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Hinzufügen von Haftungsausschlüssen zu Nachrichten

Gilt für: Office 365 for enterprises, Live@edu

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-07-28

Ein Haftungsausschluss ist ein Text, der E-Mails automatisch hinzugefügt wird. Haftungsausschlüsse (auch bezeichnet als Verzichtserklärungen) werden in der Regel zum Bereitstellen von rechtlichen Informationen und Warnungen zu unbekannten oder nicht überprüften Absendern oder aus verschiedenen anderen von der Organisation bestimmten Gründen verwendet.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für einen Haftungsausschluss.

WICHTIGER HINWEIS: Diese E-Mail ist nur für Personen bestimmt, die zum Erhalt vertraulicher Informationen berechtigt sind. E-Mails an Kunden von Contoso enthalten möglicherweise Informationen, die vertraulich und rechtlich geschützt sind. Bitte lesen, kopieren, speichern oder leiten Sie diese Nachricht nur weiter, wenn sie an Sie gerichtet ist. Haben Sie diese Nachricht irrtümlicherweise erhalten, leiten Sie sie bitte an den Absender weiter, und löschen Sie sie vollständig von Ihrem Computer.

Haftungsausschlüsse können mithilfe von Transportregeln automatisch auf E-Mails angewendet werden. Haftungsausschlüsse werden in der Exchange-Systemsteuerung erstellt.

Hinzufügen eines Haftungsausschlusses zu allen ausgehenden Nachrichten

Im Folgenden wird beschrieben, wie ein Haftungsausschluss erstellt wird, der am Ende aller an externe Empfänger gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird:

  1. Wählen Sie in der Exchange-Systemsteuerung "Organisation verwalten > E-Mail-Steuerelement > Regeln" aus.
  2. Klicken Sie auf "Neu". Geben Sie im Fenster "Neue Regel" die folgenden Informationen ein:
    1. Klicken Sie auf "Weitere Optionen".
      * Wenn...   Wählen Sie "Empfänger..." und "ist extern/intern" aus. Wählen Sie im Fenster "Bereich auswählen" die Option "Außerhalb der Organisation aus", und klicken Sie auf "OK".
      * Gehen Sie folgendermaßen vor:   Wählen Sie "Haftungsausschluss an die Nachricht anfügen..." und "Haftungsausschluss anfügen" aus.
    2. Klicken Sie auf "* Text eingeben...", um den Text des Haftungsausschlusses einzugeben, und klicken Sie auf "OK".
  3. Klicken Sie auf "Auswahl treffen", um eine Ausweichaktion anzugeben, die definiert, wie Sie vorgehen möchten, wenn der Haftungsausschluss nicht auf die Nachricht angewendet werden kann. Die Optionen sind "Umschlag", "Ignorieren" und "Ablehnen". Die Standardaktion ist "Umschlag". Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Ausweichaktionen.
    Klicken Sie abschließend auf "OK".
  4. Wenn Sie der Regel Ausnahmen hinzufügen möchten, damit der Haftungsausschluss für bestimmte Nachrichten nicht angewendet wird, klicken Sie auf "* Außer, wenn... ". Wenn Sie z. B. bestimmte Benutzer angeben möchten, wählen Sie "Absender..." und "ist diese Person" oder "ist Mitglied dieser Gruppe" aus. Eine vollständige Liste der verfügbaren Ausnahmen finden Sie unter Bedingungen und Ausnahmen für Transportregeln.
  5. Regelname:   Übernehmen Sie den Standardnamen, oder geben Sie einen eindeutigen aussagekräftigen Namen für die Regel ein.
  6. Klicken Sie auf "Speichern".

Konfigurieren der Komponenten des Haftungsausschlusses

Ein Haftungsausschluss besteht aus zwei Hauptkomponenten:

  • Inhalt des Haftungsausschlusses
  • Ausweichaktionen

Sie müssen auch entscheiden, welche Bedingungen für den Haftungsausschluss gelten. Sie können z. B. festlegen, dass der Haftungsausschluss auf alle Nachrichten in der Organisation oder nur auf Nachrichten an externe Empfänger angewendet werden soll. Sie können auch unterschiedliche Haftungsausschlüsse für interne Empfänger und externe Empfänger oder für Nachrichten von Benutzern in bestimmten Abteilungen oder Büros angeben. Weitere Informationen zu den verfügbaren Bedingungen finden Sie unter Bedingungen und Ausnahmen für Transportregeln.

Hinweis   Wenn Sie mehrere Transportregeln konfigurieren, um Haftungsausschlüsse anzuwenden, sollten Sie bei der Auswahl der Bedingungen umsichtig vorgehen und die Verwendung mehrerer Haftungsausschlüsse für die gleiche Nachricht vermeiden. Sie können auch eine Ausnahme hinzufügen, mit der im Text der Nachricht nach dem Haftungsausschlusstext gesucht wird, um zu verhindern, dass derselbe Nachrichtenhaftungsausschluss mehrfach für Nachrichtenantworten angewendet wird.

Inhalt des Haftungsausschlusses

Der Inhalt des Haftungsausschlusses ist der Text, der in eine Nachricht eingefügt wird. Für Haftungsausschlüsse wird das gleiche Nachrichtenformat verwendet wie für die E-Mail. Wenn einer Nur-Text-Nachricht z. B. ein HTML-Haftungsausschluss hinzugefügt wird, werden die HTML-Tags aus dem Text des Haftungsausschlusses entfernt.

Sie können auch die Darstellung, die Position und das Verhalten des Haftungsausschlusses innerhalb der E-Mail ändern. Der Inhalt des Haftungsausschlusses kann mit den folgenden Elementen angepasst werden:

  • HTML-Tags und Inline-CSS-Formate
  • Bilder
  • Benutzerattribute
  • Trennzeichen
  • Platzierung des Haftungsausschlusses

HTML-Tags und Inline-CSS-Formate

Der Text des Haftungsausschlusses kann HTML-Tags enthalten. Dies ermöglicht es Ihnen, Nachrichten mit den in HTML verfügbaren, umfangreichen Formatierungsfunktionen zu erstellen. Darüber hinaus können HTML-Tags Inline-Cascading Stylesheets (CSS) enthalten. In Nachrichten im HTML-Format können umfangreiche Haftungsausschlüsse angezeigt werden.

Bilder

Sie können HTML-Haftungsausschlüssen mit dem IMG-Tag Bilder hinzufügen, z. B.:

<IMG src="https://www.contoso.com/images/companylogo.gif">

Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie Bilder im Haftungsausschluss verwenden möchten:

  • Die Bilder werden nicht in die Nachricht eingebettet.
  • Die Bilder sollten sich auf einem Webserver befinden, auf den vom Empfänger zugegriffen werden kann.
  • Standardmäßig sind Bilder in Haftungsausschlüssen in den meisten E-Mail-Clients nicht sichtbar. Viele E-Mail-Clients, einschließlich Outlook Web App und Microsoft Outlook, blockieren externe Bilder und externe Webinhalte standardmäßig. Empfänger müssen möglicherweise "Blockierten Inhalt anzeigen" oder eine ähnliche Option auswählen, um die Bilder anzuzeigen. Daher empfiehlt es sich, Haftungsausschlüsse mit Bildern zu testen, um sicherzustellen, dass diese Haftungsausschlüsse Ihren Anforderungen entsprechen.

Benutzerattribute

Sie können Haftungsausschlüssen Benutzerattribute hinzufügen. Sie können z. B. DisplayName, FirstName, LastName, Department und Company hinzufügen, um personalisierte Signaturen zu erstellen. Wenn der Haftungsausschluss der Nachricht hinzugefügt wird, werden die Attributnamen durch die entsprechenden Werte aus dem Benutzerkonto des Absenders ersetzt. Um Attribute in einem Haftungsausschluss zu verwenden, schließen Sie das Attribut in zwei Prozentzeichen (%%) ein. Geben Sie z. B. %%DisplayName%% an, wenn Sie das DisplayName-Attribut verwenden möchten.

Die folgenden Benutzerattribute können in Haftungsausschlüssen verwendet werden.

DisplayName

FirstName

Initials

LastName

Office

PhoneNumber

OtherPhoneNumber

Email

Street

POBox

City

State

ZipCode

Country

UserLogonName

HomePhoneNumber

OtherHomePhoneNumber

PagerNumber

MobileNumber

FaxNumber

OtherFaxNumber

Notes

Title

Department

Company

Manager

CustomAttribute1 zu CutomAttribute15

Trennzeichen

Um den Haftungsausschluss eindeutig vom Text der E-Mail zu trennen, können Sie mithilfe des HTML-Tags <HR> eine Trennlinie erstellen. Sie können auch Inline-CSS-Formate in HTML-Tags verwenden, um Zeilen oder Rahmen um den HTML-Haftungsausschluss hinzuzufügen.

Platzierung des Haftungsausschlusses

Sie können den Haftungsausschluss am Anfang der E-Mail voranstellen oder am Ende der Nachricht anfügen. Wenn Sie den Haftungsausschluss voranstellen, wird er am Anfang der Nachricht vor dem Text des neuesten Nachrichtenthreads eingefügt. Wenn Sie den Haftungsausschluss anfügen, wird er am Ende des Nachrichtenthreads eingefügt.

Hinzufügen eines Haftungsausschlusses zu allen ausgehenden Nachrichten

Ausweichaktionen

Da einige Nachrichten (z. B. verschlüsselte Nachrichten) nicht geändert werden können, kann ein Haftungsausschluss in diesen Fällen möglicherweise nicht wie erwartet angewendet werden. Sie können angeben, wie vorzugehen ist, wenn ein Haftungsausschluss nicht auf eine Nachricht angewendet werden kann. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Umschlag:   Die ursprüngliche Nachricht wird in eine neue Nachricht eingeschlossen oder "umgebrochen", und der Haftungsausschluss wird im Text der neuen Nachricht eingefügt. Wenn die ursprüngliche Nachricht nicht in eine neue Nachricht eingeschlossen werden kann, empfängt der Absender einen Unzustellbarkeitsbericht, in dem erläutert wird, warum die Nachricht nicht übermittelt wurde.
    Hinweis   Alle nachfolgenden Transportregeln werden auf die neue Nachricht angewendet, nicht auf die ursprüngliche Nachricht. Sie sollten daher sicherstellen, dass eine Regel, durch die ein Haftungsausschluss mit der Ausweichaktion hinzugefügt wird, immer zuletzt ausgeführt wird.
  • Ignorieren:   Die ursprüngliche Nachricht wird ohne den Haftungsausschluss übermittelt.
  • Ablehnen:   Die Nachricht wird nicht übermittelt. Der Absender empfängt einen Unzustellbarkeitsbericht, in dem erläutert wird, warum die Nachricht nicht übermittelt wurde.

Hinzufügen eines Haftungsausschlusses zu allen ausgehenden Nachrichten

Beispiel für einen HTML-Haftungsausschluss

Das folgende Beispiel zeigt einen HTML-Haftungsausschluss mit einem IMG-Tag und eingebettetem CSS.

Hinweis   Dieser HTML-Haftungsausschluss dient als Beispiel. Er ist nicht dafür vorgesehen, in dieser Form verwendet zu werden.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
</br>
%%displayname%%</br>
%%title%%</br>
%%company%%</br>
%%street%%</br>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;</br>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
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