Verwalten Sie Ihre Projekte mit dem Projektmanagementoffice-Beschleuniger

Project für das Web ist bequem und einfach zu bedienen. Da es auf der Microsoft Power Platform basiert, ist es einfach, sie mithilfe von Lösungen anzupassen. Wir haben eine Lösung erstellt, die sechs Projektmanagementszenarien hinzufügt– den Project Management Office Accelerator (PMO Accelerator). In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie damit Ihre Projekte in Project für das Web verbessern können.

Hinweis

Dieser Artikel richtet sich an Personen, die Project für das Web verwenden, um an Projekten zu arbeiten.

Voraussetzungen

• In Ihrer Umgebung muss die PMO Accelerator-Lösung von Ihrem Administrator bereitgestellt und aktiviert werden.
• Sie müssen zu einer Gruppe gehören, die über die Sicherheitsrollen verfügt, die zum Erstellen oder Bearbeiten von Projekten in Project für das Web erforderlich sind.

Beschleunigerszenarien für die Erweiterung des gesamten Projektmanagements

💡 Projektanforderungen Fügt einen Ideen-Inkubator hinzu: Sie können Ideen für potenzielle neue Projekte erfassen und einige Zeit damit verbringen, einen Business Case zu entwickeln, um sie in Projekte zu verwandeln. Ändern Sie den Status , um die Anforderung weiterzuvorzuschreiten. Wenn State auf Aktiv festgelegt ist, erstellt ein Flow automatisch ein neues Projekt, bei dem die Phase auf Erstellen festgelegt ist.

💼 Programme Fügt eine Ebene oben in der Hierarchie hinzu: Sie können einem Programm Projekte hinzufügen, um die Koordination von Ressourcen und Bemühungen zu verbessern und ein größeres Bild ihrer Organisationsinitiativen zu erstellen.

Szenario: Projektanforderungen

Der Accelerator verwendet eine Projektanforderungstabelle , die Ihre Teams zum Vorschlagen neuer Projekte verwenden können, und einen Power Automate-Cloudflow, um ein Projekt zu erstellen, wenn eine Projektanforderung genehmigt wird.

Hinweis

Ihr Administrator muss den Cloudflow aktivieren, damit durch die Genehmigung einer Anforderung ein neues Projekt erstellt wird. Sie können der Tabelle Projektanforderung jedoch weiterhin Projektideen hinzufügen. Wenn der Cloudflow aktiviert ist, können Ihre Ideen genehmigt und zu Projekten werden.

Hinzufügen einer Projektanforderung

1. Wählen Sie im Navigationsbereich Projektanforderung aus.

2. Wählen Sie auf der Befehlsleiste Neu aus.

   

3. Der Anforderungsstatus des Vorschlags lautet Neu.

   

4. Geben Sie einen Wert für Name ein, und geben Sie dann so viele zusätzliche Informationen zur Anforderung wie möglich an. Die Person, die Vorschläge genehmigen kann, entscheidet damit, ob dieser genehmigt werden soll.

5. Nachdem Sie mit dem Hinzufügen weiterer Daten fertig sind, wählen Sie auf der Befehlsleiste Speichern und schließen aus.

   

Überprüfen einer Projektanforderung

1. Wählen Sie im Navigationsbereich Projektanforderung aus.

2. Wechseln Sie zur Ansicht Neue Projektanforderungen .

   

3. Wählen Sie die Anforderung und dann auf der Befehlsleiste Bearbeiten aus.

   

4. Legen Sie Den Anforderungsstatus auf In Überprüfung fest, und wählen Sie dann auf der Befehlsleiste Speichern aus. Die Anforderung wird nicht mehr in der Ansicht Neue Projektanforderungen angezeigt, sodass andere nicht glauben, dass sie noch überprüft werden muss.

   

5. Überprüfen Sie die Details der Projektanforderung, und handeln Sie dann entsprechend:

   • Um den Anforderer nach weiteren Details zu fragen, legen Sie Anforderungsstatus wieder auf Neu fest, und geben Sie an, welche Details fehlen, indem Sie Details bearbeiten. Wählen Sie dann auf der Befehlsleiste Zuweisen aus, weisen Sie es der person zu, die unter Angefordert von aufgeführt ist, und wählen Sie dann Speichern und schließen aus.

     

   • Wählen Sie in der Befehlsleiste Zuweisen aus, wählen Sie den neuen Prüfer aus, und wählen Sie dann Speichern und schließen aus, damit eine andere Person die Entscheidung treffen kann.

   • Wenn Sie genügend Details haben und die Entscheidung treffen können, legen Sie Anforderungsstatus gemäß Ihrer Entscheidung auf Genehmigt oder Abgelehnt fest , und wählen Sie dann Speichern und schließen aus.

6. Wenn Sie die Anforderung genehmigt haben, wird die Projektanforderung in wenigen Augenblicken als neuer Datensatz in Project angezeigt, wobei die Phase auf Erstellen festgelegt ist. Sie können Projekte nach dem Wert von Stage sortieren oder sogar eine Ansicht erstellen, die nach diesem Wert filtert.

   

Szenario: Programme

Der Accelerator verwendet eine Program-Tabelle , die die Zusammenfassungsnachverfolgung verwandter Projekte ermöglicht. Auf diese Weise können Sie eine Hierarchie für Ihre Organisation erstellen, um laufende verwandte Projekte zu überprüfen, ohne jedes Projekt zu öffnen, um die Details zu überprüfen. Anschließend können Sie Die Bemühungen projektübergreifend auf der Grundlage von Dingen wie den erwarteten finanziellen Erträgen und dem aktuellen Status priorisieren.

1. Legen Sie das Häkchen fest, um ein Programm auszuwählen.
2. Wählen Sie den Pfeil aus, um das ausgewählte Programm zu öffnen.
3. Oder verwenden Sie die Befehlsleiste, um eine Aktion für das ausgewählte Programm auszuwählen.

Hinweis

Wenn Sie die Größe Ihres Browsers ändern, ändert sich die Befehlsleiste: Sie zeigt nur so viele Befehle an, wie sie lesbar gerendert werden kann. Um weitere Befehle anzuzeigen, wählen Sie die vertikalen Punkte am rechten Rand der Befehlsleiste aus, um ein Menü zu öffnen.

Erstellen eines Programms

1. Öffnen Sie Project für das Web.

2. Wählen Sie im Navigationsbereich Programm aus.

3. Das Standard-Hauptformular wird geöffnet (Informationen) und zeigt die Standardansicht von Programmen (Aktive Programme) an. Sie können zu einer anderen Ansicht wechseln, wenn Sie das gewünschte Programm nicht finden.

   Hinweis

   Ihr Administrator kann sowohl das Standardformular als auch die Standardansicht ändern, sodass ihre Erfahrung etwas anders sein kann. Meistens wird das Informationsformular geöffnet, und wenn sich die Standardansicht ändert, können Sie die gewünschte Ansicht auswählen. Es ist am besten, so viele Programme wie möglich zu sehen, damit Sie keine doppelten oder im Wesentlichen ähnlichen Programme erstellen.

4. Wählen Sie auf der Befehlsleiste + Neu aus.

   

5. Geben Sie so viele Daten wie möglich an, und wählen Sie dann auf der Befehlsleiste Speichern und schließen aus.

   

6. Nachdem Sie ein Projekt erstellt haben, müssen Sie es aktivieren, bevor es mit der Überwachung der darin enthaltenen Projekte beginnt. Ihr Geschäftsprozess erfordert möglicherweise, dass eine andere Person jedes Programm überprüft, bevor es aktiviert wird. In beiden Richtungen ist der Prozess einfach: Legen Sie den Status auf Aktiv fest. Es ist möglich, die Daten direkt zu bearbeiten, aber es gibt auch eine Schaltfläche auf der Befehlsleiste.

   

Hinzufügen von Projekten zu einem Programm

1. Öffnen Sie das Programm, in dem Sie ein neues Projekt hinzufügen möchten, und wählen Sie dann die Registerkarte Projekte aus.

2. Führen Sie auf der Befehlsleiste der Liste auf der Registerkarte Projekte eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wählen Sie + Neues Projekt aus, um ein neues Projekt für das Programm zu erstellen.
   • Um ein bereits vorhandenes Projekt hinzuzufügen, wählen Sie Vorhandenes Projekt hinzufügen aus. Wenn der gewünschte Befehl nicht angezeigt wird, wählen Sie die vertikalen Punkte am rechten Rand der Befehlsleiste aus, um das Menü der verfügbaren Befehle zu öffnen.

   

Aktualisieren der Projektdaten eines Programms

Wenn Sie ein Programm überprüfen, werden möglicherweise nicht alle aktuellen Projektinformationen angezeigt. Aktualisieren Sie sie, um die neuesten Daten zu erhalten.

1. Wählen Sie bei geöffnetem Programm die Registerkarte Projekte aus.

2. Wählen Sie auf der Befehlsleiste der Liste Aktualisieren aus.

   

Programmberichterstattung

Jedes Programm, das Sie erstellen, verfügt über Diagramme, die verschiedene Aspekte des Status und werts des Programms darstellen.

1. Wählen Sie bei geöffnetem Programm auf der Befehlsleiste Diagramm anzeigen aus.

2. Die Diagramme werden in einem Bereich links neben dem Hauptformular angezeigt. Es sind mehrere Diagramme verfügbar. Um ein anderes Diagramm auszuwählen, wählen Sie die Dropdownliste im Namen des Diagramms aus.

   

3. Wählen Sie die vertikalen Punkte direkt neben dem Diagrammnamen aus, um ein Menü mit verfügbaren Aktionen zu öffnen.

   

Das Startdashboard enthält auch zwei Diagramme, die Ihre Programme zusammenfassen.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich unter Mein Arbeitsplatz die Option Start aus.
2. Überprüfen Sie die Kacheln mit der Bezeichnung Programmintegrität.

Tipp

Wenn Ihr Administrator die Power BI-Vorlage für die Zugriffstaste bereitgestellt hat, wählen Sie im Navigationsbereich Berichte aus, um zu sehen, was verfügbar ist.

Beschleunigungsszenarien zum Nachverfolgen weiterer Details zu den einzelnen Projekten

Vier Zugriffstastenszenarien sorgen für mehr Tiefe – sie bieten tiefere Funktionen innerhalb von Projekten.

🔥 Risiken Fügt die Nachverfolgung für erhebliche potenzielle Bedrohungen mit finanziellen Auswirkungen hinzu. Überprüfen Sie diese Risiken regelmäßig mit den richtigen Projektbeteiligten, um Risikominderungs- und Notfallpläne zu entwickeln, und entscheiden Sie, wann es an der Zeit ist, sie zu implementieren.

🐛 Probleme Fügt die Verwaltung unerwarteter Probleme hinzu, die angezeigt werden. Erstellen Und zuweisen Sie sie, um die Auswirkungen auf Ihren Projektzeitplan schnell zu minimieren.

🚧 Änderungen Fügt Änderungsnachverfolgungsprozesse hinzu, um potenzielle Änderungen an einem Projekt zu verwalten und einen Verlauf darüber zu speichern, wie sich das Projekt im Laufe der Zeit geändert hat.

📝 Status Fügt detaillierte Statusinformationen hinzu und ermöglicht es Ihnen, Berichte zu einem Projekt zu erstellen, um die Projektbeteiligten auf dem neuesten Stand zu halten.

Projektregisterkarten mit Listenansichten: Risiken, Probleme, Änderungen und Status

Für jedes dieser Szenarien fügt die Zugriffstaste dem Formular Projektinformationen eine Registerkarte mit einer Listenansicht auf der Registerkarte hinzu. Dort können Sie Elemente hinzufügen, die eine fokussierte Perspektive auf den Projektfortschritt bieten. Für die Registerkarten Risiken, Probleme und Änderungen funktionieren diese im Grunde gleich.

• Mit der Ansichtsauswahl können Sie eine andere Ansicht auswählen, die verschiedene Elemente auflistet, z. B . Meine aktiven Risiken.
• In der Liste werden Schlüsselfelder für jedes Element angezeigt, und Sie können die aufgelisteten Elemente nach Feldwerten sortieren.
• Mit der Zeile mit Buchstaben können Sie die Elemente anhand des ersten Buchstabens ihrer Namen filtern.
• Die Listenbefehlsleiste bietet Befehle zum Erstellen und Arbeiten mit aufgelisteten Elementen.

Auf der Registerkarte Status werden zusätzliche Felder oberhalb der Listenansicht angezeigt.

Hinzufügen eines Elements in der Listenansicht einer Registerkarte

Hinweis

Um Zeit beim Lesen zu sparen, wird in diesem Verfahren die Registerkarte Änderungen als Beispiel verwendet, aber es funktioniert auch auf den Registerkarten Risiken und Probleme und Status . Der Befehlstext spiegelt den Typ des hinzugefügten Elements wider.

1. Öffnen Sie das entsprechende Projekt.

2. Wählen Sie die Registerkarte Änderungen aus.

3. Wählen Sie in der Ansichtsauswahl Alle Änderungen aus.

   Auf der Befehlsleiste der Liste werden verfügbare Befehle angezeigt. Wenn der gewünschte Befehl nicht angezeigt wird, wählen Sie die vertikalen Punkte am rechten Rand der Befehlsleiste aus, um ein Menü zu öffnen:

   

   • Um ein neues Element zu erstellen, wählen Sie + Neue Änderung aus.
   • Um eine Änderung hinzuzufügen, die bereits in einem anderen Projekt vorhanden ist, wählen Sie Vorhandene Änderung hinzufügen aus.

Bearbeiten eines Elements in einer Listenansicht

Hinweis

Um Zeit beim Lesen zu sparen, wird in diesem Verfahren die Registerkarte Änderungen als Beispiel verwendet, aber es funktioniert auch auf den Registerkarten Risiken, Probleme und Status . Der Befehlstext spiegelt den Typ des elements wider, das Sie bearbeiten.

1. Öffnen Sie das Projekt, und wählen Sie die Registerkarte Änderungen aus.

2. Wechseln Sie bei Bedarf zwischen den Ansichten, und wählen Sie dann die Zeile des Elements in der Liste aus.

3. Wählen Sie auf der Befehlsleiste der Liste Bearbeiten aus.

4. Wenn das Element nicht aktiviert ist, ist der Datensatz schreibgeschützt. Wählen Sie zum Bearbeiten auf der Befehlsleiste Aktivieren aus.

   

Szenario: Risiken

Risiken können das Budget oder den Zeitplan eines Projekts verwüsten. Aus diesem Grund ist es wichtig, signifikante Risiken frühzeitig zu erkennen, nachzuverfolgen und Risikominderungs- und Notfallpläne zu entwickeln. Das Informationsformular für Risiken hilft Ihnen dabei.

Hinzufügen eines Risikos zu einem Projekt

1. Führen Sie die Schritte zum Erstellen eines neuen Listenansichtselements aus.

2. Geben Sie Werte in alle erforderlichen Felder ein (sie sind mit Sternchen markiert).

   • Für Auswirkung sollten Sie eine Analyse durchführen, um einen vertretbaren Wert zu erzielen. Raten Sie nicht nur, da andere Felder diesen Wert in Berechnungen verwenden und Entscheidungsträger ihn verwenden, um Risikominderungs- und Notfallpläne zu rechtfertigen.
   • Wenn Sie das Risiko erstellen, werden Sie als Besitzer aufgeführt, aber Sie können dies in eine person ändern, die ein gültiger Delegat ist.

   

3. Füllen Sie so viele zusätzliche Informationen aus, wie Sie mit Daten oder Dokumentation unterstützen können. Versuchen Sie, den am besten geeigneten Wert für Kategorie auszuwählen, oder lassen Sie ihn einfach leer. Ansichten können Kategorie enthalten, um Risikolisten zu filtern oder zu sortieren.

   

   Tipp

   Wenn Ihre Projekte anfällig für eine bestimmte Risikovielfalt sind, sollten Sie eine Risikovorlage erstellen: Wenn Sie die Bearbeitung eines Risikos abgeschlossen haben, wählen Sie auf der Befehlsleiste Speichern und dann Neu aus. Für Project wird ein neues Risiko ohne Wert geöffnet. Fügen Sie Werte für die erforderlichen Felder und alle anderen Felder hinzu, die Sie in Ihrer "Vorlage" verwenden möchten, und wählen Sie dann auf der Befehlsleiste Speichern und schließen aus. Ihr "Vorlagenrisiko" ist als vorhandenes Risiko verfügbar, das Sie Projekten hinzufügen können.

Szenario: Probleme

Manchmal laufen die Dinge nicht wie geplant ab: Eine Ressource ist plötzlich nicht verfügbar, und eine geplante Änderung an einer Sache bricht etwas anderes ab– Probleme werden eingeblendet. Wenn eine unangenehme Überraschung eintrifft, verfolgen Sie dies als Problem, um die Auswirkungen auf Ihr Projekt zu minimieren.

Hinweis

Risiken und Probleme scheinen sich ziemlich ähnlich zu sein, aber es gibt einige wichtige Unterschiede:

• Ein Problem ist bereits aufgetreten, während ein Risiko eine Möglichkeit ist.
• Ein Risiko birgt ein gewisses Maß an finanzieller Bedrohung, während alle mit einem Problem verbundenen Kosten entweder bereits angefallen sind oder unbedeutend sind.
• Risiken sind in der Regel umfassender als Probleme.

Hinzufügen eines Problems zu einem Projekt

1. Führen Sie die Schritte zum Erstellen eines neuen Listenansichtselements aus.

2. Geben Sie einen Wert für Name ein.

3. Wenn Sie das Risiko erstellen, werden Sie als Besitzer aufgeführt, aber Sie können dies in eine person ändern, die ein gültiger Delegat ist.

4. Obwohl Sie ein Problem nur mit einem Namen und einem Besitzer speichern können, sollten Sie eine Beschreibung eingeben, die ausreicht, um die letztliche Lösung vorzuschlagen.

5. Wenn Sie über geeignete Delegaten verfügen, können Sie Werte für AssignedTo und Due Date auswählen, Status auf Aktiv festlegen und dann auf der Befehlsleiste Speichern und schließen auswählen.

   

Szenario: Änderungen

Während der Projektausführung müssen Sie möglicherweise den Kurs ändern – vielleicht ein Funken von Inspirationstreffern (oder vielleicht eine düstere Erkenntnis). Das Szenario "Änderungen" bietet einen Inkubator für Ideen innerhalb von Projekten (ähnlich dem Projektanforderungsszenario).

Änderungen bieten auch einen Verlauf der Ausführung eines Projekts, eine Möglichkeit für Sie, Ihr Projekt nach Abschluss zu untersuchen und zu erfahren, wie Sie Ihre Methoden und Methoden anpassen können.

Vorschlagen einer Änderung an einem Projekt

1. Führen Sie die Schritte zum Erstellen eines neuen Listenansichtselements aus.
2. Geben Sie Werte in alle erforderlichen Felder ein (sie sind mit Sternchen markiert).
3. Fügen Sie so viele Details wie möglich hinzu, und speichern Sie sie, und schließen Sie sie.

Szenario: Status

Die Zugriffstaste verwendet die Tabelle Status, um dem Formular "Informationen" der Project-Tabelle eine Registerkarte "Status" hinzuzufügen. Verschiedene Indikatoren belegen den oberen Bereich der Registerkarte, und der untere Teil enthält eine Listenansicht für Statusberichte.

Erstellen eines neuen Statusberichts

1. Führen Sie die Schritte zum Erstellen eines neuen Listenansichtselements aus.
2. Geben Sie Werte in alle erforderlichen Felder ein (sie sind mit Sternchen markiert).
3. Ein Großer Teil des Werts des Berichts ist seine Erzählqualität, sodass Sie ihn möglicherweise während mehrerer Bearbeitungssitzungen abschließen möchten. Wenn ja, wählen Sie auf der Befehlsleiste Speichern aus, wenn Sie planen, jetzt mit dem Komponieren zu beginnen, oder Speichern und schließen , wenn Sie eine unmittelbarere Aufgabe zur Hand haben.
4. Wenn Sie den Bericht abgeschlossen haben, wählen Sie einen Wert für Übermittelt an aus, und wählen Sie dann auf der Befehlsleiste Speichern und schließen aus.

Nächste Schritte

• Abrufen des Gesamtbilds über das Home-Dashboard
• Analysieren Ihrer Projekte in Power BI