Grundlegendes zu Outlook Voice Access

Artikel
03/02/2017

Gilt für: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-28

Outlook Voice Access ermöglicht UM-aktivierten Benutzern (Unified Messaging) den Zugriff auf ihr Microsoft Exchange Server 2010- oder Exchange Server 2007-Postfach über analoge, digitale oder Mobiltelefone.

Ein Teilnehmer ist ein interner Unternehmens- oder Netzwerkbenutzer, der für Exchange 2010 Unified Messaging aktiviert wurde. Der Teilnehmerzugriff dient Benutzern zum Zugriff auf ihre Postfächer, um E-Mail, Sprachnachrichten, Kontakte und Kalenderinformationen abzurufen. Outlook Voice Access ist eine Exchange 2010 Unified Messaging-Funktion, über die Teilnehmer auf ihr Exchange 2010-Postfach zugreifen können.

Übersicht über Outlook Voice Access

In Exchange Server 2007 und ebenso in Exchange 2010 kann ein UM-aktivierter Benutzer zum Zugriff auf sein Postfach eine interne oder externe Telefonnummer anrufen (die in den UM-Wähleinstellungen konfiguriert ist) und das in Outlook Voice Access verfügbare Menüsystem verwenden. Mithilfe des Menüsystems können UM-aktivierte Benutzer E-Mail-Nachrichten lesen, Sprachnachrichten abhören, mit ihrem Outlook-Kalender arbeiten, auf ihre persönlichen Kontakte zugreifen und Aufgaben, wie das Konfigurieren ihrer Outlook Voice Access-PIN oder das Aufzeichnen von Voicemails, ausführen.

Benutzerschnittstellen zu Outlook Voice Access

Teilnehmern stehen zwei Exchange 2010 Unified Messaging-Benutzerschnittstellen zur Verfügung: die Benutzerschnittstelle für Telefoneingabe (Telephone User Interface, TUI) und die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe (Voice User Interface, VUI). Die Kombination dieser beiden Schnittstellen wird als Outlook Voice Access bezeichnet. Eine Liste aller Befehle, die in Outlook Voice Access zur Verfügung stehen, finden Sie unter Outlook Voice Access – Befehlsreferenz.

Sie können bei bestimmten Benutzern den Empfang von Voicemails verhindern, ihnen aber dennoch die Möglichkeit einräumen, über Outlook Voice Access auf ihr Exchange 2010-Postfach zuzugreifen. Sie können Benutzer für Unified Messaging aktivieren und deren Postfächer mit einer Durchwahlnummer konfigurieren, die aktuell von keinem anderen Benutzer in der Organisation verwendet wird.

Wichtig

Damit die Benutzerschnittstelle für die Spracheingabe oder die automatische Spracherkennung für den Teilnehmerzugriff verwendet werden kann, muss diese Funktionalität in den UM-Wähleinstellungen aktiviert sein. Nur so kann die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe wie in den im folgenden Abschnitt beschriebenen Szenarien verwendet werden.

Eine Kopie der Kurzanleitung zu Microsoft Exchange 2010 Unified Messaging Outlook Voice Access finden Sie im Microsoft Download Center. Die Quickstart-Anleitung finden Sie ebenfalls unter Outlook Voice Access – Kurzanleitung.

Outlook Voice Access-Szenarien

Die folgenden Szenarien veranschaulichen, wie Outlook Voice Access für den Teilnehmerzugriff über ein Telefon verwendet werden kann:

E-Mail-Zugriff Ein Outlook Voice Access-Benutzer wählt auf einem Telefon die Teilnehmerzugriffsnummer, um auf seine E-Mails zuzugreifen. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahlnummer ein. Zum Kontaktieren einer Person drücken Sie die Rautetaste." Nachdem der Benutzer seine Postfach-Durchwahlnummer eingegeben hat, lautet die Ansage: "Geben Sie Ihre PIN ein, und drücken Sie dann die Rautetaste." Nachdem der Benutzer eine PIN eingegeben hat, lautet die Ansage: "Es sind 2 neue Voicemails und 10 neue E-Mail-Nachrichten vorhanden, und Ihre nächste Besprechung beginnt um 10:00 Uhr. Sagen Sie bitte 'Sprachnachrichten', 'E-Mail', 'Kalender', 'Persönliche Kontakte', 'Verzeichnis' oder 'Persönliche Optionen'." Wenn der Benutzer "E-Mail" sagt, gibt Unified Messaging den Nachrichtenkopf und anschließend den Namen, den Betreff, die Zeit und die Priorität der Nachrichten im Postfach des Teilnehmers wieder.
Kalenderzugriff Ein Outlook Voice Access-Benutzer wählt auf einem Telefon die Teilnehmerzugriffsnummer, um auf seinen Kalender zuzugreifen. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahlnummer ein. Zum Kontaktieren einer Person drücken Sie die Rautetaste." Nachdem der Benutzer seine Postfachdurchwahlnummer eingegeben hat, lautet die Ansage "Geben Sie Ihre PIN ein, und drücken Sie dann die Rautetaste". Nachdem der Benutzer eine PIN eingegeben hat, lautet die Ansage: "Es sind 2 neue Voicemails und 10 neue E-Mail-Nachrichten vorhanden, und Ihre nächste Besprechung beginnt um 10:00 Uhr. Sagen Sie bitte 'Sprachnachrichten', 'E-Mail', 'Kalender', 'Persönliche Kontakte', 'Verzeichnis' oder 'Persönliche Optionen'." Wenn der Benutzer "Kalender" sagt, antwortet Unified Messaging: "Gerne. Welcher Tag soll geöffnet werden?" Der Benutzer sagt: "Kalender für heute". Unified Messaging antwortet mit dem Satz: "Der Kalender für heute wird geöffnet". Unified Messaging liest dem Benutzer jeden Kalendertermin für den betreffenden Tag vor.

Hinweis

Wenn ein Unified Messaging-Server auf ein beschädigtes Kalenderelement in einem Benutzerpostfach trifft, schlägt das Vorlesen des Elements fehl. Stattdessen wird der Anrufer an das Outlook Voice Access-Hauptmenü zurückvermittelt, und das Vorlesen aller weiteren Termine, die möglicherweise für den Rest des Tages geplant sind, wird ausgelassen.
Voicemailzugriff Ein Outlook Voice Access-Benutzer wählt auf einem Telefon die Teilnehmerzugriffsnummer, um auf seine Voicemail zuzugreifen. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahlnummer ein. Zum Kontaktieren einer Person drücken Sie die Rautetaste." Nachdem der Benutzer seine Postfach-Durchwahlnummer eingegeben hat, lautet die Ansage: "Geben Sie Ihre PIN ein, und drücken Sie dann die Rautetaste." Nachdem der Benutzer eine PIN eingegeben hat, lautet die Ansage: "Es sind 2 neue Voicemails und 10 neue E-Mail-Nachrichten vorhanden, und Ihre nächste Besprechung beginnt um 10:00 Uhr. Sagen Sie bitte 'Sprachnachrichten', 'E-Mail', 'Kalender', 'Persönliche Kontakte', 'Verzeichnis' oder 'Persönliche Optionen'." Wenn der Benutzer "Voicemail" sagt, gibt Unified Messaging den Nachrichtenkopf und anschließend den Namen, den Betreff, die Zeit und die Priorität der Sprachnachrichten im Postfach des Benutzers wieder.

Hinweis

Wenn die Spracherkennung aktiviert ist, können Benutzer mithilfe von Spracheingaben auf ihr UM-aktiviertes Postfach zugreifen. Die Teilnehmer können jedoch auch Tonwahl- bzw. DTMF-Eingaben (Dual Tone Multi-Frequency) verwenden, indem sie 0 drücken. Die Spracherkennung ist für PIN-Eingaben nicht aktiviert.
Suche nach E-Mail-Alias Ein Outlook Voice Access-Benutzer ruft von einem Telefon die Teilnehmerzugriffsnummer an und möchte eine Person im Verzeichnis suchen, indem er ihren E-Mail-Alias buchstabiert. Die Sprachansage lautet: "Willkommen. Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden. Zum Kontaktieren einer Person drücken Sie die Rautetaste." Anschließend drückt der Benutzer die Rautetaste und buchstabiert dann den Namen der Person mithilfe von Tonwahleingaben.

Hinweis

Die Verzeichnissuchfunktion mit Teilnehmerzugriff ist nicht sprachaktiviert. Benutzer können den Namen der Person, mit der sie Kontakt aufnehmen möchten, nur mithilfe von Tonwahleingaben buchstabieren.

Wichtig

In einigen Unternehmen (insbesondere in Ostasien) weisen die Tasten von Bürotelefonen möglicherweise keine Buchstaben auf. Diese Tatsache macht eine Verwendung der Funktion zum Buchstabieren des Namens über die Tonwahlschnittstelle nahezu unmöglich, wenn die Tastenzuordnungen nicht bekannt sind. Standardmäßig verwendet Exchange 2010 Unified Messaging die E.161-Tastenzuordnung, d. h. 2=ABC, 3=DEF, 4=GHI, 5=JKL, 6=MNO, 7=PQRS, 8=TUV, 9=WXYZ.

Beim Eingeben einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen, z. B. "Mike1092", werden die numerischen Ziffern sich selbst zugeordnet. Damit ein E-Mail-Alias wie z. B. "Mike1092" richtig eingegeben wird, muss der Benutzer die Zifferntasten 64531092 drücken. Für andere Zeichen als A-Z und 0-9 gibt es keine Entsprechung auf der Telefontastatur. Diese Zeichen sollten daher nicht eingegeben werden. Der E-Mail-Alias "mike.wilson" wird z. B. als 6453945766 eingegeben. Obwohl 11 Zeichen einzugeben sind, werden vom Benutzer nur 10 Ziffern eingegeben, weil für den Punkt (.) keine Ziffernentsprechung vorhanden ist. Weitere Informationen finden Sie unter Outlook Voice Access-Benutzerszenarien.

Öffentliche und persönliche Kontaktgruppen

Sie können Outlook Voice Access zum Senden oder Weiterleiten von Sprachnachrichten, E-Mails oder Besprechungsanfragen verwenden. Nachrichten oder Besprechungsanfragen können an folgende Empfänger gesendet oder weitergeleitet werden:

Eine Person im persönlichen Ordner "Kontakte"
Eine Person in der freigegebenen Adressliste der Organisation
Eine Gruppe, die Sie im persönlichen Ordner "Kontakte" erstellt haben
Eine öffentliche Gruppe in der freigegebenen Adressliste der Organisation

Sie können über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe (sofern die automatische Spracherkennung vom Voicemailadministrator aktiviert wurde) oder mittels Tonwahleingaben auf der Telefontastatur Nachrichten und Besprechungsanfragen senden. Sie können mit Outlook Voice Access auch Details zu einer Gruppe abhören, z. B. zu den Mitgliedern der Gruppe.

Hinweis

Wird eine Nachricht an eine öffentliche Gruppe in der freigegebenen Adressliste oder an eine Gruppe in Ihrem persönlichen Ordner "Kontakte", die keine Mitglieder enthält, gesendet, stehen Ihnen die Optionen zum Senden oder Weiterleiten der Nachricht bzw. Besprechungsanfrage im Voicemailsystem nicht zur Verfügung. Wenn Sie jedoch versuchen, eine Gruppe als Empfänger einer über das Telefon erstellten Nachricht oder Besprechungsanfrage hinzuzufügen, wird die Gruppe nicht hinzugefügt, und stattdessen hören Sie eine Ansage dazu, dass die Nachricht nicht gesendet werden konnte, weil der Kontakt anscheinend nicht über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt.

Auswählen einer Sprache

Die Sprache, in der Outlook Voice Access mit Ihnen spricht und Ihnen antwortet, kann nicht geändert werden. Das Voicemailsystem versucht, die beste Übereinstimmung für die Sprache zu ermitteln und zu verwenden, die Sie bei Ihrer ersten Anmeldung bei Microsoft Office Outlook Web App oder auf der Registerkarte "Regional" in Outlook Web App ausgewählt haben. Falls die ausgewählte Sprache nicht von Outlook Voice Access unterstützt wird, wird die Sprache verwendet, die Anrufer hören, wenn sie aufgefordert werden, eine Sprachnachricht für Sie zu hinterlassen.

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