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Leitfaden für Besprechungsräume mit Teams

Dieser Artikel soll Benutzern zeigen, wie sie Besprechungsräume mit Microsoft Teams-Räume-Lösungen und -Geräten optimieren können. Sie enthält Informationen über die Verwendung von Teamgeräten und -lösungen, Layouts und Spezifikationen von Teams-Räume.

Übersicht

Lösungen für Microsoft Teams-Räume bieten flexibilität hinsichtlich des Zwecks und sogar flexibilität bei der Bewegung in einem Raum, den herkömmliche Besprechungsräume nicht bieten. Mit Teams-Räume-Geräten können Benutzer beispielsweise ihre Zusammenarbeit mit einem digitalen Whiteboard verbessern, und intelligente People-Tracking-Kameras sorgen dafür, dass jeder lokale Teilnehmer gesehen werden kann, egal wo er sich im Raum befindet. Jede Art von Raum und jede Art von Besprechung kann mit Teams-Räume-Geräten oder Teams-Räume-Lösungen optimiert werden.

Sitzungen mit Schwerpunkt auf Präsentationen

Treffen und Präsentationen sind der erste Eimer, und dieses Treffen ist im Allgemeinen formeller. Audiovisual ist eine Priorität, und der Fokus liegt auf der Präsentation von Inhalten. Das Gerät ist in der Regel fest installiert, so dass die Benutzer sitzen bleiben können, während sie über eine Konsole in der Tischmitte mit dem Gerät interagieren.

In Meeting- und Präsentationsräumen stehen Präsentation und Diskussion im Vordergrund, was bedeutet, dass das Layout und die Technologie für die gemeinsame Nutzung von Inhalten und die gemeinsame Erstellung von Inhalten aus der Ferne optimiert sein müssen. Jeder muss an der Diskussion beteiligt sein und die Möglichkeit haben, gemeinsame Inhalte zu sehen und mit ihnen zu interagieren.

Besprechung und Präsentation der Raumaufteilung: Die Tische sollten fest installiert sein und sich an der Vorderseite des Raumes befinden. In kleineren Räumen können die Tische an der Wand befestigt werden, aber in größeren Räumen müssen sie getrennt werden, um der Kamera gerecht zu werden.

Auf Ko-Kreation ausgerichtete Sitzungen

Meet-and-Co-Create-Meetings sind in der Regel weniger formell und legen den Schwerpunkt auf Co-Creation, Inking und Whiteboard. Der Zugang zu persönlichen Dateien ist ebenfalls ein Schwerpunkt in diesem Bereich. Das Gerät kann mobil sein und die Benutzer dazu anregen, aufzustehen, sich zu sammeln und mit dem Gerät zu interagieren.

Der richtige Raum schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Benutzern und der Technologie und beseitigt selbst für unerfahrene Benutzer Reibungsverluste. Teamgeräte sind so benutzerfreundlich gestaltet, dass sie von jungen Schülern oder neuen Benutzern leicht bedient werden können und von Pädagogen oder Administratoren vom ersten Gebrauch an kontrolliert und angepasst werden können.

Raumaufteilung für Treffen und Co-Creation: Tische und Co-Creation-Geräte können flexibel positioniert werden und sollten Gruppen von Personen aufnehmen, die entweder an den Tischen oder an den Geräten arbeiten.

Besprechungen mit Fokus auf Präsentation und Co-Erstellung

Denken Sie daran, dass beide Arten von Räumen bei Bedarf beide Arten von Erlebnissen verarbeiten können. Die Räume können auch so gestaltet werden, dass sie für beide Zwecke geeignet sind, indem man für jede Nutzung eine eigene Technik bereitstellt. Beachten Sie, dass unabhängig davon, welchen Raum Sie ausstatten, von einem privaten Büro bis zu einem Hörsaal, Teams aktiviert sein muss.

Kombinierte Raumaufteilung für Präsentation und Co-Creation: Eine Kombination von Anwendungsfällen aus anderen Besprechungsszenarien kann zu Mehrzweckräumen kombiniert werden, in denen sowohl präsentationsorientierte Besprechungen als auch Co-Creation-Arbeiten mit gleicher Effizienz und oft gleichzeitig durchgeführt werden können.

Optimierung des Meeting-Erlebnisses

Ein großartiges Meeting-Erlebnis ist das Ergebnis des Einsatzes der bestmöglichen Technologie für einen Meeting-Raum auf eine Weise, die den Austausch von Ideen erleichtert, ohne aufdringlich zu sein.

Native Teams-Räume-Erfahrungen im Vergleich zu anderen Geräten

Teams-Räume gehen über das hinaus, was mit Teams auf persönlichen Geräten möglich ist, indem es einzigartige Funktionen im Raum bietet, wie z. B. One-Touch Join, Content-Kameras, um physische Whiteboards auf intelligente Weise in die Besprechung einzubinden, und Proximity-Funktionen wie die nahtlose Übertragung einer Teams-Besprechung von Ihrem persönlichen Gerät in den Raum.

Nicht-native und selbst erstellte Systeme, die auf externe Dienste oder eine Verbindung mit dem eigenen Gerät angewiesen sind, werden niemals die Benutzerfreundlichkeit oder die immersive Qualität eines nativen Teams-Raums erreichen.

Es versteht sich von selbst, dass im Laufe einer Bereitstellung möglicherweise Zwischenschritte (wie z. B. die schnelle Bereitstellung von Bring-your-own-Device-Besprechungsräumen) auf dem Weg zu einer vollständig nativen Teams-Erfahrung in Ihren Besprechungsräumen erforderlich sind.

Mit Teams das bestmögliche Meeting-Erlebnis schaffen

Indem Sie sowohl Teams auf allen Ihren persönlichen Geräten als auch microsoft Teams-Räume ordnungsgemäß in allen Ihren Räumen bereitstellen, können Sie die bestmögliche Besprechungserfahrung für jeden Ihrer Benutzer ermöglichen. Wenn Sie planen, die bestmögliche Benutzererfahrung zu erzielen, müssen Sie alle Ihre Bereiche sowohl im Hinblick auf die technologische Bereitstellung als auch auf die Anleitung und Schulung von Endbenutzern ansprechen.

Bei der Planung einer groß angelegten, unternehmensweiten Einführung ist es normal, dass diese schrittweise erfolgt, wobei die Technologie in einigen Räumen zu unterschiedlichen Zeitpunkten hinzugefügt wird oder sogar bestimmte Komponenten früher als andere installiert werden (z. B. die Bereitstellung von Teams-Panels für die Planung in jedem Raum eines bestimmten Gebäudes, während die Teams-Räume-Lösungen auf einer Etage oder sogar in einem Raum nacheinander installiert werden).

Bereiten Sie Ihre Benutzer darauf vor, dies phasenweise zu tun, um ihre Teams-Besprechungserfahrung zu jedem Zeitpunkt zu maximieren.

Gute Erfahrung – Persönliche Geräte allein in einem Besprechungsraum

Sie können mit diesem Plan beginnen, indem Sie alle Besprechungsräume adressieren, die nicht mit AV oder ohne Zusammenarbeit ausgestattet sind. Sie können Teams weiterhin in Ihren Besprechungsräumen nutzen, auch wenn in diesen Besprechungsräumen noch keine Teams-Geräte installiert waren.

Audio: Eine großartige Brücke zu einer vollständigen Teams-Räume-Bereitstellung ist die Planung der Besprechungstechnologie, indem Sie Ihren einzelnen Benutzern entweder Teams-zertifizierte Audiogeräte für kleinere Räume und Gruppen bereitstellen oder sie in Räumen vor einer vollständigen Teams-Räume-Lösung für größere Räume bereitstellen, die für größere Gruppen vorgesehen sind, bei denen ein kleines Gerät es nicht ausschneidet.

Video: Wenn diese Räume verwendet werden, können einzelne Benutzer ihre eigenen Geräte in den Teams-Besprechungsinhalten freigeben und ihre Ausdrücke mit ihren einzelnen Kameras erfassen. Benutzer können dann eine Person als einzelne Audioquelle für die lokale Gruppe festlegen und dieses persönliche Gerät mit dem zertifizierten Audiogerät verbinden, sodass jeder (sowohl lokal als auch remote) eine positive Erfahrung mit Besprechungsaudio hat.

Einsatz: Wenn Sie Ihre Besprechungsräume für eine bessere Teams-Besprechungserfahrung aktivieren, auch wenn persönliche Geräte und Peripheriegeräte erforderlich sind, können Ihre Benutzer weiterhin erweitern, was sie mit Teams tun können. Wenn sich Ihre Benutzer in Privatbüros und an Einzelarbeitsplätzen befinden, erleichtert Teams nicht nur die Zusammenarbeit mit Fernteilnehmern, sondern auch persönliche Diskussionen.

Bessere Erfahrung – Teams-Räume-Lösungen und keine persönlichen Geräte

Wenn Sie Teams-Räume-Lösungen installieren oder bereits Über Räume verfügen, die bereits mit entsprechenden Teams-Räume-Geräten für die jeweiligen Räume bereitgestellt wurden, sind Sie auf dem besten Weg zu großartigen Besprechungserfahrungen.

Audio: Audio für diese Besprechungsräume wird von der Teams-Räume-Lösung und den von Microsoft zertifizierten Audiogeräten verarbeitet.

Video: Video in diesen Räumen wird von der Teams-Räume-Lösung und den von Microsoft zertifizierten Kameras verarbeitet.

Verlobung: Ihre Endbenutzer können die gesamte Microsoft Teams-Räume-Erfahrung für ihre Besprechungen nutzen, um sicherzustellen, dass jeder problemlos an Besprechungen teilnehmen kann und großartige Audio- und Videofunktionen hat.

Beste Erfahrungen – Teams-Räume-Lösungen in Verbindung mit persönlichen Geräten

Die Schulung Ihrer Benutzer zur koordinierten Nutzung der Technologie führt zu einem möglichst effizienten und rationellen Ergebnis. Das bestmögliche Szenario ist eine Kombination aus installierter Technologie und persönlichen Geräten.

Audio: Die meisten Verbindungen in Meetingräumen und die Audio-Video-Arbeiten werden von der Teams-Räume-Lösung übernommen, während einzelne Benutzer mit eingeschalteter Kamera und ausgeschaltetem Ton an demselben Meeting teilnehmen können, um ein völlig immersives Erlebnis zu erhalten.

Video: Remotebenutzer können sehen, wie alle an der Besprechung teilnehmen, die nicht nur sprechen und Inhalte teilen. Ein entfernter Benutzer kann sein persönliches Video einschalten, um von jedem beliebigen Ort im Raum einen Blick auf jeden Teilnehmer zu werfen.

Engagement: Der Chat kann dynamisch bleiben, da alle Teilnehmer, ob vor Ort oder aus der Ferne, eingebunden und beteiligt sind. Die gemeinsame Nutzung von Videos sowohl in Teams-Räume als auch über einzelne Kameras ermöglicht es den Teilnehmern, sich mit allen Teilnehmern verbunden zu fühlen.

Durch die Verwendung von Teams auf allen Geräten wird sichergestellt, dass Benutzer in lokalen Räumen und Remote-Benutzer gleichermaßen an Meetings teilnehmen können.

Überlegungen zur Technologie

Die richtigen Optionen für Audio- und Videotechnologie helfen Benutzern, ihre Microsoft Teams-Besprechungen optimal zu nutzen.

Audio

Audioüberlegungen sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sowohl die Teilnehmer aus der Ferne als auch die im Raum befindlichen Teilnehmer deutlich gehört und verstanden werden können. Mikrofon- und Lautsprecherabdeckung muss jeden Platz im Raum enthalten, ohne Lücken zu hinterlassen.

Die richtigen Audiogeräte für jeden Bereich:

Eine einzige Audioquelle für einen Raum ist erforderlich, um sicherzustellen, dass es in einem Besprechungsraum keine Tonprobleme gibt.

Die Kopplung des richtigen Mikrofons und der Lautsprecher für jeden Raum liefert die bestmöglichen Ergebnisse, um ohne Ablenkung deutlich gehört zu werden.

  • In freigegebenen Räumen werden die Optionen erweitert, aber die gleichen Prinzipien bleiben erhalten: Besprechungsteilnehmer müssen gehört werden und andere deutlich hören.

    • All-in-One-Audiogeräte sind einfach bereitzustellende, qualitativ hochwertige Optionen für kleinere Räume mit einer begrenzten Anzahl von Teilnehmern, die relativ nahe am Audiogerät sitzen.

    • In größeren Bereichen trennen sich die Mikrofone und Lautsprecher, um eine maximale Abdeckung für alle Teilnehmer im Raum sicherzustellen. Viele Lösungen für mittelgroße bis große Räume sind als Teil eines Kits erhältlich, das keine Konfiguration, sondern nur die physische Installation von Mikrofonen und Lautsprechern erfordert.

    • In den größten und komplexesten Bereichen sind Lösungen verfügbar, die es ermöglichen, eine Vielzahl von Mikrofon- und Sprechertypen zusammen zu verwenden, z. B. das Erfassen einer Sprech- und Publikumsstimme aus einem großen Raum, während gleichzeitig der Anruf für alle zugänglich ist. Diese Lösungen lassen sich am besten in Zusammenarbeit mit einem Microsoft-Partner realisieren, der über Fachwissen bei der Entwicklung und Bereitstellung technisch anspruchsvollerer Lösungen verfügt.

Video

Video ist ebenso wichtig wie Audio. Die Erfassung physischer, nichtverbaler Kommunikation wie Gesichtsausdrücke oder Gesten ist genauso wichtig wie der Inhalt des Klassenzimmers oder der Besprechung, um maximales Engagement und Verständnis zu gewährleisten. Die Räume müssen mit einer Anzeige in der richtigen Größe ausgestattet sein, damit jeder Teilnehmer die Sitzung richtig miterleben kann, egal ob er im Raum oder an einem anderen Ort ist. Aus diesem Grund müssen die Räume auch über die richtige Kameraabdeckung und das richtige Sichtfeld (FOV) verfügen, um alle Teilnehmer der Besprechung, die sich aus der Ferne anschließen, effektiv zu erfassen.

Die richtigen Kameras für jeden Raum:

Ebenso wichtig wie gute Audiowiedergabe ist qualitativ hochwertiges Video eine Notwendigkeit für moderne Teams-Zusammenarbeit. Die Kameratechnologie hat sich erheblich weiterentwickelt, und es gibt jetzt hochwertige Kameras für alle Bereiche.

  • Bei allen Besprechungen sollten Kameras in Geräten wie Laptops und Tablets verwendet werden, um sicherzustellen, dass jeder gesehen und gehört wird. Für Benutzer, die eine umfassendere Videoerfahrung in einen persönlichen Raum bringen möchten, stellen externe Kameras einen Schritt nach oben von eingebetteten Geräten dar und können in einer größeren Anzahl von Szenarien und Konfigurationen verwendet werden, um sicherzustellen, dass Anrufteilnehmer die beste Qualität ihrer Selbstansicht teilen. Diese Geräte lassen sich leicht über eine einfache USB-Verbindung installieren, die an jedem PC vorhanden ist.

  • In gemeinsam genutzten Räumen erweitern sich die Möglichkeiten und Funktionen. Kleinere Räume können von Kameras abgedeckt werden, die in All-in-One-Audiogeräten enthalten sind, z. B. Soundleisten. Diese Kameras verfügen in der Regel über ein großes Sichtfeld, so dass sie jeden Teilnehmer im Raum in einer einzigen Aufnahme erfassen. Viele dieser Kameras verfügen auch über Funktionen wie intelligente Bildausschnitte, so dass die Kamera nur die Personen in der Besprechung zeigt und nicht die leeren Stühle, oder Personenzählung, um die Raumnutzung zu verfolgen und zu verstehen.

  • In größeren Räumen bieten Kameras die Technologie, die erforderlich ist, um Teilnehmer an einer Vielzahl von Orten in unterschiedlichen Entfernungen zu erfassen. Diese Kameras können Gruppen erfassen oder sich auf bestimmte Personen konzentrieren und dabei eine hohe visuelle Klarheit gewährleisten. Geräte, die nur aktive Sprecher nachverfolgen und mit funktionen können, werden regelmäßig in größeren Räumen verwendet, sodass viele Teilnehmer während einer Besprechung einzeln vorgestellt werden können, während sie ihre Gedanken beitragen.