Nachverfolgen Ihrer Nachrichtencenter-Aufgaben in Planner

Eine Vielzahl von umsetzbaren Informationen zu Änderungen an den Microsoft 365-Diensten gehen im Microsoft 365-Nachrichtencenter ein. Es kann schwierig sein, auf dem Laufenden zu bleiben, welche Änderungen die Ergreifung von Maßnahmen erfordern, wann und von wem diese durchzuführen sind, und dann noch die einzelnen Aufgaben bis zu deren Erledigung nachzuverfolgen. Möglicherweise möchten Sie sich auch etwas notieren und dies markieren, um es später zu überprüfen. Dies alles und noch mehr können Sie erledigen, wenn Sie Ihre Nachrichten aus dem Microsoft 365 Admin Center in Microsoft Planner synchronisieren. In diesem Artikel wird die Vorgehensweise hierzu erklärt.

Gewusst wie: Verwenden von Planner zum Nachverfolgen Ihrer Nachrichtencenter-Aufgaben

Nachrichtencenter-Beiträge werden in einen Plan in Planner und in einen Bucket in diesem Plan synchronisiert. Sie können diesen Plan ganz nach Belieben anpassen, doch bevor Sie die Planner-Synchronisierung aktivieren, sollten Sie sich eventuell überlegen, wie Sie Planner verwenden möchten, damit Sie wissen, welche Nachrichten synchronisiert werden sollen und wie. Wenn Sie mit Planner nicht vertraut sind, sehen Sie sich Organisieren der Aufgaben Ihres Teams in Planner an, lesen Sie Planner – Schnellstart, oder navigieren Sie zur Planner-Hilfe.

Basierend auf dem, was wir von Kunden gehört haben, finden Sie hier ein paar Vorschläge, wie Sie Ihren Plan organisieren können:

  • Sortieren nach Diensten
  • Sortieren nach Workflows

Organisieren Ihres Plans nach Diensten

Wenn Sie Nachrichtencenter-Aufgaben anhand des Diensts oder der App zuweisen oder nachverfolgen, mit dem/der sie in Beziehung stehen, sollten Sie Ihren Plan möglicherweise nach Diensten organisieren. Bei diesem Design erstellen Sie dann einen Bucket namens „Nachrichtencenter-Beiträge“, in den Nachrichten synchronisiert werden sollen und wo sie dann zu Aufgaben werden. Außerdem erstellen Sie einen Bucket für jeden Dienst. So könnten die Buckets beispielsweise „Exchange Online“, „SharePoint und OneDrive“, „Teams“ oder „Allgemein“ heißen. Sie und andere Mitglieder des Plans können Aufgaben aus Nachrichtencenter-Beiträgen in die relevante Spalte verschieben und sie dann zuweisen, ihnen Fälligkeitsdaten hinzufügen, Checklisten hinzufügen, Anlagen hinzufügen und ihren Status anderweitig nachverfolgen.

Plan nach Diensten.

Organisieren Ihres Plans nach Workflows

Wenn Sie Nachrichtencenter-Aufgaben anhand der Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben nachverfolgen, sollten Sie Ihren Plan möglicherweise nach Workflows organisieren. Bei diesem Design erstellen Sie dann einen Bucket namens „Nicht selektiert“, in den Nachrichten synchronisiert werden sollen und wo sie dann zu Aufgaben werden. Außerdem erstellen Sie für jeden Schritt im Workflow einen Bucket, z. B. „Überprüft“, „Bereitstellung“, „In Produktion“ und „Kommunikation“. Sie und andere Mitglieder des Plans können sich regelmäßig treffen, um Aufgaben zu selektieren und zuzuweisen und den Aufgabenstatus festzulegen.

Plan nach Workflows.

Überprüfen Ihres Status mithilfe von Diagrammen

Während Sie Ihren Plan erstellen, können Sie immer einen visuellen Statusbericht über die Diagrammsicht in Planner anzeigen. Darin werden Aufgaben, Prioritäten und Status angezeigt, sodass Sie auf einen Blick erfassen können, wie es gerade läuft.

Status nach Diagrammen.

Aktivieren der Planner-Synchronisierung

  1. Wechseln Sie zum Admin Center.

  2. Wechseln Sie zu Alle anzeigen > Status > Nachrichtencenter. Wählen Sie dann direkt über der Nachrichtenliste Planner-Synchronisierungs aus.

    Planner-Synchronisierung.

  3. Wählen Sie im Bereich Planner-Synchronisierung den Befehl Synchronisierung einrichten aus.

  4. Wählen Sie unter Ihren Plan auswählen entweder

    • Nach einem Plan suchen aus, und geben Sie dann einen Namen ein, oder wählen Sie einen Plan aus der Liste aus.

      Wählen Sie Ihren Plan aus.

    • Oder erstellen Sie einen neuen Plan in Planner, einen Link, der Planner öffnet. Dort können Sie einen neuen Plan erstellen und dann zum Nachrichtencenter zurückkehren und nach diesem Plan suchen.

    Hinweis

    Sie können Ihr Nachrichtencenter nur mit einem Planner-Plan synchronisieren.

  5. Erstellen Sie unter Bucket auswählen entweder einen neuen Bucket, oder wählen Sie einen vorhandenen Bucket aus, und wählen Sie dann Weiter aus.

    Buckets sind spaltenähnliche Kategorien in Planner. Nachdem Sie die Planner-Synchronisierung aktiviert haben, wird jede Nachricht zu einer Aufgabe in dem hier von Ihnen ausgewählten Bucket.

    Wählen Sie einen Bucket aus.

    Hinweis

    • Sie können nur einen Bucket als Synchronisierungsziel auswählen, aber Sie können die Planner-Synchronisierung deaktivieren und erneut aktivieren, um den Bucket zu ändern, in den synchronisiert wird.
    • Sie können den Bucketnamen jederzeit ganz einfach in Planner ändern.
  6. Wählen Sie unter Zu synchronisierende Nachrichten auswählen

    • entweder Alle Updates oder Nur Hauptupdates aus. Für jedes können Sie weiterhin Updates aus bestimmten Kategorien, Produkten und Diensten ausschließen, indem Sie die Kontrollkästchen auf dieser Seite verwenden.
    • Entscheiden Sie, welche Kategorien, Produkte und Dienste synchronisiert werden sollen, indem Sie Kontrollkästchen in den Listen Nachrichten aus diesen Kategorien einschließen und Nachrichten zu diesen Produkten oder Diensten einschließen aktivieren oder deaktivieren.
    • Wählen Sie Weiter aus.
  7. Unter Auswählen, welche aktuellen Nachrichten importiert werden können Sie entscheiden, ob Sie Nachrichten aus Ihrem aktuellen Nachrichtencenter importieren möchten. Sie können Keine aktuellen Nachrichten importieren aktivieren oder eine Option zum Importieren aus den vergangenen 7, 14, 21 oder 28 Tagen.

    Wichtig

    Nachdem Sie die Synchronisierung mit Planner begonnen haben, können Sie Nachrichten nicht erneut importieren, es sei denn, Sie deaktivieren die Planner-Synchronisierung, aktivieren sie dann erneut und führen das Setup ein weiteres Mal aus.

    Importieren Sie Nachrichten.

  8. Vergewissern Sie sich auf der Seite Überprüfen und fertig stellen, dass die Informationen korrekt sind, und wählen Sie dann Fertig stellen aus.

  9. Auf der Seite Planner-Synchronisierung ist vollständig eingerichtet:

    • Wenn Sie gemäß einem Zeitplan in Planner synchronisieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

      • Wählen Sie unter Automatische Synchronisierung einrichten das Startdatum und die Startuhrzeit für die Synchronisierung aus, und geben Sie an, wie oft Sie synchronisieren möchten (z. B. jeden Tag oder alle 2 Wochen).

      • Wählen Sie Flow mit Power Automate erstellen aus.

      • Wählen Sie unter Flow erstellen den Befehl Weiter aus, wählen Sie das Pluszeichen (+) aus, um sich ggf. anzumelden, und wählen Sie dann Flow erstellen aus.

    • Wenn Sie manuell synchronisieren möchten, ist keine Einrichtung erforderlich. Immer wenn Sie die neuesten Beiträge synchronisieren möchten, wechseln Sie zum Nachrichtencenter, und wählen Sie am oberen Rand der Seite Jetzt synchronisieren aus.

      Nachrichtencenter.

  10. Um mit dem Organisieren, Zuweisen und Erstellen von Notizen zu beginnen, wählen Sie den Link Ihren Plan in Planner anzeigen aus.

Wenn Sie die Planner-Synchronisierung deaktivieren möchten, wechseln Sie zum Nachrichtencenter, und wählen Sie zuerst Planner-Synchronisierungs und dann Synchronisierung beenden aus.