Organisieren der Abfrageergebnisse

Anhand der Ausgabe Ihrer zuvor definierten Abfrage können Sie nun die Ergebnisdatensätze anordnen, indem Sie sie nach den Ausgabefeldern sortieren und gruppieren. Wenn Sie möchten, können Sie auch die in Ihren Ergebnissen angezeigten Gruppen filtern.

Sortieren der Abfrageergebnisse

Das Sortieren legt die Reihenfolge fest, in der Datensätze oder Zeilen in der Ausgabe Ihrer Abfrage angezeigt werden. Sie können Datensätze z. B. nach dem Bundesland und dann nach der Stadt oder der Höhe des Solls auf den Konten in aufsteigender Reihenfolge sortieren lassen.

Die Sortierreihenfolge für Ihre Abfrage können Sie mit der Registerkarte "Sortierung" festlegen. Die Sortierreihenfolge legt die Reihenfolge fest, in der Zeilen oder Datensätze in der Ausgabe Ihrer Abfrage angezeigt werden.

Wählen Sie zuerst im Feld Ausgewählte Felder die Felder aus, die Sie verwenden möchten, und verschieben Sie sie in das Feld Sortierkriterien. Ordnen Sie die Felder anschließend so an, wie sie in den Ergebnissen Ihrer Abfrage angezeigt werden sollen.

So geben Sie Sortierkriterien an

1. Wählen Sie in der Liste Ausgewählte Felder einen Feldnamen aus.
2. Wählen Sie Hinzufügen.

So entfernen Sie Sortierkriterien

1. Wählen Sie ein oder mehrere Felder aus, die Sie entfernen möchten.
2. Klicken Sie auf Entfernen.

Die Reihenfolge der Felder in der Liste Sortierkriterien legt die Reihenfolge der Wichtigkeit beim Sortieren der Abfrageergebnisse fest. Das erste Feld bestimmt die primäre Sortierreihenfolge.

Wenn z. B. im Dialogfeld Sortierkriterien das erste Feld Customer.region und das zweite Feld Customer.city ist, werden die Ergebnisse nach dem Feld Customer.region sortiert. Wenn mehre Datensätze in der Kundentabelle über den gleichen Wert im Feld region verfügen, werden diese Datensätze zusätzlich nach dem Feld Customer.city sortiert.

Um die Wichtigkeit eines Feldes der Sortierreihenfolge festzulegen, ziehen Sie das Feld mit Hilfe der Schaltfläche links vom Feld an die gewünschte Position im Listenfeld Sortierkriterien.

Sie können in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortieren lassen, indem Sie im Optionsfeld Sortierfolge eine Option aktivieren. Jede Sortierreihenfolge wird im Feld Sortierkriterien der Registerkarte Sortierung mit einem Pfeil nach oben oder nach unten angezeigt. Dieser Pfeil gibt an, ob das entsprechende Feld in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert wird.

Gruppieren der Abfrageergebnisse

Beim Gruppieren werden ähnliche Datensätze in einem Datensatz zusammengefasst oder gesammelt, so dass Sie auf der Grundlage von Datensatzgruppen Berechnungen ausführen können. Sie möchten z. B. die Summe aller Aufträge in einer bestimmten Region ermitteln. Anstatt jeden Datensatz einzeln anzusehen, können Sie alle Datensätze aus derselben Region in einem Datensatz gruppieren und so die Summe aller Aufträge aus dieser Region feststellen. Um die Gruppierung von Datensätzen zu steuern, verwenden Sie die Registerkarte "Gruppierung" im Abfrage-Designer.

Sehr nützlich erweist sich das Gruppieren im Zusammenhang mit Aggregatfunktionen, wie z. B. SUM, COUNT, AVG usw.

Sie möchten z. B. den Gesamtbetrag aller Aufträge für die einzelnen Kundenkennungen in Ihrer Auftragstabelle in DM anzeigen lassen. Dazu müssen Sie alle Auftragsdatensätze für eine gegebene Kundenkennung in einen Datensatz gruppieren und die Summe der Auftragsvolumina ermitteln.

Fügen Sie zunächst über die Registerkarte Felder den Ausdruck "SUM(Orders.order_net)" der Ausgabe Ihrer Abfrage hinzu. Verwenden Sie anschließend die Registerkarte Gruppierung, um die Ergebnisse nach der Kundenkennung zu gruppieren. Die Ergebnisse zeigen die Gesamtnettoaufträge für jeden Kunden an:

So geben Sie die Gruppierungsoptionen an

1. Geben Sie den Ausdruck auf der Registerkarte Felder in das Feld Funktionen und Ausdrücke ein.

   - Oder -

   Wählen Sie die Dialogschaltfläche, um mit Hilfe des Ausdruck-Generators einen Ausdruck für das Feld Funktionen und Ausdrücke einzugeben.

2. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um den Ausdruck in das Feld Ausgewählte Felder einzufügen.

3. Fügen Sie auf der Registerkarte Gruppierung den Ausdruck hinzu, nach dem die Ergebnisse gruppiert werden sollen.

Sie können auch für die gruppierten Ergebnisse einen Filter festlegen.

Auswählen der gewünschten Gruppen

Um einen Filter für gruppierte oder zusammengefasste Datensätze statt für einzelne Datensätze festzulegen, wählen Sie auf der Registerkarte Gruppierung die Option Bedingung. Sie können einen Feldnamen, eine Aggregatfunktion auf ein Feld oder einen anderen Ausdruck im Feld Feldname verwenden.

Ausgehend vom vorangegangenen Beispiel können Sie eine Abfrage verwenden, die die Gesamtverkäufe nach der Kundennummer anzeigt. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Bedingung, um die Ausgabe auf die Kunden zu beschränken, deren Nettoauftragssumme 50.000 DM übersteigt:

So geben Sie eine Bedingung für eine Gruppierung an

1. Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung die Schaltfläche Bedingung.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Bedingung eine Funktion und im Feld Feldname einen Feldnamen aus.
3. Wählen Sie OK.

Siehe auch

Definieren von Ergebnissen | Ausführen von Abfragen | Anpassen von Abfragen | Registerkarte "Sortierung", Abfrage- und Ansichts-Designer Abfragen mehrerer Tabellen und Ansichten | Aktualisieren von Daten mit Hilfe einer Ansicht | Erstellen von Abfragen