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Untersuchen und Beheben von Warnungen im Datenschutz-Risikomanagement

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Microsoft Priva Privacy Risk Management können Ihnen dabei helfen, Einblicke in wichtige Erkenntnisse aus Ihren Richtlinien für Die Überexpositionierung, Datenminimierung oder Datenübertragung zu erhalten. Administratoren können Warnungen zu Inhalten überprüfen, die Ihren Richtlinienbedingungen entsprechen. Durch das Überprüfen von Warnungen können Sie Fälle identifizieren, die eine Nachverfolgung erfordern. Dazu können Sie Issues erstellen, die eine strukturierte Möglichkeit bieten, Inhalte zu überprüfen, den Schweregrad des Problems zuzuweisen und gemeinsam an der Behebung von Problemen zu arbeiten.

Wenn Ihre Richtlinie zum Senden von Benachrichtigungen an Ihre Benutzer eingerichtet wurde, können Inhaltsbesitzer auch bestimmte Korrekturmaßnahmen direkt über diese E-Mails oder über Teams ergreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von Benutzerbenachrichtigungen im Datenschutzrisikomanagement.

Anzeigen aktueller Warnungen und Probleme

Um die status aller Warnungen und Details zu bestimmten Warnungen anzuzeigen, wechseln Sie zur Seite Warnungen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, je nachdem, welches Portal Sie für den Zugriff auf das Datenschutzrisikomanagement verwenden:

Verwalten von Warnungen

Um Ihre aktiven Warnungen auszuwerten und anzugeben, welche Nachverfolgen erforderlich sind, greifen Sie auf Die Seite Warnungen zu . Es bietet eine filterbare Liste von Warnungen, die von Ihren Richtlinien generiert werden. Sie können sie einzeln überprüfen, um die Umstände zu bestimmen, unter denen sie ausgelöst wurden.

Wählen Sie einen Warnungsnamen aus der Liste aus, um Details anzuzeigen, z. B. die Anzahl der übereinstimmenden Elemente und den Schweregrad gemäß Ihren Richtlinieneinstellungen. Auf der Registerkarte Inhalt können Sie überprüfen, welche Dateien an dieser Warnung beteiligt sind. Diese Informationen können zusätzliche Einblicke in das spezifische Ereignis liefern, das die Warnung ausgelöst hat, wo sich die Dateien befinden und welche Arten von personenbezogenen Daten beteiligt sind. Trigger für Warnungen werden durch die spezifischen Bedingungen jeder Richtlinie bestimmt. Für instance kann eine Warnung für eine Datenübertragungsrichtlinie ausgelöst werden, wenn Priva eine Übertragung zwischen den angegebenen Abteilungen oder Regionen der Richtlinie erkennt.

Nachdem Sie eine Warnung in der Liste bewertet haben, können Sie Problem erstellen auswählen, um ihre Benutzer zu weiteren Untersuchungen und Maßnahmen aufzufordern. Sie werden aufgefordert, das Problem zu benennen und alle relevanten Kommentare für den Kontext hinzuzufügen. Sie können warnungen hier auch verwerfen, wenn sie keine Nachverfolgung erfordern.

Tipp

Informationen zum Ändern der Warnungshäufigkeit oder der Schwellenwerte für eine Richtlinie finden Sie unter Ändern von Warnungen.

Verwalten von Problemen

Probleme werden von Administratoren beim Bewerten von Warnungen zu Richtlinienübereinstimmungen erstellt. Um die angegebenen Bedenken zu verfolgen und zu beheben, wechseln Sie zur Seite Probleme . Von hier aus können Sie einzelne Probleme überprüfen, die Anstiftungsbedingungen untersuchen, die Daten überprüfen und die erforderlichen Schritte ergreifen, um den Fall zu schließen.

Auf dieser Seite finden Sie eine Liste aller offenen Probleme, die nach Schweregrad sortiert sind, um Ihnen bei der Priorisierung von Fällen zu helfen, einschließlich der Kategorien "Hoch", "Mittel" und "Niedrig" sowie "Nicht zugewiesen". Wählen Sie ein beliebiges Problem in der Liste aus, um den Inhalt zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen, um es zu beheben. Sie können nicht zugewiesenen Problemen während der Überprüfung einen Schweregrad zuweisen.

Überprüfen der Problemdetails

Problemdetailseite helfen Ihnen dabei, die identifizierten Datenschutzrisiken zu behandeln und die angegebenen Dateien zu behandeln.

Die Registerkarten auf den Seiten mit Den Problemdetails enthalten Informationen zu den zugehörigen Warnungen und Inhalten, einschließlich:

  • Übersicht: Zeigt ihnen wichtige Informationen zum Problem an. Sehen Sie sich die aktuelle status des Problems und die nächsten empfohlenen Aktionen an. Sie können auch eine Übersicht über den Inhalt, die zugehörige Richtlinie, Details zur Warnung und die Zeitleiste sehen. Die Zeitleiste zeigt an, wo Sie Inhalte abrufen. Heruntergeladene Inhalte werden vorübergehend zur Überprüfung aufbewahrt.
  • Warnungen: Eine detaillierte Liste der Warnungen, die dem Problem zugeordnet sind.
  • Inhalt: Eine filterbare Liste zugeordneter Inhaltselemente. Wählen Sie ein beliebiges Element aus, um Details dazu anzuzeigen, einschließlich aller aktivitäten, die aufgetreten sind, und dessen Wartungsverlauf, wenn jemand bereits Aktionen in Priva zum Verwalten der Daten ausgeführt hat. Sie können auch neue Korrekturaktionen durchführen.
  • Hinweise: Wählen Sie aus, um Notizen für Ihr Team zum Problem hinzuzufügen oder anzuzeigen.
  • Projektmitarbeiter: Zeigen Sie die Liste der Projektmitarbeiter an, die zur Lösung dieses Problems beitragen können, und verwalten Sie sie.

Teilen des Problems

Wenn Sie Personen als Projektmitarbeiter hinzufügen, können Sie das Problem über einen sicheren Microsoft Teams-Kanal, unternehmenseigene E-Mails oder durch direktes Freigeben eines Links zur Issueseite in Priva mit weiteren Mitgliedern Ihres Unternehmens teilen. Diese Optionen sind unter der Schaltfläche Freigeben verfügbar. Bei der Freigabe über Teams werden Sie aufgefordert, aus den verfügbaren Teams in Ihrem organization auszuwählen, den spezifischen Kanal auszuwählen und eine Meldung über das Problem zu hinterlassen, die für den angegebenen Kanal freigegeben wird.

Überprüfen von Inhalten und Beheben von Problemen

Um die einem Problem zugeordneten Inhalte zu überprüfen, wählen Sie die Aktion Inhalt überprüfen aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden, oder öffnen Sie die Registerkarte Inhalt . Wählen Sie eine beliebige Datei in der Liste aus, um sie vollständig anzuzeigen. Hier können Sie Details zur Datei, zu allen aufgezeichneten Aktivitäten und zum Wartungsverlauf anzeigen, wenn vorherige Schritte zum Verwalten dieser Datei ausgeführt wurden. Wählen Sie Korrigieren aus , um eine oder mehrere der unten aufgeführten Aktionen auszuführen.

  • Besitzer benachrichtigen: Benachrichtigen Sie den Inhaltsbesitzer über das erkannte Problem.

  • Aufbewahrungsbezeichnung anwenden: Fügen Sie eine Bezeichnung für dieses Element hinzu, die beibehalten, gelöscht oder beibehalten werden kann, und löschen Sie es dann nach einem bestimmten Zeitpunkt. Erfahren Sie mehr über Aufbewahrungsbezeichnungen.

  • Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden: Fügen Sie eine Bezeichnung für dieses Element hinzu, die seine Vertraulichkeit identifiziert, und fügen Sie optional einen Schutz hinzu, der visuelle Markierungen und Verschlüsselung umfasst. Erfahren Sie mehr über Vertraulichkeitsbezeichnungen.

  • Als keine Übereinstimmung markieren: Identifizieren Sie ein Suchergebnis als falsch positiv, um das Inhaltselement aus der Prüfung zu entfernen.

  • Löschen (nur für Datenminimierungsrichtlinien): Verwenden Sie diese Option für ein vorläufiges Löschen der Daten. Das Element wird in den Ordner für gelöschte Elemente oder den Papierkorb (Exchange, SharePoint, OneDrive) verschoben oder mit einer Option zum Wiederherstellen (Teams-Nachrichten) gelöscht. Das Löschen kann innerhalb eines bestimmten Zeitraums rückgängig gemacht werden, abhängig von den Einstellungen des Diensts.

  • Als privat festlegen (nur für Datenüberlastungs- und Datenübertragungsrichtlinien): Entfernen Sie den offenen Zugriff für dieses Inhaltselement.

Jede Option fordert Sie auf, Kommentare und alle anderen erforderlichen unterstützenden Informationen für den Inhaltsbesitzer zu hinterlassen, bevor Sie Ihre Auswahl bestätigen.

Nachdem alle Korrekturschritte ausgeführt wurden (einschließlich aller Aktionen, die Sie als ratsam erahen, zusätzlich zu den Optionen, die Ihnen in Priva zur Verfügung stehen) und das Problem abgeschlossen werden kann, verwenden Sie die Schaltfläche Auflösen , und fügen Sie Ihre abschließenden Kommentare hinzu, bevor Sie es übermitteln.

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