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In diesem Artikel werden häufig gestellte Fragen zur Outlook-E-Mail-Zusammenfassungsfunktion in Microsoft 365 Copilot für den Service erörtert. Er enthält unter anderem Informationen zur KI-Technologie, wichtige Überlegungen und Einzelheiten zur Verwendung der KI, zu ihren Tests und ihrer Auswertung sowie zu etwaigen spezifischen Einschränkungen.
Was ist das Feature zur E-Mail-Zusammenfassung in Outlook?
Copilot für den Service fasst lange E-Mails durch Konsolidierung und Analyse mehrerer E-Mail-Threads zusammen und sucht nach dienstspezifischen Informationen zur Fehlerbehebung, Lösungsinformationen und kundendienstspezifischen Konstrukten. Mithilfe dieser Funktion können die Vertreter von Kundenservice die wesentlichen Punkte, wichtigen Informationen und den Kontext von Gesprächen schnell erfassen, sodass sie informiert bleiben und effizienter reagieren können.
Welche Funktionalitäten bietet das Feature?
Durch fortschrittliche Textanalyse- und Zusammenfassungstechniken extrahiert Copilot für den Service wichtige Informationen zu einem Vorgang, identifiziert wichtige Themen und fasst den Inhalt von E-Mail-Threads zusammen. Es nutzt Algorithmen, um die wichtigsten Details zu priorisieren und zusammenzufassen. So können Servicemitarbeiter den gesamten Gesprächsverlauf im Thread schnell überprüfen und verstehen und ihn zur späteren Bezugnahme im CRM speichern.
Wofür ist das Feature gedacht?
Der beabsichtigte Verwendungszweck dieser Funktion besteht darin, Servicemitarbeitern zu helfen, den Inhalt langer E-Mail-Threads effizient zu überprüfen und zu verstehen. Durch die Bereitstellung präziser Zusammenfassungen der Unterhaltungen soll die Produktivität gesteigert, eine schnelle Entscheidungsfindung erleichtert sowie eine bessere Kundenkommunikation und Folgemaßnahmen ermöglicht werden.
Wie wurde das Feature zur E-Mail-Zusammenfassung bewertet? Welche Metriken werden verwendet, um die Leistung zu messen?
Das Feature wird durch eine Kombination aus vergleichender Analyse, Überprüfung durch Menschen und Kundenbindungsmetriken bewertet. Die Leistung wird anhand von Kriterien wie Genauigkeit, Relevanz, Engagement und Kundenzufriedenheit gemessen. Für E-Mail-Zusammenfassungen werden Präzision, Erinnerung und Vollständigkeit bewertet. Endbenutzende geben kontinuierlich Feedback zu jedem Copilot-Feature und tragen zusammen mit iterativen Verbesserungen dazu bei, die Systemleistung über alle Features hinweg zu optimieren.
Welche Einschränkungen bestehen bei dieser Funktion? Wie können Benutzende die Auswirkungen der Einschränkungen bei der Nutzung des Systems minimieren?
Der Zusammenfassungsalgorithmus kann gelegentlich wichtige Details übersehen oder den Kontext des E-Mail-Threads falsch interpretieren. Um die Auswirkungen zu minimieren, sollten Benutzende die Zusammenfassungen sorgfältig prüfen und wichtige Informationen anhand des ursprünglichen E-Mail-Inhalts auf Richtigkeit überprüfen.
Welche betrieblichen Faktoren und Einstellungen lassen eine effektive und verantwortungsvolle Nutzung des Systems zu?
Datenschutz und -sicherheit: Implementieren Sie strenge Datenschutzmaßnahmen, um Kundeninformationen zu schützen und die Einhaltung relevanter Vorschriften sicherzustellen. Nutzen Sie sichere Kommunikationskanäle und Verschlüsselungsmethoden, um sensible Daten zu schützen.
Benutzerschulung und -richtlinien: Bieten Sie Bentuzende umfassende Schulungen zu den Features, Funktionen und Grenzen des Systems. Legen Sie klare Richtlinien und Best Practices für eine verantwortungsvolle und ethische Nutzung fest und betonen Sie dabei die Bedeutung einer genauen Darstellung, einer respektvollen Kommunikation und der Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards.
Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrolle: Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, um Systemfunktionen und Datenzugriff je nach Benutzerrollen und Verantwortlichkeiten einzuschränken. Stellen Sie sicher, dass Benutzende über die entsprechenden Berechtigungen, die ihren beruflichen Verantwortlichkeiten entsprechen, und über autorisierten Zugriff auf Kundendaten verfügen.
Überwachung und Prüfung: Überwachen Sie regelmäßig die Systemnutzung, Interaktionen und Ergebnisse, um mögliche Probleme oder Bedenken zu erkennen. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung von Richtlinien, Datenschutzmaßnahmen und ethischen Praktiken zu bewerten.
Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Ermutigen Sie Benutzende, Feedback zur Systemleistung, Genauigkeit und Benutzererfahrung zu geben. Suchen Sie aktiv nach Benutzereingaben, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Aktualisieren Sie das System regelmäßig basierend auf Feedback und technologischen Fortschritten.
Transparenz und Erklärbarkeit: Fördern Sie die Transparenz, indem Sie den Benutzern klar vermitteln, wie das System funktioniert, welche zugrunde liegenden Technologien verwendet werden und welche Einschränkungen oder potenziellen Vorurteile bestehen. Stellen Sie sicher, dass Benutzende Grundkenntnisse der Funktionen des Systems haben und über die KI-Unterstützung informiert sind.
Verantwortlichkeit und Fehlerkorrektur: Richten Sie Mechanismen ein, um Fehler oder Ungenauigkeiten zu beheben, die in systemgenerierten Inhalten auftreten können. Ermutigen Sie die Benutzenden, etwaige Ungenauigkeiten zu überprüfen und zu korrigieren, übernehmen Sie die Verantwortung für das Endergebnis und stellen Sie sicher, dass es mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung übereinstimmt.