Verwenden eines Workflows für das Projektbedarfsmanagement in Project Server

Zusammenfassung: Erfahren Sie mehr über Phasen, Phasen, Enterprise-Projekttypen und Workflows in Project Server 2013 und Project Server 2016 Demand Management.
Gilt für: Project Server 2016, Project Server 2013

In diesem Artikel wird beschrieben, wie das Bedarfsmanagement in Project Server implementiert wird. Weitere Details finden Sie unter Hitchhiker's Guide to Demand Management in Project Server 2013 (white paper).

Sie können die Bedarfsmanagementtools in Project Web App verwenden, um alle Projektideen an einem Ort zu erfassen und sie dann durch einen Entscheidungsprozess zu führen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Mit diesen Tools können Benutzer Entscheidungen besser dazu treffen, welche Vorschläge genehmigt werden sollten, und den Fortschritts eines Projekts überwachen, bis die Arbeit abgeschlossen ist.

Die Bedarfsverwaltung in Project Server verwendet Folgendes:

• Projektdetailseiten : Project Web App-Seiten, auf denen Benutzer Projektinformationen anzeigen und aktualisieren können.

• Phasen : Sätze von Projektdetailseiten, die für einen Bereich des Projektlebenszyklus spezifisch sind.

• Phasen – eine Möglichkeit, mehrere Phasen zu organisieren.

• Workflows : Eine Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu erzwingen, während Projekte die verschiedenen Phasen und Phasen durchlaufen.

• Enterprise-Projekttypen : Eine Möglichkeit, Phasen, Phasen und Projektdetailseiten mit einem Workflow in eine standardisierte Art und Weise der Durchführung eines Projekts zusammenzuführen.

Sie werden in den folgenden Abschnitten erläutert.

Projektdetailseiten

Project Web App-Benutzer zeigen oder aktualisieren Projektdaten auf Projektdetailseiten. Sie können eine Projektdetailseite anpassen, indem Sie Webparts auswählen, die die Felder verwenden, die angezeigt werden sollen. Beim Projektbedarfsmanagement werden Projektdetailseiten dem Benutzer zu verschiedenen Zeitpunkten des Projekts angezeigt, immer wenn Sie Informationen sammeln oder einem Benutzer Informationen anzeigen müssen.

Stages

Eine Stufe umfasst eine oder mehrere Projektdetailseiten, die zum Sammeln von Informationen zu einem Projekt gruppiert werden. Diese Informationen können von einem Workflow verwendet oder aktualisiert werden.

In Project Web App können Sie definieren, welche Projektdetailseite in einer bestimmten Phase angezeigt werden, welche Felder erforderlich sind und welche lese-/schreibgeschützt sind und in welcher Phase (im nächsten Abschnitt werden wir über Phasen sprechen) die Phase teil ist.

Für jede Stufe eines Projekts empfehlen wir, dass Sie definieren, welche Aktionen ausgeführt und welche Informationen basierend auf Ihren geschäftlichen Anforderungen für das Projekt erfasst werden müssen. Diese Informationen helfen Ihnen bei der Definition der Liste der Felder, die Sie auf den Projektdetailseiten anzeigen müssen, und der Aktionen, die im Workflow ausgeführt werden sollen. Die folgenden Schritte veranschaulichen die allgemeine Vorgehensweise:

1. Bestimmen, was mit dem Projekt auf den einzelnen Stufen passieren soll

2. Definieren der erforderlichen Informationen, die Sie mithilfe von Projektdetailseiten erfassen möchten

3. Definieren des Status der Felder auf den einzelnen Stufen (Pflichtfeld, Lese-/Schreibzugriff oder schreibgeschützt)

Phasen

Eine Phase beim Projektbedarfsmanagement wird verwendet, um mehrere Stufen zu organisieren, die eine gemeinsame Gruppe von Aktivitäten im Lebenszyklus eines Projekts bilden. Beispiele für Phasen sind Projekterstellung, Projektauswahl und Projektmanagement (dargestellt in den Project Web App-Standardphasen als Erstellen, Auswählen und Verwalten). Die Phasen selbst sind nur eine Möglichkeit zum Organisieren Ihrer Stufen und bestimmen nicht die Reihenfolge, in der die Stufen ausgeführt werden. (Die Reihenfolge der Stufen wird vom zugeordneten Workflow bestimmt.)

Workflows

Workflows dienen zum Erzwingen von Geschäftsprozessen und bieten eine strukturierte Möglichkeit für Projekte, Phasen und Stufen zu durchlaufen. Sie können einen Workflow einrichten, um eine Reihe von Aktionen basierend auf der Benutzereingabe für jede Stufe auszuführen, z. B. E-Mails senden, Aufgaben zuweisen und auf bestimmte Projektaktionen warten.

Beispielsweise können Sie in der Phase "Anfänglicher Vorschlag" eine Projektdetailseite mit einem benutzerdefinierten Feld für die Projektkosten einschließen. Sie können den Workflow so konfigurieren, dass das Projekt abhängig davon, ob die Projektkosten einen bestimmten Grenzwert übersteigen, automatisch angenommen oder abgelehnt wird.

Die folgende Abbildung zeigt die fünf Phasen des Bedarfsmanagements, die in Project Web App enthalten sind, und wie sie zusammenpassen. Innerhalb jeder Phase befinden sich Beispielphasen wie "Idee vorschlagen" und "Erste Überprüfung". Jede Phase kann über eine oder mehrere zugeordnete Projektdetailseiten verfügen. Die gesamte Zusammenstellung von Stufen stellt einen einzelnen Workflow dar, der einem Enterprise-Projekttyp zugeordnet werden kann.

Es müssen vier allgemeine Schritte ausgeführt werden, um Ihren Workflow in Project Web App zu erstellen:

1. Entwerfen des Workflows basierend auf Ihren geschäftlichen Anforderungen

2. Erstellen Sie die erforderlichen benutzerdefinierten Felder, Projektdetailseiten, Phasen und Phasen in Project Web App.

3. Erstellen Sie den Workflow in SharePoint Designer 2013, und stellen Sie ihn in Project Web App bereit.

4. Erstellen eines Enterprise-Projekttyps, der den Workflow verwendet

Enterprise-Projekttypen

Ein Enterprise-Projekt vereint alle Elemente des Projektbedarfsmanagements durch Kombinieren eines einzelnen Workflows mit seinen Phasen und Stufen mit Definitionen von Abteilungs- und Projektwebsitevorlagen. Enterprise-Projekttypen werden in der Regel auf einzelne Abteilungen abgestimmt, z. B. auf Marketing-, IT- oder Personalabteilungsprojekte. Mithilfe von Enterprise-Projekttypen können Projekte innerhalb einer Organisation kategorisiert werden, die einen ähnlichen Projektlebenszyklus haben. Für Benutzer werden die Enterprise-Projekttypen in einer Dropdownliste angezeigt, wenn der Benutzer im Projektcenter auf Neues Projekt klickt.