Beheben von Problemen beim Archivieren und Löschen von E-Mails bei Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien

• Gilt für::

  Exchange Online, Microsoft Purview

In diesem Artikel werden einige häufige Probleme untersucht, die die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen (Messaging Records Management, MRM) daran hindern, E-Mail-Nachrichten in Exchange Online ordnungsgemäß zu löschen oder zu archivieren. Außerdem werden Schritte zum Identifizieren der Grundursache und zum Beheben der Probleme beschrieben.

Hinweis

• Diese Schritte zur Problembehandlung gelten auch für Exchange-Hybridbereitstellungen, in denen das primäre Postfach lokal gehostet wird und sich das Archivpostfach in Exchange Online befindet. Führen Sie in solchen Bereitstellungen diese Schritte mithilfe der lokalen Exchange-Verwaltungsshell aus.
• In Exchange Online ist der Assistent für verwaltete Ordner (Managed Folder Assistant, MFA) so festgelegt, dass Postfächer mindestens einmal alle sieben Tage verarbeitet werden. Obwohl MFA Postfächer in der Regel täglich verarbeitet, kann es bis zu sieben Tage dauern, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Anstatt auf die Ausführung des Prozesses zu warten, können Sie ihn erzwingen, indem Sie das Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> Cmdlet ausführen.
• MRM verarbeitet keine Postfächer, die kleiner als 10 MB sind.
• Wenn das Konto deaktiviert ist und der Postfachtyp normal ist, verarbeitet MRM das Postfach nicht. Aus diesem Grund werden alle nachfolgenden angewendeten Haltebereiche nicht in den Diagnoseprotokollen des Hold Tracking Mailbox angezeigt.

Häufige Ursachen

Es gibt mehrere Gründe, warum MRM ein Postfach möglicherweise nicht wie erwartet verarbeitet. Beispiel:

• Das Postfach wird im Aufbewahrungsspeicher abgelegt. Das heißt, die RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs ist auf True festgelegt. Beispielsweise wird das Postfach mithilfe des PST-Importdiensts migriert.
• Die ElcProcessingDisabled-Eigenschaft des Postfachs ist auf True festgelegt. Diese Einstellung verhindert, dass die MFA das Postfach überhaupt verarbeitet.
• Auf das Postfach ist ein Aufbewahrungstag angewendet, aber das Tag ist derzeit deaktiviert. Aus diesem Grund werden Nachrichten im Postfach nie archiviert oder gelöscht.
• Das zu verarbeitende Postfach ist groß und enthält viele Elemente. Dies kann dazu führen, dass MFA Inhalte langsamer archivieren oder löschen kann.
• Die Aufbewahrungsrichtlinie, die auf das Postfach angewendet wird, enthält nur persönliche Tags. Wenn der Benutzer diese Tags nicht manuell anwendet, verarbeitet MRM das Postfach möglicherweise nicht.

Problembehandlung

Überprüfen der RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs

Verwenden Sie das Cmdlet Get-Mailbox , um die RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs abzurufen. Wenn die Eigenschaft auf True festgelegt ist, legen Sie sie auf False fest.

Überprüfen Sie die ElcProcessingDisabled-Eigenschaft des Postfachs.

Verwenden Sie das Cmdlet Get-Mailbox , um die ElcProcessingDisabled-Eigenschaft des Postfachs abzurufen. Wenn die Eigenschaft auf True festgelegt ist, legen Sie sie auf False fest. Weitere Informationen zu dieser Eigenschaft finden Sie unter Unterschied zwischen ElcProcessingDisabled und RetentionHoldEnabled.

Überprüfen der Aufbewahrungsrichtlinien und Tags, die auf das Postfach angewendet werden

Verwenden Sie die Cmdlets Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy und Get-Mailbox , um Aufbewahrungsrichtlinien und Tags zu überprüfen, die dem betroffenen Postfach zugewiesen sind.

Hier sind einige Beispiele:

• Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um alle Aufbewahrungsrichtlinien für Ihren Exchange Online Mandanten abzurufen:

  Get-RetentionPolicy
  

• Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um zu überprüfen, welche Richtlinientags der MRM-Richtlinie hinzugefügt werden, die dem Postfach zugewiesen ist:

  Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks
  

• Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um die RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs und die zugewiesene Aufbewahrungsrichtlinie abzurufen:

  Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*
  

• Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um zu überprüfen, welche persönlichen Aufbewahrungstags der Benutzer zusätzlich zu den tags aktiviert hat, die bereits in der zugewiesenen Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind:

  Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox
  

• Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um die Details eines bestimmten Aufbewahrungsrichtlinientags zu überprüfen:

  Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl
  

Achten Sie auf Aufbewahrungstags, die deaktiviert sind oder für die die Aktionen so festgelegt sind, dass sie nie ins Archiv verschoben oder nie gelöscht werden. Die Dauer, die einem Tag zugewiesen ist, ist ein wichtiger Faktor bei der Bestimmung seiner Priorität. Suchen Sie daher nach Tags mit der längsten Dauer, z. B. nie ins Archiv odernie löschen, da diese Tags Vorrang vor anderen angewendeten Tags haben.

Hinweis

Das Standardmäßige Archivrichtlinientag, das für das gesamte Postfach gilt, gilt auch für Kalender, Aufgaben und Notizen. Sie können kein persönliches Archivtag mit der Aktion Nie in Archiv verschieben auf diese Ordner anwenden. Ausnahme: Mithilfe von Outlook im Web können Sie Tags auf Notizen anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Standardordner, die Aufbewahrungsrichtlinientags unterstützen.

Überprüfen auf Standardarchiv und Standardaufbewahrung für das Postfach

Überprüfen Sie, ob ein Standardarchiv oder ein Standardaufbewahrungsrichtlinientag auf das Postfach angewendet wird. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie Folgendes sicher:

• Zuvor wurden keine persönlichen Archiv- oder Aufbewahrungstags auf Ordner angewendet, für die die Aktion Nie ins Archiv verschoben oder nie gelöscht wird.
• Auf das gesamte Postfach wurden keine deaktivierten oder standardmäßigen Archiv- oder Aufbewahrungstags angewendet.
• Das Standardarchivtag (oder alle anderen angewendeten Richtlinientags) ist in der Liste der Aufbewahrungsrichtlinientags vorhanden, die in der eigenschaft PR_ROAMING_XMLSTREAM enthalten sind. Wenn ein Tag fehlt, löschen Sie das IPM. Configuration.MRM-Nachricht, die die eigenschaft PR_ROAMING_XMLSTREAM enthält, und verwenden Sie das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant zusammen mit dem -FullCrawl Schalter für das betroffene Postfach. Dadurch wird das IPM neu generiert. Configuration.MRM hidden message and updates the PR_ROAMING_XMLSTREAM to have the new policy tag( Configuration.MRM hidden message and updates the PR_ROAMING_XMLSTREAM to have the new policy tag.

Sie können MFCMAPI verwenden, um die eigenschaft PR_ROAMING_XMLSTREAM zu überprüfen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Richten Sie das betroffene Postfach in Outlook ein.
2. Laden Sie MFCMAPI herunter. Wenn Sie die 64-Bit-Version von Outlook verwenden, laden Sie den 64-Bit-Build herunter. Laden Sie andernfalls den 32-Bit-Build herunter.
3. Öffnen Sie MFCMAPI, wählen Sie Extras>Optionen und dann MAPI_NO_CACHE und MDB_ONLINE aus.
4. Wählen SieSitzungsanmeldung> aus, wählen Sie das Profil aus, das das betroffene Postfach enthält, und klicken Sie dann auf OK.
5. Doppelklicken Sie auf das betroffene Postfach, und erweitern Sie stammcontainer>top of Information Store.
6. Klicken Sie unter Oben im Informationsspeicher (oder dessen Entsprechung, wenn das Benutzerpostfach auf eine andere Sprache als Englisch festgelegt ist) mit der rechten Maustaste auf Posteingang, und wählen Sie dann Zugeordnete Inhaltstabelle öffnen aus.
7. Sortieren Sie den oberen Bereich nach der Spalte Nachrichtenklasse , und wählen Sie dann IPM aus. Configuration.MRM.
8. Sortieren Sie im unteren Bereich nach der Spalte Name , und suchen Sie dann die PR_ROAMING_XMLSTREAM-Eigenschaft .
9. Doppelklicken Sie auf PR_ROAMING_XMLSTREAM, kopieren Sie den XML-Code im Abschnitt Text , fügen Sie ihn in Editor ein, und speichern Sie den Inhalt als .xml Datei.
10. Öffnen Sie die .xml-Datei in einem Webbrowser, um die tatsächlichen Aufbewahrungsrichtlinientags anzuzeigen, die auf das Postfach angewendet werden.

Suchen nach persönlichen Tags, die auf Ordner oder einzelne Elemente angewendet werden

Sie können auch MFCMAPI verwenden, um zu überprüfen, ob persönliche Archiv- oder Aufbewahrungstags ordnungsgemäß auf Ordner angewendet werden. Führen Sie dazu die oben genannten schritte aus, wählen Sie den betroffenen Ordner aus, und überprüfen Sie dessen Eigenschaften auf Archivtags oder Aufbewahrungstags. Dies ist auch für einzelne E-Mail-Nachrichten möglich.

Wenn Sie es mit einer Standardarchivrichtlinie zu tun haben, die für das gesamte Postfach gilt, werden keine Archivrichtlinieneigenschaften angezeigt, z. B.:

• PR_ARCHIVE_TAG
• PR_ARCHIVE_PERIOD
• PR_ARCHIVE_DATE
• PR_POLICY_TAG
• PR_RETENTION_DATE

Diese Eigenschaften sind nur sichtbar, wenn ein persönliches Archivtag, ein Standardtag für die Ordneraufbewahrung oder ein persönliches Aufbewahrungstag angewendet wird.

Erfassen der Statistiken zum primären Postfach und Archivpostfachordner

Führen Sie die folgenden Befehle aus, um Informationen zu den ältesten angewendeten Elementen und Richtlinien zu sammeln:

• Für das primäre Postfach:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv
  

• Für das Archivpostfach:

  Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv
  

Suchen Sie in der Befehlsausgabe nach dem Element mit dem frühesten Empfangsdatum in einem bestimmten Ordner. Verwenden Sie die folgende Anleitung:

• Überprüfen Sie das OldestItemReceivedDate aller Ordner, die sich unter "Top of Information Store" befinden, einschließlich Posteingang, Gesendete Elemente, Junk-Email und aller ihrer vom Benutzer erstellten Unterordner. Schließen Sie gelöschte Elemente, Kontakte, Kalender (nur besprechungsserien) und Aufgaben (nur wiederkehrende Aufgaben) aus. Vergleichen Sie dann den Wert OldestItemReceivedDate mit dem Wert aufbewahrungsalter , der in der nicht funktionierenden Richtlinie angegeben ist.

  Hinweis

  • Weitere Informationen zu gelöschten Elementen, wiederkehrenden Kalenderelementen und Aufgaben finden Sie unter Bestimmen des Alters verschiedener Elementtypen.
  • Kontakte werden nicht durch Aufbewahrungsrichtlinien verarbeitet, da sie keinen Start- oder Ablaufdatumsstempel haben.

• Überprüfen Sie für Elemente, die sich im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" befinden, stattdessen das Älteste ElementLastModifiedDate , und vergleichen Sie es mit der RetainDeletedItemsFor-Eigenschaft , die für das betroffene Postfach festgelegt ist.

Überprüfen Sie in der Ausgabe auch, welche Richtlinien auf die Ordner angewendet werden, und bestimmen Sie, ob deaktivierte persönliche Tags, aktive persönliche Tags oder sogar Aufbewahrungskonformitätsrichtlinien die erwartete Richtlinie außer Kraft setzen. Überprüfen Sie die folgenden Spalten:

• DeletePolicy
• ArchivePolicy
• CompliancePolicy
• RetentionFlags

Diese Spalten geben an, ob ein Standardtag für die Ordneraufbewahrung, ein persönliches Aufbewahrungstag oder ein persönliches Archivtag auf die Ordner angewendet wird. Die Spalte RetentionFlags kann auch Folgendes anzeigen:

• Ob ein explizites Aufbewahrungstag oder Archivtag angewendet wird (explizite Tags geben an, dass die Richtlinien manuell angewendet und nicht geerbt werden)
• Ob der Ordner von der MFA erneut gescannt werden muss

Hinweis

Richtlinien, die auf Ordner im Archivpostfach angewendet werden, werden in der Regel von den Ordnern im primären Postfach geerbt. Benutzer können jedoch ein anderes persönliches Tag auf einen Ordner innerhalb des Archivpostfachs anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden eines Aufbewahrungstags auf einen Ordner im Archiv.

Überprüfen der MRM-Diagnoseprotokolle

Führen Sie den folgenden PowerShell-Befehl aus, um das MRM-Diagnoseprotokoll zu erfassen:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Überprüfen Sie das Protokoll, um zu ermitteln, ob bei der MFA-Verarbeitung des Postfachs Fehler aufgetreten sind. Überprüfen Sie das Datum des letzten Fehlers, um die Relevanz für das aktuelle Problem zu ermitteln.

Hinweis

Wenn das Protokoll fehlermeldungen vom Typ "Ressource fehlerhaft" enthält, bedeutet dies, dass die Postfachverarbeitung gedrosselt wird. Aufgrund der Größe des Postfachs und der Anzahl der darin enthaltenen Elemente verarbeitet MRM das Postfach sehr langsam. Leider ist eine Drosselung unvermeidbar, wenn Sie mit großen Postfächern arbeiten.

Wenn keine Protokolle angezeigt werden und Sie die Fehlermeldung "Keine Protokolle wurden gefunden" erhalten, bedeutet dies, dass MRM das Postfach ohne Fehler verarbeitet hat.

Sie sollten auch die folgenden zusätzlichen Eigenschaften überprüfen, die angeben können, ob MFA den Inhalt des Postfachs verarbeitet hat:

• ElcLastRunUpdatedItemCount: Die Anzahl der einzelnen Elemente, die bei der letzten Ausführung von MFA markiert oder nicht markiert wurden.
• ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: Die Anzahl der Elemente, die MFA bei der letzten Ausführung mit einem Archivtag aktualisiert hat.
• ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: Die Anzahl der Elemente, die MFA bei der letzten Ausführung mit einem Ablauftag (Delete) aktualisiert hat
• ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Die Anzahl der Elemente aus dem Ordner "Gelöschte Elemente ", die abgelaufen sind und automatisch in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente " verschoben wurden
• ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: Die Anzahl der Elemente, die MFA bei der letzten Ausführung aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht hat.
• ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Die Anzahl der Elemente, die aus dem Posteingang oder dem Hauptinformationsspeicher des primären Postfachs in den Posteingang oder den Anfang des Informationsspeichers des Archivpostfachs verschoben wurden.
• ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Die Anzahl der Elemente, die aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente " des primären Postfachs in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" des Archivpostfachs verschoben wurden.
• ElcLastSuccessTimestamp: Das letzte Mal, zu dem MFA das Postfach ohne Fehler verarbeitet hat (im Falle einer MRM-Drosselung können diese Fehler vorübergehend sein. Dies bedeutet, dass Elemente weiterhin verschoben oder gelöscht werden, jedoch langsamer als üblich.)

Führen Sie die folgenden PowerShell-Befehle aus, um diese Eigenschaften abzurufen. Diese Befehle analysieren den XML-Code und geben die Email lebenszyklusbezogenen Eigenschaften zurück, die mit "Elc" beginnen.

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Wenn Sie das Problem immer noch nicht beheben können, wenden Sie sich an Microsoft-Support.

Bewährte Methoden

Es wird empfohlen, dass Sie das Archivpostfach für ein Konto sofort aktivieren, nachdem es für das Beweissicherungsverfahren aktiviert wurde. Dies gilt insbesondere, wenn der Benutzer über viel E-Mail-Datenverkehr verfügt. Dadurch kann verhindert werden, dass der Ordner " Wiederherstellbare Elemente " voll wird, und Benutzer können weiterhin Elemente aus ihrem primären Postfach löschen. Darüber hinaus wird empfohlen, die automatisch erweiterte Archivierung abhängig von der Microsoft 365-Lizenz des Benutzers zu aktivieren.

Beachten Sie, dass der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" des primären Postfachs nicht das maximale Kontingent aufweisen sollte, da er auch verhindern kann, dass MRM Elemente in das Archiv verschiebt. Weitere Informationen zu Postfachordnergrenzwerten und Postfachspeichergrenzwerten finden Sie unter grenzwerte für Exchange Online.