Freigeben von Speicherplatz in Microsoft Dynamics 365
Veröffentlicht: Februar 2017
Gilt für: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online
Hinweis
Die Informationen, die hier bereitgestellt werden, gelten für Dynamics 365 vor Dynamics 365 (online), Version 9.0. Die aktuelle Dokumentation finden Sie unter Freigeben von Speicherplatz.
Hierbei handelt es sich um Methoden zum Verringern des belegten Speicherplatzes durch Entfernen oder Löschen unterschiedlicher Arten von Informationen in Microsoft Dynamics 365. Verwenden Sie eine beliebige Anzahl dieser Methoden, um den Gesamtspeicherbedarf Ihrer Daten mit Microsoft Dynamics 365 zu steuern. Sie können bestimmte Kategorien von Daten entfernen, sofern dies erforderlich wird, und Sie können Massenlöschungsaufträge einrichten, die in bestimmten Intervallen ausgeführt werden.
Warnung
Die Vorschläge in diesem Thema umfassen das Löschen von Notizen, Anlagen, des Importverlaufs und anderer Daten. Vor dem Löschen von Daten müssen Sie sich vergewissern, dass die Daten nicht mehr benötigt werden, da gelöschte Daten nicht mehr abgerufen werden können. Es besteht keine Funktion vom Typ "Rückgängig machen", um die Daten wiederherzustellen, sobald sie gelöscht wurden. Es empfiehlt sich also unter Umständen, den verfügbaren Speicherplatz für Ihr Microsoft Dynamics 365-Abonnement zu erhöhen, anstatt die Menge an belegtem Speicher zu verringern.
Hinweis
Mit Ausnahme der Methoden 3 und 5 müssen Sie für alle diese Methoden über eine Microsoft Dynamics 365-Administrator-Sicherheitsrolle (beispielsweise Systemadministrator) verfügen. Dadurch sind Sie zum Löschen von Datensätzen per Massenlöschung sowie zum Löschen von Systemaufträgen berechtigt.
In diesem Thema
Methode 1: Löschen von Massen-E-Mails und Workflowinstanzen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Methode 2: Bewerten und Löschen angehaltener Workflows
Methode 3: Entfernen von E-Mail-Anlagen mithilfe der erweiterten Suche
Methode 4: Entfernen von E-Mails mit Anlagen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Methode 5: Entfernen von Notizen mit Anlagen mithilfe der erweiterten Suche
Methode 6: Entfernen von Notizen mit Anlagen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Methode 7: Entfernen von Aufträgen zur Massenerkennung von Duplikaten und zugehörigen Kopien doppelter Datensätze
Methode 8: Löschen von Massenimportinstanzen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Methode 9: Löschen der Instanzen eines Massenlöschungsauftrags mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Methode 10: Löschen von Überwachungsprotokollen
Methode 1: Löschen von Massen-E-Mails und Workflowinstanzen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Warnung
Wenn Sie die Daten löschen, kann nicht mehr festgestellt werden, ob die E-Mail über eine Massen-E-Mail gesendet oder eine Workflowregel für einen Datensatz ausgeführt wurde. Die gesendeten E-Mails und die für den Datensatz im Workflow ausgeführten Aktionen bleiben bestehen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)
Wählen Sie Massenlöschung von Datensätzen aus. Wählen Sie auf der Menüleiste Neu aus. Daraufhin wird der Massenlöschungs-Assistent geöffnet.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option Systemaufträge aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
Systemauftragstyp – gleich – Massen-E-Mail; Workflow;
Statusgrund – gleich – Erfolgreich
Abgeschlossen am – Älter als X Monate – 1
Gruppieren Sie die drei Kriterienzeilen:
Wählen Sie den Pfeil neben der jeweiligen Kriterienzeile, und dann Zeile auswählen.
Wählen Sie Gruppieren UND, wenn alle drei Zeilen ausgewählt sind.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie im Textfeld Name einen Namen für den Massenlöschungsauftrag ein.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Auftragsstartzeit ein. Dabei sollte es sich vorzugsweise um eine Uhrzeit handeln, zu der sich keine Benutzer in Microsoft Dynamics 365 befinden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Auftrag ausführen alle, und wählen Sie dann in der Liste Tage aus, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll.
Wenn eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Abschluss des Auftrags eine E-Mail an mich (E-Mail@domain.com) senden.
Wählen Sie Weiter, überprüfen Sie den Massenlöschungsauftrag, und wählen Sie dann Senden, um den periodischen Auftrag zu erstellen.
Methode 2: Bewerten und Löschen angehaltener Workflows
Workflows werden gelegentlich angehalten, da eine nie erfüllbare Bedingung oder ein anderer Grund vorliegt, durch den die Fortsetzung des Workflows nicht zugelassen wird.
Warnung
Einige Workflows sind angehalten, da auf eine noch nicht erfüllte, jedoch erwartete Bedingung gewartet wird. Beispielsweise wird für den Workflow möglicherweise auf den Abschluss einer Aufgabe gewartet.
Wählen Sie Erweiterte Suche.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option Systemaufträge aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
Systemauftragstyp – gleich – Workflow
Statusgrund – gleich – Warten
Gruppieren Sie zwei Kriterienzeilen:
Wählen Sie den Pfeil neben der jeweiligen Kriterienzeile, und dann Zeile auswählen.
Wählen Sie Gruppieren UND, wenn alle drei Zeilen ausgewählt sind.
Wählen Sie Suchen aus.
Sie können jedes Element im Ergebnisfenster öffnen, um zu bestimmen, ob der Workflow gelöscht werden kann.
Methode 3: Entfernen von E-Mail-Anlagen mithilfe der erweiterten Suche
Warnung
Wenn Sie diese Daten löschen, sind die Anlagen nicht mehr in Microsoft Dynamics 365 verfügbar. Wenn Sie sie jedoch in Microsoft Office Outlook gespeichert haben, sind sie noch vorhanden.
Wählen Sie Erweiterte Suche.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option E-Mail-Nachrichten aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
E-Mail-Anlagen (Element)
Dateigröße (Bytes) – ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Bytewert ein, beispielsweise "25000".
Wählen Sie Ergebnisse aus.
Unter Aktivitäten verfügen Sie jetzt über eine Liste von E-Mails mit Anlagen, die größer als "X" Bytes sind. Überprüfen Sie die E-Mails und löschen Sie die Anlagen nach Bedarf.
Methode 4: Entfernen von E-Mails mit Anlagen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Warnung
Wenn Sie diese Daten löschen, sind die E-Mails und die zugehörigen Anlagen nicht mehr in Microsoft Dynamics 365 verfügbar. Wenn Sie sie jedoch in Microsoft Office Outlook gespeichert haben, sind sie noch vorhanden.
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)
Wählen Sie Massenlöschung von Datensätzen und dann auf der Menüleiste Neu aus. Daraufhin wird der Massenlöschungs-Assistent geöffnet.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option E-Mail-Nachrichten aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
Statusgrund – gleich – Abgeschlossen
Tatsächliches Ende – Älter als X Monate – 1
E-Mail-Anlagen (Element)
Dateigröße (Bytes) – ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Bytewert ein, beispielsweise "25000".
Gruppieren Sie die ersten zwei Kriterienzeilen:
Wählen Sie den Pfeil neben der jeweiligen Kriterienzeile, und dann Zeile auswählen.
Wenn beide Zeilen ausgewählt sind, wählen Sie Gruppieren UND.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie im Textfeld Name einen Namen für den Massenlöschungsauftrag ein.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Auftragsstartzeit ein. Dabei sollte es sich vorzugsweise um eine Uhrzeit handeln, zu der sich keine Benutzer in Microsoft Dynamics 365 befinden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Auftrag ausführen alle, und wählen Sie dann in der Liste Tage aus, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll.
Wenn eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Abschluss des Auftrags eine E-Mail an mich (E-Mail@domain.com) senden.
Wählen Sie Weiter, überprüfen Sie den Massenlöschungsauftrag, und wählen Sie dann Senden, um den periodischen Auftrag zu erstellen.
Methode 5: Entfernen von Notizen mit Anlagen mithilfe der erweiterten Suche
Warnung
Wenn Sie diese Daten löschen, sind die Notizen und die zugehörigen Anlagen nicht mehr in Microsoft Dynamics 365 verfügbar.
Wählen Sie Erweiterte Suche.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option Notizen aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
Dateigröße (Bytes) – ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Bytewert ein, beispielsweise "1048576".
Wählen Sie Ergebnisse aus.
Sie verfügen jetzt über eine Liste der Anlagen, die die angegebene Größe überschreiten.
Wählen Sie einzelne oder mehrere Anlagen aus, und wählen Sie Löschen (X).
Methode 6: Entfernen von Notizen mit Anlagen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Warnung
Wenn Sie diese Daten löschen, sind die Notizen und die zugehörigen Anlagen nicht mehr in Microsoft Dynamics 365 verfügbar.
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)
Wählen Sie Massenlöschung von Datensätzen und dann auf der Menüleiste Neu aus. Daraufhin wird der Massenlöschungs-Assistent geöffnet.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option Notizen aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
Dateigröße (Bytes) – ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Bytewert ein, beispielsweise "1048576".
Erstellt am – Älter als X Monate – 1
Gruppieren Sie zwei Kriterienzeilen:
Wählen Sie den Pfeil neben der jeweiligen Kriterienzeile, und dann Zeile auswählen.
Wählen Sie Gruppieren UND, wenn alle drei Zeilen ausgewählt sind.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie im Textfeld Name einen Namen für den Massenlöschungsauftrag ein.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Auftragsstartzeit ein. Dabei sollte es sich vorzugsweise um eine Uhrzeit handeln, zu der sich keine Benutzer in Microsoft Dynamics 365 befinden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Auftrag ausführen alle, und wählen Sie dann in der Liste Tage aus, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll.
Wenn eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Abschluss des Auftrags eine E-Mail an mich (E-Mail@domain.com) senden.
Wählen Sie Weiter, überprüfen Sie den Massenlöschungsauftrag, und wählen Sie dann Senden, um den periodischen Auftrag zu erstellen.
Methode 7: Entfernen von Aufträgen zur Massenerkennung von Duplikaten und zugehörigen Kopien doppelter Datensätze
Bei jeder Ausführung eines Duplikaterkennungsauftrags wird eine Kopie des doppelten Datensatzes als Teil des Duplikaterkennungsauftrags in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie beispielsweise über 100 doppelte Datensätze verfügen, werden diese 100 doppelten Datensätze bei jeder Ausführung eines Duplikaterkennungsauftrags zum Suchen dieser Duplikate (ob manuell oder periodisch auftretend) in der Datenbank unter der Instanz dieses Duplikatauftrags gespeichert, bis die Duplikate zusammengeführt oder gelöscht werden oder bis die Instanz dieses Duplikaterkennungsauftrags gelöscht wird.
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)
Wählen Sie Duplikaterkennungsaufträge.
Wählen Sie die zu löschenden Instanzen des Duplikaterkennungsauftrags aus, und wählen Sie dann Löschen (X).
Stellen Sie zur Vermeidung der Verschwendung von Speicherplatz sicher, dass die Duplikate schnell aufgelöst werden, damit sie nicht in mehreren Duplikatermittlungsaufträgen gemeldet werden.
Methode 8: Löschen von Massenimportinstanzen mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Bei jedem Ausführen eines Massenimports ist dem Import ein Systemauftrag zugeordnet. Die Systemauftragsdetails zeigen, welche Datensätze erfolgreich importiert wurden und welche nicht.
Warnung
Nach dem Löschen dieser Massenimportaufträge können Sie nicht feststellen, welche Daten importiert wurden, und Sie können für den Import kein Rollback ausführen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)
Wählen Sie Massenlöschung von Datensätzen und dann auf der Menüleiste Neu aus. Daraufhin wird der Massenlöschungs-Assistent geöffnet.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option Systemaufträge aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
Systemauftragstyp – gleich – Import
Statusgrund – gleich – Erfolgreich
Abgeschlossen am – Älter als X Monate – 1
Gruppieren Sie die drei Kriterienzeilen:
Wählen Sie den Pfeil neben der jeweiligen Kriterienzeile, und dann Zeile auswählen.
Wählen Sie Gruppieren UND, wenn alle drei Zeilen ausgewählt sind.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie im Textfeld Name einen Namen für den Massenlöschungsauftrag ein.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Auftragsstartzeit ein. Dabei sollte es sich vorzugsweise um eine Uhrzeit handeln, zu der sich keine Benutzer in Microsoft Dynamics 365 befinden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Auftrag ausführen alle, und wählen Sie dann in der Liste Tage aus, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll.
Wenn eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Abschluss des Auftrags eine E-Mail an mich (E-Mail@domain.com) senden.
Wählen Sie Weiter, überprüfen Sie den Massenlöschungsauftrag, und wählen Sie dann Senden, um den periodischen Auftrag zu erstellen.
Methode 9: Löschen der Instanzen eines Massenlöschungsauftrags mithilfe eines Massenlöschungsauftrags
Beim Ausführen einer Massenlöschung für Daten (beispielsweise bei vielen der in diesem Artikel beschriebenen Methoden) wird ein Massenlöschungs-Systemauftrag erstellt, der gelöscht werden kann.
Warnung
Nach dem Löschen dieser Aufträge geht der Verlauf der zuvor ausgeführten Massenlöschungsaufträge verloren.
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung. (Wie komme ich dorthin?)
Wählen Sie Massenlöschung von Datensätzen und dann auf der Menüleiste Neu aus. Daraufhin wird der Massenlöschungs-Assistent geöffnet.
Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option Systemaufträge aus.
Fügen Sie im Suchkriterienbereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
Systemauftragstyp – gleich – Massenlöschung
Statusgrund – gleich – Erfolgreich
Abgeschlossen am – Älter als X Monate – 1
Hinweis
Sie können auch fehlerhafte oder abgebrochene Aufträge löschen.
Gruppieren Sie die drei Kriterienzeilen:
Wählen Sie den Pfeil neben der jeweiligen Kriterienzeile, und dann Zeile auswählen.
Wählen Sie Gruppieren UND, wenn alle drei Zeilen ausgewählt sind.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie im Textfeld Name einen Namen für den Massenlöschungsauftrag ein.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Auftragsstartzeit ein. Dabei sollte es sich vorzugsweise um eine Uhrzeit handeln, zu der sich keine Benutzer in Microsoft Dynamics 365 befinden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Auftrag ausführen alle, und wählen Sie dann in der Liste Tage aus, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll.
Wenn eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Abschluss des Auftrags eine E-Mail an mich (E-Mail@domain.com) senden.
Wählen Sie Weiter, überprüfen Sie den Massenlöschungsauftrag, und wählen Sie dann Senden, um den periodischen Auftrag zu erstellen.
Methode 10: Löschen von Überwachungsprotokollen
Bei aktivierter Überwachung werden von Microsoft Dynamics 365 Überwachungsprotokolle zum Speichern des Überwachungsverlaufs der Datensätze erstellt. Diese Überwachungsprotokolle können zum Freigeben von Speicherplatz gelöscht werden, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Warnung
Wenn Sie ein Überwachungsprotokoll löschen, können Sie den Überwachungsverlauf für den im Überwachungsprotokoll behandelten Zeitraum nicht mehr anzeigen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Überwachung. (Wie komme ich dorthin?)
Wählen Sie im Bereich ÜberwachungVerwaltung von Überwachungsprotokollen.
Wählen Sie das älteste Überwachungsprotokoll aus, und dann Protokolle löschen.
Wählen Sie in der Bestätigungsmeldung OK aus.
Hinweis
Sie können nur das älteste Überwachungsprotokoll im System löschen. Wenn Sie mehrere Protokolle löschen möchten, müssen Sie den Vorgang zum Löschen des ältesten Überwachungsprotokolls wiederholen, bis genug Protokolle gelöscht wurden.
Siehe auch
Verwalten von Daten
Datenverschlüsselung
Microsoft Dynamics 365 (online) Instanzen verwalten
© 2017 Microsoft. Alle Rechte vorbehalten. Copyright