Fördern der Akzeptanz von Project Online mit Project Management Office (PMO)
Was ist ein PMO?
Sie planen also, Project Online in Ihr Unternehmen einzuführen. Wie planen Sie, es zu verwenden, oder eine bessere Möglichkeit, es zu platzieren, was ist das Geschäftsproblem, das Sie zu lösen versuchen? Einige der Beispiele könnten sein:
Meine Führungskräfte wünschen sich einen besseren Einblick in den Projektstatus.
Ich benötige eine bessere Möglichkeit, meine Ressourcen zu verwalten und sie Projekten zuzuweisen.
Ich möchte die Zeit, die Die Menschen für ihre Aufgaben aufwenden, einfach nachverfolgen.
Ich möchte eine stabilere Methode zum Nachverfolgen von Projektdaten als die Verwendung von Excel-Tabellen.
Organisationen, die Project Online am erfolgreichsten bei der Behandlung von Geschäftsproblemen wie diesen verwendet haben, sind diejenigen, die eine Reihe von Standards, Prozessen und bewährten Methoden für die Art und Weise, wie Projekte in ihrer Organisation verwaltet werden, erstellen. Die Person oder Gruppe, die diese Regeln des Projektmanagements erstellt und verwaltet, wird manchmal als Project Management Office (PMO) bezeichnet.
Was macht ein PMO?
In größeren Unternehmen kann ein PMO aus einer Abteilung bestehen, die sich mit Projektmanagementproblemen in der gesamten Organisation befasst, z. B. Projektmanagement-Governance, Implementierung, Schulung, Untersuchung von Projektmanagementanforderungen oder Bestimmen der besten Methode zum Erstellen nützlicher Berichte. In kleinen oder mittleren Unternehmen kann ein PMO von einer einzelnen Person bis zu einer kleinen Gruppe von Personen reichen, aber auch skaliert werden, um die gleichen Probleme wie in großen Unternehmen anzugehen. Zu den gemeinsamen Zielen aller PMOs gehören jedoch:
Förderung und Evangelisierung der Einführung des Projektmanagementsystems.
Vereinfachen des Projektmanagements für die Benutzer der Organisation durch Automatisierung von Prozessen im Tool.
Erstellen von Richtlinien, Verfahren und bewährten Methoden für Projektmanagementfunktionen.
Als Projektmanagement-Fachexperten, indem sie als "Center of Excellence" für alle Dinge des Projektmanagements dienen und Schulungen zu bewährten Methoden und Tools für das Projektmanagement anbieten.
Die Unterstützung durch das Sponsoring von Führungskräften, durch ihre Empfehlungen Änderungen vorzunehmen und durchzusetzen.
Immer noch verwirrt? Lassen Sie uns einen Schritt zurück gehen und ein Beispiel verwenden, mit dem sich Die Menschen in Verbindung setzen können - wie sich ein Haushaltsleiter um seine eigene Familie kümmern könnte:
| Brauchen | Pmo | Familie |
|---|---|---|
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Das PMO hilft dabei, eine effiziente Methode zur Bereitstellung von Informationen an Projektbeteiligte durch Projektstatus- und Integritätsberichte zu schaffen. Dies kann das Recherchieren von Berichtsanforderungen, das Verschieben erforderlicher Daten in das System und das Einrichten von Workflows umfassen, um sicherzustellen, dass die für wiederkehrende Berichte erforderlichen Daten rechtzeitig an das System übermittelt werden. |
Die Haushaltsoberhäupter benötigen Informationen darüber, wie die Dinge laufen: -Vierteljährliche Berichte über die Kinderstudien. -Monatliche Kontoauszüge, um den Status der Finanzen anzuzeigen. -Jährliche Arztbesuche, um die Gesundheit des Familienmitglieds zu bestimmen. |
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Das PMO erstellt Prozesse, um die richtigen Daten in das Projektmanagementsystem zu bringen, um Projektmanagern den Status auf Projektebene bereitzustellen. Außerdem enthält sie Anleitungen und bewährte Methoden für die Ressourcenverwaltung. |
Personen in der Familie müssen wissen, wer was tut. Dies kann Folgendes umfassen: -Wer wird heute Kinder von der Schule abholen, den Hund abends spazieren gehen, Abendessen kochen, etc. - Wenn jemand seine übliche Aufgabe nicht erledigen kann, müssen Sie wissen, wer verfügbar ist, um seinen Platz zu übernehmen. Es hilft, den Arbeits- und Schulzeitplan und die Verfügbarkeit aller Personen in einem zentralen Familienkalender anzuzeigen. Auf diese Weise ist es leicht zu wissen, wer wie geplant werden kann. |
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Das PMO hilft beim Erstellen von Websites für die Projektzusammenarbeit und deren Anpassung an die Anforderungen der Websitebenutzer. |
Familienmitglieder benötigen ein Forum, in dem sie zusammenarbeiten können, z. B.: -Posten wichtiger Ereignisse auf einem Wandkalender in der Küche -Täglich am Tisch miteinander sprechen. |
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Das PMO ist für die Einrichtung eines Systems für das Risikomanagement verantwortlich. |
Haushaltsleiter müssen möglicherweise planen, das Risiko zu reduzieren: -Bestimmen des Versicherungsbedarfs für die Gesundheit. Erwerben Sie eine Mitgliedschaft im Gesundheitsclub. - Erhöhen Sie den Betrag, den sie für den Ruhestand sparen. |
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Das PMO untersucht aktuelle Prozesse und Workflows und findet eine Methode, diese über das implementierte Projektmanagementtool zu automatisieren. Einer davon kann die Bestimmung von Faktoren für die Auswahl der Projekte umfassen, die bei einem festgelegten Budget (Portfolioanalyse) vorangebracht werden sollen. |
Haushaltsleiter legen Regeln und Prozesse für die Familie fest, wie z. B.: -Festlegen der Ausgangs- oder Schlafzeiten für Kinder -Sehen Sie sich Faktoren an, um zu bestimmen, welche Einkäufe getätigt werden sollen (z. B. "Sollten wir ein Auto kaufen, das Dach reparieren oder dieses Jahr in Den Urlaub fahren?"). -Richten Sie Rasensprenkler auf einem automatischen Timer ein. -Wählen Sie eine Wochenzeit für den Lebensmitteleinkauf und Besorgungen aus. |
Ein PMO treibt ein Unternehmen zu einem effizienteren Projektmanagement an, indem er beispielsweise folgendes tut:
Sammeln von Informationen, um die Projektmanagementanforderungen für die Organisation zu definieren. Beispielsweise die Analyse der Geschäftsanforderungen Ihrer Organisationen, das Entwerfen von Prozessen, die diesen Anforderungen entsprechen, und das anschließende Zuordnen dieser Prozesse zu Einstellungen oder Workflows in Project Online.
Bestimmen Sie, welche Daten regelmäßig überprüft werden müssen, und arbeiten Sie mit dem Projektadministrator zusammen, um diese Daten für Beteiligte zu teilen. Beispielsweise die Bestimmung der erforderlichen Daten und des Prozesses zum Abrufen der Daten in das System, um einen wöchentlichen Projektstatusbericht zu erstellen, um den Projektbeteiligten ein Rollup der Integrität laufender Projekte zu ermöglichen.
Erstellen von Regeln für Prozesse und Workflows. Beispielsweise das Einrichten eines Workflows, bei dem Projektideen einen Genehmigungsprozess durchlaufen, um projekte in Project Online zu werden.
Migrieren vorhandener Daten aus Ihrem aktuellen Projektmanagementsystem in ein neues. Beispielsweise finden Sie die einfachste Möglichkeit, Ressourcen- und Projektdaten aus Microsoft Excel-Tabellen zu Project Online oder von Project Professional auf dem Computer jeder Person in eine zentralisierte Project Online Umgebung zu migrieren.
Unterstützung des Projektportfoliomanagements zur Unterstützung der Projektpriorisierung und -prognose. Wie die meisten Unternehmen gibt es viele Projekte, die Sie durchführen möchten, aber sie verfügen über ein begrenztes Budget und begrenzte Ressourcen, um sie alle zu erledigen. Sie benötigen eine Möglichkeit, zu bestimmen, mit welchen Projekten Sie fortfahren sollten. PMOs können den Projekt- und Programmauswahlprozess steuern, um sicherzustellen, dass zukünftige Investitionen mit den strategischen Zielen und der Wachstumsvision der Organisation in Einklang stehen.
Verwalten der emotionalen Veränderungen, mit denen Benutzer konfrontiert sein können, wenn sie von ihrem aktuellen Projektmanagementsystem, an das sie angefügt sind, wechseln. Zum Beispiel die taktvolle Beeinflussung von Projektmanagern, um von ihrem alten Prozess des Speicherns ihrer Projektdateien auf ihre Festplatten zu wechseln und sie freizugeben, indem sie ihnen die Vorteile der Veröffentlichung auf Project Online zeigen. Die PMO könnte dies tun, indem sie mehr Zeit darauf verwendet, zuerst die leitenden Projektmanager zu überzeugen, und hoffen, dass ihr Einfluss auf die anderen Projektmanager dazu beiträgt, den Wandel voranzutreiben.
Die technischen Herausforderungen des Wandels bewältigen, indem sie großartige Trainingsoptionen anbieten.
Warum benötige ich ein PMO?
Im Familienbeispiel können die Folgen, wenn einige der Bedürfnisse nicht erfüllt werden, schlimm sein. Wenn Sie beispielsweise die Berichtskarte eines Kindes nicht überprüfen, wenn es zum ersten Mal eintrifft, kann die Annahme entstehen, dass die Dinge in Ordnung sind, wenn tatsächlich mehr Lernzeit oder ein Tutor benötigt wird. Auf die gleiche Weise kann die Bereitstellung Project Online ohne Erstellung einer Entität, die bei der Standardisierung und Einführung hilft, auch zu ernsten Umständen führen. Das Einrichten eines PMO trägt dazu bei, die Erfolgsaussichten für Ihre Project Online-Bereitstellung zu erhöhen. Abhängig von Ihren Zielen kann dies zu einer besseren Effizienz im Projektmanagement führen (z. B. mehr Projekte, die rechtzeitig abgeschlossen wurden), was in der Regel mit geringeren Kosten für die Verwaltung von Projekten verbunden ist (z. B. mehr Projekte, die mit oder unter dem Budget abgeschlossen wurden).
Was sind die ersten Schritte beim Erstellen eines PMO?
Die ersten Schritte beim Erstellen eines PMO sind wahrscheinlich bereits erfolgt, wenn Sie sich bemüht haben, diesen Artikel zu finden. Wenn Sie daran interessiert sind, zu Project Online zu wechseln, haben Sie wahrscheinlich bereits eine Vorstellung davon, wie dies die Effizienz verbessern oder ein Problem in Ihrem Unternehmen lösen könnte. Beim Erstellen eines Pfads zum Formalisieren Ihres PMO sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
Definieren Sie, was Ihr PMO tun soll.
Wird das Hauptziel Ihres PMO darin bestehen, ein bestimmtes Geschäftsproblem anzugehen? Sie können beispielsweise ein Arbeitszeittabellensystem implementieren, um eine strengere Kontrolle über die Kostenanalyse zu erhalten. Oder Sie haben Ihre Projektdaten auf zwei oder sogar drei verschiedene Anwendungen verteilt und möchten die Daten in einem einzigen System konsolidieren, was einen besseren Einblick in die Ausführung von Projekten bietet. Oder es kann sein, fortlaufende Projektmanagement-Anleitungen bereitzustellen und den Schulungsbedarf des Projektmanagers zu erfüllen. Sobald Sie verstehen, warum Ihr PMO benötigt wird, ist es viel einfacher, die Anforderungen für die Einrichtung und Wartung zu bestimmen.
Unterstützung durch Führungskräfte erhalten
Stellen Sie sicher, dass sie von jemandem unterstützt werden, der Sie unterstützt. Es ist wichtig, dass Ihr PMO von führungskräften unterstützt wird, da das Fehlen von Unterstützung durch Führungskräfte einer der Hauptgründe für das Scheitern von PMOs ist. Wenn Sie bereits eine Führungskraft haben, die die Vorteile und Die Bedeutung des, was Sie tun möchten, weiß, großartig! Wenn nicht, besteht eine der besten Möglichkeiten, sie auf Ihre Seite zu bringen, darin, ihnen die Vorteile eines Wechsels zu einem Projektmanagementsystem wie Project Online zu zeigen. Sie können dies tun, indem Sie ihnen das Geschäftsproblem zeigen, das gelöst wird. Möglicherweise haben Sie dies bereits zu einem gewissen Grad getan, als Sie Project Online zum ersten Mal ausgewertet haben, aber Sie können wirklich Verbündete in den Führungseigen finden, wenn Sie ihnen zeigen können, wie es mit Ihren eigenen Daten in einer Pilotumgebung funktioniert. Die Vorteilserfassung ist für die Förderung durch Führungskräfte unerlässlich.
Ein starkes Sponsoring von Führungskräften kann hilfreich sein, um den Widerstand zu bewältigen, den Benutzer möglicherweise beim Wechsel von dem, was sie kennen, zu einem neuen Projektmanagementsystem wie Project Online. Die Evangelisierung und Förderung der Vorteile für andere einflussreiche Stakeholder, wie z. B. leitende Projektmanager, kann auch dazu beitragen, alle emotionalen Bindungen zu brechen, die andere Benutzer mit dem System haben könnten, aus dem Sie sich bewegen.
Erstellen Ihres Teams
Unabhängig davon, ob Sie versuchen, ein PMO in einem großen oder kleinen Unternehmen einzurichten, sind die folgenden Zuständigkeiten aufgeführt, die von den Rollen in Ihrem PMO behandelt werden müssen:
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Fördern des Project Online Einführungsplans |
Wenn Sie gerade Project Online implementieren, benötigt der Gesamtplan jemanden, der ihn antreibt. Genau wie jedes Projekt benötigt der Einführungsplan einen Besitzer, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Aufgaben mit Personal besetzt und abgeschlossen werden. |
| Bedürfnisse des Forschungsprojektmanagements |
Diese Person bewertet die Projektmanagementanforderungen Ihrer Organisation. Diese Person muss mit Benutzern im gesamten Unternehmen und abteilungsübergreifend sprechen, um herauszufinden, wie sie derzeit Projekte verwalten, was ihre Anforderungen sind und wie diese durch die Implementierung von Project Online verbessert werden können. Diese Anforderungen müssen dem Projektadministrator zum Ausdruck gebracht werden, damit sie ordnungsgemäß in Project Online implementiert werden können. Diese Person muss über gute Projektmanagement-Fähigkeiten verfügen, sollte aber auch jemand sein, der ein guter Kommunikator ist. Es ist durchaus möglich, dass Menschen im Unternehmen emotional an den Prozess gebunden sind, von dem Sie versuchen, sie zu bewegen, so dass diese Person in der Lage sein muss, damit umzugehen, indem sie zeigt, wie das neue System ihnen das Leben erleichtern wird. |
| Schulung, Dokumentation und Support |
Diese Person muss das Qualifikationsniveau der Benutzer bewerten und ist für die Bereitstellung der Schulungsressourcen verantwortlich, die für die erfolgreiche Verwendung des Produkts erforderlich sind. Dies kann das Erstellen rollenbasierter Schulungen für Projektadministratoren, Projektmanager, Teamleiter und Teammitglieder umfassen. Während der größte Teil Ihrer Bemühungen darin besteht, Schulungen für Projektmanager oder Administratoren zusammenzustellen, finden Teamleiter und Teammitglieder möglicherweise Schnellreferenzkarten, Spickzettel, Checklisten oder kurze Tutorials als die effektivsten. Sie müssen auch eine Möglichkeit finden, internen Support für Ihre Benutzer bereitzustellen, und eine Methode, um kompliziertere Probleme über die richtigen Routen zu eskalieren. |
| Verbindung zur IT-Abteilung |
Die Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung ist wichtig, um sie bei der Registrierung, Einrichtung und Konfiguration von Project Online zu unterstützen. Wenn Sie nur gerade dabei sind, Project Online zu evaluieren, kann dies in der Regel von jemandem aus Ihrer IT-Abteilung ohne zu große Probleme durchgeführt werden, indem Sie sich die Dokumentation Erste Schritte mit Project Online ansehen. Das PMO muss mit Ihrer IT-Abteilung zusammenarbeiten, um diese beiden Bereiche zu behandeln: -Office 365 Verwaltung: Das PMO muss mit dem Office 365 Administrator zusammenarbeiten, um Benutzer und Lizenzen zuzuweisen. -Project Online Verwaltung: Das PMO muss auch mit einem Project Online-Administrator an Dingen wie benutzerdefinierte Felder, Ressourcen und Arbeitszeittabellenkonfiguration zusammenarbeiten. Möglicherweise müssen sie auch mit dem PMO zusammenarbeiten, um Prozesse in Project Online über Workflows zu implementieren. |
Einige PMOs in größeren Unternehmen verfügen auch über Projektmanager, die zugewiesen werden können, um bestimmte Projekte zu lenken, die Unterstützung benötigen. Dies kann von der Beratung des Projektträgers bis hin zur tatsächlichen Übernahme des Besitzes reichen, wenn der Umfang des Projekts berücksichtigt wird.
Erstellen eines Leitbilds für Ihr PMO
Alle PMOs sollten über ein Leitbild verfügen. Wenn Sie die Notwendigkeit Ihres PMO bereits bewertet haben, ist dies viel einfacher zu erstellen. Sehen Sie sich das bestehende Leitbild Ihres Unternehmens an, und versuchen Sie, eins zu erstellen, das auch daran ausgerichtet ist. Es muss nicht übermäßig komplex sein, aber gerade genug, um allen ein grundlegendes Verständnis dafür zu vermitteln, warum das PMO existiert und welche Rolle es in Ihrem Unternehmen spielt.
Erstellen eines Plans zum Erstellen Ihres PMO
Nachdem Sie die Aufgaben festgelegt haben, die Sie zum Erstellen Ihres PMO benötigen, können Sie einen allgemeinen Projektplan erstellen. Betrachten Sie die Erstellung Ihres PMO als ein großes Projekt mit zugehörigen Vorgängen, Daueren und Zuordnungen. Ihr Projektplan wird definierter, wenn Sie einige der anfänglichen Aufgaben durchlaufen, z. B. die Bewertung Ihrer Umgebung. Der Projektplan hilft, Ihrem PMO einen Buildzeitplan zu geben, um nachzuverfolgen, was Sie getan haben, worüber Sie arbeiten und was Sie beim Erstellen Ihres PMO noch tun müssen. Hier sehen Sie beispielsweise, wie mehrere PMO-Buildtasks in einem Project Online Projektplan aussehen können:
Weitere Informationen zu PMOs
Wenn Sie noch kein PMO haben, sind Sie möglicherweise ein wenig eingeschüchtert, wenn Sie eins zu starten. Obwohl die Anforderungen und Anforderungen Ihres Unternehmens Ihr PMO bestimmen, müssen Sie lernen, wie Sie das Framework erstellen, um Ihr PMO einzurichten und weiterzuentwickeln. Abhängig von Ihren Zielen können Sie die verschiedenen PMO-Prozesse und Branchenmethoden untersuchen oder sehen, mit welchem PMO-Modell Sie sich eng abstimmen können. Es gibt viele Bücher, Schulungen und Onlineressourcen zum Erstellen und Verwalten von PMOs, die Ihnen bei Ihren Bemühungen helfen können.
Wenn Sie versuchen, ein PMO einzurichten und Hilfe benötigen, können Sie sich an einen Microsoft Certified Partner oder an Microsoft Consulting Services wenden. Wir haben auch interne Berater bei Microsoft mit hervorragender Erfahrung bei der Einrichtung von PMOs für kleine, mittlere und große Unternehmen.
Was nun?
Sind Sie also bereit, Ihr PMO zu starten? Hoffentlich haben Sie nach dem Lesen dieses Artikels erkannt, dass der Start eines PMO eine Investition ist, die sich die Zeit und Mühe lohnt. Es erfordert viel Zusammenarbeit mit Den Menschen in Ihrem Unternehmen, und es ist wichtig, einen "Champion" einer Führungskraft zu haben. Es ist auch eine Investition in die Erforschung weiterer Untersuchungen über die Einrichtung eines PMO durch die vielen verfügbaren Ressourcen erforderlich. Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie sich an Microsoft Certified Partners sowie an Microsoft Consulting Services wenden.
Wenn Sie in einem kleineren Unternehmen sind, kann der Umfang all dies überwältigend erscheinen. Möglicherweise verfügen Sie nicht über die Ressourcen zum Einstellen von Personen für jede PMO-Rolle, die in der Tabelle "Team erstellen" aufgeführt ist, und sie müssen dies auch nicht. Seien Sie sich bewusst, dass es sich hierbei um Zuständigkeiten handelt, die wahrscheinlich irgendwann und in einem Umfang, der Ihren Anforderungen entspricht, angegangen werden müssen. Beachten Sie außerdem, dass der erforderliche Aufwand auf die Größe und Ziele Ihres Unternehmens skaliert werden kann. Ein PMO in einem kleineren Unternehmen muss möglicherweise nur mit einigen leitenden Projektmanagern in ihrem Unternehmen zusammenkommen, um ihre Bedürfnisse zu bewerten, im Gegensatz zu mehreren Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen in einem größeren Unternehmen.
Die Einrichtung eines PMO kann dazu beitragen, Ihren Project Online Erfolg zu fördern, und die Verwendung von Project Online kann Ihren PMO-Erfolg fördern. Viel Glück in Ihrer Implementierung!