Analysieren von Daten mit Excel-Vorlagen

 

Gilt für: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Diese Funktion wurde mit CRM Online 2016 Update und CRM 2016 (lokal) eingeführt.

Sind Sie daran interessiert, diese Funktion zu nutzen? Dynamics 365-Administrator oder Supportmitarbeiter suchen.

Microsoft Excel bietet die Möglichkeiten, die Dynamics 365-Daten zu analysieren und anzuzeigen. Mit Excel-Vorlagen können Sie benutzerdefinierte Analysen erstellen und mit anderen Personen in Ihrer Organisation gemeinsam nutzen.

Verwenden Sie Excel-Vorlagen für:

• Vertriebsprognosen

• Pipelineverwaltung

• Leadsbewertung

• Gebietsplanung

• Und viel mehr...

Sie können die Excel-Vorlagen ausprobieren, die in Microsoft Dynamics 365 enthalten sind, um eine Schnellansicht abzurufen, welche Art von Analyse möglich ist.

Tipp

Sehen Sie sich das folgende Video an: Erstellen von Dokumenten direkt aus Dynamics CRM mithilfe von Word- und Excel-Vorlagen (2:38)

Eine neue Excel-Vorlage erstellen

Im Folgenden sind die Schritte zum Erstellen einer Excel-Vorlage aufgeführt.

Schritt 1: Erstellen Sie eine neue Vorlage aus vorhandenen Daten

Es gibt zwei Stellen in Dynamics 365, an denen Sie eine Excel-Vorlage erstellen können:

• Über die Einstellungsseite. Wechseln zu Einstellungen > Vorlagen > Dokumentvorlagen > Neu(). Sie benötigen ausreichende Berechtigungen für den Zugriff auf die Einstellungsseite (z. B. Systemadministrator oder Systemanpasser).

• Über eine Datensatzliste. Navigieren Sie beispielsweise zu Vertrieb > Verkaufschancen > Meine offenen Verkaufschancen. Klicken Sie auf der Menüleiste auf Excel-Vorlagen > Excel-Vorlage erstellen.

  

Die Seite Vorlage aus Dynamics 365-Daten erstellen wird angezeigt.

Daten für die Vorlage auswählen

1. Klicken Sie auf Excel-Vorlage.

2. Wählen Sie eine Entität (Datensatztyp), um die Dynamics 365-Daten aus dieser Entität einzubeziehen. Die Ansichten, die im folgenden Feld ausgewählt werden können, hängen von der ausgewählten Entität ab.

3. Wählen Sie eine Ansicht aus.

4. Klicken Sie auf Spalten bearbeiten, um die Eigenschaften für die Spalten in der Vorlage hinzuzufügen, zu entfernen und anzupassen.

5. Klicken Sie auf Datei herunterladen, um die Vorlagendatei zu erstellen.

Warnung

Sie können auch eine Vorlage herunterladen, die abgesehen von den Spalten in Verbindung mit dem Datensatztyp (Entität) keine Daten enthält, indem Sie dazu Einstellungen > Datenverwaltung > Vorlagen für Datenimport verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Herunterladen einer Vorlage für den Datenimport.

Schritt 2: So passen Sie die Daten in Excel an

Öffnen Sie die neu erstellte Vorlage in Excel, um die Daten anzupassen.

Führen wir beispielsweise ein einfaches Beispiel zum Anpassen einer Excel-Vorlage mit Dynamics 365-Beispieldaten durch.

Beispielanpassung der Verkaufschancendaten

1. Klicken Sie auf Aktivieren der Bearbeitung, um Anpassung der Excel-Tabelle zu erlauben.

2. Fügen Sie eine neue Spalte hinzu, und nennen Sie sie "Erwarteter Umsatz".

   

3. Erstellen Sie eine Formel für erwarteten Umsatz. Verweisen Sie nicht auf Zellen mithilfe ihrer Adressen, sondern definieren und verwenden Sie stattdessen Namen.

   

4. Erstellen Sie ein Diagramm und eine PivotTable. Diese und andere Demoschritte werden in einem zukünftigen Update dieses Themas beschrieben.

   Platzieren Sie vom Benutzer hinzugefügte Inhalte über oder rechts neben der vorhandenen Datentabelle. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass der Inhalt überschrieben wird, wenn Sie später neue Daten in Dynamics 365 hinzufügen und Sie eine neue Excel-Vorlage erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Bewährte Methoden und Überlegungen bei der Verwendung von Excel-Vorlagen.

   

5. Speichern Sie die Tabelle.

Sie können jetzt Excel-Vorlage in Dynamics 365 hochladen.

Schritt 3: Laden Sie die Vorlage hoch und geben Sie sie frei

Wenn Sie die Excel-Vorlage angepasst haben, können Sie sie in Dynamics 365 hochladen. Der Speicherort wird festgelegt, je nachdem, wo Sie die Vorlage hochladen.

Dynamics 365-Administratoren können die Einstellungsseite verwenden, um die Excel-Vorlage in Dynamics 365 hochzuladen. Eine in den Einstellungen hochgeladene Vorlage steht für alle Benutzer in Ihrer Dynamics 365-Organisation zur Verfügung.

Für Admins: Hochladen der Excel-Vorlage in Dynamics 365

1. Wechseln Sie in Dynamics 365 zu Einstellungen > Vorlagen > Dokumentvorlagen.

2. Klicken Sie auf Vorlage hochladen.

3. Ziehen Sie die Excel-Datei in das Dialogfeld oder suchen Sie nach der Datei, um sie hochzuladen.

   

4. Klicken Sie auf Hochladen.

Nicht-Administratoren können eine Vorlage zur Eigenverwendung in einer Datensatzliste hochladen.

Für Nicht-Administratoren oder Administratoren, die eine persönliche Vorlage erstellen möchten: Hochladen der Excel-Vorlage in Dynamics 365

1. Öffnen Sie in Dynamics 365 eine Seite mit einer Liste mit Datensätzen (beispielsweise die Liste der Verkaufschancen). Navigieren Sie zu Vertrieb > Verkaufschancen > Meine offenen Verkaufschancen.

2. Klicken Sie auf der Menüleiste auf Excel-Vorlagen > Excel-Vorlage erstellen.

3. Klicken Sie auf Excel-Vorlage > Hochladen.

   

4. Ziehen Sie die Datei in das Dialogfeld oder suchen Sie nach der Datei, um sie hochzuladen.

5. Klicken Sie auf Hochladen.

Schritt 4: Wählen Sie aus, vom wem die neue Vorlage verwendet werden kann

Der Zugriff auf die neu erstellten Excel-Vorlage hängt davon ab, wie Sie sie hochgeladen haben und welcher Sicherheitsrolle der Zugriff gewährt wurde. Prüfen Sie Verwenden Sie Sicherheitsrollen zum Steuern des Zugriffs auf Vorlagen.

Wenn Sie die Vorlage auf der Einstellungsseite hochgeladen haben

Die Informationsseite für die hochgeladene Excel-Vorlage sieht folgendermaßen aus.

Auf der Einstellungsseite hochgeladene Vorlagen stehen für alle Benutzer in Ihrer Dynamics 365-Organisation zur Verfügung. Sie müssen dieses Mal keine weiteren Maßnahmen ergreifen.

Wenn Sie die Vorlage aus einer Liste von Datensätzen hochgeladen haben

Die Informationsseite für die hochgeladene Excel-Vorlage sieht folgendermaßen aus.

Die Vorlagen, die in einer Datensatzliste hochgeladen wurden, sind für den Benutzer verfügbar, der die Vorlage hochgeladen hat. Wenn Sie die Vorlage für andere Benutzer freigeben möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie auf der Vorlageninformationsseite Freigeben aus.

2. Verwenden Sie die Seite Persönliche Vorlage der Freigabe, um die Excel-Vorlage für andere Benutzer freizugeben und Berechtigungen festzulegen.

Exportieren und Analysieren von Daten mithilfe der neuen Vorlage

Der Prozess zur Verwendung einer Excel-Vorlage sieht folgendermaßen aus.

Schritt 1: Auswählen einer Entität für die Analyse

Wählen Sie in Dynamics 365 eine Entität (Datensatztyp) aus, um sie mit der Excel-Vorlage zu analysieren, die Sie erstellt haben. Navigieren Sie beispielsweise zu Vertrieb > Verkaufschancen > Meine offenen Verkaufschancen. Es wurden zwei neue Verkaufschancen hinzugefügt, da die Vorlage erstellt wurde.

Schritt 2: Exportieren Sie Ihre Dynamics 365-Daten mit der neuen Excel-Vorlage

Wählen Sie die erstellte Excel-Vorlage aus.

Diese Vorlage wurde auf der Einstellungsseite erstellt, sodass sie im Menü Excel-Vorlagen angezeigt wird. Wenn sie von einer Datensatzliste erstellt wurde, kann sie unter Persönliche Excel-Vorlagen angezeigt werden.

Wenn Sie Microsoft Excel Online verwenden, können Sie die Daten in einem Excel-Fenster in Dynamics 365 sehen. Andernfalls oder wenn Sie die Excel-Datei lieber erstellen möchten, klicken Sie auf <Vorlagenname> herunterladen.

Schritt 3: Analysieren von Dynamics 365-Daten in Excel Online

Die Anzeige in der Excel-Tabelle basiert auf zwei Elementen:

• Dynamics 365-Datensätze. Die Ansicht, die Sie zum Exportieren auswählen, legt fest, welche Dynamics 365-Datensätze in der exportierten Excel-Datei angezeigt werden. Wenn Sie z. B. "Geschlossene Verkaufschancen" ausgewählt haben, sollten diese Datensätze angezeigt werden, auch wenn Sie die Vorlage verwendet, die mit "Meine offenen Verkaufschancen" erstellt wurde.

• Spalten. Die verwendete Vorlage bestimmt, welche Spalten in der Tabelle in der exportierten Excel-Datei angezeigt werden. Beispielsweise enthält die Ansicht "Geschlossene Verkaufschancen" diese Spalten: Potenzieller Kunde, Status, Ist-Einnahme und tatsächliches Abschlussdatum. Wenn die verwendete Vorlage jedoch auf "Meine offenen Verkaufschancen" basiert, werden die Spalten, die dieser Ansicht zugeordnet wurden, und alle Spaltenfilterungen angezeigt, die angegeben wurden, als Sie die Vorlage erstellt haben.

Schritt 4: Geben Sie die Ergebnisse für andere Benutzer frei

Wenn Sie Excelverwenden, speichern Sie eine Kopie entweder auf Ihrem Computer oder online. Senden Sie die Datei zur Überprüfung und für Änderungen an andere Benutzer.

Probieren Sie die Excel-Beispielvorlagen aus

Es stehen vier Excel-Vorlagen mit Microsoft Dynamics 365 zur Verfügung.

Die Excel-Beispielvorlagen wurden für einen bestimmten Datensatztyp (Entität) erstellt. Sie können nur die Vorlage nur auf Datensätze desselben Datensatztyps anwenden.

Name	Entität
Pipelineverwaltung	Verkaufschance (Vertriebsbereich)
Kampagnenübersicht	Kampagne (Marketingbereich)
SLA-Status der Anfragen	Anfrage (Servicebereich)
Anfragezusammenfassung	Anfrage (Servicebereich)

Anwenden einer Excel-Beispielvorlage

1. Öffnen Sie eine Liste von Datensätzen mit Informationen mit dem Entitätstyp, der der Beispielvorlage entspricht. Öffnen Sie beispielsweise eine Liste von Verkaufschancen, um die Pipelineverwaltungvorlage anzuwenden.

2. Klicken Sie auf > Excel-Vorlagen und wählen Sie dann unter Excel-Vorlagen die Beispielvorlage aus.

3. Laden Sie die Vorlage herunterladen oder öffnen Sie sie in Excel.

Tipp

Sie können Vorlagen exportieren, die in Microsoft Dynamics 365 integriert sind, sie ändern und sie dann erneut als neue Vorlagen importieren. Dadurch haben Sie einen erleichterten Start beim eigenen Erstellen von benutzerdefinierten Excel-Vorlagen.

Bewährte Methoden und Überlegungen bei der Verwendung von Excel-Vorlagen

Im Folgenden sind einige Überlegungen aufgeführt, über die Sie sich bewusst sein sollten, um Excel-Vorlagen in Dynamics 365 optimal zu erstellen und zu nutzen.

Testen Sie die Excel-Vorlagen

Excel hat zahlreiche Funktionen. Es empfiehlt sich, die Anpassungen zu testen, um sicherzustellen, dass alle Excel-Funktionen wie erwartet in den Vorlagen funktionieren.

Datenschutz und PivotCharts

Standardmäßig werden PivotChart-Daten nicht aktualisiert, wenn eine Tabelle geöffnet wird. Dies kann bei bestimmten PivotChart-Daten zu Sicherheitsproblemen führen, wenn diese nicht von Benutzern mit unzureichenden Berechtigungen angezeigt werden sollen.

Betrachten Sie folgendes Szenario:

• Ein Dynamics 365-Administrator erstellt eine Vorlage mit vertraulichen PivotChart-Daten und lädt die Vorlage in Dynamics 365hoch.

• Ein Vertriebsmitarbeiter, der keinen Zugriff auf vertrauliche Daten in den PivotCharts haben sollte, verwendet die Vorlage, um eine Excel-Datei für Datenanalysen zu erstellen.

Das Ergebnis. Der Vertriebsmitarbeiter kann die PivotChart-Daten möglicherweise anzeigen, wie sie vom Dynamics 365-Administrator hochgeladen wurden, einschließlich des Zugriffs auf Ansichten, für die der Vertriebsmitarbeiter über keine Berechtigungen verfügt.

Außerdem. iOS bietet keine Unterstützung für die Aktualisierung von PivotData und PivotCharts, wenn die Microsoft Excel-App auf iOS-Geräten verwendet wird.

Empfehlung. Vertrauliche Daten sollten nicht zu PivotTables und PivotCharts hinzugefügt werden.

Legen Sie fest, dass PivotChart-Daten automatisch aktualisiert werden

PivotChart-Daten sind standardmäßig so festgelegt, dass sie nicht automatisch aktualisiert werden, wenn Sie die Tabelle öffnen. Gewöhnliche Diagramme werden automatisch aktualisiert.

Klicken Sie in Excel mit der rechten Maustaste auf das PivotChart und dann auf PivotChart-Optionen > Daten aktualisieren, wen die Datei geöffnet wird.

Platzieren neuer Daten

Falls Sie Inhalte zur Excel-Vorlage hinzufügen möchten, speichern Sie die Daten über oder rechts neben vorhandenen Daten. Eine zweite Möglichkeit ist, die neuen Inhalte auf einem zweiten Blatt zu platzieren.

Excel-Vorlagen mit Bildern verursachen möglicherweise einen Fehler

Wenn Sie versuchen, Dynamics 365-Daten mit einer Excel-Vorlage zu analysieren, die über ein gespeichertes Bild verfügt, wird möglicherweise die folgende Fehlermeldung angezeigt: "Fehler beim Speichern der Arbeitsmappe. Die Arbeitsmappe wurde nicht gespeichert.” Entfernen Sie das Bild aus der Vorlage und laden Sie es neu in Dynamics 365.

Excel-Vorlagen und Office Mobile-App in Windows 8.1

Excel-Vorlagen können nicht auf Windows 8.1-Geräten mit Office Mobile-App geöffnet werden. Sie erhalten die folgende Fehlermeldung angezeigt: "Das Dokument wurde soweit wie möglich wiederhergestellt, Sie können es jedoch nicht bearbeiten. Versuchen Sie, das Dokument auf Ihrem PC zu öffnen und zu reparieren, um das Problem zu beheben."

Dies ein bekanntes Problem.

Verwenden Sie Tabellenspaltennamen und Bereichsnamen in Formeln

Wenn Sie Excel-Formeln erstellen, verwenden Sie keine Zellennummern oder Spaltentitel. Verwenden Sie stattdessen die Tabellenspaltennamen, und definieren Sie Namen für Zellen oder Zellenbereiche.

Verwenden Sie Sicherheitsrollen zum Steuern des Zugriffs auf Vorlagen

Dynamics 365-Administratoren können den Zugriff auf Excel-Vorlagen steuern. Vertriebsmitarbeiter können Beispielsweise nicht auf eine Excel-Vorlage schreiben.

1. Klicken Sie in Dynamics 365 auf Einstellungen > Sicherheit > Sicherheitsrollen.

2. Wählen Sie eine Rolle und klicken Sie dann auf die Registerkarte Unternehmensmanagement.

3. Wählen Sie Dokumentvorlage , um die Vorlagen festzulegen, die für die gesamte Organisation verfügbar sind. Wählen Persönliche Vorlage für Vorlagen für einzelne Benutzer.

4. Klicken Sie auf die Kreise, um die gewünschte Zugriffsebene anzupassen.

Anzeigen und Löschen von persönlichen Dokumentvorlagen

Um eine persönliche Vorlagen zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf Erweiterte Suche ().

2. Wählen Sie für Suchen nach die Option Persönliche Dokumentvorlagen.

3. Klicken Sie auf Ergebnisse(!).

4. Wählen Sie die persönliche Vorlage aus, die Sie Löschen möchten und klicken Sie dann auf Löschen ().

Excel-Vorlage wird in Microsoft Edge nicht hochgeladen

Wenn Ihre Microsoft Excel-Vorlage in Dynamics 365 nicht hochgeladen wird, wenn Sie Microsoft Edge als Browser verwenden, aktualisieren Sie Microsoft Edge, und versuchen Sie es erneut.

Datenschutzbestimmungen

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 (online) verwenden, wird beim Export von Daten in eine statische Tabelle eine lokale Kopie der exportierten Daten erstellt und auf Ihrem Computer gespeichert. Die Daten werden aus Dynamics 365 (online) auf Ihren Computer übertragen, indem eine sichere Dynamics 365-Verbindung verwendet wird, und keine Verbindung wird zwischen dieser lokalen Kopie und Dynamics 365 (online) beibehalten.

Beim Exportieren in eine dynamische Tabelle oder PivotTable wird eine Verknüpfung zwischen der Excel-Arbeitsmappe und Dynamics 365 (online) beibehalten. Bei jeder Aktualisierung eines dynamischen Arbeitsblatts oder einer PivotTable werden Sie anhand Ihrer Anmeldeinformationen bei Dynamics 365 (online) authentifiziert. Sie können Daten sehen, zu deren Ansicht Sie die Berechtigung haben.

Ein Administrator legt durch Nutzung der Sicherheitsrollen für Benutzer in der Organisation die Berechtigungen fest, ob Daten nach Excel exportiert werden dürfen oder nicht.

Siehe auch

Herunterladen einer Vorlage für den Datenimport
Verwenden Word-Vorlagen in Dynamics 365