Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung

 

Gilt für: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Der erste Schritt bei der Planung einer Dokumentverwaltungslösung besteht darin, die Benutzer zu bestimmen und die Art der Verwendung von Dokumenten zu analysieren. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Bestimmen der Benutzer und zum Analysieren der Dokumentverwendung für eine Lösung auf der Grundlage von Microsoft SharePoint Server 2010.

Inhalt dieses Artikels:

• Bestimmen von Benutzern

• Analysieren der Dokumentverwendung

• Arbeitsblätter

Bestimmen von Benutzern

Zur Bestimmung der Beteiligten und Teilnehmer Ihrer Dokumentverwaltungslösung können Sie eine Umfrage verwenden. Diese kann beispielsweise die folgenden Fragen enthalten:

• Wer erstellt in Ihrer Organisation Dokumente?

• Welche Dokumenttypen werden erstellt?

• Wer überprüft die Dokumente?

• Wer bearbeitet die Dokumente?

• Wer verwendet Dokumente?

• Wer genehmigt die Veröffentlichung von Dokumenten?

• Wer entwirft die zum Hosten von Dokumenten verwendeten Websites?

• Wer legt die Richtlinien für die Verwaltung von Dokumenten fest?

• Wer verwaltet in Ihrer Organisation Datensätze?

• Wer übernimmt die Bereitstellung und Wartung der Server, auf denen Dokumente gespeichert werden?

Arbeitsblattaktion
Jede dieser Fragen kann mehrere Antworten liefern. Erfassen Sie die Informationen aus der Umfrage im Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x407) gemäß folgendem Beispiel.

Beispielarbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen":

Position	Dokumenttypen	Rolle
Finanzanalytiker Technischer Redakteur	Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell Webseite	Autor
Finanzanalytiker Manager	Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell	Prüfer
Technischer Bearbeiter	Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Webseite	Bearbeiter
Kunde	Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell Webseite	Leser
Anwalt des Unternehmens Manager	Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell Webseite	Person für die Genehmigung von Inhalt
Serveradministrator	Alle	IT-Experte
Datenbank-Manager	Alle	Datenbankspezialist
Richtlinienbeauftragter	Alle	Jurist
Datensatzverwalter	Alle	Datensatzverwalter
Websiteverwalter	Alle	Inhaltsherausgeber
Websiteadministrator	Alle	Inhaltsauditor

Die Bestimmung der am Inhalt beteiligten Personen kann Ihnen dabei helfen, eine umfassende Dokumentverwaltungslösung zu erhalten, und dazu beitragen, dass die entworfenen Websites und Dokumentbibliotheken den Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens bezüglich der Inhaltserstellung und -verwaltung gerecht werden.

Analysieren der Dokumentverwendung

Nachdem Sie die an Ihren Inhalten beteiligten Personen identifiziert haben, holen Sie Informationen von den Beteiligten ein, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bestandteil des Planungsprozesses, da Sie mithilfe der Analyse folgende Kriterien ermitteln können:

• Geplante Strukturierung der Dokumentbibliotheken

• Zu verwendende Websitevorlagen

• Anzahl der erforderlichen Websites

• Die auf die Websites anzuwendenden Informationsverwaltungsrichtlinien

• Die für die Implementierung Ihrer Lösung erforderliche physische Servertopologie

Folgende Informationen müssen zusammengetragen werden:

• Dokumenttyp, z. B. Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals, Mitarbeiterleistungsbewertung, internes Memo oder Produktspezifikation

• Zweck des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "stellt Kunden Empfehlungen zum Eigenkapital zusammen mit hilfreichen Daten bereit"

• Autor jedes Dokumenttyps (es ist hilfreich, statt des Namens die Rolle des Autors aufzuführen, z. B. "Finanzanalytiker" oder "Produktmanager")

• Format des Dokuments: Wenn das Dokument an einem Punkt des Lebenszyklus in ein anderes Format konvertiert werden muss, zeichnen Sie diese Informationen auf.

• Benutzer des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "Kunden" oder "Teammitglieder"

• Weitere Rollen, die auf den Lebenszyklus des Dokuments anwendbar sind, z. B. "technischer Lektor" oder "Redakteur"

• Speicherort des Dokuments, z. B. "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver": Beachten Sie, dass auf diese Frage mehrere Antworten möglich sein können, beispielsweise dann, wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und anschließend auf einem Webserver veröffentlicht wird.

• Die Art der Anzeige des Dokuments durch die Leser, z. B. auf einer Webseite oder über eine Dateifreigabe

Arbeitsblattaktion
Das Dokument Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407) wird zum Aufzeichnen Ihrer Dokumentverwendungsanalyse bereitgestellt. Im Folgenden werden Beispiele für Informationen genannt, die für zwei unterschiedliche Organisationen in einem Unternehmen auf dem Arbeitsblatt erfasst werden können.

Beispielarbeitsblatt zur Dokumentverwendung:

	Zweck	Autor	Benutzer	Format	Weitere Rollen	Speicherorte
Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals	Stellt Premiumkunden einer Finanzdienstleistung Hinweise dazu bereit, ob eine oder mehrere Aktien gekauft oder verkauft werden sollten.	Finanzanalytiker	Kunde	DOCX (zum Erstellen), PDF (zum Veröffentlichen)	Bearbeiter (technisch), Bearbeiter (rechtlich), genehmigende Person, Redakteur, Datensatzverwalter, Websiteadministrator	Erstellungswebsite Testwebsite Internet Datensatzrepository

Analyse Aufgrund der unterschiedlichen Formate für die Erstellung und für die Veröffentlichung ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Wegen der vielen Bearbeiter ist mindestens ein Workflow (auf dem Server implementierter Geschäftsprozess) erforderlich. Aufgrund der 4 Standorte (Erstellungswebsite, Testwebsite, Internet und Datensatzrepository) sind Mechanismen zum Verschieben der Inhalte von einem Standort an einen anderen erforderlich. Durch die Notwendigkeit, die Inhalte in einem Datensatzrepository des Unternehmens zu archivieren, und aufgrund der behördlichen Implikationen der Veröffentlichung von Hinweisen zu Eigenkapital sind Unternehmensrichtlinien und bewährte Methoden (z. B. Inhaltsüberwachung und -beibehaltung) erforderlich.

	Zweck	Autor	Benutzer	Format	Weitere Rollen	Speicherorte
Mitarbeiterleistungsbewertung	Bewertet die Leistung eines Mitarbeiters – einschließlich Selbsteinschätzung und Einschätzung durch den Vorgesetzten.	Information Worker, Vorgesetzter	Vorgesetzte, Spezialisten für Personalwesen	DOC	Bearbeiter (Personalwesen), Bearbeiter (rechtlich), genehmigende Person (leitendes Führungspersonal), Datensatzverwalter	Clientcomputer E-Mail-Server (als Anlage) Webserver des Unternehmens Datensatzrepository des Unternehmens

Analyse Für zwei Autoren und mehrere Bearbeiter ist mindestens ein Workflow erforderlich. Das Dokument wird von verschiedenen Personen bearbeitet, befindet sich dann auf einem Webserver des Unternehmens (vermutlich gut gesichert) und wird in einem Datensatzrepository archiviert. Aufgrund des Datenschutzes für diese Inhalte ist die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) auf den Desktop- und Servercomputern erforderlich – zusätzlich zu Unternehmensrichtlinien und bewährten Methoden (z. B. Überwachung), die die Privatsphäre des Mitarbeiters und den gesetzlichen Status des Unternehmens schützen.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen zu dokumentieren:

• Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x407)

• Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407)