E-Mail-Aktivitätstabellen

Mithilfe der E-Mail-Aktivität können Sie die E-Mail-Kommunikation mit Kunden nachverfolgen und verwalten.

Aktionen bei einer E-Mail-Aktivität

Mit den Dataverse-Webdiensten können Sie die folgenden Aktionen für eine E-Mail-Aktivität durchführen:

• Erstellen, Abrufen, Aktualisieren und Löschen der E-Mail-Aktivität.

• Senden von E-Mail-Nachrichten oder Senden von E-Mail-Nachrichten mithilfe von E-Mail-Vorlagen (Template). Weitere Informationen zu E-Mail-Vorlagen finden Sie unter E-Mail-Vorlagen erstellen.

• Anfügen von Dateien als Anlagen mithilfe des (ActivityMimeAttachment) Attributs in der E-Mail-Nachricht.

• Senden von Massen-E-Mail-Nachrichten.

• Konfigurieren von eingehenden E-Mail-Nachrichten, sodass sie von Microsoft Exchange Server an einen Benutzer oder die Warteschlange übermittelt werden, oder ausgehende Nachrichten von einem beliebigen Benutzer oder einer Warteschlange an Microsoft Exchange Server gesendet werden können.

  Wenn die Organisationsattribute Organization.RequireApprovalForuserEmail und Organization.RequireApprovalForQueueEmail (E-Mails nur für genehmigte Benutzer/Warteschlangen verarbeiten) auf true (1) festgelegt werden, tritt Folgendes auf: E-Mail-Nachrichten werden von einem Benutzer oder einer Warteschlange nur dann übermittelt oder gesendet, wenn die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Warteschlange genehmigt wurde. Die Attribute SystemUser.EmailRouterAccessApproval und Queue.EmailRouterAccessApproval geben den Status der primären E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Warteschlange an, und der Wert muss auf 1 festgelegt werden. Andernfalls werden die eingehenden und ausgehenden Nachrichten blockiert. Sie können den Benutzer- oder Warteschlangendatensatz aktualisieren, um den Attributwert zu ändern, falls er noch nicht genehmigt wurde, vorausgesetzt Ihr Benutzerkonto verfügt über die Berechtigung prvApproveRejectEmailAddress.

Hinweis

In Dataverse kann das Attribut Email.StatusCode nicht den Wert null haben.

Massen-E-Mail

Dataverse unterstützt das Senden von E-Mails an eine Vielzahl von Empfängern durch eine Massen-E-Mail-Anforderung. Wenn eine Massen-E-Mail-Anforderung an Dataverse gesendet wird, wird in der Warteschlange „Asynchroner Dienst“, welche die E-Mail-Nachrichten mithilfe eines Hintergrundprozesses sendet, ein asynchroner Vorgang erstellt. Dadurch wird eine verbesserte Systemleistung erreicht.

Die Meldungen SendBulkMailRequest und BackgroundSendEmailRequest werden für das Senden von Massen-E-Mail-Nachrichten verwendet. Im Folgenden wird die Sequenz zum Senden von Massen-E-Mails aufgeführt:

1. Führen Sie SendBulkMail-Anforderung aus. Diese Anforderung enthält eine Abfrage, die die Ziel-E-Mail-Empfänger und eine E-Mail-Vorlage zum Verfassen jeder E-Mail auswählt.

2. Der asynchrone Dienst erstellt die E-Mail-Aktivitäten für jeden Empfänger.

3. Der asynchrone Dienst versendet jede E-Mail-Nachricht. Die E-Mail-Nachrichten haben den Sendestatus "Ausstehend".

4. Der E-Mail-Router, Dynamics 365 for Outlook oder eine Drittanbieterkomponente zum Senden von E-Mails fragt Dataverse nach ausstehenden E-Mail-Nachrichten und laden sie, wenn eine gefunden wird, mithilfe der BackgroundSendEmail-Anforderung herunter.

5. Die BackgroundSendEmail-Anforderung führt die folgenden Vorgänge aus: Sie überprüft, ob ausstehende E-Mail-Nachrichten vorhanden sind, lädt die E-Mail an den Aufrufer der Meldung BackgroundSendEmailRequest herunter und synchronisiert die Downloads, wenn mehrere Aufrufer vorhanden sind.

   Hinweis

   Ihr E-Mail-Dienstanbieter kann Beschränkungen haben, die sich darauf auswirken, wie viele E-Mails Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums senden können. Mehr Informationen: Exchange Online-Limits > Sendelimits.

6. Der Aufrufer der Meldung BackgroundSendEmailRequest empfängt die heruntergeladene E-Mail-Nachricht und versendet sie.

E-Mail-Anhänge

E-Mail-Anlagen sind Dateien, die an E-Mail-Nachrichten oder E-Mail-Vorlagen angefügt werden können. Eine angefügte Datei kann jedes beliebige Standardcomputerdateiformat haben, wie beispielsweise Office Outlook-Dokumente, Office Excel-Arbeitsblätter, CAD-Dateien und PDF-Dateien. Sie können mehrere Dateien als E-Mail-Anlagen an eine E-Mail oder eine E-Mail-Vorlage anfügen. Die maximale Größe für Dateien, die hochgeladen werden können, wird durch die Organization.MaxUploadFileSize-Eigenschaft bestimmt. Diese Eigenschaft wird in der Dynamics 365-Anwendung auf der Registerkarte E-Mail in den Systemeinstellungen festgelegt. Mit dieser Einstellung wird die Größe von Dateien begrenzt, die an E-Mail-Nachrichten, Notizen und Webressourcen angefügt werden können. Die Standardeinstellung ist 5 MB.

Zum Anfügen einer E-Mail-Anlage an eine E-Mail-Nachricht oder -Vorlage verwenden Sie die Spalten ActivityMimeAttachment.ObjectId und ActivityMimeAttachment.ObjectTypeCode, während Sie eine „MIME-Anlage zur Aktivität“-Zeile erstellen oder aktualisieren.

Das folgende Codebeispiel zeigt, wie eine E-Mail-Anlage an eine E-Mail angefügt wird:

ActivityMimeAttachment _sampleAttachment = new ActivityMimeAttachment{  
    ObjectId = new EntityReference(Email.EntityLogicalName, _emailId),  
    ObjectTypeCode = Email.EntityLogicalName,  
    Subject = "Sample Attachment",  
    Body = System.Convert.ToBase64String(new ASCIIEncoding().GetBytes("Example Attachment")),  
    FileName = "ExampleAttachment.txt"};  

Um die E-Mail-Anlage an eine Vorlage anstatt an eine E-Mail anzufügen, ersetzen Sie die Werte der Attribute ActivityMimeAttachment.ObjectId und ActivityMimeAttachment.ObjectTypeCode wie folgt im obigen Code:

ObjectId = new EntityReference(Template.EntityLogicalName, _templateId), ObjectTypeCode = Template.EntityLogicalName,  

Ein vollständiges Codebeispiel, inwieweit von E-Mail-Anlagen erstellt werden, finden Sie unter Beispiel: Erstellen, Abrufen, Aktualisieren und Löschen eines E-Mail-Anhangs.

Wiederverwenden von E-Mail-Anlagen

Wenn Sie einen E-Mail-Anlagendatensatz erstellen, wird die angehängte Datei als BLOB-Datei gespeichert. Das Attribut ActivityMimeAttachment.AttachmentId des E-Mail-Anlagendatensatzes kennzeichnet eindeutig die BLOB-Datei. Dies erleichtert die erneute Verwendung der Dateianlagen mit anderen E-Mail- und E-Mail-Vorlagendatensätzen, ohne dass mehrere Kopien derselben Datei in der Datenbank erstellt und gespeichert werden müssen.

So verwenden Sie eine vorhandene Dateianlage erneut:

1. Rufen Sie die ActivityMimeAttachment-Zeile ab, der die Anlagendatei enthält, die Sie erneut verwenden möchten, wie im folgenden Codebeispiel gezeigt:

   ActivityMimeAttachment retrievedAttachment = 
       (ActivityMimeAttachment)_serviceProxy
       .Retrieve(ActivityMimeAttachment.EntityLogicalName, _emailAttachmentId, new ColumnSet(true));  
   

2. Erstellen Sie einen neuen E-Mail-Anhang, verknüpfen Sie ihn mit der gewünschten E-Mail- oder E-Mail-Vorlagenzeile und verweisen Sie auf die angehängte Datei der abgerufenen ActivityMimeAttachment-Zeile, wie im folgenden Code-Beispiel gezeigt:

   ActivityMimeAttachment _reuseAttachment = new ActivityMimeAttachment{  
     ObjectId = new EntityReference(Email.EntityLogicalName, _emailId),  
     ObjectTypeCode = Email.EntityLogicalName,  
     Subject = "Sample Attachment",  
     AttachmentId = retrievedAttachment.AttachmentId};  
   

Da Sie eine bestehende Anlagendatei wiederverwenden, müssen Sie die Spalten ActivityMimeAttachment.Body und ActivityMimeAttachment.FileName nicht festlegen, während Sie E-Mail-Anlagenzeilen zu E-Mails oder E-Mail-Vorlagen erstellen und zuordnen.

E-Mail-Speicher

E-Mail-Beschreibungen (Text der E-Mail) wurden bis zu diesem Zeitpunkt im relationalen Dataverse-Speicher gespeichert. Dies ändert sich, da die Spalte Email.Description in der Tabelle E-Mail-Aktivität in den unstrukturierten Azure Blob-Speicher verschoben wird. Der Azure Blob Storage wird auch zum Speichern von Anhängen, Anmerkungen, Dateien und Bildern verwendet.

Übergangszeitraum

Die Datenmigration vom Dataverse-Beziehungsspeicher zu Azure Blob Storage für alle Kunden beginnt voraussichtlich im Mai 2023. Diese Datenmigration erfolgt als Hintergrundprozess (Auftrag). Die anfängliche Datenverschiebung für Bestandskunden wird voraussichtlich etwa sechs bis zwölf Wochen dauern, je nach Umfang der Daten möglicherweise sogar noch länger. Nach der anfänglichen Datenverschiebung ist jede verbleibende Migration ein kontinuierlicher Prozess. Alle E-Mail-Beschreibungen, die älter als zwölf Monate sind, werden automatisch in den Azure Blob Storage verschoben, und dieser Übergangszeitraum von zwölf Monaten kann nicht geändert werden. Neuere E-Mails werden erst verschoben, wenn sie 12 Monate alt sind. Der Auftrag zur Migration der E-Mail-Beschreibung wird regelmäßig ausgeführt – etwa alle 30–60 Tage pro Mandant.

Diese Datenmigration ist für Sie transparent, mit der Ausnahme, dass Sie eine Verringerung der Größe der ActivityPointer-Tabelle sehen werden, nachdem der Migrationsprozess vollständig abgeschlossen ist. Im Power Platform Admin Center ist im Bericht Kapazität eine neue E-Mail-Position in Dateinutzung verfügbar. Das Endergebnis ist eine Erhöhung des gesamten Dateispeicherverbrauchs und eine Reduzierung des verbrauchten Datenbankspeichers.

Hinweis

Aufgrund der Komprimierung der Dateidaten ist die Vergrößerung des Dateispeichers möglicherweise geringer als die Menge, die aus der ActivityPointer-Tabelle entfernt wird.

Die im nächsten Abschnitt erwähnten Einschränkungen gelten für alle Daten, die bereits in den verwalteten Dataverse Azure-Blob Storage verschoben wurden, auch wenn die gesamte Datenverschiebung noch nicht abgeschlossen ist.

Einschränkungen bei Suchen und Filterung

Für E-Mail-Beschreibungen (Texte), die in Azure Blob Storage gespeichert sind, gelten bestimmte Einschränkungen für das Filtern, Suchen und Durchsuchen von E-Mail-Beschreibungen, wie unten beschrieben.

Filtering

Das Filtern von E-Mail-Beschreibungen wird nicht unterstützt. Unter anderem sollten Sie die folgenden spezifischen Punkte berücksichtigen.

• FetchXML – Sie können mit FetchXML nicht in E-Mail-Texten suchen.
• „Schnellsuche“ und „Erweiterte Suche“ – das Filtern von E-Mail-Beschreibungen mit diesen Methoden wird nicht unterstützt.

Tipp

Für die Schnellsuche wird das Filtern zwar nicht unterstützt, aber der E-Mail-Text kann als zurückgegebene Spalte hinzugefügt werden und die Textdaten werden im Ergebnis zurückgegeben.

Wird gesucht

Sie können Dataverse-Suche auf E-Mail-Beschreibungen aktivieren, um E-Mail-Beschreibungen zu durchsuchen.

Siehe auch

Aktivitätstabellen
Beispiel: Senden einer E-Mail
E-Mail-Tabelle
AktivitätMimeAttachment-Tabelle

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).