Synchronisieren mit sharePoint-Aufgabenliste aus Project Professional

Übersicht

Mit der Synchronisierung mit SharePointfeature kann ein Projektmanager eine .mpp Projektdatei für Microsoft SharePoint-Benutzer freigeben. Dieses Feature ist für die Verwendung mit SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2019 und SharePoint Online über Project Professional 2013, Project Professional 2016, Project Professional 2019 und Project für Microsoft 365 verfügbar. Dieses Feature erstellt eine SharePoint-Projektwebsite. Diese Website enthält eine Projektzusammenfassung und zeitachse, eine Vorgangsliste und einen Kalender. Durch die Synchronisierung wird auch die .mpp Datei zur zukünftigen Bearbeitung in den Websiteressourcen gespeichert.

Notiz

Der Projektmanager muss Teil der SharePoint-Besitzergruppe (oder mindestens über Designerberechtigungen) für die übergeordnete Websitesammlung verfügen, in der sich die neue oder vorhandene Website befindet.

Die Synchronisierung geht auch anders. Wenn Sie über eine SharePoint-Aufgabenliste verfügen, gibt es eine Schaltfläche "Mit Projekt öffnen", mit der der Plan in Project Professional geöffnet wird. Mit diesem Feature können Sie das Projektplanungsmodul verwenden, um Terminplanaktualisierungen in Project Professional 2013, Project Professional 2016, Project Professional 2019 oder Project für Microsoft 365 vorzunehmen und dann die statische Liste wieder mit der Aufgabenliste auf der SharePoint-Projektwebsite zu synchronisieren.

Die Verwaltung einer Projektwebsite-Vorgangsliste auf diese Weise wird auch als einfaches Projektmanagement bezeichnet. Project Server ist für diese Funktionalität nicht erforderlich. SharePoint Foundation 2013, SharePoint Foundation 2016 oder SharePoint Foundation 2019 ist die Mindestanforderung für die Verwendung des Features "Synchronisieren mit SharePoint".

Wenn Sie SharePoint Server verwenden, können Sie das Feature "Alle Meine Arbeit an einem Ort" verwenden, um alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. In Ihrer Persönlichen Aufgabenliste "Meine Website" können Sie alle Ihre Arbeit von diesem ort aus anzeigen, organisieren und aktualisieren. Die folgende URL ist für eine SharePoint-Liste für persönliche Aufgaben vorgesehen:

https://TenantName-my.sharepoint.com/personal/Name_TenantName_onmicrosoft_com/AllTasks.aspN

Szenarien für die Verwendung von Project Professional mit SharePoint Server oder SharePoint Online

• Erstellen Sie einen Plan in Project, und synchronisieren Sie dann mithilfe der NEUEN SharePoint-Website. Eine Website- und Aufgabenliste wird erstellt.
• Erstellen Sie einen Plan in Project, und synchronisieren Sie dann mithilfe einer vorhandenen SharePoint-Website. Dadurch wird eine vorhandene Liste aktualisiert oder je nach Auswahl eine neue Liste erstellt.
• In SharePoint, wenn Sie Aufgaben in einer Aufgabenliste haben, können Sie "Mit Project öffnen" verwenden, um den Plan in Project Professional zum Bearbeiten zu öffnen und dann wieder mit der vorhandenen SharePoint-Website zu synchronisieren. Die .mpp Datei wird zur zukünftigen Bearbeitung in den Websiteressourcen gespeichert.

Im folgenden Office-Artikel wird beschrieben, wie Sie einen Projektplan mit SharePoint synchronisieren und wie Sie synchronisieren, um eine neue Projektwebsite und eine vorhandene Projektwebsite zu erstellen:

• Synchronisieren mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Weitere Informationen:

Überlegungen

MPP

Da wir die .mpp Datei in den Websiteobjekten der Projektwebsite speichern, sollten Sie keine lokale Kopie des Plans für die Bearbeitung speichern. Sie verwenden "Mit Project öffnen", wenn Sie Project verwenden möchten, um entweder die SharePoint-Aufgabenliste oder die .mpp Datei zu aktualisieren. Diese beiden Entitäten sind jetzt verknüpft, und die SharePoint-Aufgabenliste wird als "Master" betrachtet. Wenn Sie die .mpp Datei von einem anderen Speicherort als Websiteressourcen öffnen, wird der Link beschädigt und Probleme verursacht, z. B. doppelte Aufgaben in der SharePoint-Aufgabenliste. Möglicherweise erhalten Sie auch eine Fehlermeldung, die weiter unten in diesem Artikel erläutert wird.

Speichern

Nachdem Sie einen Plan mit einer SharePoint-Vorgangsliste synchronisiert haben, wählen Sie beim nächsten Aktualisieren der Vorgangsliste "In Project speichern" aus.

Manuell im Vergleich zu automatisch geplanten Vorgängen

Wenn Sie eine SharePoint-Vorgangsliste zum ersten Mal in Project Professional öffnen, werden die Vorgänge abhängig von der Einstellung "Neue Vorgänge" in Ihrem Project-Client auf "Manuell" oder "Automatisch geplant" festgelegt. Sie finden diese Einstellung im Menü "Datei", indem Sie "Optionen" und dann die Registerkarte "Zeitplan" auswählen.

Vorgänger

Derzeit kann ein einzelner Vorgang nicht mehr als 89 Verknüpfungen zu anderen Vorgängen enthalten. Project Professional kann abstürzen, wenn es eine größere Anzahl von Vorgängern hat.

Externe Links

Wenn Sie versuchen, einen Plan zu synchronisieren, der externe Links zu Aufgaben in anderen Plänen enthält, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die die falschen Informationen enthält. Die Fehlermeldung sollte Ihnen mitteilen, dass Sie einen Plan nicht mit externen Links synchronisieren können. Stattdessen wird die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Cannot access the site due to one of the following reasons:
- The Sharepoint site url is invalid
- The Sharepoint site is currently unavailable
- The user does not have full or design permissions in the Sharepoint site

Der Plan kann in der Aufgabenliste gespeichert werden, aber die .mpp wird nicht in den Websiteobjekten gespeichert. Daher können Sie die .mpp Datei nicht erneut zum Aktualisieren der Aufgabenliste verwenden. In diesem Fall wird empfohlen, die Unterwebsite zu löschen und nach Möglichkeit erneut zu beginnen.

Große Anzahl von Vorgängen

SharePoint hat einen Grenzwert von 5.000 Elementen in einer Liste. Es treten jedoch schwerwiegende Leistungsprobleme auf, wenn in einer Liste 1.000 Aufgaben vorhanden sind. Bewährte Methoden von Project schlagen vor, dass 750 die größte Anzahl von Vorgängen ist, die Sie in einen Projektplan aufnehmen sollten. Eine SharePoint-Liste sollte noch kleiner sein, um optimale Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu erhalten. Beispielsweise ist 100 Aufgaben in einer SharePoint-Aufgabenliste eine angemessene Zahl, mit der gearbeitet werden kann.

Ressourcen

Wenn Ihrem Plan Ressourcen zugewiesen sind, die keine Ressourcen in SharePoint sind, erhalten Sie eine Warnmeldung, die besagt, dass diese Ressourcen nicht zur SharePoint-Aufgabenliste hinzugefügt werden, sondern dass die Aufgaben mit der Liste synchronisiert werden. Diese Fehlermeldung ähnelt dem folgenden Beispiel:

Der Ressourcenname <> kann nicht mit der Vorgangsliste synchronisiert werden, da die Ressource nicht auf dem SharePoint-Server vorhanden ist. Diese Ressource und alle anderen Ressourcen, die in SharePoint nicht vorhanden sind, bleiben den Vorgängen in Ihrem Projektplan zugewiesen.

Wenn Sie diese Benutzer zu SharePoint hinzufügen möchten, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator. Es empfiehlt sich, die Personenauswahl immer zu verwenden, wenn Sie Benutzern Aufgaben zuweisen.

Beginnen mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Wenn Sie, der Projektmanager, in SharePoint beginnen, indem sie eine Vorgangsliste haben, können sie jederzeit entscheiden, dass Sie das Planungsmodul von Project verwenden möchten, um einen präziseren Zeitplan zu berechnen. Sie können die Schaltfläche "Mit Projekt öffnen" im Menüband "Liste " auswählen, der Project-Client beginnt als der aktuell angemeldete Benutzer, und Sie können mit der Bearbeitung beginnen.

Mit Project öffnen

Wenn der Plan geöffnet wird, sind die Vorgänge entweder manuell geplant oder automatisch geplant, basierend auf dem Wert von Dateioptionen>>Zeitplan>neue Vorgänge erstellt. Aufgaben können mithilfe einer oder aller Features im Project-Client hinzugefügt oder bearbeitet werden und dann wieder mit der SharePoint-Aufgabenliste synchronisiert werden, indem Sie einfach "Speichern" auswählen.

Felder zuordnen

Nur die Felder, die zwischen den beiden Produkten zugeordnet sind, werden synchronisiert. Die folgenden Felder werden standardmäßig zwischen Ihrer SharePoint-Liste und Project synchronisiert:

• Aufgabenname
• Startdatum
• Endtermin (Fälligkeitsdatum)
• % abgeschlossen
• Ressourcenname
• Vorherige Aktivitäten

Wenn Sie weitere Felder zuordnen möchten, die zwischen Project und SharePoint synchronisiert werden sollen, können Sie dies auf der Registerkarte "Info " im Menü "Datei " in Project tun. Öffnen Sie insbesondere das Dialogfeld "Zuordnungsfelder ", und wählen Sie dann die neuen Felder aus, die Synchronisiert werden sollen. Auf diese Weise können Sie Ihren Teammitgliedern Bericht zu anderen benutzerdefinierten Feldern geben, oder Sie können Berichte basierend auf nicht standardmäßigen SharePoint-Spalten generieren.

Synchronisieren mit einer vorhandenen Aufgabenliste

Wenn Sie eine Synchronisierung mit einer vorhandenen Aufgabenliste durchführen, die bereits mit einem anderen Plan verknüpft wurde (oder wenn die ursprüngliche Synchronisierung die .mpp nicht auf Websiteressourcen kopiert hat), wird die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Die Vorgangsliste ist mit einem anderen Projektplan verknüpft. Wenn Sie mit der Synchronisierung fortfahren, wird der Verknüpfung "Vorgangsliste" in den aktuellen Projektplan geändert.

Möchten Sie mit der Synchronisierung fortfahren?

Konfliktlösung

Wenn die .mpp Datei in Project gleichzeitig geöffnet ist, die ein Benutzer Vorgangsinformationen in der SharePoint-Vorgangsliste hinzufügt oder bearbeitet, wird ein Konfliktdialogfeld angezeigt, wenn die .mpp Datei das nächste Mal gespeichert wird. Dieses Dialogfeld bietet dem Benutzer die folgenden Optionen:

• Microsoft Project-Version für alle Felder beibehalten
• SharePoint-Version für alle Felder beibehalten
• Auswählen zwischen SharePoint- und Microsoft-Projektversionen

Outlook-Synchronisierung

Aufgaben können in Outlook aktualisiert werden, aber sie können nicht in Outlook erstellt und dann in eine SharePoint-Aufgabenliste eingefügt werden.