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Konfigurieren von Räumen und Arbeitsbereichen für die Raumsuche in Outlook

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    Exchange Online, Outlook for Windows, Outlook for Microsoft 365, Outlook on the web, Outlook for Mac, Outlook for iOS, Outlook for Android

Hinweis

Dieser Artikel richtet sich nur an Exchange-Administratoren und Microsoft 365-Administratoren. Informationen zur Verwendung der Raumsuche zum Reservieren von Besprechungsräumen und Arbeitsbereichen finden Sie unter Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und der Raumsuche für Besprechungen in Outlook.

Die Raumsuche ist ein webbasiertes Feature, das Ihren Benutzern hilft, verfügbare Besprechungsräume und Arbeitsbereiche zu finden, die für sie geeignet sind. Jeder Besprechungsraum und Arbeitsbereich muss in Exchange Online eingerichtet werden, damit er in der Raumsuche angezeigt wird. Jeder dieser Räume ist so konfiguriert, dass er entweder ein Raumpostfach oder ein Arbeitsbereichspostfach hat, wobei es sich jeweils um einen bestimmten Ressourcenpostfachtyp handelt. Um diese Räume zu reservieren, müssen Benutzer das zugeordnete Postfach in ihre Besprechungsanfrage mit einschließen.

Da Räume und Arbeitsbereiche physische Standorte sind und mehrere solcher Räume in einem Gebäude vorhanden sein können, empfiehlt es sich, diese Räume in logischen Gruppen zu organisieren, die als Raumlisten bezeichnet werden, um sie in der Raumsuche einfach zu verwalten.

Jede Raumliste ist eine speziell festgelegte Verteilergruppe. Ihre Mitglieder sind die Ressourcenpostfächer für jeden Raum und Arbeitsbereich, der Teil der Liste ist. Es gibt zwar keine feste Grenze für die Anzahl der Räume und Arbeitsbereiche, die zu einer Raumliste hinzugefügt werden können, aber bei einer Suche in der Raumsuche kann nur eine maximale Anzahl von 100 Räumen und Arbeitsbereichen zurückgegeben werden. Um eine optimale Leistung zu gewährleisten, sollte jede Raumliste auf maximal 50 Raum- und Arbeitsbereichspostfächer begrenzt werden.

Raumlisten können organisiert werden nach:

  • Gebäuden
  • Etagenbereichen innerhalb eines Gebäudes
  • Flügeln innerhalb eines Gebäudes
  • Ähnlichen Räumen innerhalb eines Gebäudes

Einrichten von Eigenschaften für Räume und Arbeitsbereiche

Einer der wesentlichen Vorteile der Verwendung der Raumsuche besteht darin, dass Sie Räume und Arbeitsbereiche nach Stadt und Raumliste suchen können. Anschließend können Sie diese Ergebnisse weiter verfeinern, indem Sie nach den Einrichtungen filtern, die in diesen Räumen zur Verfügung stehen, z. B. vorhandene Konferenzgeräte oder Zugangsmöglichkeiten.

Wichtig

Damit die Raumsuche effektiv funktioniert, ist es wichtig, die Attribute für Räume und Arbeitsbereiche zu konfigurieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Eigenschaften City, Floor und Capacity konfigurieren. Die anderen Attribute können für jeden Raum und Arbeitsbereich entsprechend konfiguriert werden.

Nachdem Sie die Eigenschaften Stadt, Boden und Kapazität für alle Räume und Arbeitsbereiche festgelegt haben, können Sie in der Raumsuche Raumlisten nach einer bestimmten Stadt durchsuchen und Räume und Arbeitsbereiche nach Kapazität und Ebene filtern, auf der sie sich befinden. Optional können Sie auch die FloorLabel-Eigenschaft festlegen, um einen Anzeigenamen für die Bodeninformationen wie Boden, Keller, Lobby usw. anzugeben. Es ist jedoch wichtig, dass jede Raumliste nur Räume und Arbeitsbereiche aus demselben Ort enthält.

Wenn die Räume und Arbeitsbereiche in einer Raumliste aus verschiedenen Städten stammen, wird die Raumliste in den Ergebnissen nur angezeigt, wenn Sie nach der Stadt filtern, in der sich die Mehrheit der Räume und Arbeitsbereiche befindet. Wenn eine Raumliste beispielsweise Raum 1 in Stadt A, Raum 2 in Stadt A und Raum 3 in Stadt B enthält, wird die Raumliste nur angezeigt, wenn Sie nach Räumen in Stadt A filtern.

Die Raumsuche zeigt Raumlisten als Werte für den Gebäudefilter an. Die Eigenschaft Gebäude, die für Räume und Arbeitsbereiche angegeben werden kann, wird nicht verwendet. Raumlisten unterstützen die Abwärtskompatibilität für vorhandene Raumlisten. Um die Vorwärtskompatibilität zu gewährleisten, empfehlen wir, die Eigenschaft Gebäude bei der Konfiguration von Räumen und Arbeitsbereichen auszufüllen.

Um Informationen über Funktionen in den Räumen und Arbeitsbereichen hinzuzufügen, die für Ihre Organisation spezifisch sind, wie z. B. Kaffeemaschinen oder Konferenztische, verwenden Sie die Eigenschaft Tags. Die von Ihnen definierten Tags werden im Dropdownmenü für den Filter Features in der Raumsuche angezeigt.

Hinweis

Es dauert 24 bis 48 Stunden, bis diese Einstellungen wirksam werden, nachdem Sie sie entweder konfiguriert oder geändert haben. Während dieses Zeitraums zeigt die Raumsuche möglicherweise nicht die erwarteten Ergebnisse an.

Liste der Aufgaben zum Einrichten von Räumen und Arbeitsbereichen

Um Räume und Arbeitsbereiche ordnungsgemäß einzurichten, müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

  1. Richten Sie Räume ein, und erstellen Sie Raumpostfächer und Arbeitsbereichspostfächer nach Bedarf.

    Wenn Sie Raumpostfächer in einer Hybridumgebung einrichten müssen, lesen Sie den Abschnitt Weitere Informationen.

  2. Konfigurieren Sie Eigenschaften wie CountryOrRegion, State, City, Building, Floor, FloorLabel und Capacity für die Räume und Arbeitsbereiche.

  3. Erstellen Sie Raumlisten, und fügen Sie ihnen Räume und Arbeitsbereiche hinzu.

Betrachten Sie beispielsweise, dass Sie für eine organization, die contoso.com als Domäne verwendet, Besprechungsräume und Arbeitsbereiche in Gebäude A einrichten müssen. Dieses Gebäude befindet sich in der Stadt Seattle, die sich im Bundesstaat Washington im USA amerikas befindet. Wenn Gebäude A über insgesamt 50 Räume und Arbeitsbereiche auf drei Etagen verfügt, müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen, damit Ihre Benutzer diese Räume in der Raumsuche finden können.

  1. Erstellen Sie ein Raumpostfach für jeden Besprechungsraum, und legen Sie "Seattle" als Stadt, "Washington" als Bundesstaat, "USA von Amerika" als CountryorRegion, einen Raumkapazitätswert für die Capacity-Eigenschaft und Werte für die Eigenschaften Floor und FloorLabel fest. Wenn room1 sich auf Ebene 1 befindet und eine Kapazität von 5 aufweist, führen Sie die folgenden Cmdlets aus:

    New-Mailbox -Organization contoso.com -Name room1 -DisplayName "Conference Room 1" -Room

Set-Place room1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel “Ground” -Capacity 5

Hinweis: Verwenden Sie im Cmdlet Set-Place die Eigenschaft Floor , um den Boden anzugeben, in dem sich ein Raum oder Arbeitsbereich befindet. Verwenden Sie im ressourcentyp Places API-Raum den Parameter FloorNumber.

  1. Erstellen Sie ein Arbeitsbereichspostfach für jeden Arbeitsbereich im Gebäude, und legen Sie "Seattle" als Stadt, "Washington" als Bundesstaat, "USA von Amerika" als CountryOrRegion, einen Arbeitsbereichskapazitätswert für die Capacity-Eigenschaft und Werte für die Eigenschaften Floor und FloorLabel fest. Wenn sich workspace1 auf Ebene 1 befindet und über eine Kapazität von 5 verfügt, führen Sie die folgenden Cmdlets aus:

    New-Mailbox -Organization contoso.com -Name workspace1 -DisplayName "Workspace 1" -Room | Set-Mailbox -Type Workspace 

Set-Place workspace1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel "Ground" -Capacity 5

    Außerdem können Sie die automatische Auswertung der Arbeitsbereichskapazität einrichten, indem Sie das folgende Cmdlet ausführen:

    Set-CalendarProcessing workspace1@contoso.com -EnforceCapacity $true

  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Erstellen Sie eine Raumliste mit einem Namen wie „Gebäude A“, und fügen Sie ihr alle 50 Räume und Arbeitsbereiche hinzu. Führen Sie die folgenden Cmdlets aus, um die Raumliste zu erstellen und Raum1 hinzuzufügen:

      New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com

Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com -Member room1@contoso.com

    • Erstellen Sie eine separate Raumliste für jede Etage des Gebäudes, z. B. Gebäude A Etage 1, und fügen Sie alle Räume und Arbeitsbereiche auf jeder Etage zur entsprechenden Raumliste hinzu. Führen Sie die folgenden Cmdlets aus:

      New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A-Floor 1" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com

Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA-Floor1@contoso.com -Member room1@contoso.com

Für den Raum mit dem Namen „Raum1“:
Die primäre SMTP-Adresse ist room1@contoso.com.
Der angezeigte Name in der Raumsuche ist „Konferenzraum 1“.

Für die Raumliste mit dem Namen „Gebäude A“:
Die primäre SMTP-Adresse ist BuildingA@contoso.com.
Der angezeigte Name in der Raumsuche ist „Gebäude A“.

Für die Raumliste mit dem Namen „Gebäude A Etage 1“:
Die primäre SMTP-Adresse ist BuildingAFloor1@contoso.com.
Der angezeigte Name in der Raumsuche wird „Gebäude A Etage 1“ sein.

Überprüfen der Eigenschaften für Räume und Arbeitsbereiche

Wenn ein konfigurierter Raum oder Arbeitsbereich in den Ergebnissen in der Raumsuche nicht angezeigt wird, überprüfen Sie, ob er ordnungsgemäß konfiguriert ist.

Führen Sie die folgenden Befehle für die Raumliste aus, zu der das Raumpostfach oder das Arbeitsbereichspostfach gehört:

$FormatEnumerationLimit=-1

Get-DistributionGroup -Identity BuildingA@contoso.com

Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com

$members = Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com | select Name | foreach {Get-Place -Identity $_.Name | Format-List}

$members

Wenn die folgenden Ergebnisse in der Ausgabe dieser Cmdlets angezeigt werden, ist der Raum oder Arbeitsplatz ordnungsgemäß eingerichtet:

  • Für alle Räume und Arbeitsbereiche ist das Segment ihrer SMTP-Adresse nach dem @-Zeichen identisch mit der SMTP-Adresse, die für die Raumliste in der Eigenschaft Lokalitäten aufgeführt ist.

  • Alle Räume und Arbeitsbereiche haben den gleichen Wert für die Eigenschaft Stadt.

Screenshot der Befehlsausgabe. Hervorgehobener Text zeigt die Informationen zu Ort, Kapazität, Boden und Boden sowie das Segment der SMTP-Adresse, das dem @-Zeichen in Identity and Localities folgt.

Wenn diese Ergebnisse nicht für alle Räume und Arbeitsbereiche angezeigt werden, konfigurieren Sie die Eigenschaften nur für die Räume und Arbeitsbereiche neu, die nicht dieselben Ergebnisse haben wie die anderen.

Suchen von Räumen und Arbeitsbereichen

Nachdem die Eigenschaften für die Räume und Arbeitsbereiche ordnungsgemäß konfiguriert und in Raumlisten gruppiert wurden, können Benutzer diese Werte in den folgenden Outlook-Clients sehen:

  • Outlook für Windows
  • Outlook im Web
  • Outlook für Mac
  • Outlook für iOS
  • Outlook für Android

Informationen zur Verwendung der Raumsuche in diesen Clients finden Sie unter Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und der Raumsuche für Besprechungen in Outlook.

Weitere Informationen

Wenn Sie über eine Hybridumgebung verfügen, zu der lokale Exchange-Server und Exchange Online gehören, führen Sie die folgenden Anweisungen aus, um Raumpostfächer und Raumlisten einzurichten:

  • Erstellen Sie eine Raumliste auf einem lokalen Server, und synchronisieren Sie sie mit der Cloud. 
  • Erstellen Sie ein lokales Raumpostfach, und synchronisieren Sie es mit der Cloud. 
  • Erstellen Sie ein remote synchronisiertes Raumpostfach in Exchange Online, indem Sie das Cmdlet New-RemoteMailbox zusammen mit dem Schalter -Room in der Exchange-Verwaltungsshell ausführen.
  • Fügen Sie sowohl das lokale Raumpostfach als auch das remote synchronisierte Raumpostfach zur lokalen Raumliste hinzu, indem Sie das Cmdlet Add-DistributionGroupMember in der Exchange-Verwaltungsshell ausführen.
  • Konfigurieren Sie die Eigenschaften für beide Raumpostfächer mithilfe des Cmdlets Set-User in der Exchange-Verwaltungsshell.