Ideendaten für die Berichterstattung exportieren

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Ideendaten aus Ihrer Microsoft Teams-Datenbank an einen anderen Ort exportieren, damit Sie sie archivieren und berichten können.

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie Ideen für Berichte exportieren können:

Voraussetzungen

Um diese Lektion abzuschließen, müssen Sie zunächst die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

1. Installieren Sie die Mitarbeiterideen-Vorlagen-App von https://aka.ms/teamsemployeeideas.

2. Löschen Sie die Beispielideendaten. Der Grund dafür ist, dass unser Datenextrakt den Benutzer erfasst, der die Idee erstellt hat, und die Beispieldaten von einem Systemkonto erstellt werden, was zu einem Fehler im Ablauf führen kann (da der Benutzer in Ihrem Active Directory nicht vorhanden ist). Zum Löschen von Ideen finden Sie weitere Informationen unter Beispiel-App „Mitarbeiterideen“.

3. Erstellen Sie einige Ideen und lassen Sie Ihre Kollegen dafür stimmen. Durch das Hinzufügen von Ideen wird sichergestellt, dass der Datenextrakt Daten zurückgibt.

Arbeiten mit Ideendaten

Mitarbeiteridee erfasst Ideen von Personen in Ihrer Organisation und ermöglicht anderen Benutzern, für ihre Lieblingsideen abzustimmen. Diese Daten werden in Microsoft Dataverse for Teams gespeichert. Wenn Sie diese Informationen sammeln, möchten Sie möglicherweise die Daten von Dataverse nehmen, damit Sie es für andere Zwecke verwenden können.

Einige Gründe für den Datenexport:

• Fügen Sie die Daten einem Data Warehouse oder einem anderen Unternehmensdaten-Repository hinzu.

• Extrahieren Sie die Daten, damit Sie darüber Bericht erstatten können.

Anmerkung

Sie können Power BI verwenden, um direkt zu Dataverse for Teams zu berichten; wenn Sie die Daten jedoch in einen Data Lake bringen möchten, um sie einfacher mit anderen Quellen zu kombinieren, kann der Export Vorteile haben.

• Archivieren Sie Daten auf freie Kapazitäten in Ihrer Team-Datenbank.

In diesem Artikel gehen wir durch eine Option zum Extrahieren der Daten für Ideen in einer SharePoint. Sie können einen ähnlichen Ansatz verwenden, um Daten auf SQL Server, Excel oder eine Nicht-Microsoft-Datenverbindung zu verschieben.

Die Beispieldaten löschen

Sie sollten die Beispieldaten aus der Lösung für Mitarbeiterideen löschen, bevor Sie diesen Schritt ausführen. Beispieldaten werden erstellt und besitzen ein Systemkonto und werden nicht an Benutzer in Ihrer Organisation aufgelöst.

Excel-Datei erstellen

Zuerst erstellen wir eine Excel-Tabelle, in die unsere Ideendaten exportiert werden.

1. Fügen Sie auf der ersten Registerkarte der Tabelle die folgenden Spalten hinzu:

   • Kampagne

   • Campaign_Date

   • Campaign_End

   • Beschreibung

   • Idee

   • Idea_Sumbission_Date

   • Number_Votes

   • User

   • Telefonnummer

   • E‑Mail

   • Abteilung

   • Job_title

   • Anhang

2. Formatieren Sie diese Spalten als Tabelle und benennen Sie die Registerkarte in Ideenzusammenfassung um.

3. Fügen Sie Ihrer Arbeitsmappe eine weitere Registerkarte namens Abstimmungsdetails hinzu.

4. Fügen Sie dem Arbeitsblatt die folgenden Spalten hinzu:

   • Idee
   • Mitarbeiter
   • Abteilung

5. Formatieren Sie diese Spalten als Tabelle.

6. Speichern Sie die Tabelle in einem Ordner in Microsoft OneDrive. In unserem Beispiel nennen wir den Ordner Ideenextrakt.

Einen Power Automate-Flow zum Extrahieren von Daten erstellen

Erstellen Sie einen Power Automate-Flow, nachdem Sie nun die Tabelle erstellt haben, in die Sie die Daten extrahieren.

1. Navigieren Sie zu Power Automate.

2. Wählen Sie die Umgebung aus, die zum Namen des Teams passt, in dem die Mitarbeiterideen-App installiert ist.

3. Wählen Sie Meine Flows aus.

4. Erstellen Sie einen neuen Flow.

5. Wählen Sie + Sofortiger Cloud-Flow aus.

6. Geben Sie als Name Ideen-Datenextraktion ein.

7. Wählen Sie Flow manuell auslösen als Trigger aus.

8. Wählen Sie Erstellen aus.

Flow bearbeiten

Als Nächstes fügen wir einen Schritt hinzu, um die Ideendatensätze und die zugehörigen Kampagnendetails für jede Idee abzurufen.

1. Fügen Sie eine Dataverse-Listen-Zeilenaktion hinzu. Wählen Sie Mitarbeiterideen als Tabellenname aus. Fügen Sie dem Feld Abfrage erweiterncreatedby hinzu.

2. Fügen Sie eine Aktion Auf alle anwenden hinzu.

3. Fügen Sie in der Anwendung für jeden Schritt eine Dataverse-Aktion Zeile abrufen hinzu. Benennen Sie sie um in Kampagne abrufen. Legen Sie die Zeilen-ID aus der Liste Ideenschritt auf den Kampagnenwert fest.

   

4. Wählen Sie unter Auf jede Aktion anwenden die Option Aktion hinzufügen und dann die Office 365 Users-Aktion Benutzerprofil abrufen (V2) aus. Stellen Sie Benutzer (UPN) zu Erstellt von primärer E-Mail ein. Diese Aktion ruft die Details des Kontakts ab, der die Idee erstellt hat.

   

5. Fügen Sie einen Zeile zu Tabelle hinzufügen-Schritt von Excel hinzu, damit Sie die Details der Ideen, des Benutzers und der Kampagne in die zuvor erstellte Tabellenkalkulationstabelle schreiben können.

6. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   • Legen Sie Speicherort, Dokumentbibliothek, Datei und Tabelle für die Kalkulationstabelle und Tabelle für Ideen fest.

   • Kampagne (im Schritt Kampagne abrufen auf Kampagnentitel setzen)

   • Campaign_Date(im Schritt Kampagne abrufen auf Startdatum setzen)

   • Campaign_End (im Schritt Kampagne abrufen auf Enddatum setzen)

   • Beschreibung (im Schritt Ideen auflisten auf Beschreibung setzen)

   • Idee (im Schritt Ideen auflisten auf Ideentitel setzen)

   • Idea-Submission_Date (aus dem Schritt Ideenliste erstellt auf Erstellt am gesetzt)

   • Number_Votes (auf Stimmenanzahl vom Schritt Ideen auflisten einstellen)

   • Benutzer (Im Schritt „Benutzerprofil abrufen“ auf „Anzeigename“ setzen)

   • Telefon (Im Schritt „Benutzerprofil abrufen“ auf „Mobiltelefon“ setzen)

   • E-Mail (im Schritt „Benutzerprofil abrufen“ auf „Mail“ setzen)

   • Ausdruck für Abteilung auf if(not(empty(outputs('Get_user_profile_(V2)')?['body/department'])),outputs('Get_user_profile_(V2)')?['body/department']) festlegen

   • Job_Title (Aus dem Schritt zum Abrufen des Benutzerprofils auf Position setzen)

   • E-Mail (im Schritt Benutzerprofil abrufen (V2) auf E-Mail-Wert setzen

     

7. Als Nächstes werden wir die Abstimmungsdetails erfassen. Dazu müssen wir erneut die Ideendaten abrufen. Fügen Sie also für jeden Schritt einen weiteren Listenzeilenschritt außerhalb des Anwendungsschritts hinzu, um Mitarbeiterideen zu erhalten.

   • Mitarbeiterideen als Tabellenname auswählen.
   • Benennen Sie den Schritt in Ideen auflisten um.

8. Fügen Sie jedem Schritt eine Anwendung hinzu und benennen Sie sie um in Abstimmungsdetails aktualisieren. Wir tun dies, damit wir die Abstimmungsdaten für jede Idee erhalten.

9. Fügen Sie im Feld Eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten auswählen den Wert des Listenzeilenschritts hinzu, der in Schritt 10 hinzugefügt wurde.

10. Jetzt erhalten wir die Benutzer, die für Ideen gestimmt haben. Fügen Sie den Schritt Zeilen auflisten im UmfangSchritt Abstimmungsdetails aktualisieren hinzu. Da Abstimmungen eine N:N-Beziehung zwischen Ideen und Benutzern sind, müssen wir Benutzerdatensätze abrufen und die Ergebnisse nach der Beziehung zu den Ideen filtern.

    • Wählen Sie Benutzer als Tabellennamen aus.

    • Fügen Sie den folgenden Filter zum Feld XML-Abfrage abrufen hinzu.

<fetch distinct="true">
   <entity name="systemuser">  
      <attribute name="fullname" />
      <attribute name="systemuserid" />
      <link-entity name="msft_employeeidea_systemuser_vote" from="systemuserid" to="systemuserid" visible="false" intersect="true">
      <link-entity name="msft_employeeidea" from="msft_employeeideaid" to="msft_employeeideaid" alias="aa">
      <filter type="and">
            <condition attribute="msft_employeeideaid" operator="eq" value="@{items('Update_Vote_Detail')?['msft_employeeideaid']}" />
          </filter>    
      </link-entity>
   </link-entity>
   </entity>
</fetch>  
  

13. Wir werden jetzt die Abstimmungstabelle der Excel-Arbeitsmappe mit den Stimmen nach Idee aktualisieren. Fügen Sie für jeden Schritt innerhalb der Anwendung für jeden Schritt, der in Schritt 10 erstellt wurde, eine Anwendung hinzu. Wählen Sie für das Ausgabefeld den Wert aus dem in Schritt 12 erstellten Listenzeilenschritt aus.

14. Innerhalb der verschachtelten Anwendung für jeden Schritt, der in Schritt 13 hinzugefügt wurde, fügen Sie einen Office 365 Users-Schritt Benutzerprofil abrufen (V2) hinzu. Wählen Sie die primäre E-Mail aus dem Feld der Liste „Benutzer (UPN)“ des Schritte zum Auflisten der Abstimmenden aus.

15. Führen Sie diese Schritte aus, um eine Excel-Zeile zum Tabellenschritt hinzuzufügen.

    1. Wählen Sie Speicherort, Dokumentbibliothek, Datei und Tabelle für Ihre Abstimmungsübersichtstabelle aus.

    2. Wählen Sie für das Feld Idee Titel aus dem Listenzeilenschritt aus, der in Schritt 9 hinzugefügt wurde.

    3. Wählen Sie für das Feld Mitarbeiter den Anzeigename aus dem Schritt Benutzerprofil abrufen aus, den wir in Schritt 14 erstellt haben

    4. Legen Sie das Feld Abteilung auf die folgende Formel fest: if(not(empty(outputs('Get_user_profile_(V2)')?['body/department'])),outputs('Get_user_profile_(V2)')?['body/department'])

16. Speichern Sie den Flow. Ihr Flow sollte jetzt so aussehen:

    

    Anmerkung

    Flow-Checker gibt möglicherweise eine Warnung aus, in der empfohlen wird, eine Odata-Abfrage für den Listenzeilenschritt zu verwenden. Die Verwendung einer Odata-Abfrage ist von Vorteil, wenn Sie viele Ideendatensätze haben oder Ideen auf eine Teilmenge filtern möchten, z. B. Ideen, die mit offenen Kampagnen verknüpft sind. Diese Warnung ist kein Fehler und kann getrost ignoriert werden. Wählen Sie das X in der oberen rechten Ecke aus, um den Flow-Checker zu schließen.

    

Flow testen

Testen Sie den Flow, um sicherzustellen, dass er funktioniert.

1. Wählen Sie Testen in der oberen rechten Ecke aus.

2. Wählen Sie Manuell und dann Testen aus.

   

3. Wählen Sie Flow ausführen aus.

4. Sobald der Flow läuft, öffnen Sie Ihren OneDrive-Ordner, in dem die Tabelle gespeichert ist, und überprüfen Sie, ob Ihre Inspektionsdaten vorhanden sind.

Siehe auch

• Grundlegendes zur Architektur der App „Mitarbeiterideen“
• Anpassen von Beispiel-App-Vorlagen
• Beispiel-App-Vorlagen FAQs
• Beispiel-App-Vorlagen in Microsoft Teams verwenden