Erstellen des Kommunikationsplans (Windows SharePoint Services)
Inhalt dieses Artikels:
Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an das Upgradeteam
Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an Websitebenutzer
In kleineren Bereitstellungen, in denen keine größeren Anpassungen an Websites vorgenommen wurden, besteht das Upgradeteam u. U. nur aus einer Person. In größeren Bereitstellungen hingegen sind möglicherweise mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen erforderlich, wie in der folgenden Liste erläutert wird.
Serveradministratoren Der Serveradministrator führt die meisten Aktualisierungsaufgaben aus. Es muss mindestens ein Serveradministrator Mitglied des Upgradeteams sein, da für die Ausführung des Installations-Assistenten eine Person erforderlich ist, die auf jedem der Front-End-Webserver Mitglied der lokalen Gruppe der Administratoren ist.
Hinweis
Farmadministratoren können lokale Administratoren für den Server sein.
Websitesammlungsbesitzer Sie müssen in der Lage sein, Websitesammlungsbesitzer über den anstehenden Aktualisierungsprozess zu benachrichtigen und sie über Probleme zu informieren, die Sie beim Aktualisieren der Websites festgestellt haben. Wenn eine schrittweise Aktualisierung ausgeführt wird, müssen Sie auch gemeinsam mit den Websitesammlungsbesitzern bestimmen können, ob deren Websites vollständig aktualisiert und ob Anpassungen erneut angewendet wurden, bevor Sie die alten Websites löschen oder deaktivieren.
Websitedesigner und -entwickler Wenn Sie über benutzerdefinierte Vorlagen, Webparts, Webdienste oder sonstige benutzerdefinierte Elemente verfügen, die Ihren Websites zugeordnet sind, müssen Sie mit den Personen zusammenarbeiten, die für das Entwickeln und Anpassen der betreffenden Elemente zuständig sind, damit Sie neue Versionen dieser benutzerdefinierten Elemente erstellen können, bzw. um sich zu vergewissern, dass die Elemente ordnungsgemäß aktualisiert wurden. Weitere Informationen zu möglichen Problemen mit benutzerdefinierten Elementen finden Sie unter Verwenden eines Testupgrades zur Ermittlung möglicher Probleme (Windows SharePoint Services).
Websitebenutzer Websitebenutzer müssen nicht unbedingt in die Entscheidungsfindung für den Aktualisierungsprozess einbezogen werden. Sie müssen Benutzern der Websites jedoch den Zeitraum der Aktualisierung sowie mögliche Auswirkungen mitteilen.
Sponsoren und andere Beteiligte Möglicherweise gibt es weitere Personen in Ihrer Organisation, die an der Planung des Aktualisierungsprozesses teilnehmen müssen. Berücksichtigen Sie diese Personen in Ihrem Kommunikationsplan.
Hinweis
Je nach Organisation können die einzelnen Rollen im Upgradeteam von einer oder mehreren Personen ausgefüllt werden.
Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an das Upgradeteam
Der Zeitplan für die Aktualisierung wird im Allgemeinen von den Serveradministratoren festgelegt, und die Besitzer der Websites werden erst unmittelbar vor Beginn des Prozesses benachrichtigt. Da die Teammitglieder zu bestimmten Zeitpunkten des Aktualisierungsprozesses eigene Aufgaben ausführen müssen, ist ein robuster Plan zur Übermittlung des Fortschritts der Aktualisierung an alle Teammitglieder unerlässlich, sodass alle Personen genau wissen, wann sie ihre jeweiligen Aufgaben ausführen müssen.
Das gesamte Upgradeteam muss zusammenarbeiten, um Folgendes zu bestimmen:
Vorgehensweise für die Aktualisierung Im Thema Bestimmen der Upgrademethode [Windows SharePoint Services] finden Sie hilfreiche Informationen im Hinblick auf die Entscheidung über den auszuführenden Aktualisierungstyp. Der Bericht, der mit dem Tool zum Ausführen eines Scans vor dem Update generiert wird, muss bei dieser Entscheidung ebenfalls berücksichtigt werden.
Datum und Uhrzeit für die Ausführung der Aktualisierung Es empfiehlt sich (insbesondere bei direkten Aktualisierungen), dass die Aktualisierung zu einem Zeitpunkt ausgeführt wird, zu dem die Websites nur wenig genutzt werden. In kleinen Bereitstellungen mit einem einzigen Server kann der Aktualisierungsprozess bereits nach einem Tag abgeschlossen sein. In größeren Bereitstellungen, beispielsweise in Serverfarmen mit großen Datenmengen, kann mit einer schrittweisen Aktualisierung der Prozess auf mehrere Ausfallzeiträume verteilt werden. Die Dauer der Aktualisierung einer Websitesammlung kann nicht genau vorhergesagt werden. Daher ist die Kommunikation mit den anderen mit der Aktualisierung befassten Teammitgliedern sowie mit den Endbenutzern unverzichtbar. Der Tag bzw. die Tage, die Sie für die Aktualisierung auswählen, sollte weit genug in der Zukunft liegen, damit das Upgradeteam über ausreichend Zeit zum Ausführen aller vorbereitenden Schritte verfügt. Planen Sie beim Aufstellen des Zeitplans auch Zeit für die Validierung der aktualisierten Websites, die Implementierung von Änderungen oder die Ausführung von Änderungen am Branding von Websites ein.
An den folgenden Punkten des Upgradeprozesses ist die Kommunikation mit den Besitzern, Designern und Entwicklern von Websites unerlässlich:
Vor dem Beginn des Prozesses, sodass allen Personen der allgemeine Zeitplan sowie ihre jeweilige Rolle im Prozess bekannt ist.
Nach dem Ausführen des Tools zum Ausführen eines Scans vor dem Update, sodass ggf. vom Tool festgestellte Probleme behoben werden können. Weitere Informationen zum Tool zum Ausführen eines Scans vor dem Update finden Sie unter Ausführen des Tools zum Ausführen eines Scans vor dem Upgrade (Windows SharePoint Services). Probleme mit benutzerdefinierten Websitevorlagen oder benutzerdefinierten Webparts müssen beispielsweise vor dem Planen der Aktualisierung an den entsprechenden Besitzer sowie Designer und Entwickler der Website gemeldet werden, sodass diese über ausreichend Zeit verfügen, um das Problem zu analysieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ein Entwickler kann z. B. entscheiden, dass ein Webpart vor dem Aktualisierungsprozess neu erstellt werden sollte. Besitzer von Websites möchten vorher ggf. an den Websites vorgenommene Änderungen aufzeichnen, einschließlich von Websitevorlagen und Änderungen an wichtigen ASPX-Dateien (Active Server Page Extension).
Nach dem Aktualisieren der Websites, sodass die Websites überprüft und ggf. erforderliche Änderungen vorgenommen werden können. Besitzern von Websites muss bekannt sein, wie lange die alten Versionen der Websites aufbewahrt werden, sodass sie die Möglichkeit haben, alle erforderlichen Daten von der alten Website abzurufen.
Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an Websitebenutzer
Ebenso wichtig ist es, den Benutzern der Websites folgende Informationen mitzuteilen:
Zeitpunkt der Aktualisierung ihrer Websites Bei einer direkten Aktualisierung müssen die Benutzer außerdem benachrichtigt werden, dass ihre Websites während des Aktualisierungsprozesses nicht verfügbar sind.
Voraussichtliche Verfügbarkeit der aktualisierten Websites Das Upgradeteam muss den Zeitpunkt mitteilen, zu dem nicht nur die eigentliche Aktualisierung abgeschlossen, sondern auch der ordnungsgemäße Betrieb der aktualisierten Websites sichergestellt sein wird.
Mögliche Auswirkungen der Aktualisierung und wissenswerte Informationen über die neue Umgebung Die Website kann beispielsweise ein neues Aussehen aufweisen oder über geringfügig andere Funktionen verfügen. Nach der Aktualisierung kann es auch erforderlich sein, Anpassungen von der alten Website zu übernehmen. Sie können Benutzer auch auf verfügbare Inhalte hinweisen, beispielsweise auf Artikel mit Neuigkeiten oder Schulungsmaterialien, in denen sie sich mit der neuen Version vertraut machen können.
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