Erstellen einer Change Management-Strategie für Microsoft Teams

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Eine Change Management-Strategie für das Informieren der Endbenutzer und die Akzeptanz neuer Technologien ist ausschlaggebend für den erfolgreichen Rollout jeder neuen Technologie in einer Organisation. Mit der erfolgreichen Durchführung dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die Benutzer die neuen Funktionen akzeptieren und mit ihnen zufrieden sind. Die unten genannten Schritte können Sie je nach Größe Ihrer Organisation ändern. Achten Sie aber darauf, ständig mit den Beteiligten, Pionieren, IT-Administratoren und Benutzern zu kommunizieren, da dies für erfolgreiche Veränderungen unerlässlich ist.

Bewährte Methoden für Change Management für Microsoft Teams:

  1. Identifizieren Ihrer wichtigsten Beteiligten, Pioniere und Benutzerprofile

  2. Identifizieren und Auswählen Ihrer Geschäftsszenarien

  3. Durchführen eines Pilotprojekts mit Geschäftsbenutzern, Pionieren und IT-Spezialisten

  4. Entwerfen, Starten und Verwalten Ihrer Einführungsinitiative. Laden Sie als Ausgangspunkt unser Customer Success Kit herunter. Eine sinnvolle Einführungsinitiative umfasst Folgendes:

    a. Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und Veranstaltungen

    b. Zentral verfügbare Selbsthilfe- und Schulungsinformationen

    c. Einen definierten Feedbackmechanismus

    d. Vordefinierte Erfolgskennzahlen (Einführung der Lösung, Aufrufe von wichtigen Materialien, Teilnahme an Kursen)

  5. Einrichten eines Pionierprogramms parallel zur Bereitstellung des Diensts

  6. Bereitstellen einer Standardmethode für Feedback

  7. Messen und Teilen des Erfolgs

  8. Anpassen Ihrer Kommunikation und Ihrer Methoden auf der Grundlage des Feedbacks, Wiederholen

Identifizieren der wichtigsten Beteiligten, Pioniere und Benutzerprofile

Die erste Regel für eine erfolgreiche Einführung ist die Bildung eines dynamischen Teams, das sich aus den wichtigsten Beteiligten und den richtigen Personen zusammensetzt, und die Änderungen bei anderen vorantreiben und bewirken können. Eine erfolgreiche Einführungsstrategie beginnt mit einem Team aus engagierten Einzelpersonen, die einen Querschnitt Ihrer Organisation darstellen. Wichtige Rollen von Beteiligten sind unter anderem Befürworter aus der Führungsebene, Dienstbesitzer, IT-Spezialisten und Pioniere.

Symbol Beschreibung
Symbol für Befürworter aus der Führungsebene Executive Sponsors sind wichtige Führungskräfte innerhalb der organization und ihre Teilnahme ist unerlässlich, um die Einführung der Mitarbeiter zu fördern. Sie haben den größten Einfluss auf die Unternehmenskultur und können den Wert und Nutzen einer neuen Technologie und Art aktiv kommunizieren.
Symbol für Dienstbesitzer Dienstbesitzer sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Benutzer den Dienst nutzen und daraus Einen Nutzen ziehen. Das Festlegen von Dienstbesitzern innerhalb Ihres organization ist wichtig, um sicherzustellen, dass die für Microsoft 365 oder Office 365 festgelegten Geschäftsziele erreicht werden.
Symbol für Pioniere Das Gewinnen von Buy-In von jedem Benutzer in einem organization ist eine Herausforderung. Champions können dazu beitragen, diese Herausforderung zu lösen und eine wichtige Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 oder Office 365 spielen. Sie sind sachkundig, engagieren sich für die Förderung ihres Fachwissens und sind bereit, Peer-Coaching und Unterstützung anzubieten. Sie helfen dabei, Microsoft 365 oder Office 365 in die Realität ihrer Abteilung oder ihres Teams zu übersetzen.

Wir empfehlen ihnen ein regelmäßiges Treffen dieser Projektbeteiligten, um sie über den Fortschritt Ihres Programms auf dem laufenden zu halten. Die Initiierung eines "Collaboration Council", um Feedback und Diskussionen zu ermöglichen, kann je nach Unternehmenskultur ein nützliches Tool sein.

Tipp

Diejenigen Personen, die möglicherweise die größten Hindernisse für Änderungen darstellen, können in einer solchen Bereitstellung zu Ihren besten Verbündeten werden. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig und häufig mit diesen Mitgliedern Ihrer organization zu beschäftigen, um deren Bedenken und Probleme zu hören. Häufig erhalten sie wertvolles Feedback, das Ihre Kampagne erfolgreicher macht.

Benutzerprofile

Ebenso wichtig ist es, die Benutzertypen in Ihrer Umgebung zu verstehen. Haben Sie Benutzer, die in erster Linie mobil sind? Einige, die in ständigen Besprechungen oder Präsentationen sind? Wissen Sie, welche Ihrer Benutzer die größten Schwierigkeiten mit Ihren vorhandenen Lösungen für die Zusammenarbeit haben? Die Segmentierung Ihrer Benutzercommunity kann Ihnen helfen, Gruppen zu finden, die am offensten für Änderungen sind. Sie sind oft die besten Ziele für Ihre frühen Geschäftspiloten und ihr Feedback ist äußerst wertvoll.

Wenn Sie verstehen, wie der Arbeitsalltag Ihrer Benutzer aussieht, können Sie Ihre Geschäftsergebnisse priorisieren, für die Bereitstellung geeignete Einführungsziele erarbeiten und die Nutzung im Lauf der Zeit unterstützen.

Pioniere

Wenn Sie die Personen identifizieren, die zu Ihren Champions für die Zusammenarbeit werden können, erhalten Sie ein erweitertes Supportteam für Ihre Implementierung. Erstellen Sie eine Community, indem Sie ihnen frühzeitig Einblicke und Feedback zu Ihren Plänen geben. Jede Investition, die Sie in diese Gemeinschaft tätigen, sei es Zeit, Aufmerksamkeit oder Belohnungen, wird durch ihre Unterstützung und Evangelisation an Ihre Umsetzung zurückgegeben.

Diagramm der Aktionen, die Pioniere ausführen können

Weitere Informationen zum Einrichten eines Pionierprogramms finden Sie unter Einrichten eines Pionierprogramms.

Identifizieren und Auswählen Ihrer Geschäftsszenarien

Wenn Sie die wichtigsten Beteiligten und Benutzersegmente identifiziert haben, können Sie Ihre Geschäftsszenarien wesentlich leichter identifizieren. Hier sind ein paar Beispiele für Geschäftsergebnisse:

  • Vereinfachter Vertriebsprozess

  • Schnellere Behebung von Kundenproblemen

  • Stärkeres Engagement der Mitarbeiter

  • Kürzere Produktentwicklungszyklen

Haben Ihre Vertriebsmitarbeiter Probleme damit, durch Koordinierung effektiv zu arbeiten? Benötigen Sie bessere Koordinierung bei der Bereitstellung Ihres Produkts oder Diensts? Was ist mit der Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und Ihren eigenen Mitarbeitern? Jede Organisation wird ihre eigenen Prioritäten finden. Wir empfehlen, nicht mehr als drei Prioritäten auszuwählen, die in Ihren anfänglichen Pilotprojekten berücksichtigt werden sollen, und Benutzer und Fachleute aus den jeweiligen Organisationen einzubeziehen.

Außerdem ist es ratsam, die Benutzer zu berücksichtigen, die in diese Szenarien eingebettet sind. Sind sie Veränderungen gegenüber aufgeschlossen? Arbeiten die Benutzer mobil oder vor Ort bei Ihnen? Wie nah befinden sie sich beim Hub der Befürworter aus der Führungsebene und Pioniere, die sie unterstützen? Haben sie eine vorhandene Community und Kommunikationsmethoden, die Sie nutzen können, um andere für diese Veränderung zu begeistern?

Technologieprojekte werden herausfordernd, wenn den Anforderungen des menschlichen Change Managements wenig oder gar keine Aufmerksamkeit geschenkt wird. Indem Sie diese Empfehlungen befolgen, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen!

Entwerfen, Starten und Verwalten Ihrer Einführungsinitiative

Sowohl für Ihre anfänglichen Pilotversuche als auch für den späteren unternehmensweiten Rollout sollte Ihre interne Kommunikation Priorität haben. Dazu gehören:

  • Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und Veranstaltungen

  • Integrieren von Selbsthilfe- und Schulungsinformationen an einem einzigen Ort

Zu erfolgreichen Pilotphasen gehören mindestens diese Schritte:

  • Halten Sie die Projektbeteiligten mit regelmäßigen geplanten Besprechungen auf dem Laufenden.

  • Entscheiden Sie sich für eine Feedbackmethode, um Informationen von den am Pilotprojekt teilnehmenden Personen zu sammeln. Kleinere Organisationen können einen öffentlichen Kanal in Microsoft Teams verwenden, über den die Benutzer teilnehmen und Feedback geben können. In größeren Organisationen sollten Sie erwägen, eine Viva Engage Community zu starten, um Produktsupport bereitzustellen.

  • Stellen Sie eine Dokumentation zur Selbsthilfe zur Verfügung, die auch Produktvideos umfasst.

  • Halten Sie eine Kick-off-Besprechung mit den Pilotbenutzern ab, um sie positiv auf ihre Teilnahme einzustimmen. So erhalten die Teilnehmer auch die Möglichkeit, sich auszutauschen oder neue Ideen zu entwickeln.

Nachdem Sie die ersten Pilotphasen durchgearbeitet haben, können die obigen Schritte erweitert werden, um Ihre gesamte organization zu erreichen. Je nach Größe kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen und in Phasen nach Region, Benutzerprofil oder organization angegangen werden. Innerhalb dieses umfangreicheren Rollouts ist es äußerst hilfreich, das professionelle Talent der Kommunikatoren in Ihrem organization zu nutzen. Wir empfehlen, dass diese Personen frühzeitig und häufig einbezogen werden, da Sie die verfügbaren Einführungsmaterialien nutzen oder Ihre eigenen entwerfen.

Wenn Ihr Unternehmen über ein zentrales Intranetportal für Neuigkeiten, Informationen oder Support verfügt, können Sie dieses als Hub für Informationen zu diesem Rollout nutzen. Die Bereitstellung von allgemein verfügbaren Selbsthilfeinformationen, Schulungen und schriftlichen Anleitungen ermöglicht benutzern das schnelle Onboarding in das Produkt. Viele Benutzer springen einfach ein, sobald es verfügbar ist, und wir empfehlen dies. Wir wissen auch, dass jeder Einzelne auf unterschiedliche Weise lernt – ein zentrales Informationsportal unterstützt also alle Lernstile in Ihrem organization.

Wie bei jeder Kommunikation & Einführungskampagne sollten Sie Ihre Erfolgsmaßnahmen im Voraus identifizieren. Berücksichtigen Sie Measures wie die folgenden:

  • Aktive Benutzer im Produkt

  • Zugriffe auf Ihre Informationswebseiten

  • Fragen in Ihrer Benutzercommunity

  • Zugriffe auf Ihre Schulungsvideos

  • Teilnahme an Schulungsveranstaltungen

Messen und Teilen des Erfolgs

Dem Projektteam sollten IT-Administratoren aus Ihrer Organisation angehören. Diese Personen haben Zugriff auf die Microsoft 365- oder Office 365 Microsoft Teams-Nutzungsberichte, die in die Microsoft 365 Admin Center-Erfahrung integriert sind. Diese Informationen können Aufschluss über die Nutzung von Microsoft Teams in Ihrer Firma geben. Wir empfehlen auch, direktes Feedback von den Benutzern einzuholen: Wie beurteilen sie ihre Erfahrungen mit Microsoft Teams? Haben sie Ideen für weitere Verwendungsmöglichkeiten? Die Weitergabe dieser Beispiele aus der Praxis in Ihrer eigenen Firma ist äußerst wertvoll, um im Lauf der Zeit nachhaltige Veränderungen in Ihrer Benutzercommunity zu erreichen.

Weitere Informationen zu den Microsoft Teams-Nutzungsberichten finden Sie in den Microsoft 365 Admin Center Microsoft Teams-Nutzungsberichten im Microsoft 365 Admin Center.

Tipp

Verwenden Sie Ihr öffentliches Team oder Viva Engage Community, um Nutzungserkenntnisse zu sammeln. Teilen Sie sie mit dem Tag #TeamsStories, sodass sie leicht abgerufen werden können. Machen Sie jeden Monat mit #TeamsStories in Ihrem Intranet auf Mitarbeiter aufmerksam, die die Veränderungen annehmen, um die Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrer Umgebung zu verbessern.

Kontinuierliche Einführung

Veränderungen in einer Organisation voranzutreiben, ist kein einzelnes Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Ihre Kick-off-Besprechung bildet nur den Anfang dabei, Benutzern effektivere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Es ist wichtig, Momente auf dieser Reise zu planen, die Ihre Erfolge hervorheben, neue Features einführen und sich mit Ihrer gesamten Microsoft 365- oder Office 365-Servicestrategie verbinden , die Ihre IT-Abteilung entwickeln wird. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Benutzer nicht überfordert, sondern engagiert sind, verringern Sie ihre Veränderungsmüdigkeit und unterstützen sie dabei, von alten Gewohnheiten – beispielsweise dem Senden von E-Mail-Anlagen – zu lassen und stattdessen etwas Neues zu akzeptieren, zum Beispiel das Speichern von Dokumenten in der Cloud.

Teilen Sie Ihre Fragen zur Diensteinführung von Teams und Microsoft 365 oder Office 365 in der Community für die Einführung fördern auf der Microsoft Technical Community-Website mit. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören und Sie bei Ihrer Einführung zu unterstützen.