Prozesse und Daten vorbereiten

Bevor Sie die Prozess-Mining-Funktion in Power Automate effektiv einsetzen können, müssen Sie verstehen:

• Datenanforderungen.
• Wo Sie Protokolldaten von Ihrer Anwendung erhalten.
• Wie Sie sich mit einer Datenquelle verbinden.

Hier ist ein kurzes Video zum Hochladen von Daten zur Verwendung mit der Prozess-Mining-Funktion:

Datenanforderungen

Ereignisprotokolle und Aktivitätsprotokolle sind Tabellen, die im Datensatzsystem gespeichert werden und den Zeitpunkt eines Ereignisses oder einer Aktivität erfassen. Beispielsweise werden Aktivitäten, die Sie in Ihrer Customer Relationship Management (CRM)-App ausführen, als Ereignisprotokoll in Ihrer CRM-App gespeichert. Damit Prozess-Mining das Ereignisprotokoll analysieren kann, sind folgende Felder notwendig:

• Vorgangs-ID

  Die Fall-ID sollte eine Instanz Ihres Prozesses darstellen und ist oft das Objekt, auf das der Prozess reagiert. Dies kann eine „Patienten-ID“ für einen stationären Check-In-Prozess, eine „Auftrags-ID“ für einen Auftragseinreichungsprozess oder eine „Anfrage-ID“ für einen Genehmigungsprozess sein. Diese ID muss für alle Aktivitäten im Protokoll vorhanden sein.

• Aktivitätsname

  Aktivitäten sind die Schritte Ihres Prozesses, und Aktivitätsnamen beschreiben jeden Schritt. In einem typischen Genehmigungsprozess könnten die Aktivitätsnamen „Anfrage übermitteln“, „Anfrage genehmigt“, „Anfrage abgelehnt“ und „Anfrage überarbeiten“ sein.

• Startzeitstempel und Endzeitstempel

  Zeitstempel geben die genaue Uhrzeit an, zu der ein Ereignis oder eine Aktivität stattgefunden hat. Ereignisprotokolle haben nur einen Zeitstempel. Dieser Zeitstempel gibt die Uhrzeit an, zu der ein Ereignis oder eine Aktivität im System aufgetreten ist. Aktivitätsprotokolle haben zwei Zeitstempel: einen Startzeitstempel und einen Endzeitstempel. Diese Zeitstempel geben den Beginn und das Ende des Ereignisses bzw. der Aktivität an.

  Sie können Ihre Analyse auch durch die Aufnahme optionaler Attributtypen erweitern:

  • Ressource

    Eine menschliche oder technische Ressource, die ein bestimmtes Ereignis ausführt.

  • Ereignisebenenattribut

    Ein analytisches Attribut, das für jedes Ereignis einen anderen Wert hat, z. B. die Abteilung, die die Aktivität ausführt.

  • Attribut auf Vorgangsebene (erstes Ereignis)

    Ein analytisches Attribut, das einen einzelnen Wert pro Fall aufweist, z. B. den Betrag einer Rechnung in USD. Das ereignisprotokoll, das Sie aufgenommen haben, muss jedoch nicht den gleichen Wert für alle Ereignisse im Fall haben. Möglicherweise ist es nicht möglich, bei der inkrementellen Datenaktualisierung Konsistenz zu gewährleisten. Power Automate Process Mining erfasst die Daten wie im Ereignisprotokoll, speichert alle im Ereignisprotokoll bereitgestellten Werte, verwendet jedoch einen Attributinterpretationsmechanismus auf Fallebene, um mit den Attributen auf Fallebene zu arbeiten.

    Anders ausgedrückt: Wenn das Attribut für eine bestimmte Funktion verwendet wird, die Werte auf Ereignisebene erfordert, z. B. die Filterung auf Ereignisebene, verwendet das Produkt die Werte auf Ereignisebene. Wenn ein Wert auf Fallebene erforderlich ist, z. B. für einen Filter auf Fallebene oder eine Analyse der Ursache, wird der interpretierte Wert verwendet, der aus dem chronologisch ersten Ereignis im Fall entnommen wird.

• Attribut auf Vorgangsebene (letztes Ereignis)

  Dasselbe wie das Attribut auf Vorgangsebene (erstes Ereignis), aber bei der Interpretation auf Vorgangsebene wird der Wert dem chronologisch letzten Ereignis im Vorgang entnommen.

• Finanziell pro Ereignis

  Ein fester Kosten-, Erlös- oder Zahlenwert, der sich je nach ausgeführter Aktivität ändert, beispielsweise Kosten für Kurierdienste. Der finanzielle Wert wird als Summe, Mittelwert, Minimum oder Höchstwert der Finanzwerte für jedes Ereignis berechnet.

• Finanziell pro Vorgang (erstes Ereignis)

  Ein analytisches Attribut, das einen einzelnen Wert pro Fall aufweist, z. B. den Betrag einer Rechnung in USD. Das ereignisprotokoll, das Sie aufgenommen haben, muss jedoch nicht den gleichen Wert für alle Ereignisse im Fall haben. Möglicherweise ist es nicht möglich, bei der inkrementellen Datenaktualisierung Konsistenz zu gewährleisten. Power Automate Process Mining erfasst die Daten wie im Ereignisprotokoll, speichert alle im Ereignisprotokoll bereitgestellten Werte, verwendet jedoch einen Attributinterpretationsmechanismus auf Fallebene, um mit den Attributen auf Fallebene zu arbeiten.

  Anders ausgedrückt: Wenn das Attribut für eine bestimmte Funktion verwendet wird, die Werte auf Ereignisebene erfordert, z. B. die Filterung auf Ereignisebene, verwendet das Produkt die Werte auf Ereignisebene. Wenn ein Wert auf Fallebene erforderlich ist, z. B. für einen Filter auf Fallebene oder eine Analyse der Ursache, wird der interpretierte Wert verwendet, der aus dem chronologisch ersten Ereignis im Fall entnommen wird.

• Kosten pro Vorgang (beim letzten Ereignis)

  Dasselbe wie „Finanzen per Vorgang (erstes Ereignis)“, aber bei der Interpretation auf Vorgangsebene wird der Wert dem chronologisch letzten Ereignis im Vorgang entnommen.

Wo Sie Protokolldaten von Ihrer Anwendung erhalten

Die Prozess-Mining-Funktion benötigt Ereignisprotokolldaten, um Prozess-Mining durchzuführen. Während viele Tabellen in der Datenbank Ihrer Anwendung den aktuellen Status der Daten enthalten, enthalten sie möglicherweise keinen historischen Datensatz der Ereignisse, die aufgetreten sind, was das erforderliche Ereignisprotokollformat ist. Glücklicherweise werden diese historischen Datensätze oder Protokolle in vielen größeren Anwendungen häufig in einer bestimmten Tabelle gespeichert. Beispielsweise behalten viele Dynamics Anwendungen diesen Datensatz in der Tabelle "Aktivitäten" bei. Andere Anwendungen wie SAP oder Salesforce haben ähnliche Konzepte, aber der Name kann anders sein.

In diesen Tabellen, die historische Datensätze protokollieren, kann die Datenstruktur komplex sein. Möglicherweise müssen Sie die Protokolltabelle mit anderen Tabellen in der Anwendungsdatenbank verknüpfen, um bestimmte IDs oder Namen zu erhalten. Außerdem werden nicht alle Ereignisse, an denen Sie interessiert sind, protokolliert. Möglicherweise müssen Sie ermitteln, welche Ereignisse beibehalten oder gefiltert werden sollen. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an das IT-Team, das diese Anwendung verwaltet, um mehr zu verstehen.

Mit einer Datenquelle verbinden

Der Vorteil einer direkten Verbindung mit einer Datenbank besteht darin, den Prozessbericht mit den neuesten Daten aus Datenquelle auf dem neuesten Stand zu halten.

Power Query unterstützt eine Vielzahl von Konnektoren, die der Prozess-Mining-Funktion die Möglichkeit bieten, Daten aus der entsprechenden Datenquelle zu verbinden und zu importieren. Zu den gängigen Konnektoren gehören Text/CSV, Microsoft Dataverse, und SQL Server-Datenbank. Wenn Sie eine Anwendung wie SAP oder Salesforce verwenden, können Sie möglicherweise direkt eine Verbindung zu diesen Datenquellen über deren Konnektoren herstellen. Informationen zu unterstützten Connectors und deren Verwendung finden Sie unter Connectors in Power Query.

Testen Sie die Process Mining-Funktion mit dem Text-/CSV-Connector.

Eine einfache Möglichkeit, die Process Mining-Funktion zu testen, unabhängig davon, wo sich Ihre Datenquelle befindet, besteht darin, den Text-/CSV-Connector zu verwenden. Möglicherweise müssen Sie mit Ihrem Datenbankadministrator zusammenarbeiten, um ein kleines Beispiel des Ereignisprotokolls als CSV-Datei zu exportieren. Wenn Sie über die CSV-Datei verfügen, importieren Sie sie mithilfe der folgenden Schritte im Auswahlbildschirm der Datenquelle in die Process Mining-Funktion.

Notiz

Sie müssen OneDrive für Business besitzen, um den Text/CSV-Connector zu verwenden. Wenn Sie nicht über OneDrive for Business verfügen, sollten Sie anstelle von "Text/CSV" eine leere Tabelle anstelle von "Text/CSV" verwenden, wie im folgenden Schritt 3 beschrieben. Mit Leere Tabelle können Sie nicht so viele Datensätze importieren.

1. Erstellen Sie auf der Prozess-Mining-Startseite einen Prozess, indem Sie Hier beginnen auswählen.

2. Geben Sie einen Prozessnamen ein und wählen Sie Erstellen.

3. Auf der Anzeige Wählen Sie Datenquelle wählen Sie Alle Kategorien>ext/CSV.

4. Wählen Sie OneDrive durchsuchen. Möglicherweise müssen Sie sich authentifizieren.

   

5. Laden Sie Ihr Ereignisprotokoll hoch, indem Sie das Symbol Hochladen oben rechts und dann Dateien auswählen.

   

6. Laden Sie Ihr Ereignisprotokoll hoch, wählen Sie Ihre Datei aus der Liste aus und wählen Sie dann Öffnen, um diese Datei zu verwenden.

Verwenden des Dataflow-Connectors

Microsoft Power Platform unterstützt den Dataflow-Connector nicht. Sie können den vorhandenen Dataflow nicht als Datenquelle für Power Automate Process Mining verwenden.

Den Dataverse-Konnektor verwenden

Microsoft Power Platform unterstützt den Dataverse-Connector nicht. Stellen Sie eine Verbindung mit dem OData-Connector her, der einige weitere Schritte erfordert.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf die Dataverse-Umgebung haben.

2. Rufen Sie die Umgebungs-URL der Dataverse-Umgebung ab, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Normalerweise sieht es so aus:

   

   Informationen zum Auffinden Ihrer URL finden Sie unter "Suchen ihrer Dataverse-Umgebungs-URL".

3. Wählen Sie in Power Query – Datenquellen auswählen, OData aus.

4. Geben Sie in das URL-Textfeld API/data/v9.2 am Ende der URL ein, so sieht es aus:

   

5. Wählen Sie unter Verbindungsanmeldinformationen die Option Organisationskonto im Feld Authentifizierungsart.

6. Wählen Sie Anmelden und geben Sie Ihre Anmeldeinformationen.

7. Wählen Sie Weiter.

8. Erweiteren Sie den Ordner OData. In dieser Umgebung werden alle Dataverse-Tabellen angezeigt. Die Tabelle "Aktivitäten " wird z. B. "Activitypointers" genannt.

9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Tabelle, die Sie importieren möchten, und wählen Sie dann Weiter.