Cookbook für die Project Online-Implementierung: Grundsätze für den Erfolg

Zusammenfassung: In diesem Artikel werden Administratoren und Organisationen die wichtigsten Aspekte erläutert, auf die sie sich bei der Implementierung eines Projektmanagementsystems konzentrieren müssen, z. B. Project Online.

Gilt für: Project Online

Einführung

In der heutigen Zeit besteht ein immenser Druck auf Unternehmen, die wettbewerbsfähigsten zu sein und den Wert für ihre Stakeholder zu steigern. indem sie bei allem, was sie tun, einschließlich ihrer Prozesse und Projekte, die effizienteste und wertorientiert sind.

Um diese Effizienz zu steigern und erkenntnisbasierte Entscheidungen in Bezug auf Prozesse und Personen zu treffen, benötigen die Organisationen jedoch schnellen Zugriff auf Informationen zu den Projekten und Arbeiten, die ausgeführt werden. Hier kommt ein Projektmanagementsystem wie Project Online ins Spiel. Getreu dem Axiom "Was gemessen wird, kann verwaltet werden", stellt ein Projektmanagementsystem Tools für Organisationen bereit, die versuchen, sich vom Ad-hoc-Projektmanagement zu einem datengesteuerten Entscheidungsprozess zu bewegen.

Die Herausforderung

Während die Notwendigkeit eines Projektmanagementsystems leicht gerechtfertigt ist, ist die Implementierung eines solchen Systems möglicherweise nicht ganz so einfach. Viele wissen nicht, dass die Implementierung eines Projektmanagementsystems im Wesentlichen eine grundlegende Verhaltensänderung für die beteiligten Personen ist, was ein bedeutendes Unterfangen ist. Es gibt mehrere Faktoren, die den Erfolg einer solchen Implementierung beeinflussen, z. B. ein robustes System, Change Management oder Training.

Wie jeder, der einen großen Systemwechsel implementiert hat, erkennt, geht es nicht um die Tools selbst, sondern um die Menschen, die diese Tools und Systeme verwenden, die im Rahmen des Projekts verwaltet werden müssen. Wie geht man also bei der Implementierung eines Projektmanagementsystems vor? Wie sichert man den Erfolg der Implementierung?

In diesem Dokument wird versucht, schrittweise Richtlinien für die Implementierung eines Projektmanagementsystems zu erstellen, damit Benutzer und Organisationen, die es versuchen, ein Rezept zu befolgen.

Vorbereiten der Implementierung

Es gibt eine Reihe von Überlegungen, die die Organisation vor der tatsächlichen Implementierung in einem Projektmanagementsystem wie Project Online berücksichtigen muss.

1: Richten Sie das wirkliche "WARUM?" ein.

Einer der kritischsten Aspekte bei der Implementierung eines Projektmanagementsystems ist der Vorimplementierungsteil des Projekts. Ähnlich wie bei jedem anderen Projekt ist es vor der Einführung eines Projektmanagementsystems sinnvoll, die Grundbedürfnisse zu bewerten und das "WARUM" für eine solche Initiative zu etablieren.

Häufig wird der Bedarf an einem Projektmanagementsystem als Folge des Scheiterns einer anderen Initiative identifiziert. Beispielsweise möchte eine Führungskraft einen Bericht über alle Projekte, an denen die Ressourcen ihrer Organisation arbeiten, und wenn die Daten nicht in einem zentralen Repository gespeichert werden, ist es möglicherweise sehr schwierig, sie bereitzustellen. Ebenso könnte eine Organisation versuchen, das Projektportfolio für das nächste Jahr zu planen, und ohne ein System könnte dies zu Chaos führen.

Wichtig ist jedoch, dass es wichtig ist, das wahre "Warum" in diesen Szenarien zu identifizieren und zu bewerten, ob ein zentralisiertes Projektmanagementsystem dem Fall wirklich helfen würde. Ohne einen echten Problempunkt, der gelöst werden muss, hat die Implementierung keinen Hintergrund, auf dem sie stehen müssen.

Einige Beispiele für die allgemeinen Designs für die Implementierung von Project Online sind:

• Fehlende Transparenz für die gesamte Projektarbeit innerhalb der Teams.
• Organisationsübergreifende Ressourcenverwaltung.
• Budget- und Portfolioverwaltung

2: Identifizieren der Anforderungen aller Beteiligten

Nachdem der Grund für die Implementierung eines Projektmanagementsystems identifiziert wurde, müssen Sie sich als nächstes mit den Bedürfnissen der verschiedenen Projektbeteiligten informieren.

Wie bereits erwähnt, unterscheidet sich ein Projektmanagementsystem von anderen Systemimplementierungen, da es änderungen auf einer grundlegenden Ebene für eine große Gruppe in der Organisation mit sich bringt. Während die Notwendigkeit, ein Projektmanagementsystem zu implementieren, das von Benutzern mit einem kritischen Problem verursacht wurde, ist es wichtig, die anderen wichtigen Projektbeteiligten wie Projektmanager, Ressourcenmanager, Teammitglieder usw. einzubeziehen.

Jede dieser Stakeholdergruppen wird im Rahmen einer Projektmanagementsystemimplementierung auf unterschiedliche Weise beeinflusst, daher ist es wichtig, die Auswirkungen zu verstehen, sie zu analysieren und sich auf ein wünschenswertes Ergebnis für jede der Parteien zu einigen.

3: Identifizieren des aktuellen Zustands

Oft bedeutet nur, dass eine Organisation kein zentralisiertes Projektmanagementsystem hat, nicht unbedingt, dass sie überhaupt keine Projektmanagementpraxis haben. Es könnte mehrere direkte Prozesse und Verfahren geben, die bei entsprechender Anwendung ein großer Sprungbrett für die Implementierung sein könnten.

Der nächste Schritt auf dieser Reise besteht also darin, den aktuellen Zustand und die Reife des Projektmanagements zu identifizieren. In dieser Übung sollten Fragen wie die folgenden beantwortet werden:

• Was sind die aktuellen Prozesse, die gut funktionieren, und was nicht gut funktioniert?
• Welche Prozesse werden im Projektmanagementsystem repliziert?
• Welche Prozesse oder Teile der Prozesse sind Stammeswissen und müssen weiter definiert werden?
• Welche Prozesse eignen sich für eine weitere Standardisierung und Definition?

4: Definieren des zukünftigen Zustands

Als Fortsetzung des vorherigen Schritts ist es wichtig, die zukünftigen Prozesse Ihrer Projektmanagementfunktionen und zugehörige Prozesse zu definieren. Beispiel:

• Wie werden Projekte initiiert?
• Was ist ein Projekt?
• Wird sowohl Projektarbeit als auch Nicht-Projektarbeit im Projektmanagementsystem modelliert?
• Wie werden die Ressourcen den Projekten zugeordnet? Sind Genehmigungen für die Zuweisung von Ressourcen erforderlich?

Auf diese Weise können Sie die Prozesse und Methoden definieren, die im Projektmanagementsystem modelliert werden. Es kann Szenarien geben, in denen ein Prozess derzeit möglicherweise nicht vorhanden ist, um eine bestimmte Funktion auszuführen.

In diesen Szenarien ist es sehr wichtig, den Prozess zunächst ohne Bezug auf das Tool/System selbst zu definieren und dann herauszufinden, wie er innerhalb des Systems funktioniert.

Definieren des Erfolgs

Definieren Sie, wie der Erfolg des Projektmanagementsystems aussehen wird, und skizzieren Sie das ideale Ergebnis. Ohne eine Baseline für die Messung haben Sie keine Möglichkeit, Ihr Projekt zu bewerten.

5: Bestimmen des Besitzes des Projektmanagementsystems

Ein häufiger Fehler, der bei der Implementierung eines Projektmanagementsystems gemacht wird, ist, dass nicht klar definiert ist, wer das Tool besitzen wird. Es ist wichtig zu verstehen, dass ein Projektmanagementsystem nicht nur ein IT-Tool ist. Es wird dringend empfohlen, dass ein Teil des Unternehmens die Prozesse und Standards besitzt, die in das Projektmanagementsystem implementiert werden. In Organisationen, in denen ein formelles Project Management Office (PMO) vorhanden ist, wird in der Regel davon ausgegangen, dass dies die Verantwortung eines PMO ist.

Benötigen Sie ein zentrales Projektmanagement-Office?

Ein Projektmanagementbüro ist ein Team innerhalb einer Organisation, das für die Definition und Aufrechterhaltung der Standards für das Projektmanagement innerhalb dieser Organisation zuständig ist. Das Ziel eines PMO besteht darin, die Werterbringung durch Projekte sicherzustellen, indem sie deren Ausführung optimieren.

Häufig und ungenau ist die Implementierung eines Projektmanagementsystems mit einem PMO gekoppelt. Darüber hinaus wird die Gruppe, die die Implementierung des Projektmanagementsystems anführt, zu einer Art PMO. Die Implementierung eines Projektmanagementsystems bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass ein PMO eingerichtet wird und den Erfolg der Projekte sichert.

Es ist wichtig, die Frage zu stellen: Braucht Ihre Organisation wirklich ein PMO? Im Allgemeinen erweist sich eine zentrale Stelle, die für die Projektmanagementpraxis und das Projektmanagementsystem-Tool verantwortlich ist, als vorteilhaft für die Wahrung der Konsistenz und die Förderung der Akzeptanz, aber es ist eine Entscheidung, die für jede Organisation anders ist.

Darüber hinaus gibt es mehrere Arten von PMOs, die die Organisationen basierend auf den Projekten und der Kultur der Organisation auswählen können.

Die Größe der Organisation spielt auch eine Rolle bei der Entscheidung, ein PMO einzurichten. Obwohl ein formelles PMO wünschenswert ist, verfügen die meisten kleinen/mittleren Unternehmen nicht über ein PMO. Sie haben in der Regel einen Entscheidungsträger oder eine kleine Gruppe, die eine ähnliche Funktion erfüllt. Der Schwerpunkt liegt auf der Definition und Aufrechterhaltung der Standards für das Projektmanagement und nicht unbedingt auf der Bezeichnung einer Gruppe als PMO.

6: Priorisieren von Anforderungen

Wie bei jedem anderen Projekt erfordert die Implementierung eines Projektmanagementsystems eine ordnungsgemäße Bereichsidentifikation und Priorisierung. Ein häufiger Fehler, den Organisationen in dieser Phase machen, besteht darin, alles zu versuchen, was nicht für einen guten Ansatz geeignet ist. Organisationen sollten versuchen, den in den vorherigen Schritten identifizierten kritischen Problempunkt zu lösen, einige frühe Erfolge zu erzielen und dann in späteren Phasen weitere Funktionen hinzuzufügen.

• Es wird empfohlen, diese Anforderungen als LEGO-Blöcke zu erstellen, bei denen Die Anforderungen aufeinander aufbauen. Ohne eine starke Kernplattform wird dies auseinanderfallen.
• Identifizieren Sie die kritischen Anforderungen und die Elemente, die erforderlich sind, um diese Anforderung zu ermöglichen. Um beispielsweise eine genaue Ressourcenverwaltung zu ermöglichen, ist es unerlässlich, dass Sie über einen klar definierten Projekterstellungs- und Lebenszyklusverwaltungsprozess, einen klar definierten Prozess zum Messen der Ressourcenkapazität und die Zuordnung basierend auf diesen Projekten verfügen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Funktionen zu erstellen, und die Organisation sollte den Ansatz auswählen, der ihrer Kultur und ihren Anforderungen entspricht. Beispielsweise sind einige Organisationen daran gewöhnt, Arbeitszeittabellen zum Nachverfolgen von Arbeit zu verwenden, aber das gleiche wird in anderen Organisationen nicht gut angenommen.
• Nachdem alle Anforderungen identifiziert und nach den kritischen Anforderungen gefiltert wurden, priorisieren Sie sie basierend auf dem Von ihnen gelieferten Wert.
• Identifizieren Sie die Akzeptanzkriterien für jede dieser Anforderungen, und definieren Sie, was für die einzelnen Anforderungen erfolgreich ist.
• Und schließlich versuchen Sie, die Vorteile zu quantifizieren, die sich ergeben, wenn die einzelnen Anforderungen erfüllt sind.

7: Identifizieren der Projektbeteiligten und des Kernteams für die Implementierung

Nachdem Sie den Umfang der Implementierung identifiziert haben, identifizieren Sie Ihre Partner in dieser Initiative. Ein typisches Projektmanagementsystem-Implementierungsteam sieht wie folgt aus.

Sponsoren

Sie benötigen ein starkes Sponsoring für Ihr Projekt von oben nach unten. Identifizieren Sie die Sponsoren, die Sie unterstützen, und haben Sie genügend Einfluss, um Hindernisse zu beseitigen, wenn Sie auf sie stoßen.

Kernteam

Dies wäre das eigentliche Projektteam, das die praktische Arbeit im Projekt zur Implementierung eines Projektmanagementsystems erledigen würde.

Referenzteam

Da Sie nicht alle Entscheidungen selbst treffen können und auch nicht jedes Mal, wenn Sie Feedback benötigen, an alle Ihre Benutzer gehen können, benötigen Sie ein Team von Benutzern, die Anleitungen zu verschiedenen Prozessen bereitstellen. Dies könnte Ihre "Quick-Feedback-Gruppe" sein.

8: Definieren eines Zeitplans für die Implementierung

Es ist ironisch, dass viele der Implementierungsprojekte für ein Projektmanagementsystem selbst keinen Projektplan haben. Dies ist im Allgemeinen einer der Hauptgründe dafür, dass diese Implementierungen aus den Bahnen gehen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Projektzeitplan für die Implementierung mit klaren Lieferumfangn entwickeln.

9: Entwickeln eines Change Management-Plans

Wie bereits erwähnt, wirkt sich ein Projektmanagementsystem auf fast alle Teile der Organisation auf verschiedenen Ebenen aus. Es erfordert ein abgestimmtes Change Management, um sicherzustellen, dass die Organisation die Änderung akzeptiert.

Ein klarer Plan zur Verwaltung der Änderung sollte weit vor beginn der Implementierung erstellt werden. Ein guter Change Management-Plan umfasst die Verbreitung des Bewusstseins für die Initiative, bemühungen, den Wunsch der Teilnehmer zu erhöhen, das System zu lernen und einzuführen, sowie genügend Wissen und Schulungen, um den Wandel aufrechtzuerhalten.

Während der Implementierung

Nachdem die Vorarbeiten vor Beginn der Implementierung abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, mit der Ausführung zu beginnen. Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien zur Vorgehensweise bei der Implementierung.

1: Verwalten sie wie ein Projekt

Wie bereits erwähnt, ist die Implementierung eines Projektmanagementsystems wie jedes andere Projekt. Wenn Ihre Leistungen definiert sind, überwachen Sie aktiv die Erreichung der Ergebnisse rechtzeitig.

2: Lassen Sie es nicht dunkel werden

In der Regel dauert die Implementierung eines Projektmanagementsystems im Durchschnitt sechs Monate bis zu einem Jahr. Dies liegt daran, dass ein Projektmanagementsystem immer als eine miteinander verbundene Reihe von Features betrachtet wurde und davon ausgegangen wird, dass ein Feature nicht ohne ein anderes bereitgestellt werden kann. Im Zeitalter von Agile-Projekten ist dies ein Rezept für den Notfall, und noch mehr im Fall eines Projektmanagementsystems.

Versuchen Sie, Ihre Implementierung in leicht zu liefernde Arbeitspakete aufzuteilen und sie schnell bereitzustellen. Angenommen, einer Ihrer Ergebnisse besteht darin, Ihren Projekten zu ermöglichen, einen Genehmigungsworkflow zu durchlaufen. In diesem Fall aktivieren Sie eine Project Online-Instanz und dann die Funktion Projekterstellung als nächsten Schritt. Anschließend erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow für Projekte jeweils als separates Lieferumfang, anstatt zu versuchen, alle Funktionen gleichzeitig bereitzustellen.

Auf diese Weise können Sie nicht nur schnelle Erfolge erzielen, sondern auch das Team testen und Feedback geben, bevor die Implementierung zu weit entfernt ist. Dies wird den Appetit für die Benutzer wecken und auch die Entwurfsannahmen überprüfen und die Möglichkeit geben, sie zu korrigieren.

3: Nicht für Ausnahmen entwerfen

Eine häufige Falle, in die die meisten Projektmanagementsystemimplementierungen geraten, besteht darin, viel Zeit mit dem Entwerfen von Szenarien zu verbringen, die eher eine Ausnahme als ein Standardszenario darstellen. Dies verschwendet nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verschwendet auch die Implementierung in etwas, das die Kernzielgruppe nicht zufrieden stellt.

Es ist wichtig zu erkennen, dass kein Tool 100 % der Szenarien erfüllen kann, und die bessere Wahl besteht darin, Lösungen zu wählen, die die kritischsten Lösungen lösen.

Eine andere Perspektive wäre die "Lähmung der Analyse". Unentschlossenheit tötet die Dynamik eines Projekts. Es ist wichtig, ein starkes Team und sponsoren zu haben, die schnelle Entscheidungen mit genügend Daten treffen können.

4: Halten Sie es einfach

Wie bereits erwähnt, ist es verlockend, die Türen für ein markenübergreifendes neues Projektmanagementsystem zu öffnen und jede einzelne Funktionalität und Funktion zu aktivieren und die Benutzer zu beeindrucken. Dieser Ansatz beeindruckt die Benutzer jedoch nicht, sondern überfordert sie. Personen können nicht zu viele Änderungen auf einmal bewältigen. Halten Sie in diesem Zusammenhang zunächst die Dinge einfach. Sie können später jederzeit zusätzliche Funktionen hinzufügen, sobald benutzer sich an das System gewöhnen.

5: Messbare Daten

Einer der Hauptgründe für die Implementierung eines Projektmanagementsystems ist die Möglichkeit, Berichte und die damit verbundene Sichtbarkeit zu erstellen. Um jedoch aussagekräftige Berichte und Dashboards zu generieren, die zu erkenntnisgesteuerten Entscheidungen führen können, ist es wichtig, die Berichterstellung zu berücksichtigen, während das Projektmanagementsystem erstellt wird. In vielen Fällen sind die Berichte eine Nachahmung, und dies untergräbt nicht nur die Wirkung eines Projektmanagementsystems, sondern nimmt auch den "Wow-Faktor".

6: Planen der Schulung

Über die Zeit, die für die Entwicklung eines soliden Schulungsplans für die Benutzer benötigt wird, kann nicht genug gesagt werden. Es ist wichtig zu erkennen, dass Menschen auf unterschiedliche Weise lernen, also entwickeln Sie einen Trainingsplan, der schriftliches Material, Video, Audio und Interaktion von Angesicht zu Angesicht umfasst.

Darüber hinaus konzentrieren sich viele der Schulungshandbücher nur auf die technischen "Vorgehensweisen" im Tool und ignorieren Dinge wie die Erläuterung, warum eine bestimmte Genehmigung erforderlich ist oder warum ein Teammitglied seine Aufgaben aktualisieren muss. Es ist von größter Bedeutung, dass das Schulungsmaterial nicht nur die Anleitungen abdeckt, sondern auch die Zeit in die Erläuterung der Vorteile einer bestimmten Art und Weise legt.

Nach der Implementierung

Weitere Tipps zum Verwalten Ihres Projektmanagementsystems nach der Implementierung finden Sie in den folgenden Artikeln.

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