Besprechung im Büro

Es ist 10:00 Uhr – Zeit für Ihre Besprechung. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Besprechungen produktiver gestalten können. Dies umfasst bewährte Methoden für die Vorbereitung von Besprechungen und den Einsatz von Office 365-Tools.

Tools

• Outlook
• Microsoft Teams
• Skype for Business
• OneNote

Checkliste für Ihre Besprechung

• Planen und Buchen Ihrer Besprechung
• An einer Besprechung teilnehmen
• Präsentieren von Daten in einer Besprechung
• Verwenden von OneNote in einer Besprechung zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung und für Notizen
• Verwenden von Planner in einer Besprechung zum Nachverfolgen von Aktionselementen für das Projekt
• Beenden einer Besprechung

Planen und Buchen Ihrer Besprechung

Es gibt ein paar Dinge, durch die Sie dafür sorgen können, dass Ihre Besprechung so produktiv wie möglich ist:

1. Benötigen Sie eine Besprechung? Erwägen Sie, zunächst eine Datei im Chat mit den erforderlichen genehmigenden Personen zu teilen.
2. Sorgen Sie für eine klare Tagesordnung. Schließen Sie die Tagesordnung in den Notizenabschnitt der Einladung zu Ihrer Online-Besprechung ein, damit sich die Teilnehmer angemessen vorbereiten können.
3. Aufzeichnen Ihrer Besprechung Verwenden Sie die Aufzeichnungsfunktionen für Besprechungen in Microsoft Teams, um die Besprechung mit Personen zu teilen, die nicht teilnehmen konnten, oder um Später Notizen zu transkribieren.

Jetzt können Sie diese Besprechung buchen: Buchen Sie die Besprechung mit Microsoft Teams oder Skype for Business Details in Outlook. Auf diese Weise können Sie Teammitglieder von verschiedenen Orten einschließen, die Besprechung aufzeichnen und Video (sofern verfügbar) zur Verbesserung der Kommunikation nutzen.

An einer Besprechung teilnehmen

Sie können von überall aus teilnehmen. Es ist möglich, von überall aus mit einem mobilen Gerät an einer Microsoft Teams- oder Skype for Business-Besprechung teilzunehmen, entweder durch Anrufen der Einwahlnummer in den Besprechungsdetails oder mithilfe der mobilen Apps. Bedenken Sie bei der Nutzung der mobilen Apps die für Sie oder in Ihrem Land geltenden Beschränkungen für die Verwendung mobiler Daten.

Tipp

Verwenden Sie ein Headset. Wenn Sie über Ihren Computer auf Ihrem Schreibtisch teilnehmen, verwenden Sie ein Headset anstelle des integrierten Mikrofons und der Lautsprecher Ihres Computers, um eine bessere Anrufqualität zu gewährleisten.

Tipp

Aktivieren Sie die Videofunktion! Wenn Kameras verfügbar sind, lohnt es sich, sie zu verwenden, da die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht nonverbale Informationen liefert, die bei Verwendung der reinen Audiofunktion verloren gehen könnten. Machen Sie sich keine Sorgen, Ihr Haar sieht super aus.

Präsentieren von Daten in einer Besprechung

Das Freigeben von Inhalten über Ihr Gerät ist eine großartige Möglichkeit, um den Fokus Ihrer Besprechung auf das Wesentliche zu richten und Kontext für die Diskussion bereitzustellen. Den gesamten Bildschirm freigeben ist in der Regel keine gute Idee. Dies bedeutet, dass alles, was auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird, auf den Bildschirmen aller Teilnehmer der Besprechung angezeigt wird. Vermeiden Sie dies, indem Sie die Inhalte auswählen, die Sie in Microsoft Teams freigeben möchten.

Verwenden von OneNote in einer Besprechung

OneNote ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit und die gemeinsame Dokumentbearbeitung, es ist also ein ideales Tool für das Brainstorming und Notizen in Besprechungen. Sofern alle Zugriff auf den Speicherort haben, von dem aus das OneNote freigegeben ist, können Sie einen Link zu dem Notizbuch veröffentlichen und sofort mit dem Brainstorming beginnen.

Sie können einen eigenen Bereich für Besprechungsnotizen im Team-Notizbuch erstellen. Über die Funktion "Besprechungsdetails" in OneNote können Sie auch Seiten mit einer Zusammenfassung der Besprechungsdetails erstellen.

Verwenden von Planner in einer Besprechung

Wenn Sie einem Plan für Ihr Projekt direkt Aktionselemente hinzufügen, müssen Sie diese nicht nachträglich transkribieren. Bei umfangreichen Projektbesprechungen empfiehlt es sich, eine Person mit der Nachverfolgung und dem Aufzeichnen von Notizen zu beauftragen. Dabei handelt es sich normalerweise um eine andere Person als diejenige, die die Besprechung durchführt. Erinnerungen an Aktionselemente werden direkt an die Person gesendet, der sie zugewiesen ist, sowie Erinnerungen, wenn das Element sein Fälligkeitsdatum übergibt.

Beenden einer Besprechung

Wenn alle Tagesordnungspunkte diskutiert wurden, können Sie die Besprechung beenden, ganz unabhängig von der Uhrzeit. Weisen Sie allen Teilnehmern Aktionselemente zu und versenden Sie sie. Wenn Sie in Microsoft Teams zusammenarbeiten, können Sie Aktionselemente ganz einfach im entsprechenden Kanal freigeben. Aktionselemente können auch während der Besprechung in Planner eingegeben und zugewiesen werden, was eine schnelle Möglichkeit zum Nachverfolgen des Abschlusses bietet, auf die auch in Microsoft Teams zugegriffen werden kann.