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Problembehandlung beim Ausgleich von Kreditorenkonten mit dem entsprechenden Konto im Hauptbuch in Microsoft Dynamics SL

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In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Salden im Modul Kreditorenbuchhaltung (Ap) monatlich mit dem entsprechenden Konto im Modul Hauptbuch (Sachbuch) abgleichen und die Berichte, die Sie während des Prozesses verwenden können.

Gilt für: Microsoft Dynamics SL
Ursprüngliche KB-Nummer: 888149

Zusammenfassung

Zunächst müssen Sie im Modul Kreditorenbuchhaltung den Bericht kreditorenzeitraumliche Testbilanz oder den AP-Bericht "Period Sensitive Aged Aged" ausgeben. Sie müssen den Teststandsbericht im Hauptbuchmodul drucken und dann die beiden Berichte vergleichen. Wenn Sie Inkonsistenzen feststellen, müssen Sie den Detail-Hauptbuchbericht drucken. Wenn die Inkonsistenz durch eine Transaktion verursacht wird, die über ein anderes Modul durchgeführt wurde, müssen Sie den ursprünglichen Eintrag für die Transaktion suchen. Wenn die Inkonsistenz im aktuellen Zeitraum nicht gefunden werden kann, müssen Sie die vorherigen Zeiträume und die nicht geposteten Einträge analysieren. Als letzte Schritte beim Versuch, die Ursache der Inkonsistenz zu identifizieren, müssen Sie möglicherweise eine Transaktionsüberprüfung oder eine Integritätsprüfung durchführen.

Einführung

In Microsoft Dynamics SL sollten Sie die Salden im Modul Kreditorenbuchhaltung mit dem entsprechenden Konto im Hauptbuchmodul abgleichen. Es wird empfohlen, dass Sie die Salden im Rahmen jedes Monatsabschlussprozesses abgleichen. Eine monatliche Abstimmung bietet die folgenden Vorteile:

  • Die richtige Dokumentation ist verfügbar, wenn eine Überwachung geplant ist.
  • Inkonsistenzen in den Informationen in den beiden Modulen können identifiziert und korrigiert werden, bevor der Zeitraum für den Monat geschlossen wird.

Alle Informationen, die im Modul Kreditorenbuchhaltung eingegeben werden, aktualisieren ein Hauptbuchkonto. Das primäre Konto, das Sie im Modul Kreditorenbuchhaltung abgleichen müssen, ist das Kreditorenkonto. Andere Konten, die Sie abgleichen müssen, umfassen das Haltekonto, die Einkaufskonten, das Vorauszahlungskonto und die Barkonten.

Schritt 1: Drucken eines Berichts im Modul Kreditorenbuchhaltung

Um zu überprüfen, ob der Kreditorenbetrag und der Sachbuchbetrag für den aktuellen Zeitraum oder für vergangene Zeiträume identisch sind, können Sie einen der beiden folgenden Berichte im Modul Kreditorenbuchhaltung verwenden:

  • Bericht zum Kreditzeitraums-Testguthaben

    Wenn Sie den Bericht Kreditzeitraum-Testguthaben drucken, verwenden Sie das Format Vorheriger Zeitraum. Wenn Sie über eine Datenbank mit mehreren Währungen verfügen, verwenden Sie das Format "Prior Period – MC".

  • Der Bericht "Period Sensitive Aged".

    Wenn Sie den AP-Bericht Period Sensitive Aged drucken, verwenden Sie das Verlaufsformat. Wenn Sie über eine Datenbank mit mehreren Währungen verfügen, verwenden Sie das Verlaufs-MC-Format. Es wird empfohlen, dass Sie nicht den Bericht veralteter AP oder den Kreditorentestbilanzbericht verwenden, da diese beiden Berichte Kreditorenbuchhaltungsbatches enthalten, die für einen zukünftigen Zeitraum freigegeben werden.

    Es ist auch hilfreich, den Saldo, der im AP-Bericht Period Sensitive Aged angezeigt wird, mit dem Saldo zu vergleichen, der im Bericht Kreditzeitraums-Testguthaben angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie Abweichungen zwischen den beiden Berichten ausschließen. Wenn die beiden Berichte nicht übereinstimmen, können Sie eingrenzen, welcher Anbieter die beiden Berichte veranlasst, nicht zuzustimmen. Wenn die beiden Berichte zwei unterschiedliche Salden anzeigen, überprüfen Sie darüber hinaus, ob einer der Berichte dem GL zustimmt.

Schritt 2: Drucken eines Berichts im G/L-Modul

Im Modul Hauptbuch müssen Sie den Teststandsbericht für das Konto drucken, das Sie ausgleichen möchten. Sie können entweder das Format kombinierte Summen oder das Format Debit and Credit Totals verwenden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Konto im Hauptbuchmodul anzugeben, für das Sie einen Trail Balance-Bericht drucken möchten:

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Teststand (01.610.00) die Registerkarte Auswählen aus .
  2. Geben Sie im Feld Feldden Namen account.acct ein.
  3. Wählen Sie in der Liste Operatordie Option Gleich aus, und geben Sie dann die Kontonummer des Kreditorenkontos in das Feld Wert ein.

Schritt 3: Vergleichen der Berichte

Die Kontosumme im Testsaldobericht sollte mit dem Gesamtbetrag im Bericht ausgeglichen werden, den Sie im Modul Kreditorenbuchhaltung ausgegeben haben. Wenn die Summen aus diesen beiden Berichten ausgeglichen werden, ist keine zusätzliche Aktion erforderlich.

Hinweis

Wenn Sie über mehrere Kreditorenkonten oder mehrere Unterkonten und ein Kreditorenkonto verfügen, müssen Sie eines der folgenden Verfahren verwenden, um die Berichte zu vergleichen:

  • Drucken Sie den Bericht für das Modul Kreditorenbuchhaltung, indem Sie eine Select-Anweisung verwenden, sodass der Bericht nur eines der Kreditorenkonten enthält, und verwenden Sie dann dieselbe Select-Anweisung im Bericht Hauptbuchtestbilanz. Vergleichen Sie dann jedes Kreditorenkonto einzeln.
  • Fügen Sie alle Kreditorenkonten im Bericht "Hauptbuchtestbilanz" hinzu, und vergleichen Sie dann die Summe mit dem Im Bericht für das Modul Kreditorenbuchhaltung.

Abstimmen der Unterschiede zwischen dem Bericht für das AP-Modul und dem Bericht "General Ledger Trial Balance"

Wenn Sie eine Inkonsistenz zwischen den Summen im AP-Bericht "Period Sensitive Aged Aged" oder im Bericht "Vendor Period Trial Balance" und dem Bericht "General Ledger Trial Balance" feststellen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Quelle der Inkonsistenz zu ermitteln.

Schritt 1: Drucken des Detail-Hauptbuchberichts

Drucken Sie zunächst den Detail-Hauptbuchbericht. Der Detail-Hauptbuchbericht zeigt alle Einträge an, die für den Zeitraum auf die Kreditorenkonten und die Unterkonten gebucht wurden. Das Feld JrnlType listet das Modul auf, aus dem der Eintrag stammt. Wenn der Journaltyp AP ist, stammt der Eintrag aus dem Modul Kreditorenbuchhaltung. Wenn der Journaltyp GJ ist, stammt der Eintrag aus dem Hauptbuchmodul. Wenn der Journaltyp AR ist, stammt der Eintrag aus der Debitorenbuchhaltung. Wenn es einen journal-Typ gibt, der sich von AP unterscheidet, wurde mithilfe eines anderen Moduls ein Eintrag auf das Kreditorenkonto vorgenommen. Einträge, die über andere Module an das AP-Konto vorgenommen werden, führen zu einer Differenz zwischen den Summen im Modul "Hauptbuch" und "Kreditorenbuchhaltung". Wenn ein Journaltyp vorhanden ist, der sich von AP unterscheidet, müssen Sie den ursprünglichen Eintrag suchen.

Schritt 2: Suchen des ursprünglichen Eintrags

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den ursprünglichen Eintrag zu suchen:

  1. Die Batchnummer der Transaktion im Feld BatNbr und der Eintrag im Feld JrnlType befindet sich im Detail-Hauptbuchbericht.

  2. Öffnen Sie das Dialogfeld Bericht bearbeiten für das Modul, das im Feld JrnlType aufgeführt ist.

    Wenn beispielsweise der im Feld JrnlType aufgeführte Journaltyp GJ ist, öffnen Sie das Dialogfeld Hauptbuchbearbeitung (01.810.00).

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Bericht bearbeiten die Registerkarte Auswählen aus .

  4. Geben Sie batch_batnbr in das Feld Feld ein .

  5. Wählen Sie in der Liste Operatordie Option Gleich aus, und geben Sie dann Ihre Batchnummer in das Feld Wert ein.

  6. Recherchieren Sie die betreffende Transaktion im Batchbericht. Entscheiden Sie, welche Anpassungen erforderlich sind, um die Sachkonten und die Kreditorenkonten auszugleichen.

Wenn Sie die Inkonsistenzen nicht mithilfe der aktuellen Periodenberichte beheben können, müssen Sie die vorherigen Zeiträume und die nicht geposteten Einträge analysieren.

Schritt 3: Analysieren von vorherigen Zeiträumen und nicht geposteten Einträgen

Einträge, die in früheren Zeiträumen gepostet werden, werden nicht im Detail-Hauptbuchbericht des aktuellen Zeitraums ausgegeben. Wenn die Summe des aktuellen Zeitraums im Modul Kreditorenbuchhaltung nicht mit der Summe der aktuellen Periode im Hauptbuch übereinstimmt, überprüfen Sie frühere Zeiträume, um zu ermitteln, wann die Außer-Balance-Bedingung begonnen hat. Drucken Sie einen Detail-Hauptbuchbericht für den vorherigen Zeitraum, und untersuchen Sie dann die Transaktionen, die in diesem Zeitraum gebucht wurden. Transaktionen, die in einem anderen Zeitraum gebucht wurden, sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Die folgende Meldung wird unten auf der Seite ausgegeben:

Gibt an, dass sich der eingegebene Zeitraum von dem zeitraum nach der

Sie können auch den Bericht "Hauptbuchtransaktion" verwenden, um zu versuchen, die Inkonsistenzen zwischen dem Hauptbuchmodul und dem Kreditorenbuchhaltungsmodul abzugleichen. Wählen Sie zum Drucken dieses Berichts im Menü Berichte die Option Hauptbuchtransaktion aus. Verwenden Sie das Nicht gepostete Format. Alle Transaktionen, die über Nebenmodule wie das Kreditorenbuchmodul oder das Hauptbuchmodul eingegeben werden, werden in diesem Bericht aufgeführt. Sie können diesen Bericht überprüfen, um sicherzustellen, dass keine nicht gebuchten Transaktionen vorhanden sind, die sich auf die Salden im Hauptbuchmodul auswirken.

Wenn Sie die Inkonsistenzen nicht beheben können, indem Sie die nicht bereitgestellten Einträge und die vorherigen Zeiträume analysieren, müssen Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Datenüberprüfungsverfahren durchführen.

Schritt 4: Durchführen der Transaktionsüberprüfung

Überprüfen Sie den Bericht Kontoverteilung, um die folgenden Punkte zu überprüfen:

  • Stellen Sie sicher, dass den Kreditorenkonten gutscheine und Anpassungsguthaben ordnungsgemäß gutgeschrieben wurden.
  • Stellen Sie sicher, dass die Kreditorenkonten ordnungsgemäß für Anpassungslasten und Schecks belastet wurden.

Der Saldo in diesem Bericht sollte mit dem Saldo der Kreditorenkonten im Detail-Hauptbuchbericht übereinstimmen. Möglicherweise können Sie Transaktionen identifizieren, indem Sie das Feld Transaktionstyp überprüfen. Die folgenden Transaktionstypen sind im Modul Kreditorenbuchhaltung enthalten:

  • VO = Gutschein
  • CK = Systemprüfung
  • HC = Manuelle Überprüfung
  • AC = Anpassungsguthaben
  • AD = Anpassungslastschrift

Die Batchnummer jeder Transaktion ist ebenfalls in diesem Bericht aufgeführt. Wenn Sie eine fragwürdige Transaktion finden, befindet sich die Batchnummer im Feld Batch , und überprüfen Sie den Batch, indem Sie den Bericht Kreditorenbuchhaltung bearbeiten nach Batchnummer ausführen.

Der Bericht Kreditorenbuchhaltungstransaktionen, den Sie im Dialogfeld Kreditorenbuchhaltungsberichte drucken können, ist ein hilfreicher Bericht, wenn in einem oder mehreren dieser Berichte fragwürdige Transaktionen angezeigt werden. Dieser Bericht listet jede Transaktion auf, die für den aktuellen Zeitraum im Dialogfeld Gutschein und Anpassungseintrag (03.010.00), im Dialogfeld Manueller Prüfeintrag (03.030.00) und im Dialogfeld Überprüfungen (03.620.00) eingegeben wurde. Der Bericht zeigt das Kreditorenkonto und das Ausgleichsabrechnungskonto, auf das jede Transaktion gebucht wurde.

Es ist auch hilfreich, den Bericht "GL Transactions" ausgedruckt und mit dem Bericht "AP Transactions" zu vergleichen. Jeder Eintrag im Bericht "AP-Transaktionen" sollte im Bericht "GL-Transaktionen" angezeigt werden. Im Gegensatz dazu sollten alle Transaktionen im Bericht "GL-Transaktionen", die sich auf das AP-Periodenkonto auswirken, im Bericht "AP-Transaktionen" angezeigt werden. Untersuchen Sie etwaige Abweichungen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Bericht für einen bestimmten Transaktionstyp zu drucken:

  1. Wählen Sie die Registerkarte Auswählen aus .
  2. Geben Sie aptran.trantype in das Feld Feld ein.
  3. Wählen Sie in der Liste Operatordie Option Gleich aus, und geben Sie dann den Transaktionstyp in das Feld Wert ein.

Wenn Sie die Inkonsistenz nicht beheben können, indem Sie diese Berichte überprüfen, müssen Sie eine Integritätsprüfung durchführen.

Schritt 5: Durchführen einer Integritätsprüfung

Die Integritätsprüfung überprüft, ob die Daten im Modul Kreditorenbuchhaltung vollständig und korrekt sind. Sie führen eine Integritätsprüfung über das Dialogfeld Kreditorenbuchhaltungsprüfung (03.990.00) durch. Sie können dieses Dialogfeld im Dialogfeld Kreditorenkonten öffnen.

Sie können drei Optionen verwenden, um die Daten im Modul Kreditorenbuchhaltung zu überprüfen. Sie können daten nicht ändern, wenn Sie die folgenden Überprüfungsoptionen auswählen:

  • Überprüfen von Dokumentsalden
  • Überprüfen von bereitgestellten/nicht geposteten AP-Batches
  • Überprüfen von Kreditorensalden

Es wird empfohlen, immer die Überprüfungsoptionen zu verwenden, bevor Sie die anderen vier Optionen verwenden, die die Daten korrigieren oder neu erstellen.

Sie müssen vorsichtig sein, wenn Sie die richtigen Optionen und die Neuerstellungsoptionen im Dialogfeld Kreditorenbuchhaltungsprüfung (03.990.00) verwenden. Diese Optionen ändern die Daten in den zugehörigen Datensätzen. Führen Sie die Neuerstellungsprozesse nicht ohne Genehmigung eines Buchhaltungsleiters oder Ihres Microsoft Dynamics SL-Beraters aus. Sichern Sie die Datenbank immer, bevor Sie die folgenden Optionen verwenden:

  • Richtige Dokumentsalden
  • Neuerstellen von Kreditorensalden aus Dokumenten
  • Neuerstellen des Anbieterverlaufs aus Dokumenten
  • Neuerstellen 1099 Geschichte

Bevor Sie die Option Kreditorensalden aus Dokumenten neu erstellen verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass alle Dokumente in der Datenbank vollständig und korrekt sind. Diese Option berechnet jeden Kreditorensaldo basierend auf den offenen Kreditorendokumenten. Mit der Option Kreditorenverlauf aus Dokumenten neu erstellen werden die Kreditorenverlaufsdatensätze aktualisiert, indem die Kreditorenbuchhaltungsdokumente für jeden Kreditor nach Zeitraum zusammengefasst werden.

Wenn Sie Fehler finden und beheben, müssen Sie den Bericht Hauptbuchtestbilanz erneut drucken und überprüfen. Drucken Sie außerdem den Bericht Kreditorenzeitraums-Testguthaben oder den AP-Bericht periodensensibel im Kreditorenbuchhaltungsmodul erneut aus. Vergewissern Sie sich, dass die Salden vereinbart sind.

Die Option Verlauf 1099 neu erstellen wird in diesem Dokument nicht behandelt, da sie sich nicht auf die Abstimmung des Moduls Kreditorenbuchhaltung und des Hauptbuchmoduls auswirkt.

Nachdem Sie die monatliche Abstimmung abgeschlossen haben und sich vergewissert haben, dass das Modul Kreditorenbuch und das Modul Hauptbuch ausgeglichen sind, können Sie den Monatsabschluss durchführen.

Weitere Informationen

Diskrepanzen zwischen den Salden der AP-Periodenberichte und dem Hauptbuchsaldo des AP-Kontos werden durch Einträge verursacht, die sich auf das AP-Modul auswirken und nie auf die GL-Konten gebucht wurden, oder durch Einträge, die direkt an das AP-Konto in GL vorgenommen wurden, die nicht über das AP-Modul entstanden sind. Wir haben auch festgestellt, dass AP-Vorauszahlungen manchmal zu Situationen führen, die nicht im Gleichgewicht sind. Sehen Sie sich die von Vorauszahlungen betroffenen Anbieter genau an, um festzustellen, ob diese Transaktionen die Ursache für die Nichtgleichgewichtssituationen sein könnten. Denken Sie daran, das AP-Vorauszahlungskonto in Ihre Abstimmung einzubeziehen. Wenn keiner der oben genannten Vorschläge die Ursache des Problems gefunden hat, können Sie sich an den technischen Support wenden. Bevor Sie sich an den technischen Support wenden, sollten Sie wissen, in welchem Zeitraum die Situation außerhalb des Gleichgewichts aufgetreten ist, und alle oben genannten Schritte ausgeführt haben, um die Problemtransaktion(en) zu finden.

Informationen zum technischen Support für Microsoft Dynamics SL finden Sie unter Microsoft Dynamics 365 Support.