Bewerten der Bereitschaft zu organisationsweiten Änderungen

Upgrade-Reisediagramm, in dem die Benutzerbereitschaftsphase hervorgehoben wird.

Dieser Artikel ist Teil der Phase "Benutzerbereitschaft" Ihrer Upgrade-Reise, einer Aktivität, die Sie parallel zur Stufe "Technische Bereitschaft" abschließen. Vergewissern Sie sich zunächst, dass diese Aktivitäten aus den vorherigen Phasen abgeschlossen sind:

Nachdem Sie Ihr Projektteam gesichert und Ihre Vision, Ihren Umfang und Ihre Ziele definiert haben, besteht der nächste Schritt auf Ihrer Upgrade-Reise darin, sicherzustellen, dass Ihre Organisation und Ihre Benutzer für Teams bereit sind – eine Aktivität, die Sie parallel zur Sicherstellung Ihrer technischen Bereitschaft abschließen. Um den Nutzen von Teams zu realisieren, müssen Benutzer ihn tatsächlich verwenden. Die einfache Aktivierung von Teams garantiert nicht, dass Sie Ihr Ziel erreichen. Benutzer haben unterschiedliche Anwendungsfälle und unterschiedliche Lernstile und passen sich mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten an neue Technologien an. Die gute Nachricht ist, dass das Verwalten von Veränderungen nicht so kompliziert ist, aber es erfordert eine fokussierte Anstrengung. Die folgenden geführten Diskussionen sollen Ihnen helfen, Ihre Benutzerbasis zu verstehen, damit Sie das richtige Bildungsniveau vorbereiten können, um die Benutzerakzeptanz zu erleichtern und zu beschleunigen. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie ihre Benutzerbasis betrachten sollten:

  • Bereitschaft für organisatorische Änderungen: Verstehen, wie schnell (oder nicht) Benutzer in der Regel auf Änderungen reagieren. Diese Informationen helfen Ihnen, den Umfang des Bewusstseins, der Schulung und des Wertverkaufs zu informieren, den Sie möglicherweise tun müssen, um die Benutzerakzeptanz zu fördern.
  • Teamarbeitsszenarien: Wenn Sie verstehen, wie Benutzer arbeiten, können Sie Teams ihren Arbeitsaktivitäten zuordnen, die Einführung beschleunigen und die Umstellung von Skype for Business erleichtern.

Hinweis

Sie können die unten aufgeführten Bewertungsaktivitäten an jede Änderungsinitiative in Ihrer Organisation anpassen. Beantworten Sie einfach die Fragen basierend auf dem Umfang Ihres Projekts. In den folgenden Diskussionen kann "neue Lösung" für Audioanrufe, Audiokonferenzen oder Ihr Upgrade von Skype for Business auf Teams gelten.

   
Ein Symbol, das Entscheidungspunkte darstellt.
Entscheidungspunkte
  • Was ist die Kultur Ihrer Organisation, wenn es um Veränderungen geht?
  • Wie kann die neue Technologie die Arbeitsweise der Benutzer optimieren?
  • Welche Benutzer benötigen wahrscheinlich besondere Aufmerksamkeit, damit sie ihre Arbeitsweise ändern können?
Ein Symbol, das die nächsten Schritte darstellt.
Nächste Schritte
  • Verwenden Sie die folgenden Anleitungen und zugehörigen Aktivitäten, um das Benutzerbereitschaftsprofil Ihrer Organisation zu erfassen.

Bereitschaft für organisatorische Änderungen

Indem Sie die Bereitschaft Ihrer Organisation bewerten, können Sie bestimmen, wie empfänglich (oder nicht) Ihre Benutzer wahrscheinlich sind, die Art und Weise zu ändern, wie sie arbeiten und neue Technologien einführen. Wenn Sie verstehen, wie Benutzer auf Änderungen reagieren, können Sie Ihre Organisation proaktiv auf Bedenken eingehen, Ihren Rolloutplan anpassen, um einen optimalen Buy-In zu erhalten, und Benutzer identifizieren, die Ihnen tatsächlich helfen können, die Änderung mit ihren Kollegen zu erleichtern.

Aktivität

Verwenden Sie die folgenden Unterhaltungsstarter, um eine Bewertung der Organisationsbereitschaft durchzuführen und die Kultur Ihrer Organisation zu dokumentieren, wenn es um Änderungen geht. Anhand dieser Informationen können Sie darüber informieren, wie viel Bewusstsein und Schulung Sie möglicherweise für Ihr Projekt implementieren müssen. Machen Sie sich keine Gedanken über genaue Zahlen. Diese Übung stellt ein allgemeines Verständnis Ihrer Organisationskultur dar. Wenn Sie Hilfe bei den ersten Schritten benötigen, bewerten Sie einfach ein früheres Rollout. Dies kann Ihnen dabei helfen, zu antizipieren, wie Benutzer auf Änderungen reagieren können, und Ihnen dabei helfen, proaktiv auf die erwarteten Reaktionen zu reagieren.

Wie hoch ist der Prozentsatz der Benutzer in den einzelnen Kategorien?

Early Adopters Informierte Benutzer Hinterherhinken
Diese Benutzer fordern die Lösung an, bevor sie verfügbar ist. Diese Benutzer akzeptieren die Lösung, sobald ihr Wert demonstriert wird. Diese Benutzer lehnen die Lösung ab, auch wenn sie in Änderungen verschoben werden.

Tipp

Nehmen Sie Ihre Early Adopters für Ihre Pilottests auf und dienen Sie als Peer-Champions. Experten helfen dabei, neue Technologien zu evangelisieren und mit beispielweise zu führen, um ihren Kollegen zu zeigen, wie sie Wert erkennen können. Weitere Informationen zum Erstellen eines formalen Expertenprogramms finden Sie im Office-Einführungshandbuch. Ihre Nachzügler müssen möglicherweise überzeugender sein, bevor sie eine neue Technologie einführen. Wenn mehr als 20 Prozent Ihrer Organisation in diesen Bucket fallen, verbringen Sie mehr Zeit mit der Kommunikation des Mehrwerts und der Bereitstellung maßgeschneiderter Schulungen. Unterstützen Sie sie außerdem durch die Änderung, indem Sie eine Feedbackschleife öffnen, um ihre Bedenken besser zu verstehen und zu beheben.

Welcher Prozentsatz der Benutzer fällt in jede Kompetenz?

Selbstmotivation Teamplayer Handhaltende Sucher
Diese Lernenden suchen ressourcen, lernen durch tun. Diese Benutzer genießen Gruppen- und interaktive Schulungen; sie werden mit Kollegen zusammenarbeiten. Diese Benutzer erwarten "weißen Handschuh" oder Einzelhilfe.

Tipp

Nicht jeder lernt auf die gleiche Weise. Für diejenigen, die selbst motiviert sind, verweisen Sie auf die Onlinevideos und Schulungsartikel von Microsoft. Wenn 20 Prozent oder mehr Teamplayer sind, fordern Sie Ihr Schulungsteam oder einen Partner an, um live interaktive Schulungen (persönlich oder online) bereitzustellen. In der Regel finden Sie Führungskräfte oder gezielte Rollen in der Handhaltungskategorie. Dies ist eine kritische Gruppe, die von personalisierten, kurzen Schulungssitzungen profitieren würde. Holen Sie sich Ihre Experten, um schulungen für diese Benutzer bereitzustellen, um eine optimale Benutzererfahrung zu erzielen.

Bewerten von Teamarbeitsszenarien

Microsoft Teams erweitert die Funktionen von Skype for Business und bietet eine umfassende Kommunikations- und Zusammenarbeitslösung. Berücksichtigen Sie beim Entwerfen Ihres Plans für das Upgrade von Benutzern von Skype for Business auf Teams, wie Sie die Leistungsfähigkeit der Zusammenarbeit im Team nutzen können, um Benutzer zu begeistern und den Übergang von Skype for Business zu Teams zu erleichtern.

Im Kern geht es bei der Teamarbeit um die Zusammenarbeit, um Dinge zu erledigen. Es geht darum, die richtigen Personen so an den relevanten Tools auszurichten, dass sie für sie geeignet sind. Teams bringt Personen, Unterhaltungen, Dateien und Projekte in einem Arbeitsbereich zusammen, wodurch ein echter Hub für die Teamarbeit in Ihrer Organisation entsteht.

Wenn Sie verstehen, wie Benutzer arbeiten und wie sie zusammenkommen, können Sie Benutzern dabei helfen, zu visualisieren, wie sie Teams verwenden können, wodurch die Umstellung von Skype for Business erleichtert wird. Es gibt zwei zentrale Möglichkeiten, über Teamarbeitsszenarien nachzudenken: personenorientiert und projektorientiert.

  • Die projektorientierte Teamarbeit konzentriert sich auf ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Initiative (z. B. die Planung einer Produkteinführungsveranstaltung). Von der Bereichsplanung über die Budgetverwaltung bis hin zu Marketingbemühungen hilft projektorientierte Teamarbeit dabei, die Projektarbeitsströme auszurichten und alle auf dem Laufenden zu halten.
  • Personen-orientierte Teamarbeit dreht sich um Personen mit ähnlichen Verantwortlichkeiten oder Attributen, die in demselben Team (z. B. dem Vertriebsteam, Road Warriors) oder teamsübergreifend (z. B. Peer-Champions) arbeiten können. Vom Chatten mit einem Kollegen, um eine Antwort auf eine Frage zu erhalten, bis hin zur Teilnahme an einer Teambesprechung umfassen personenorientierte Aktivitäten das Teilen von Informationen und das Erstellen von Beziehungen.

Um Teams optimal nutzen zu können, erstellen Sie eine Teamarbeitsstrategie, die beide Szenarien umfasst, und helfen Sie benutzern zu verstehen, wie Teams für sie arbeiten kann.

   
Ein Symbol, das Entscheidungspunkte darstellt.
Entscheidungspunkt
  • Welche zusammenhängenden Teamarbeitsszenarien werden Sie einsetzen, um die Benutzerakzeptanz von Teams zu beschleunigen und Ihr Upgrade von Skype for Business zu erleichtern?
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Nächste Schritte

Beispiele

Projektorientierte Teamarbeit: Produkteinführungsereignis (z. B.: Ihre Organisation bereitet sich auf die Markteinführung eines neuen Produkts vor und plant ein breites Werbeereignis, um das Bewusstsein zu steigern, Leads zu generieren und den Vertrieb zu fördern).

Berücksichtigung Hinweise
Kernattribute
  • Teamübergreifende Projektbeteiligte mit verschiedenen Projektarbeitsströmen
  • Häufige gezielte Besprechungen
  • Viele Teile/Personen, die zusammenkommen (Budget, Zeitpläne, Präsentationen, Registrierung usw.)
Teamwork herausforderungen heute
  • Workstreams arbeiten in Silos mit eingeschränkter Sichtbarkeit des Gesamtprojektstatus oder teamübergreifender Bemühungen:
    • Getrennte Unterhaltungen und fehlende "Wer macht was"
    • Informationen, die an verschiedenen Stellen ohne teamübergreifende Sichtbarkeit nachverfolgt werden
  • Verlorene Produktivitätszeit, wenn ein neues Mitglied an Bord gebracht wird oder eine Besprechung nicht mehr fehlt
Anforderungen an die Teamarbeit
  • Schneller Zugriff auf Projektplan und Vorgangszuweisung
  • Öffnen Sie den Unterhaltungskanal, um jeden auf dem Laufenden zu halten.
  • Zentraler Speicherort für aktuelle Präsentationsdateien und andere Ressourcen
  • Möglichkeit, neue Projektteammitglieder schnell auf den laufenden zu bringen
  • Möglichkeit, einander zu ermutigen und zu unterstützen, um dynamik zu halten
Teamarbeit in Teams
  • Team/Kanäle zum Organisieren von Projektinhalten und Unterhaltungsthreads
  • SharePoint zum Hosten von PPT-Dateien1
  • Planner/Trello zum Zuweisen einzelner Projektaufgaben und Fälligkeitsdaten1
  • Teams für Onlinebesprechungen
  • Mobile Teams-App für die Verbindung unterwegs

1 Unterstützung der App-Integration oder -Ausrichtung in Teams.

Personen-orientierte Teamarbeit: Vertriebsteam (z. B.: Ihr regional verteiltes Vertriebsteam muss von unterwegs aus in Verbindung bleiben, an der Pipeline ausgerichtet bleiben und wichtige Angebote und Initiativen verstehen, die dazu beitragen können, jährliche Kontingentziele zu erreichen)

Berücksichtigung Hinweise
Kernattribute
  • Remote arbeiten (unterwegs, Hotels, Kundenstandorte)
  • Beziehungsorientiert – kern extern
Teamwork herausforderungen heute
  • Wiederholte Unterhaltungen mit mehreren Außendienstmitarbeitern (Chat, Anrufe, Besprechungen usw.) – können nicht alle gleichzeitig zusammen bringen
  • Verpasste Möglichkeiten, von Verkäufen zu lernen "gewinnt" – nur Mundpropaganda-Freigabe
  • Kontinuierliches Mischen zwischen Anwendungen:
    • Vertriebspipeline in Excel
    • Trend in Power BI
    • Verkaufsmaterial in E-Mail
    • Demoressourcen für Kunden in SharePoint
    • 1:1-Chats und Point-in-Time-Besprechungen
    • Vertriebscommunity-Öffentlichkeitsarbeit in Yammer
Anforderungen an die Teamarbeit
  • Schneller Zugriff auf Verkaufsmaterial
  • Schnelles Erreichen eines Experten
  • Schnelles Umschalten bei Fragen und Genehmigungen
  • Verkaufsbesprechungen, Pipelineüberprüfungen
  • Vertriebsschulungsressourcen
  • Verwaltung von Kundendatenbanken
Teamarbeit in Teams
  • Teams/Kanäle nach Region oder Kunde, die darauf ausgelegt sind, Inhalte und Unterhaltungen zu konzentrieren
  • SharePoint für Sicherheiten/Ressourcen1
  • XLS/Power BI für Pipeline und Datenbanken1
  • Teams für Onlinebesprechungen
  • Mobile Teams-App für die Verbindung unterwegs
  • Integration von Teams-Apps in CRM-System1
  • Yammer für umfassende Einblicke in KMU und Informationsaustausch*1

1 Unterstützung der App-Integration oder -Ausrichtung in Teams.

Tipps zum Identifizieren einer "guten Passform" für Ihre Teamarbeitsstrategie

Es könnte einfach sein, sich mit einer Teamarbeitsstrategie für jeden Benutzer, jedes Team und jedes Projekt zu entreißen. Nicht jedes Projekt oder Team erfordert eine vollständig definierte Teamarbeitsstrategie. Hier sind einige bewährte Methoden für die ersten Schritte:

  • Erwägen Sie teamübergreifende Projekte, die gerade erst beginnen oder bevorstehen.

    • Veranstaltungsplanung – Koordination aus mehreren Teams (Budget, Logistik, Präsentationen usw.)
    • Pilot für neues Produkt – Teilen von Informationen, Sammeln von Feedback in einer kontrollierten Umgebung
  • Identifizieren von Benutzerpersonas und Kernarbeitsgruppen und Verbinden der verschiedenen Möglichkeiten, wie sie miteinander interagieren, in Teams

    • Vertriebsteams/-regionen – Straßenkrieger, ressourcenfreundlicher Zugriff, schnelle Reaktionen zur Umdrehung
    • HR – standardisierte Prozesse über alle Divisionen hinweg, einheitlicher Einstellungsansatz
    • Mitarbeiter in Service und Produktion – Verbindung zu ihren Kollegen/Geschäftsleitung, Zugang zu Verfahren, NEO
  • Beachten Sie folgende Überlegungen:

    • Beginnen Sie klein. Speichern Sie größere, komplexere Projekte, nachdem Sie das Teamarbeitsmodell überprüft haben.
    • Konzentrieren Sie sich auf neue Projekte. Vermeiden Sie es, ein vorhandenes Projekt zu ändern, das gerade ausgeführt wird, da dies den Workflow stören kann.
    • Berücksichtigen Sie die Anzeigedauer. Das Einführen einer neuen Teamarbeitsstrategie für den Vertrieb am Ende Des Geschäftsjahres ist möglicherweise nicht ideal.
    • Durchlaufen. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Wenn Sie eine Teamarbeitsstruktur finden, die funktioniert, wiederholen Sie sie mit anderen Arbeitsgruppen und Projekten. Definieren Sie ein Vorlagenteam, und legen Sie Richtlinien fest, um Benutzern zu helfen, sich schnell in Teams zu integrieren und Konsistenz zu gewährleisten.

Verwenden Sie die oben gesammelten Informationen, um Ihren Benutzerbereitschaftsplan zu informieren.