Massenhinzufügen oder Ändern von Arbeitsaufgaben mit Excel

Wenn Sie viele Arbeitsaufgaben hinzufügen oder ändern möchten, können Sie mit Excel viel Zeit sparen. Verwenden Sie eine flache Liste, um verschiedene Typen von Arbeitsaufgaben gleichzeitig hinzuzufügen oder zu ändern (z. B. Backlogelemente, Aufgaben, Fehler oder Probleme). Verwenden Sie eine Strukturliste, um mehrere Arbeitsaufgaben mit deren übergeordneten und untergeordneten Links gleichzeitig hinzuzufügen.

Sie können mit Microsoft Project mehrere Arbeitsaufgaben gleichzeitig hinzufügen oder ändern.

Hinzufügen von Arbeitsaufgaben mithilfe einer flachen Liste

1. Wenn Sie nicht über Microsoft Excel 2007 oder eine neuere Version verfügen, installieren Sie die Anwendung.

2. Wenn Sie Visual Studio oder Team Explorer nicht installiert haben, müssen Sie eine dieser Versionen installieren, damit Sie das Team Foundation-Add-In für Excel erhalten.

3. Beginnen Sie in Excel mit einem leeren Arbeitsblatt. Wenn das Menüband Team (bzw. das Menü Team in Excel 2007) nicht angezeigt wird, finden Sie weitere Informationen in Schritt 2.

   

   Tipp

   Wenn das Menüband Team nicht mehr angezeigt wird, müssen Sie es möglicherweise wieder aktivieren.

4. Stellen Sie eine Verbindung zu TFS und dem Teamprojekt her, in dem Sie Arbeitsaufgaben hinzufügen möchten. Wenn Sie keine Verbindung herstellen können, lassen Sie sich als Teammitglied hinzufügen.

   

   Wenn Sie in Excel zum ersten Mal eine Verbindung zu TFS herstellen, müssen Sie TFS möglicherweise der Liste der bekannten Server hinzufügen.

   

5. Ihr Arbeitsblatt ist nun als flache Liste an Ihr Teamprojekt gebunden. Dies bedeutet, dass Sie dem Teamprojekt Arbeitsaufgaben aus dem Arbeitsblatt oder dem Arbeitsblatt Arbeitsaufgaben aus dem Teamprojekt hinzufügen können.

   

6. Geben Sie die Titel der hinzuzufügenden Arbeitsaufgaben und deren Arbeitsaufgabentyp an.

   

   Beachten Sie, dass in den Feldern State (Status) und Reason (Grund) automatisch Standardwerte eingetragen werden.

7. Veröffentlichen Sie das Arbeitsblatt.

   

   Achten Sie darauf, dass sich der Cursor in eine Zelle mit Daten befindet. Andernfalls kann es sein, dass die Schaltfläche Veröffentlichen deaktiviert ist.

   Beachten Sie, dass Ihren Arbeitsaufgaben jetzt IDs zugewiesen sind.

   

8. Außerdem werden Sie feststellen, dass Sie eine Arbeitsaufgabe in Team Web Access öffnen können, um weitere Informationen hinzuzufügen.

   

   

Änderungen an Arbeitsaufgaben können Sie in Excel, Project, Team Web Access oder Visual Studio Team Explorer vornehmen.

Beachten Sie die folgenden Tipps, damit Ihre Arbeit immer synchron bleibt:

Wenn Sie ein gespeichertes Arbeitsblatt zum ersten Mal öffnen, verwenden Sie (Aktualisieren), um die neuesten Daten aus TFS herunterzuladen. Daten für weitere Felder geben Sie ein, indem Sie mittels Spalten auswählen Spalten zum Arbeitsblatt hinzufügen. Damit es nicht zu Datenkonflikten kommt, sollten Sie Ihre Ergänzungen und Änderungen häufig veröffentlichen. Um Datenverluste vor dem Veröffentlichen oder Aktualisieren zu vermeiden, sollten Sie Ihre Arbeitsmappe in regelmäßigen Abständen speichern.

Hinzufügen von Backlogelementen und Aufgaben mit deren übergeordneten und untergeordneten Links mithilfe einer Strukturliste

In Form einer verschachtelten Liste können Sie mehrere Arbeitsaufgaben auf ein Mal hinzufügen (z. B. eine Aufschlüsselung von Arbeiten oder eine hierarchische Zusammenstellung von User Stories und Kundenmeinungen). So können Sie Product Backlog Items zum Beispiel eine geschachtelte Liste mit Aufgaben, Unteraufgaben und Fehlern (siehe Abbildung) oder verknüpfte Aufgaben hinzufügen, wie in den folgenden Schritten beschrieben.

Strukturliste, die zeigt, wie über- und untergeordnete Links im Spaltenlayout angezeigt werden

1. Führen Sie die Schritte 1 bis 6 aus dem vorherigen Verfahren durch.

2. Konvertieren Sie Ihre flache Liste in eine Strukturliste, indem Sie eine Strukturebene hinzufügen.

   

   Wie Sie sehen, lautet der Listentyp jetzt Struktur, und eine zusätzliche Spalte namens Titel 2 wurde eingefügt.

   

3. Geben Sie unter Titel 1 die Titel für Backlogelemente und unter Titel 2 die Titel für Aufgaben ein. Wählen Sie außerdem jeweils den entsprechenden Arbeitsaufgabentyp aus.

   

4. Veröffentlichen Sie das Arbeitsblatt.

   

   TFS weist jeder Arbeitsaufgabe IDs zu und erstellt für jede unter einem Backlogelement aufgeführte Aufgabe übergeordnete und untergeordnete Links.

   

Nützliche Tipps beim Arbeiten mit einer Strukturliste: TFS interpretiert die Daten in den Spalten Titel, um das Muster der Verknüpfungen zwischen Arbeitsaufgaben zu bestimmen. Wenn Sie Änderungen veröffentlichen, kann jede der folgenden Bedingungen dazu führen, dass ein Fehler angezeigt, ein ungültiger Link eingerichtet oder ein Strukturlink zwischen den falschen Arbeitsaufgaben erstellt wird: Eine Zeile zwischen übergeordneten und untergeordneten Arbeitsaufgaben ist leer. Der Titel einer Arbeitsaufgabe befindet sich in der falschen Spalte. Achten Sie darauf, für jede untergeordnete Arbeitsaufgabe einen Titel einzugeben. Mehrere Titel-Spalten innerhalb einer Zeile enthalten Daten. Geben Sie in jeder Zeile nur in einer der Titelspalten Text ein. Die Liste war sortiert. Eine Strukturliste dürfen Sie nicht sortieren. Das Sortieren einer Strukturliste kann die hierarchischen Linkbeziehungen ändern. Wenn Sie eine Strukturliste sortiert haben, können Sie diesen Vorgang wieder rückgängig machen, indem Sie die Liste sofort aktualisieren. Wie Sie Fehler beheben, wird unter Auflösen ungültiger Links in einer Microsoft Excel-Strukturliste erklärt. Sie können oder verwenden, um eine Arbeitsaufgabe innerhalb der Strukturhierarchie herauf- oder herabzustufen. Stellen Sie sicher, dass die Spalte links oder rechts vom Titel der übergeordneten Arbeitsaufgabe eine Spalte vom Typ Titel ist. Im Header oberhalb der Spalte muss Titel <number stehen. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Sie eine Strukturebene hinzufügen. Eine mit übergeordneten und untergeordneten Elementen verknüpfte Arbeitsaufgabe darf nur ein einziges übergeordnetes Element haben. Ein und dieselbe Arbeitsaufgabe kann nicht zwei verschiedenen Backlogelementen hinzugefügt werden. Dazu müssen Sie individuelle Arbeitsaufgaben definieren. Wenn Sie den Fehler TF208104 erhalten, werden Änderungen, die Sie an den Feldern vorgenommen haben, veröffentlicht, nicht jedoch Änderungen, die Sie an der Linkhierarchie vorgenommen haben. Mindestens eine der Linkbeziehungen, die für die Arbeitsaufgabe definiert sind, wird von einem anderen Prozess (z. B. Project Server-Integration) gesperrt. Weitere Informationen finden Sie unter Addressing Error TF208104: Hierarchical Link Relationship Is Locked. Beim Verschieben einer Arbeitsaufgabe müssen Sie darauf achten, dass Sie die gesamte Tabellenzeile ausgewählt haben.

F und A

F: Kann ich Excel verwenden, wenn ich nur im Webclient arbeite: Team Web Access oder Visual Studio Online?

A: Ja. Es ist nicht möglich, eine Abfrage aus dem Webclient zu öffnen; sie lässt sich aber aus Excel öffnen. Damit Sie Excel verwenden können, brauchen Sie das Team Foundation-Add-In, das bei der Installation von Visual Studio oder Team Explorer mit installiert wird. Wenn Sie keine dieser Versionen installiert haben, installieren Sie sie jetzt. Sie können Team Explorer kostenlos installieren.

Nachdem Sie Team Explorer installiert haben, können Sie Excel öffnen und finden dort das Teammenü oder -menüband.

F: Welchen Listentyp sollte ich verwenden?

A: Verwenden Sie beim Auswählen der richtigen Listenstruktur die folgende Tabelle als Leitfaden.

Aufgabe	Listenstruktur	Liste aktualisieren
Erstellen und Veröffentlichen vieler nicht zugeordneter Arbeitsaufgaben	Flache Liste	Eingabeliste
Durchführen von Massenbearbeitungen für viele nicht verknüpfte Arbeitsaufgaben	Flache Liste	Abfrageliste oder Eingabeliste
Durchführen von Massenbearbeitungen für viele Arbeitsaufgaben und ihre abhängigen oder verwandten Arbeitsaufgaben	Strukturliste	Abfrageliste
Planen nach dem Top-Down-Prinzip und Veröffentlichen von Arbeitsaufgaben, die mit über- und untergeordneten Elementen verknüpft sind	Strukturliste	Eingabeliste
Anzeigen und Ändern der Hierarchie und der Linkbeziehungen zwischen übergeordneten und untergeordneten Daten vieler Arbeitsaufgaben	Strukturliste	Abfrageliste
Überprüfen von Berichten basierend auf einem gefilterten Satz von Arbeitsaufgaben, die sich im Laufe der Zeit ändern	Flache Liste oder Strukturliste	Abfrageliste

F: Wie aktiviere ich die Strukturgruppe von Befehlen?

A: Wenn die Strukturgruppenbefehle nicht verfügbar sind, wird Ihr Arbeitsblatt als flache Liste konfiguriert. Sie können die flache Liste in eine Strukturliste konvertieren. Gehen Sie dazu wie unter Hinzufügen von Backlogelementen und Aufgaben mit deren übergeordneten und untergeordneten Links mithilfe einer Strukturliste in Schritt 2 beschrieben vor.

F: Wie konvertiere ich eine Strukturliste in eine flache Liste?

A: Zuerst veröffentlichen Sie alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben. Anschließend klicken Sie im Menüband Team auf Konfigurieren, Liste, und wählen dann Nur Arbeitsaufgaben aktualisieren aus. Dadurch wird die Baumstruktur zu einer flachen Struktur und die Abfrageliste zu einer Eingabeliste geändert.

F: Wie entferne ich eine Strukturebene?

A: Sie können beliebige Inhalte, die unter der Spalte Titel eingegeben wurden (d. h. auf der Strukturebene number, welche die Spalte mit der höchsten Nummer ist), und dann Ihr Arbeitsblatt aktualisieren.

Tipp

Bevor Sie eine Strukturebene entfernen, sollten Sie Änderungen, die Sie an Arbeitsaufgaben vorgenommen haben, stets veröffentlichen.Nach dem Entfernen einer Strukturebene ist eine Aktualisierung erforderlich, bei der die Daten in der Arbeitsaufgabenliste überschrieben werden.Alle nicht veröffentlichten Daten gehen verloren.

F: Wie konvertiere ich eine Eingabeliste in eine Abfrageliste?

A: Klicken Sie im Menüband Team auf Konfigurieren, Liste, und wählen Sie dann die Abfrage aus, die Sie verwenden möchten. Das Arbeitsblatt wird nur mit den Arbeitsaufgaben aktualisiert, die von der Abfrage zurückgegeben werden. Falls es sich bei der Abfrage um eine Strukturabfrage handelt, wird die Liste außerdem zu einer Strukturliste geändert.

F: Wie füge ich meiner Liste vorhandene Arbeitsaufgaben hinzu?

A: Wenn Sie mit einer Liste arbeiten, die keine Abfrageneingabeliste ist, können Sie Arbeitsaufgaben hinzufügen, indem Sie im Menüband "Team" auf klicken.

F: Kann ich die Excel-Funktionen zum Ausschneiden und Einfügen nutzen?

A: Ja. Sie können zahlreiche Excel-Funktionen nutzen, wie zum Beispiel Ausschneiden, Einfügen, Automatisches Ausfüllen, Formatieren, Sortieren (nur bei flachen Listen), Filtern und Hinzufügen von Formeln.

Sie können Zeilen ausschneiden und einfügen, um Elemente in einer Liste umzusortieren, und Linkbeziehungen zwischen Arbeitsaufgaben ändern.

Wenn Sie eine Arbeitsaufgabe an eine andere Stelle ziehen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie die gewünschte Arbeitsaufgabe oder einen zusammenhängenden Satz von Arbeitsaufgaben aus, öffnen Sie das Kontextmenü, klicken Sie auf Auswählen und dann auf Tabellenzeile, und zeigen Sie auf den Rahmen des markierten Bereiches. Wenn der Mauszeiger als Verschiebesymbol angezeigt wird, können Sie die Zeile an die gewünschte andere Stelle ziehen.

Tipp

Wenn Sie die Arbeitsaufgabenliste aktualisieren, werden ggf. nicht alle Formate beibehalten.So werden z. B. Datumsformate von TFS festgelegt.Alle Änderungen, die Sie in einem Feld mit einem Datumsformat vornehmen, werden mit dem von TFS verwendeten Datumsformat überschrieben.

F: Wie kann ich einen ausgewählten Satz von Arbeitsaufgaben schnell aktualisieren?

A: Wählen Sie die in einer Arbeitsaufgabenabfrage in Team Explorer aufgelisteten Arbeitsaufgaben aus, öffnen Sie das Kontextmenü für eine der ausgewählten Arbeitsaufgaben, und klicken Sie dann auf Auswahl in Microsoft Excel öffnen, oder wählen Sie das Excel-Symbol auf der Symbolleiste aus.

F: Kann ich Excel für Mac verwenden?

A: Nein. Sie müssen Excel auf dem gleichen Computer verwenden, auf dem Visual Studio oder Team Explorer installiert ist, um das Team Foundation-Add-In abzurufen. Für diese Anwendungen ist ein Windows-Betriebssystem erforderlich.

F: Wie löse ich Fehler auf, die im Zusammenhang mit Veröffentlichungen auftreten?

A: In den folgenden Themen wird erklärt, wie Datenkonflikte, Datenvalidierungsfehler oder ein ungültiger Link behoben werden.

F: Wie deaktiviere ich das Team Foundation-Add-In?

A: Weitere Informationen zum Deaktivieren des Add-Ins finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen eines Add-Ins.

F: Welche andere Tools kann ich für Massenänderungen an Arbeitsaufgaben verwenden?

A: Sie können Team Web Access oder Project verwenden.

F: Benötigen Sie Tipps zum Arbeiten in Excel?

A: Siehe llgemeine Excel-Aufgaben.