Konfigurieren der Einstellungen für freigegebenes Microsoft 365-Postfach

Nachdem Sie ein freigegebenes Postfach erstellt haben, sollten Sie einige Einstellungen für die Postfachbenutzer konfigurieren, z. B. E-Mail-Weiterleitung und automatische Antworten. Später können Sie andere Einstellungen ändern, z. B. den Postfachnamen, Mitglieder oder Mitgliedsberechtigungen.

Ändern des Namens eines freigegebenen Postfachs

1. Wechseln Sie im Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann unter Grundlegende Informationendie Option Bearbeiten aus.

3. Geben Sie einen neuen Namen für das freigegebene Postfach ein.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Ändern der E-Mail-Adresse eines freigegebenen Postfachs

1. Wechseln Sie im Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann unter E-Mail-Adressendie Option Bearbeiten aus.

3. Geben Sie eine neue E-Mail-Adresse für das freigegebene Postfach ein. Wenn Sie die primäre E-Mail-Adresse ändern möchten, muss Ihr Postfach über mehrere E-Mail-Aliase verfügen.

Weiterleiten von E-Mails, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden

Wichtig

Die E-Mail-Weiterleitung an Empfänger außerhalb der Organisation verhindert nicht, dass Nachrichten, die als Spam, Phishing oder Schadsoftware identifiziert werden, weitergeleitet werden. Der Empfänger benötigt einen eigenen E-Mail-Sicherheitsfilter, um diese Nachrichten zu identifizieren und zu blockieren.

Sie müssen dem freigegebenen Postfach keine Lizenz zuweisen, um E-Mails weiterleiten zu können, die an das Postfach gesendet werden. Sie können die Nachrichten an eine beliebige gültige E-Mail-Adresse oder Verteilerliste weiterleiten.

1. Wechseln Sie im Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann unter E-Mail-Weiterleitungdie Option Bearbeiten aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle an dieses Postfach gesendeten E-Mails weiterleiten. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Dabei kann es sich um eine beliebige gültige E-Mail-Adresse handeln. Um an mehrere Adressen weiterzuleiten, müssen Sie eine Verteilergruppe für die Adressen erstellen und dann den Namen der Gruppe in dieses Feld eingeben.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Senden von automatischen Antworten aus einem freigegebenen Postfach

1. Wechseln Sie im Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann unter Automatische Antworten die Option Bearbeiten aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen automatische Antworten an Absender innerhalb dieser Organisation senden.

4. Geben Sie die Antworten ein, die Sie an Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation senden möchten. Sie können nur Text (keine Bilder) hinzufügen.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Jedem erlauben, die gesendeten E-Mails (die Antworten) anzuzeigen

Nachrichten, die aus dem freigegebenen Postfach gesendet wurden, werden standardmäßig nicht im Ordner "Gesendete Elemente" dieses Postfachs gespeichert. Stattdessen werden sie im Ordner "Gesendete Elemente" der Person gespeichert, die die Nachricht gesendet hat.

Wenn Sie zulassen möchten, dass alle Benutzer die E-Mail gesendet sehen können, bearbeiten Sie im Admin Center die Einstellungen für freigegebene Postfächer. Wählen Sie unter Gesendete Elementedie Option Bearbeiten aus. Wählen Sie die gewünschten Optionen für gesendete Elemente aus.

Auswählen der Apps, die ein freigegebenes Postfach für den Zugriff auf Microsoft-E-Mails verwenden kann

1. Wechseln Sie im Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann unter E-Mail-Appsdie Option Bearbeiten aus.

3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für alle Apps, die Mitglieder für den Zugriff auf das freigegebene Postfach verwenden sollen.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Setzen eines freigegebenen Postfachs in das Beweissicherungsverfahren

Weitere Informationen zum Beweissicherungsverfahren finden Sie unter Erstellen eines Beweissicherungsverfahrens.

1. Wechseln Sie zum Exchange Admin Center.

2. Wählen Sie Empfänger>Postfächer und dann das freigegebene Postfach aus, das Sie verwalten möchten.

3. Wählen Sie auf der Registerkarte Andere unter Beweissicherung die Option Bearbeiten aus.

4. Geben Sie eine Dauer, ggf. eine Notiz zum Haltepunkt für den Benutzer und eine URL mit weiteren Informationen ein.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern

1. Wechseln Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann unter Mitgliederdie Option Bearbeiten aus.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um Mitglieder hinzuzufügen, wählen Sie Mitglieder hinzufügen aus, suchen Sie nach einem hinzuzufügenden Mitglied, oder wählen Sie es aus, und wählen Sie dann Speichern aus.
   • Um Mitglieder zu entfernen, verwenden Sie das Suchfeld, um ggf. nach dem Element zu suchen, deaktivieren Sie das Element, und wählen Sie Mitglied entfernen aus.

Hinzufügen oder Entfernen von Berechtigungen von Mitgliedern

1. Wechseln Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann Mitglieder>Berechtigungen anpassen aus.

   Wählen Sie bearbeiten neben der Berechtigung aus, die Sie für ein Mitglied ändern möchten.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um diese Berechtigung einem zusätzlichen Mitglied zu erteilen, wählen Sie Berechtigungen hinzufügen aus, suchen Sie nach einem hinzuzufügenden Mitglied, oder wählen Sie es aus, und wählen Sie dann Speichern aus.
   • Um die Berechtigung für ein Mitglied zu entfernen, verwenden Sie das Suchfeld, um bei Bedarf nach dem Element zu suchen, wählen Sie das X neben dem Namen des Mitglieds aus, und wählen Sie dann Speichern aus.

Anzeigen oder Ausblenden eines freigegebenen Postfachs in der globalen Adressliste

Wenn Sie das freigegebene Postfach nicht in der globalen Adressliste anzeigen möchten, wird das Postfach nicht in der Adressliste Ihrer Organisation angezeigt, aber es erhält weiterhin E-Mails, die an das Postfach gesendet wurden.

1. Wechseln Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Teams & Gruppen>Freigegebene Postfächer.

2. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann unter In globaler Adressliste anzeigen die Option Bearbeiten aus.

3. Wählen Sie die gewünschte Option neben Anzeigen in der globalen Adressliste meiner Organisation aus. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis

Das Ausblenden eines freigegebenen Postfachs in der Adressliste macht es für neue Mitglieder des freigegebenen Postfachs unmöglich, das ausgeblendete Postfach ihrem Outlook-Profil hinzuzufügen, bis das freigegebene Postfach wieder in der Adressliste angezeigt wird.

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