SharePoint-Dokumente verwalten

Hinweis

Ab 12. Oktober 2022 ist Power Apps-Portale Power Pages. Weitere Informationen: Microsoft Power Pages ist jetzt allgemein verfügbar (Blog)
Wir werden die in Kürze migrieren und die Dokumentation für Power Apps-Portale mit der Power Pages-Dokumentation zusammenführen.

Microsoft Dataverse unterstützt die Integration mit SharePoint Online, die es Ihnen ermöglicht, die Dokumentverwaltungsfunktionen von SharePoint in Dataverse zu verwenden. Power Apps-Portale unterstützen nun das Hochladen und Anzeigen von Dokumenten aus und nach SharePoint direkt in einem Basisformular oder mehrstufigen Formular in einem Portal. Auf diese Weise können Portalbenutzer Dokumente in einem Portal anzeigen, herunterladen, hinzufügen und löschen. Portalbenutzer können auch Unterordner erstellen, um die Dokumente zu organisieren.

Hinweis

Sie können auch SharePoint-Dokumente in Power Pages verwalten. Weitere Informationen: Was ist Power Pages?

Hinweis

• Die Dokumentenverwaltung funktioniert nur mit SharePoint Online.
• Dokumentenverwaltung wird mit Server-basierter Integration unterstützt.

Um mit den Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint in Dataverse arbeiten zu können, müssen Sie:

1. Dokumentverwaltungsfunktionen für Ihre Umgebung aktivieren

2. Die SharePoint-Integration über das Power Apps-Portaladministratorcenter einrichten

3. Die Dokumentverwaltung für Tabellen aktivieren

4. Das entsprechende Formular in Power Apps-Dokumenten konfigurieren

5. Die entsprechende Tabellenberechtigung erstellen und der entsprechenden Webrolle zuweisen

Schritt 1: Dokumentenverwaltungsfunktionen in modellgesteuerten Apps aktivieren

Sie müssen die Dokumentenverwaltungsfunktionen in modellgesteuerten Apps mithilfe der serverbasierten SharePoint-Integration aktivieren. Mit der serverbasierten SharePoint-Integration können modellgesteuerte Apps und SharePoint Online eine Server-zu-Server-Verbindung ausführen. Der Standardwebsitedatensatz SharePoint wird über das Portal verwendet. Weitere Informationen zum Aktivieren von Dokumentenverwaltungsfunktionen in modellgesteuerten Apps finden Sie unter Modellgesteuerte Apps für die Verwendung von SharePoint Online einrichten.

Schritt 2: Die SharePoint-Integration über das Power Apps-Portal-Administratorcenter einrichten

Um die Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint verwenden zu können, müssen Sie die SharePoint-Integration über das Power Apps-Portaladministratorcenter aktivieren.

Hinweis

Diese Aktion kann nur von einem globalen Administrator ausgeführt werden.

1. Öffnen Sie das Power Apps Portal-Admin Center.

2. Wechseln Sie zu Einrichten der SharePoint Integration > Aktivieren der SharePoint Integration.

   

3. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Aktivieren. Das ermöglicht dem Portals die Kommunikation mit SharePoint. Während die SharePoint-Integration aktiviert ist, startet das Portal neu und ist für einige Minuten nicht verfügbar. Eine Meldung wird angezeigt, wenn die SharePoint-Integration aktiviert ist.

Wenn die SharePoint-Integration aktiviert ist, ist folgende Aktion verfügbar.

• SharePoint-Integration deaktivieren: Ermöglicht, das Sie die Integration SharePoint-Integration mit dem Portal deaktivieren. Während die SharePoint-Integration deaktiviert ist, startet das Portal neu und ist für einige Minuten nicht verfügbar. Eine Meldung wird angezeigt, wenn die SharePoint-Integration deaktiviert ist.

  

Das Aktivieren oder Deaktivieren der SharePoint-Integration aktualisiert die Microsoft Entra ID (Azure AD)-Anwendung für das Portal und fügt oder entzieht die erforderlichen SharePoint-Berechtigungen. Sie werden außerdem aufgefordert, Ihre Zustimmung zu den Änderungen in der Azure AD-Anwendung zu geben.

Wenn Sie Ihre Zustimmung nicht erteilen:

• Das Aktivieren oder Deaktivieren der SharePoint-Integration wird nicht vollständig sein und eine Fehlermeldung wird angezeigt.

• Ihre vorgefertigte Azure AD-Anmeldung im Portal wird nicht funktionieren.

Schritt 3: Die Dokumentverwaltung für Tabellen aktivieren

Sie müssen die Dokumentenverwaltung für Tabellen aktivieren, um Dokumente mit Bezug auf Tabellendatensätze in SharePoint zu speichern. Informationen dazu, wie Sie die Dokumentenverwaltung für Tabellen aktivieren, finden Sie unter Aktivieren der SharePoint-Dokumentenverwaltung für bestimmte Tabellen.

Schritt 4: Das entsprechenden Formular konfigurieren, um Dokumente anzuzeigen

Power Apps-Anpassung

Ermitteln Sie das Formular, in dem Dokumentenverwaltungsfunktionen verwendet werden sollen. Sie müssen das Formular mit dem Formulareditor in der modellgesteuerten App bearbeiten und ein Unterraster hinzufügen. Das Unterraster fügt einen Abschnitt zum Formular hinzu, sodass Sie mit Dokumenten im Portal arbeiten können. Sie müssen die folgenden Eigenschaften im Unterraster für diese Funktionalität festlegen:

• Wählen Sie unter Datenquelle Dokumentspeicherorte in der Liste Tabelle aus.

• Wählen Sie unter Datenquelle Aktives Dokument - Orte in der Liste Standardansicht aus.

Sie können Namen und Beschriftung je nach Anforderung angeben. Speichern und veröffentlichen Sie das Formular, sobald das Unterraster hinzugefügt und konfiguriert ist.

Hinweis

Die Dokumentenverwaltung muss für die Tabelle aktiviert werden, für die Sie das Formular bearbeiten. Weitere Informationen: Aktivieren der Dokumentenverwaltung für Tabellen

Power Apps-Portalkonfiguration

Abgesehen von der Standardkonfiguration, die für das Basisformular oder mehrstufige Formular erforderlich ist, müssen Sie die folgenden Eigenschaften festlegen, um Dokumentenverwaltung zu aktivieren:

• Tabellenname und Formularname: Geben Sie die Tabellen- und Formularnamen ein, die Sie im vorherigen Schritt angepasst haben.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tabellenberechtigungen aktivieren im Formular, um einem Benutzer zu ermöglichen, die Dokumente zu lesen.

• Legen Sie Modus auf Bearbeiten fest, um Dokumentenuploads zu erlauben.

Hinweis

Das Hochladen von Dokumenten erfordert, dass der übergeordnete Tabellendatensatz vorhanden ist. Wenn Sie den Modus auf „Einfügen“ festlegen, wird das Hochladen des Dokuments nicht möglich sein, weil der übergeordnete Tabellendatensatz nicht erstellt wird, bis das Formular übermittelt wird.

Schritt 5: Die entsprechende Tabellenberechtigung erstellen und der entsprechenden Webrolle zuweisen

Zwei Tabellenberechtigungsdatensätze sind erforderlich, um den notwendigen Zugriff zum Anzeigen und Hochladen von Dokumenten einzurichten.

• Berechtigungen für die Tabelle des Tabellen- oder mehrstufigen Formulars:
  • Erstellen Sie einen Datensatz Tabellenberechtigung, der den Tabellennamen als Tabelle des zuvor konfigurierten Basisformulars oder mehrstufigen Formulars angibt.
  • Wählen Sie einen Zugriffstyp und eine Zugriffstypbeziehung, die dem Verhalten des gewünschten Formulars entspricht.
  • Aktivieren Sie Lesen- und Anfügen an-Rechte, um einen Lesezugriff auf Dokumente zu ermöglichen. Aktivieren Sie optional Schreib-rechte, um Dokumentuploads zu erlauben. Ignorieren Sie den Abschnitt Untergeordnete Tabellenberechtigungen erstmal, da dieser im nächsten Schritt gefüllt wird.
• Berechtigungen für den Dokumentspeicherort mit Übergeordneter Zugriffstyp, der sich auf den vorherigen Berechtigungsdatensatz bezieht:
  • Erstellen Sie einen Datensatz Tabellenberechtigung, der den Tabellennamen als Tabelle Dokumentenstandort angibt, wobei Zugriffstyp auf Elternteil festgelegt ist.
  • Wählen Sie die übergeordnete Tabellenberechtigung für den Tabellenberechtigungsdatensatz aus, der im vorherigen Schritt erstellt wurde.
  • Rechte
    • Die minimalen Berechtigungen, um einen Lesezugriff auf Dokumente zu gewähren, sind Lesen, Erstellen und Anfügen.
    • Schließen Sie Schreiben-Berechtigungen für den Dokumentuploadzugriff ein.
    • Schließen Sie Löschen ein, um das Löschen eines Dokuments erlauben.

Hinweis

Eine entsprechende untergeordnete Tabellenberechtigung für die Dokumentspeicherort-Tabelle muss für jede Instanz des übergeordneten Tabellenberechtigungsdatensatzes erstellt werden, der auf der Tabelle des Tabellen- oder mehrstufigen Formulars vorhanden ist, auf dem Dokumente angezeigt werden müssen.

Konfigurieren der Dateigröße für den Upload

Standardmäßig ist die Dateigröße auf 10 MB festgelegt. Sie können jedoch die Dateigröße auf bis zu 50 MB erhöhen, indem Sie die Standortseinstellung SharePoint/MaxUploadSize verwenden.

Maximale Dateidownloadgröße

Wir empfehlen, die Größe der einzelnen Dateien, die zum Download zur Verfügung stehen, auf 250 MB oder weniger zu beschränken. Wenn Sie Portale verwenden, um größere Dateien von SharePoint herunterzuladen, kann es sein, dass der Vorgang nach ein paar Minuten einen Timeout verursacht.

Beispielkonfiguration, um die Dokumentenverwaltung im Anfragebasisformular zu aktivieren

Das folgende Beispiel zeigt die Konfiguration anhand der Anfragetabelle, für die die Dynamics 365 Customer Service-Anwendung als Voraussetzung erforderlich ist. Obwohl in diesem Beispiel die Anfragetabelle verwendet wird, handelt es sich nur um eine Illustration der oben genannten Schritte, und es kann mit jeder anderen benutzerdefinierten Tabelle oder einer beliebigen Dataverse-Tabelle , die die Verwaltung von Dokumenten in SharePoint unterstützt, gefolgt werden.

1. Befolgen Sie die Anweisungen unter Schritt 1, um sicherzustellen, dass die serverbasierte Konfiguration für Ihre Umgebung und die SharePoint-Integration vollständig ist.

2. Folgen Sie den Anweisungen in Schritt 2, um sicherzustellen, dass das Portal die Berechtigungen für die Integration mit SharePoint hat.

3. Folgen Sie den Anweisungen in Schritt 3, um sicherzustellen, dass die Dokumentenverwaltung für die Anfragetabelle aktiviert ist.

4. Befolgen Sie die Anweisungen in Schritt 4 mit folgenden Konfigurationen:

   • Anpassung modellgesteuerter Apps

     a. Gehen Sie zu Einstellungen > Anpassung > System anpassen.

     b. In Standardlösung wechseln Sie zu Anfrage-Tabelle > Formulare.

     c. Öffnen Sie Web – Bearbeitungsanfrage im Formular-Editor.

     

     d. Wählen Sie das Feld Erstellungszeitpunkt im Formular und auf der Registerkarte Einfügen die Option Unterraster aus.

     

     e. Im Dialogfeld Eigenschaften festlegen legen Sie die folgenden Eigenschaften fest und wählen OK aus:

     • Name (beliebiger Name möglich): CaseDocuments

     • Beschriftung (beliebige Beschriftung möglich): Anfragedokumente

     • Tabelle: Dokumentspeicherorte

     • Standardansicht: Aktives Dokument - Orte

     

     f. Wählen Sie im Formular-Editor Speichern und Veröffentlichen aus.

   • Power Apps-Portalkonfiguration

     a. Öffnen Sie Portalverwaltungs-App -> Basisformulare.

     b. Suchen und öffnen Sie das Kundenservice – Anfrage bearbeiten-Basisformular.

     c. Prüfen Sie und stellen Sie sicher, dass die folgenden Eigenschaften festgelegt sind:

     • Tabellenname: Anfrage (Vorfall)

     • Formularname: Web – Bearbeitungsanfrage

     • Modus: Bearbeiten

     • Tabellenberechtigung: Aktiviert

     d. Falls Änderungen am Formular vorgenommen wurden, wählen Sie Speichern aus.

5. Führen Sie Schritt 5 aus, um sicherzustellen, dass Tabellenberechtigungen Benutzern erteilt werden.

   1. Navigieren Sie zum Webrolle-Datensatz, der dem Benutzer zugeordnet ist. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, das der Benutzer eine Administratorwebrolle hat.

   2. Stellen Sie sicher, dass ein Datensatz mit der Berechtigung für die Tabelle Kundendienst - Fällen, in den der Kontakt ein Kunde ist existiert.

      Hinweis

      Stellen Sie sicher, dass Ihrer Webrolle die Tabellenberechtigung hinzugefügt wurde. Wenn der Benutzer bereits ein Administrator ist, muss die oben angegebene Tabellenberechtigung nicht explizit zugewiesen werden.

   3. Erstellen Sie eine neue Tabellenberechtigung, geben Sie die folgenden Details ein, und wählen Sie Speichern aus:

   • Name (Jeder beliebige): Kundenservice – verwandte Dokumente

   • Tabellenname: Dokumentspeicherort

   • Zugriffstyp: Übergeordnet

   • Übergeordnete Tabellenberechtigung: Kundenservice – Anfragen, bei denen der Kontakt ein Kunde ist

   • Übergeordnete Beziehung: incident_SharePointDocumentLocations

   • Rechte: Lesen, Erstellen, Anfügen, Schreiben, Löschen

   4. Melden Sie im Portal an, um sicherzustellen, dass die Dokumentenverwaltung für die Anfragetabelle aktiviert ist.

      a. Wechseln Sie zur Seite Support.

      

      b. Wählen Sie eine vorhandene Fallakte aus der Liste aus. Wechseln Sie in den Bereich Anfragedokumente auf der Seite und sehen Sie die hinzugefügte Dokumentliste.

      

Siehe auch

Dokumentenverwaltung mit SharePoint

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).