion ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden, wenn SharePoint eSignature als Anbieter aktiviert ist.