Stellen Sie Office 365-Gruppen bereit

 

Veröffentlicht: Februar 2017

Gilt für: Dynamics 365 (online), Dynamics CRM Online

Office 365-Gruppen, das mit Dynamics 365 (online) verfügbar ist, bietet eine neue Umgebung für die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365-Benutzern, die nicht Dynamics 365 verwenden. Verwenden Sie z. B. Office 365-Gruppen, wenn ein Vertriebsteam eine größere Verkaufschance hat, die Beiträge von mehreren Personen erfordert, die nicht auf Dynamics 365 zugreifen können.Office 365-Gruppen bietet einen einzelnen Ort für Freigabedokumente, -unterhaltungen, -besprechungen und -notizen. Sie können Office 365-Gruppen für eine beliebige Entität aktivieren.

Arbeiten Sie mit Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Dynamics 365-Organisation zusammen.

Teilen Sie Informationen auf verschiedene Art und Weise.

Tipp

In den folgenden Ressourcen finden Sie eine schnelle Einführung zu Office 365-Gruppen:

• Video: Vorstellen von Gruppen in Office 365.

• Weitere Informationen zu Gruppen

In diesem Thema

Anforderungen

Bereitstellen von Office 365-Gruppen

Überprüfen der erforderlichen Berechtigungen

Konfigurieren Sie Office 365-Gruppen

Verwenden der Office 365-Konnektoren für Gruppen

Bekannte Probleme

Anforderungen

Folgende Voraussetzungen müssen für die Verwendung von Office 365-Gruppen mit Dynamics 365 erfüllt sein:

• Dynamics 365 (online)

• Diese Funktion erfordert ein Office 365-Abonnement oder ein Abonnement von einem Onlinedienst wie SharePoint Online oder Exchange Online. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist Office 365 und in welchem Zusammenhang steht es zu Dynamics 365 (online)?.

• Für eine vollständige Integration der Office 365-Funktionen mit Microsoft Dynamics 365 (online) und Dynamics 365 (lokal) benötigen Sie Office 365 Enterprise E3 oder höher. Für PSTN-Anrufe und -Konferenzen über Skype for Business ist Office 365 Enterprise E5 erforderlich Andere Office 365-Pläne werden nicht unterstützt. Weitere Informationen zu Lizenzen und Preisinformationen finden Sie unter Handbuch zur Lizenzierung- und Preisberechnung.

• Exchange Online

• Zum Verwenden des Dokumentenspeichers mit Office 365-Gruppen benötigen Sie SharePoint Online und Zugang zum OneNote-Gruppennotizbuch.

Bereitstellen von Office 365-Gruppen

Office 365-Gruppen ist eine Dynamics 365-Lösung, die Sie von Ihrem Verwaltungsportal von Office 365 bereitstellen.

Hinweis

Benutzer müssen über ein Exchange Online-Postfachsetup verfügen für Office 365-Gruppen.Exchange Online ist bereits ordnungsgemäß für Microsoft Dynamics 365 (online)-Organisationen im Rahmen von Office 365 konfiguriert. Darüber hinaus müssen Sie serverbasierte SharePoint-Integration aktivieren, um Dokumente in einer Office 365-Gruppe anzuzeigen; Sie müssen keine SharePoint-Integration verwenden, richten Sie nur die Verbindung zu SharePoint Online ein. Serverbasierte SharePoint-Integration ist auch erforderlich, um das OneNote-Gruppennotizbuch zu aktivieren.

Weitere Informationen:Konfigurieren der serverbasierten Authentifizierung mit Dynamics 365 (online) und SharePoint Online.

1. Rufen Sie das Office 365-Administratorcenter auf, und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des globalen Office 365-Administrators an.

2. Klicken Sie auf Admin Center > Dynamics 365.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Instanzen.

4. Wählen Sie die Instanz aus, und wählen Sie dann Lösungen aus.

5. Wählen Sie Office 365-Gruppen aus und dann Installieren.

6. Lesen Sie die Vertragsbedingungen und wählen Sie dann Installieren.

Sobald die Installation der Lösung fertig ist, können Sie Office 365-Gruppen konfigurieren.

Hinweis

Wenn Sie eine Lösung installieren, wird die Dynamics 365 (online)-Website im Wartungszustand kurz offline geschaltet. Wir empfehlen, dass Sie die Lösung installieren, wenn dies die Benutzer am wenigsten stört.

Überprüfen der erforderlichen Berechtigungen

Das Sicherheitsrecht ISV-Erweiterungen ist für Office 365-Gruppen erforderlich. Sie können diese Berechtigung aus den benutzerdefinierten oder Standard-Sicherheitsrollen entfernen, je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen. Wenn ein Benutzer nicht über dieses Recht verfügt, kann er das Office 365-Gruppen-Element im Navigationsmenü eines Datensatzes nicht anzeigen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit.

2. Klicken Sie auf Sicherheitsrollen.

3. Wählen Sie die zu prüfende Sicherheitsrolle und dann die Registerkarte Anpassung aus.

4. Überprüfen Sie im Bereich Verschiedene Rechte die Berechtigungseinstellung ISV-Erweiterungen. Wenn durch die Sicherheitsrolle nicht das Recht ISV-Erweiterungen besitzt, wählen Sie es aus, um es für die Organisation festzulegen.

5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Konfigurieren Sie Office 365-Gruppen

Sobald Sie Office 365-Gruppen bereitstellen, können Sie sie für eine beliebige Entität aktivieren. Die Sicherheitsgruppen-Mitgliedschaft wird der Entität zugeordnet. Sie können Office 365-Gruppen in Dynamics 365 (online) konfigurieren.

1. Wählen Sie in Dynamics 365 (online)Einstellungen > Office 365-Gruppen aus.

2. Klicken Sie auf der Seite Office 365-Gruppen-Einstellungen auf Entität hinzufügen und wählen Sie aus der Dropdownliste eine Entität aus. Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Entität, die Sie aktivieren möchten, einschließlich benutzerdefinierter Entitäten.

3. Optional können Sie Automatisch erstellen für eine Entität auswählen, um automatisch eine neue Gruppe zu erstellen, wenn ein neuer Datensatz für diese Entität erstellt wird. Es ist jedoch empfehlenswert, diese Option nur für Entitäten auszuwählen, die in der Regel große Gruppen zum Zusammenarbeiten benötigen.

4. Wenn alle Entitäten hinzugefügt haben, die Sie für Office 365-Gruppen aktivieren möchten, klicken Sie auf Alle veröffentlichen.

   Alle ausstehenden Systemanpassungen werden veröffentlicht, einschließlich jener, die Sie gespeichert, aber in einem anderen Bereich noch nicht veröffentlicht haben.

Sie können jetzt Office 365-Gruppen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Hilfe und Schulung: Mit Office 365-Gruppen mit Kollegen zusammenarbeiten.

Verwenden der Office 365-Konnektoren für Gruppen

Verwenden Sie die Office 365-Konnektoren für Gruppen, um neue oder vorhandene Office 365-Gruppen mit Dynamics 365 (online) zu verbinden, sodass die Gruppe benachrichtigt wird, wenn neue Aktivitäten veröffentlicht werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einzurichten:

Tipp

Sehen Sie sich den folgenden Dynamics 365-Blog an: Dynamics CRM Online-Konnektor für Office 365-Gruppen

1. Melden Sie sich in Ihrem Office 365 Outlook an.

2. Erstellen Sie oder wählen Sie eine Office 365-Gruppe.

3. Klicken Sie auf Konnektoren.

   

4. Führen Sie einen Bildlauf nach unten zu Dynamics 365 Online durch, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

5. Wenn Sie auf mehr als eine Dynamics 365 (online)-Instanz zugreifen können, wählen Sie aus, welche Instanz mit dieser Office 365-Gruppe verbunden werden sollen. Wenn Sie nur auf eine Dynamics 365 (online)-Instanz zugreifen können, wird dieser Schritt übersprungen und Sie können mit dem nächsten Schritt fortfahren.

6. Wählen Sie den Dynamics 365-Datensatz aus, dem Sie diese Office 365-Gruppe anschließen möchten, und klicken Sie dann auf Speichern.

   

Sobald angeschlossen, wird der Dynamics 365 (online)-Konnektor oben auf der Verbindungsliste mit einer Zusammenfassung der verbundenen Datensätze angezeigt.

Um einen verbundenen Datensatz zu löschen, klicken Sie auf Ansicht und dann auf Entfernen.

Hinweis

Beachten Sie Folgendes bei Office 365-Konnektoren für Gruppen:

• Nur „Firma”, „Lead” und „Verkaufschancendatensätze” werden unterstützt.

• Sie können bis zu fünf Datensätze verbinden.

• Es werden nur Aktivitäten vom Typ "Aufgabe"als Konnektorkarten zur Gruppe gesendet.

• Die Aktivität erscheint als neue Unterhaltung in einem Kartenformat in der Gruppe.

• Die Felder in der Karte, die in der Gruppenunterhaltung angezeigt werden, sind nicht anpassbar.

• In Dynamics 365 ist nichts erforderlich, damit der Konnektor funktioniert.

• Für vertrauliche Information sollten Sie Ihren Dynamics 365-Datensatz mit einer privaten Gruppe verbinden, in der nur anerkannte Mitglieder Inhalt ansehen können. Bei öffentlichen Gruppen hat jeder in der Organissation Zugang zum Anzeigen von Inhalt. Weitere Informationen finden Sie unter "Öffentliche und private Office 365-Gruppen" in Weitere Informationen zu Gruppen.

Bekannte Probleme

Sie müssen Dynamics 365 (online) in der Version CRM Online 2015-Update 1 oder höher haben, um Office 365-Gruppen zu installieren. Wenn Office 365-Gruppen als verfügbare Lösung im CRM Online-Verwaltungskonsole angezeigt wird, Sie aber bei der Installation die Fehlermeldung "Fehler bei Lösungsinstallation. Versuchen Sie es später noch einmal. Sollte das Problem weiterhin auftreten, wenden Sie sich an den Kundensupport. Sie müssen Ihre Dynamics 365 (online)-Instanz aktualisieren, bevor Sie Office 365-Gruppen installieren können.

Datenschutzbestimmungen

Wenn ein Benutzer die Office 365-Gruppen für Dynamics 365 verwendet, um eine Office-Gruppe mit Microsoft Dynamics 365 (online) zu verbinden, werden Daten (wie neue Dokumente und Konversationen) auf dem Exchange- und/oder SharePoint-System gespeichert und für die Mitglieder dieser Office-Gruppe freigegeben, auch wenn sie nicht autorisierte oder lizenzierte Dynamics 365-Benutzer sind. Benutzer sind können nur die Daten freigeben, auf die sie Zugriff haben, und Administratoren können die Daten beschränken, die freigegeben werden, indem Sie die Zugriffsrechte der Benutzer beschränken.

Siehe auch

Mit Office 365 Gruppen mit Kollegen zusammenarbeiten
CRM-Blog: Dynamics CRM Online-Konnektor für Office 365-Gruppen
Dynamics 365 (online) einrichten, um Exchange Online zu verwenden
Blog: It's here - Office 365 Groups in CRM Online
Office 365-Gruppen in Dynamics 365 – FAQs

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