Verwalten von Daten mit Governancerichtlinien in Dataverse

Verwenden Sie das Power Platform Admin Center, um den Datenverse-Speicherverbrauch zu überprüfen und zu entscheiden, ob Sie daten löschen möchten, die Sie nicht mehr benötigen oder aufbewahren müssen. Verwenden Sie Massenlöschaufträge, um nicht benötigte Daten und langfristige Aufbewahrungsrichtlinien zu entfernen, um inaktive Daten in einem schreibgeschützten Zustand zu behalten.

Prerequisites

Zum Anzeigen von Dataverse-Speicherinformationen auf Mandantenebene benötigen Sie eine der folgenden Rollen:

  • Globaler Administrator
  • Power Platform-Administrator
  • Dynamics 365-Administrator

Note

Beschränken Sie zur Sicherheit die Anzahl der Benutzer, die über die Rolle "Globaler Administrator" verfügen.

Außerdem benötigen Sie:

  • Die Sicherheitsrolle "Systemadministrator" oder eine entsprechende benutzerdefinierte Sicherheitsrolle in der Zielumgebung. Sie benötigen diese Rolle, um Massenlöschaufträge oder Aufbewahrungsrichtlinien zu erstellen und zu verwalten und gelöschte Datensätze wiederherzustellen.
  • Eine verwaltete Umgebung , um eine langfristige Aufbewahrungsrichtlinie auszuführen. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie in einer Umgebung erstellen, die nicht verwaltet wird, aber die Richtlinie bleibt deaktiviert.

Überprüfen des Speichers und Auswählen einer Aktion

  1. Melden Sie sich im Power Platform Admin Center an.
  2. Wählen Sie"Dataverseverwalten>" aus, oder öffnen Sie die Dataverse-Verwaltungsseite.
  3. Überprüfen Sie die Datenbank-, Datei- und Protokollnutzung. Identifizieren Sie die Umgebungen und Tabellen, die den meisten Speicher verbrauchen.
  4. Wenn eine Bereinigungsempfehlung verfügbar ist, überprüfen Sie die bereinigungsfähigen Daten , und zeigen Sie eine Vorschau der Datensätze an, die der Empfehlung entsprechen. Weitere Informationen finden Sie im Dataverse-Speicherratgeber.
  5. Wählen Sie die Aktion aus, die Ihren Datenanforderungen entspricht:
    • Erstellen Sie einen Massenlöschauftrag für veraltete, duplizierte, Test- oder andere Daten, die Ihre Organisation nicht mehr benötigt.
    • Erstellen Sie eine langfristige Aufbewahrungsrichtlinie für inaktive Daten, die Sie aus geschäftlichen, rechtlichen, audit- oder behördlichen Gründen aufbewahren müssen.
    • Verwenden Sie eine weitere Bereinigungsmethode, um nicht benötigte Dateien, Überwachungsdaten, Plug-In-Ablaufverfolgungsprotokolle oder Umgebungen zu entfernen.
  6. Überwachen Sie die Aktion und deren Auswirkungen auf den Speicher. Massenlöschänderungen können bis zu 72 Stunden dauern, bis sie in Speicherberichten angezeigt werden. Eine langfristige Aufbewahrungsverarbeitung und -berichterstellung kann länger dauern.

Note

Der Dataverse Storage Advisor ist ein Vorschaufeature, das schrittweise eingeführt wird. Wenn Empfehlungen in Ihrer Umgebung nicht verfügbar sind, verwenden Sie die Massenlöschung oder die langfristige Aufbewahrung direkt.

Auswählen von Massenlöschvorgängen oder langfristiger Aufbewahrung

Datenanforderung Action Result
Die Daten haben keinen verbleibenden Geschäftlichen, rechtlichen, Audit-, regulatorischen oder Wiederherstellungswert. Erstellen Sie einen Massenlöschauftrag. Dataverse löscht die übereinstimmenden Datensätze. Ob Sie sie wiederherstellen können, hängt von den Einstellungen und Löschoptionen für gelöschte Datensätze ab.
Sie müssen inaktive Daten aufbewahren, benötigen sie jedoch nicht in aktiven Anwendungsworkflows. Erstellen Sie eine langfristige Aufbewahrungsrichtlinie. Dataverse verschiebt die Daten in die Langzeitaufbewahrung, in der sie schreibgeschützt bleiben. Aufbewahrte Daten können nicht zum aktiven Anwendungszustand zurückkehren.

Vorsicht

Überprüfen Sie die Aufbewahrungs-, gesetzlichen Aufbewahrungs-, Sicherungs- und Wiederherstellungsanforderungen Ihrer Organisation, bevor Sie Daten löschen. Datensätze, die mit der Option zum dauerhaften Löschen gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

  • Beginnen Sie mit den Umgebungen und Tabellen, die den meisten Speicher verbrauchen.
  • Verwenden Sie wiederkehrende Massenlöschaufträge für ein vorhersagbares Datenwachstum, anstatt sich nur auf einmalige Bereinigung zu verlassen.
  • Entwickeln und testen Sie Massenlöschaufträge und Aufbewahrungsrichtlinien in einer Sandkastenumgebung, bevor Sie sie in der Produktion verwenden.
  • Zeigen Sie eine Vorschau der Datensätze an, die Ihren Kriterien entsprechen, bevor Sie eine Lösch- oder Aufbewahrungsrichtlinie ausführen.
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse der Richtlinienausführung und beheben Sie Fehler.
  • Hinzufügen von Speicherkapazität, wenn erforderliche Daten nicht gelöscht oder in eine langfristige Aufbewahrung verschoben werden können.

Häufig gestellte Fragen

Wird der Speicherplatz durch das Löschen von Daten sofort reduziert?

Nein. Die Speicherberichterstattung ist nicht sofort und kann bis zu 72 Stunden dauern, um die Auswirkung gelöschter Daten anzuzeigen.

Wann reduziert die langfristige Aufbewahrung den gemeldeten Speicher?

Die Ausführung einer Richtlinie zur langfristigen Aufbewahrung dauert in der Regel 72 bis 96 Stunden. Lassen Sie mindestens weitere 24 Stunden für die Aktualisierung des Datenbankkapazitätsberichts zu. In Produktionsumgebungen kann der Bericht einige Tage bis zu einer Woche dauern, um die vollständige Reduzierung anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie in den Speicherkapazitätsberichten.

Soll ich inaktive Daten löschen oder aufbewahren?

Löschen Sie Daten nur, wenn sie keinen verbleibenden geschäftlichen, rechtlichen oder regulatorischen Wert hat. Verwenden Sie dataverse langfristige Aufbewahrung, wenn Sie inaktive Daten beibehalten müssen, sie aber nicht in aktiven Vorgängen benötigen.

Kann ich daten wiederherstellen, die von einem Massenlöschauftrag gelöscht wurden?

Sie können unterstützte Datensätze während des konfigurierten Aufbewahrungszeitraums wiederherstellen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Sie haben die Einstellung " Gelöschte Dataverse-Datensätze beibehalten" erfolgreich aktiviert, bevor Sie die Datensätze löschen.
  • Der Massenlöschauftrag hat die Option zum dauerhaften Löschen nicht verwendet.
  • Die Datensätze stammen aus einer Tabelle, die die Aufbewahrung gelöschter Datensätze unterstützt. Siehe Tabellen, die nicht unterstützt werden.
  • Die Datensätze befinden sich noch innerhalb des konfigurierten Aufbewahrungszeitraums von 1 bis 90 Tagen.

Anweisungen und Einschränkungen für die Einrichtung finden Sie unter "Wiederherstellen gelöschter Microsoft Dataverse Tabellendatensätze".

Warum werden einige Umgebungen mit 0 GB angezeigt oder bei der Mandantenkapazität nicht berücksichtigt?

Microsoft Teams Umgebungsnutzung wird auf der Registerkarte Microsoft Teams separat angezeigt und zählt nicht zur Dataverse-Nutzung Ihrer Organisation. Test-, Vorschau-, Support- und Entwicklerumgebungen zählen auch nicht zur Mandantenkapazität. Diese Umgebungen können weiterhin Daten enthalten und im Mandantenkapazitätsbericht möglicherweise 0 GB anzeigen.

Was sollte ich tun, wenn die Bereinigung die Speicherüberlastung nicht behebt?

Überprüfen Sie das verbleibende Datenbank-, Datei- oder Protokollspeicherdefizit. Kaufen Sie den benötigten Kapazitätstyp, oder wenden Sie sich an Ihren Microsoft Partner, wenn Ihr Abonnement partnerverwaltet ist. Weitere Optionen finden Sie unter Verwalten einer Kapazitätsüberlastung auf Mandantenebene.

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