Planen des Projektlebenszyklus in Project Web App

Zusammenfassung: Enthält Informationen zum Planen von Projekten, Ressourcen und benutzerdefinierten Feldern für neue Projekte und zum Archivieren abgeschlossener Projekte in Project Web App.
Gilt für: Project Server 2016, Project Server 2013

Es gibt viele Vorgehensweisen und Systeme zur effektiven Verwaltung eines Projektlebenszyklus. In diesem Artikel wird keine Methode und kein System anderen vorgezogen. Der Artikel wurde für Project Server-Administratoren verfasst und enthält eine Liste mit Aktivitäten zum Erstellen, Verwalten und Archivieren von Projekten. Dabei handelt es sich um allgemeine Aufgaben, die so oder in ähnlicher Form für jede möglicherweise in Ihrer Organisation verwendeten Vorgehensweise gelten. Durch das Planen dieser Aktivitäten kann sichergestellt werden, dass Projekte im Einklang mit Unternehmenszielen verwaltet werden und dass Endbenutzer zufriedenstellend arbeiten können. Mit diesem Artikel sollen die für die Planung der Bereitstellung und Konfiguration von Project Server verantwortlichen Personen darauf aufmerksam gemacht werden, dass in Bezug auf diese Features gewisse Entscheidungen getroffen werden müssen.

Es gibt viele Möglichkeiten, Projekte vom Konzept bis zum Abschluss zu bringen. Manchmal ist der Prozess informell und möglicherweise das Ergebnis eines kurzen Brainstormings auf einem Whiteboard. In anderen Fällen wird das Projekt erst nach jahrelangen Untersuchungen und sorgfältigen Analysen erstellt. Wenn der Erstellungsprozess nicht geplant und verwaltet wird, kann er zu einem chaotischen Vorgang werden. Dieses Chaos kann Ihre Organisation in vielerlei Hinsicht viel kosten: reduzierte Effizienz, nicht zugeordnete Ressourcen, falsch ausgerichtete Prioritäten, doppelter Aufwand, widersprüchliche Ansätze und verpasste Gelegenheiten, um nur einige zu nennen. Nachfolgend sind einige wichtige Punkte aufgeführt, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Project 2016 zum Erstellen von Projekten in Ihrer Organisation verwenden.

Planen der Migration von Aufgabenlistenprojekten zu Project Web App

In Project Server 2016 können Projekte, die mit SharePoint-Listen erstellt wurden, in eine Instanz von Project Web App importiert werden. Mit dieser Funktion können Sie schnell mit Projekten beginnen und die Projekte auf einfache Weise verwalten, solange sie klein bleiben. Nimmt der Umfang der Projekte zu, können Sie sie schrittweise migrieren, sodass sie zu vollständigen Project Server-Projekten werden.

Project Server unterstützt nur eine einzelne Project Web App-Instanz pro Websitesammlung. Beim Planen von SharePoint-Aufgabenlistenprojekten sollten Sie überlegen, in welcher Websitesammlung Sie diese erstellen möchten, damit miteinander verbundene Projekte in dieselbe Instanz von Project Web App importiert werden können.

Zudem wird empfohlen, dass Sie Richtlinien für Ihre Organisation entwickeln, die festlegen, wie lange Projekte in einer SharePoint-Liste verwaltet werden, bevor Sie sie in Project Web App importieren.

Planen von Ressourcen in Project Web App

Enterprise-Ressourcen sind die Personen, die Ausrüstung und die Materialien, die zum Ausführen von Vorgängen in einem Enterprise-Projekt verwendet werden. Enterprise-Ressourcen sind Teil des Ressourcenpools einer Organisation und werden zentral in jeder Instanz von Project Web Appgespeichert. Sie können den Enterprise-Ressourcenpool erstellen, den Projektmanager zum Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen in Projekten verwenden, indem Sie dem Enterprise-Ressourcenpool Ressourcen hinzufügen oder Ressourcen importieren. Sie sollten den Inhalt der Enterprise-Global-Projektvorlage definieren, bevor Sie dem Enterprise-Ressourcenpool Ressourcen hinzufügen.

Bevor Sie den Enterprise-Ressourcenpool Ihrer Organisation ordnungsgemäß erstellen und verwalten können, müssen Sie sorgfältig die benutzerdefinierten Enterprise-Ressourcenfelder definieren, dokumentieren und erstellen. Zusätzlich ist für große Organisationen das anfängliche Auffüllen des Enterprise-Ressourcenpools mindestens genau so wichtig, wie den Enterprise-Ressourcenpool immer genau und aktuell zu halten. Das Nachverfolgen von wichtigen Änderungen an den Ressourceninformationen, die im Enterprise-Ressourcenpool gespeichert und verwaltet werden, kann eine Vollzeitbeschäftigung sein.

Bevor Sie einen Enterprise-Ressourcenpool für Project Web App erstellen, müssen Sie den Startpunkt bestimmen. Das Hinzufügen von Ressourcen zum Enterprise-Ressourcenpool kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

• Starten mit neuen Projekten: Für dieses Szenario ist minimale Vorbereitung nötig. Der Prozess wird vereinfacht, wenn Sie alle erforderlichen Ressourceninformationen in einem einzigen Dokument sammeln können. Sie können eine Papierliste erstellen. Dann importieren Sie die identifizierten Ressourcen aus Active Directory oder aus einem Mitgliedschaftsspeicher, wenn Sie die Formularauthentifizierung verwenden. Alternativ können Sie die Informationen mithilfe von Excel sammeln. Anschließend importieren Sie die resultierende Kalkulationstabelle nach Project Professional 2016, um sie in Project Web App zu speichern.

• Erstellen des Enterprise-Ressourcenpools: In diesem Szenario erstellen Sie den Enterprise-Ressourcenpool in Project Professional 2016. Stellen Sie in Project Professional 2016 eine Verbindung mit Project Web App her, und checken Sie den Enterprise-Ressourcenpool aus. Geben Sie die Ressourcen ein, und speichern Sie den Enterprise-Ressourcenpool.

Planen von benutzerdefinierten Feldern in Project Web App

Project Web App enthält Nachschlagetabellen und Felder, die Sie anpassen können. Ein benutzerdefiniertes Feld kann Informationen zu einem Vorgang, einer Ressource oder einer Zuordnung enthalten. In Project Web App sind Felder, die benutzerdefinierte Daten enthalten können, Text, Flags, Zahlen, Datumsangaben, Kosten, Anfangs- und Endtermine sowie Dauer. Sie können diese Felder mithilfe von Formeln, bestimmten Wertberechnungen oder grafischen Symbolen anpassen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

Sie können eigene Formeln mit Verweisen auf andere Feldern schreiben, die in einem benutzerdefinierten Feld berechnet werden. Sie können eine Liste von Werten für ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, um einen schnellen und genauen Dateneintrag sicherzustellen. Sie können in einem benutzerdefinierten Feld anstelle der tatsächlichen Daten ein grafisches Symbol anzeigen. Auf diese Weise können Sie schnell sehen, wenn die Daten in dem Feld bestimmten Kriterien entsprechen, beispielsweise wenn die Daten einen angegebenen Adressbereich überschreiten oder wenn die Ressourcen überlastet sind. Sie können auch eine hierarchische Struktur der benutzerdefinierten Felder für Informationen in Ihrem Projekt erstellen. Beispielsweise können Sie die Kostencodes Ihres Unternehmens mit den Projektdaten verknüpfen. Nachdem Sie diese Struktur erstellt und die benutzerdefinierten Felder auf Ihre Daten angewendet haben, können Sie diese einfach zum Filtern, Sortieren und Gruppieren von Projektdaten verwenden.

In Project Web App gibt es zwei Arten von benutzerdefinierten Feldern - lokale Felder und Enterprise-Felder. Lokale benutzerdefinierte Felder werden vom Projektmanager für ein bestimmtes Projekt verwendet. Benutzerdefinierte Enterprise-Felder werden vom Projektmanagementbüro (Project Management Office, PMO) zum Sammeln von Daten für Rollupberichte für die gesamte Organisation verwendet. Für Enterprise-Vorgangsfelder und benutzerdefinierte Projektfelder unterstützt Project Web App die Umfangsdefinition für ein bestimmtes Programm (Sammlung von Projekten). Auf diese Weise kann ein benutzerdefiniertes Enterprise-Feld für eine Teilmenge der Projekte definiert werden.

(Weitere Informationen zu Benutzerdefinierte Felder in Project Server und Project Online.)

Zurückziehen von Projekten aus Project Web App

Es gibt bestimmte Aktivitäten, die Sie beim Abschließen von Projekten beachten sollten. Einige grundlegende Bereinigungen beim Abschließen eines Projekts können die Leistung von Project Server verbessern. Darüber hinaus können Sie Projekte sichern, um sicherzustellen, dass die Projekte nur den Benutzern angezeigt werden, die diese Informationen wirklich benötigen, beispielsweise zur Verlaufsverfolgung. Durch das Löschen anderer nicht verwendeter Enterprise-Objekte (z. B. Ressourcen und Zuordnungen) können Sie eine Verschlechterung der Serverleistung verhindern.

Planen der Archivierung in Project Web App

Eine Reihe von Enterprise-Objekten kann in Project Web App gesichert werden:

• Projekte

• Enterprise-Ressourcenpool und -Kalender

• Benutzerdefinierte Enterprise-Felder

• Enterprise-Global

• Ansichtsdefinitionen

• Systemeinstellungen

• Kategorie- und Gruppeneinstellungen

Das Sichern dieser Objekte ermöglicht das selektive Wiederherstellen bestimmter Elemente und das Beibehalten verschiedener Versionen dieser Elemente.

Sicherungen werden über die Seite „Project Server-Einstellungen" in Project Web App durchgeführt. Zwei Methoden sind verfügbar:

• Geplante Sicherung

• Administrative Sicherung

Mit der administrativen Sicherung können Sie Jederzeit Unternehmensobjekte sichern. Wie der Name schon sagt, können Sie Enterprise-Objekte täglich zu einem geplanten Zeitpunkt sichern. Es wird empfohlen, dass Sie Ihre Enterprise-Objekte regelmäßig und, falls geplant, zu einem Zeitpunkt sichern, zu dem die Serverauslastung gering ist.

Wenn ein Objekt gesichert wird, wird es in einem Archivbereich in der SharePoint-Inhaltsdatenbank gespeichert, in der sich Project Web App befindet.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sind einige Optionen zum Abschließen des Projekts verfügbar.

• Löschen der Enterprise-Objekte aus Project Web App und Behalten der archivierten Kopie

• Vollständiges Löschen aller Enterprise-Objekte und Archivieren mithilfe von Datenbanksicherungen

• Platzieren des Projekts in einer speziellen Project Web App-Kategorie, die allen Benutzern bis auf einigen wenigen den Zugriff verweigert

Platzieren von Projekten in einer bestimmten Project Server-Kategorie

To allow only certain users to view a retired project, you can create a special Project Web App category for that purpose. Add the project and all users whom you do not want to have access to the project and set all of their permissions to deny. For more information about Users, Groups, and Categories, see Plan groups, categories, and RBS in Project Server.

Hinweis

Zum Erstellen einer Kategorie muss sich Project Web App im Project Server-Berechtigungsmodus befinden.

Planen der Bereinigung in Project Web App

Das Löschen nicht verwendeter Enterprise-Objekte nach Abschluss eines Projekts kann eine Verschlechterung der Serverleistung verhindern. Langfristig ist es für die Serverleistung besonders hilfreich, Zuordnungen zu löschen. Auch das Löschen von Ressourcen ist empfehlenswert, wenn sie im Unternehmen nicht mehr verwendet werden. Das Löschen nicht verwendeter Enterprise-Objekte nach Abschluss eines Projekts spart auch Speicherplatz auf dem Datenbankserver.