Untersuchen und beheben Sie Warnungen im Privacy Risk Management

Microsoft Priva können Ihnen dabei helfen, Einblicke in wichtige Erkenntnisse aus Ihren Datenüberlastungs-, Datenminimierungs- oder Datenübertragungsrichtlinien zu bieten. In der Lösung zum Datenschutzrisikomanagement können Administratoren Warnungen zu Inhalten überprüfen, die Ihren Richtlinienbedingungen entsprechen. Durch das Überprüfen von Warnungen können Sie Fälle identifizieren, die eine Nachverfolgung erfordern. Dazu können Sie Probleme erstellen. Probleme bieten Benutzern eine strukturierte Möglichkeit, Inhalte zu überprüfen, den Schweregrad des Problems zuzuweisen und gemeinsam an der Behebung von Problemen zu arbeiten.

Wenn Ihre Richtlinie zum Senden von Benachrichtigungen an Ihre Benutzer eingerichtet wurde, können Inhaltsbesitzer auch bestimmte Korrekturmaßnahmen direkt über diese E-Mails oder über Teams ergreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von Benutzerbenachrichtigungen im Datenschutz-Risikomanagement.

Anzeigen aktueller Warnungen und Probleme

Die Übersichtsseite von Priva bietet einen Überblick über aktuelle Ergebnisse mit Updates zu wichtigen Themenbereichen, z. B. die Richtlinien mit den meisten Übereinstimmungen und Ihre derzeit aktiven Richtlinienwarnungen. Weitere Informationen zu den Informationen, die diese Ansicht bereitstellt, finden Sie unter Suchen und Visualisieren von personenbezogenen Daten in Priva.

Sie können auch über die Hauptseite Richtlinien auf Visualisierungen und Details zu Ihren Warnungen und Problemen zugreifen. Wählen Sie Warnungen anzeigen und Probleme anzeigen aus, um Details anzuzeigen.

Verwalten von Warnungen

Um Ihre aktiven Warnungen auszuwerten und anzugeben, welche Nachverfolgen erforderlich sind, greifen Sie auf Die Seite Warnungen zu . Es bietet eine filterbare Liste von Warnungen, die von Ihren Richtlinien generiert werden. Sie können sie einzeln überprüfen, um die Umstände zu bestimmen, unter denen sie ausgelöst wurden.

Wenn Sie eine Warnung auswählen, wird ein Flyover-Bereich mit zusätzlichen Details geöffnet, z. B. die Anzahl der übereinstimmenden Elemente und der Schweregrad, der gemäß Ihren Richtlinieneinstellungen bewertet wird. Auf der Registerkarte Inhalt können Sie überprüfen, welche Dateien an dieser Warnung beteiligt sind. Diese Informationen können zusätzliche Einblicke in das spezifische Ereignis liefern, das die Warnung ausgelöst hat, wo sich die Dateien befinden und welche Arten von personenbezogenen Daten beteiligt sind. Trigger für Warnungen werden durch die spezifischen Bedingungen jeder Richtlinie bestimmt. Beispielsweise kann eine Warnung für eine Datenübertragungsrichtlinie ausgelöst werden, wenn Priva eine Übertragung zwischen den angegebenen Abteilungen oder Regionen der Richtlinie erkennt.

Nachdem Sie eine Warnung in der Liste bewertet haben, können Sie Problem erstellen auswählen, um weitere Untersuchungen und Aktionen durch Ihre Benutzer aufzufordern. Sie werden aufgefordert, das Problem zu benennen und relevante Kommentare für den Kontext hinzuzufügen. Sie können warnungen hier auch verwerfen, wenn sie keine Nachverfolgung erfordern.

Verwalten von Problemen

Probleme werden von Administratoren beim Bewerten von Warnungen zu Richtlinienübereinstimmungen erstellt. Um die angegebenen Bedenken zu verfolgen und zu beheben, können Benutzer die Seite Probleme besuchen. Von hier aus können Sie einzelne Probleme überprüfen, die Anstiftungsbedingungen untersuchen, die Daten überprüfen und die erforderlichen Schritte ergreifen, um den Fall zu schließen.

Diese Seite enthält eine Liste aller offenen Probleme. Sie werden nach Namen aufgelistet und nach Schweregrad sortiert, um Ihnen bei der Priorisierung von Fällen zu helfen, einschließlich der Kategorien "Hoch", "Mittel" und "Niedrig" sowie "Nicht zugewiesen". Wählen Sie ein beliebiges Problem in der Liste aus, um den Inhalt zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen, um es zu beheben. Sie können nicht zugewiesenen Problemen während der Überprüfung einen Schweregrad zuweisen.

Überprüfen der Problemdetails

Problemdetailseite helfen Ihnen dabei, die identifizierten Datenschutzrisiken zu behandeln und die angegebenen Dateien zu behandeln.

Die Registerkarten auf den Seiten mit Den Problemdetails enthalten Informationen zu den zugehörigen Warnungen und Inhalten, einschließlich:

  • Übersicht: Zeigt Ihnen wichtige Informationen zum Problem an. Sehen Sie sich den aktuellen Status des Problems und die nächsten empfohlenen Aktionen an. Sie können auch eine Übersicht über den Inhalt, die zugehörige Richtlinie, Details zur Warnung und die Zeitachse anzeigen. Auf der Zeitachse wird angezeigt, wo Sie Inhalte abrufen. Heruntergeladene Inhalte werden vorübergehend zur Überprüfung aufbewahrt.
  • Warnungen: Eine detaillierte Liste der Warnungen, die dem Problem zugeordnet sind.
  • Inhalt: Eine filterbare Liste zugeordneter Inhaltselemente. Wählen Sie ein beliebiges Element aus, um Details dazu anzuzeigen, einschließlich aller aktivitäten, die aufgetreten sind, und dessen Wartungsverlauf, wenn jemand bereits Aktionen in Priva zum Verwalten der Daten ausgeführt hat. Sie können auch neue Korrekturmaßnahmen durchführen.
  • Hinweise: Wählen Sie aus, um Notizen für Ihr Team zum Problem hinzuzufügen oder anzuzeigen.
  • Projektmitarbeiter: Anzeigen und Verwalten der Liste der Projektmitarbeiter, die zur Lösung dieses Problems beitragen können.

Teilen des Problems

Wenn Sie Personen als Projektmitarbeiter hinzufügen, können Sie das Problem über einen sicheren Microsoft Teams-Kanal, unternehmenseigene E-Mails oder durch direktes Freigeben eines Links zur Issueseite in Priva mit weiteren Mitgliedern Ihres Unternehmens teilen. Diese Optionen sind unter der Schaltfläche Freigeben verfügbar. Bei der Freigabe über Teams werden Sie aufgefordert, aus den verfügbaren Teams in Ihrer Organisation auszuwählen, den spezifischen Kanal auszuwählen und eine Meldung über das Problem zu hinterlassen, die für den angegebenen Kanal freigegeben wird.

Überprüfen von Inhalten und Beheben von Problemen

Um den einem Problem zugeordneten Inhalt zu überprüfen, wählen Sie die Aktion Inhalt überprüfen aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden, oder öffnen Sie die Registerkarte Inhalt . Wählen Sie eine beliebige Datei in der Liste aus, um sie vollständig anzuzeigen. Hier können Sie Details zur Datei, zu allen aufgezeichneten Aktivitäten und zum Wartungsverlauf anzeigen, wenn vorherige Schritte zum Verwalten dieser Datei ausgeführt wurden. Wählen Sie Wartung aus , um eine oder mehrere der unten aufgeführten Aktionen auszuführen.

  • Besitzer benachrichtigen: Benachrichtigen Sie den Inhaltsbesitzer über das erkannte Problem.

  • Aufbewahrungsbezeichnung anwenden: Fügen Sie eine Bezeichnung für dieses Element hinzu, die beibehalten, gelöscht oder beibehalten werden kann, und löschen Sie es dann nach einem bestimmten Zeitpunkt. Erfahren Sie mehr über Aufbewahrungsbezeichnungen.

  • Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden: Fügen Sie eine Bezeichnung für dieses Element hinzu, die seine Vertraulichkeit identifiziert, und fügen Sie optional schutz hinzu, der visuelle Markierungen und Verschlüsselung umfasst. Erfahren Sie mehr über Vertraulichkeitsbezeichnungen.

  • Als keine Übereinstimmung markieren: Identifizieren Sie ein Suchergebnis als falsch positiv, um das Inhaltselement aus der Prüfung zu entfernen.

  • Löschen (nur für Datenminimierungsrichtlinien): Verwenden Sie diese Option für ein vorläufiges Löschen der Daten. Das Element wird in den Ordner für gelöschte Elemente oder den Papierkorb (Exchange, SharePoint, OneDrive) verschoben oder mit einer Option zum Wiederherstellen (Teams-Nachrichten) gelöscht. Das Löschen kann innerhalb eines bestimmten Zeitraums rückgängig gemacht werden, abhängig von den Einstellungen des Diensts.

  • Als privat festlegen (nur für Datenüberlastungs- und Datenübertragungsrichtlinien): Entfernen Sie den offenen Zugriff für dieses Inhaltselement.

Jede Option fordert Sie auf, Kommentare und alle anderen erforderlichen unterstützenden Informationen für den Inhaltsbesitzer zu hinterlassen, bevor Sie Ihre Auswahl bestätigen.

Nachdem alle Korrekturschritte ausgeführt wurden (einschließlich aller Aktionen, die Sie zusätzlich zu den ihnen in Priva verfügbaren Optionen für ratsam erahen) und das Problem abgeschlossen werden kann, verwenden Sie die Schaltfläche Auflösen , und fügen Sie Ihre abschließenden Kommentare hinzu, bevor Sie es übermitteln.

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