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In Project Online ist eine Project Web App-Website eine Websitesammlung in SharePoint Online, und die Freigabe einer Project Web App-Website für externe Benutzer funktioniert genauso wie das Freigeben einer anderen SharePoint Online-Website. In diesem Artikel werden die Optionen für die externe Freigabe behandelt, die für Project Web App in Project Online relevant sind, sowie die Lizenzierungsauswirkungen, die externen Benutzern Zugriff auf Project Web App-Features in Project Online gewähren. Wir empfehlen Ihnen auch, sich mit der Verwaltung der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung vertraut zu machen.
Sobald eine Project Web App-Website für einen externen Benutzer freigegeben wurde, kann der Benutzer über Dokumente und Listen auf dieser Website zusammenarbeiten, einschließlich Risiken und Problemen. Jede Interaktion auf einer Projektwebsite erfordert eine Project Online-Lizenz.
Sie können Ressourcen mit einer Planner und einer Project Plan 3- oder Planner- und Project Plan 5-Lizenz erstellen und verwalten.
Hinweis
Weitere Informationen zu Project Online Lizenzüberlegungen für externe Benutzer finden Sie in der Project Online-Dienstbeschreibung.
Die Verwaltung von Lizenzen und Berechtigungen für externe Benutzer ist identisch mit internen Benutzern. (Um die externen Benutzer in Ihrer Benutzerliste zu finden, suchen Sie nach Benutzern mit #EXT# im Benutzernamen.)
Planen der Freigabe von Project Web App für externe Benutzer
Es gibt zwei Optionen zum Freigeben Ihrer Project Web App-Website in Project Online. Sie können Ihr Office 365 Verzeichnis mit den Benutzern, für die Sie die Website freigeben möchten, vorab auffüllen, oder Sie können Freigabeeinladungen direkt von Ihrer Project Web App-Website an Benutzer senden.
Vorabbefüllen Ihres Verzeichnisses
Sie können Ihr Office 365 Verzeichnis mit externen Benutzern vorab auffüllen, z. B. durch Microsoft Entra B2B-Zusammenarbeit oder durch manuelles Hinzufügen von Benutzern und Ändern des Benutzertyps in Gast. Dies hat mehrere Vorteile:
Wenn Sie die Freigabe für Ihre Project Web App-Website konfigurieren, können Sie die Option Freigabe nur für die externen Benutzer zulassen auswählen, die bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation vorhanden sind . Dadurch erhalten Sie mehr Kontrolle über die Freigabe der Website, indem sie den Umfang der Personen einschränken, die zur Website eingeladen werden können.
Wenn Sie eine Liste von Benutzern auf einmal in Ihr Verzeichnis importieren, können Sie diese automatisch Sicherheitsgruppen hinzufügen und diese Sicherheitsgruppen verwenden, um Websiteberechtigungen für die verschiedenen Project Web App-Rollen wie Projektmanager, Teammitglied usw. zu steuern.
Sie können den importierten Benutzern Lizenzen zuweisen, bevor Sie ihnen den Link zur Project Web App-Website senden, damit sie den richtigen Zugriff haben, wenn sie sich bei Project Web App anmelden.
Hinzufügen von Benutzern während der Nutzung
Wenn Sie Ihr Verzeichnis nicht vorab auffüllen möchten, können Sie die Option Externe Benutzer, die Freigabeeinladungen annehmen und sich als authentifizierte Benutzer anmelden zulassen auswählen, wenn Sie die Freigabe für die Website konfigurieren.
Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass die Website problemlos für jeden freigegeben werden kann, der über ein Office 365- oder Microsoft-Konto verfügt. Sie können jederzeit neue Benutzer einladen, indem Sie auf der Project Web App-Website auf Freigeben klicken. Benutzer, die Einladungen annehmen, werden Ihrem Office 365 Verzeichnis hinzugefügt, und Sie können sie dort verwalten.
Beachten Sie bei der Verwendung dieser Methode, dass eingeladene Benutzer erst zu Ihrem Office 365 Verzeichnis hinzugefügt werden, nachdem sie die Freigabeaufladung akzeptiert haben. Sie müssen sich in Ihrem Verzeichnis befinden, bevor Sie ihnen eine Project Online Lizenz zuweisen können. Aus diesem Fall haben sie keinen Vollzugriff auf die Project Web App-Website, wenn sie die Einladung zum ersten Mal erhalten. Sie können weiterhin mit Dokumenten, Problemen und Risiken arbeiten, können projekte aber erst verwalten oder mit Zeitblättern arbeiten, wenn sie über eine Project Online-Lizenz verfügen und die Einladung akzeptiert haben.
Auswählen einer Freigabemethode
Sie können eine der oben genannten Freigabemethoden oder eine Kombination aus beidem verwenden. Sie können Ihr Verzeichnis mit einer ersten Liste von Benutzern vorab auffüllen und dann später weitere einladen. Wichtig ist, dass Sie die Freigabeoption auswählen, die für Sie am besten geeignet ist.
Die Option Freigabe nur für externe Benutzer zulassen, die bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation vorhanden sind, ist restriktiver und ermöglicht Ihnen eine bessere Kontrolle darüber, wer zur Website eingeladen werden kann. Um diese Option verwenden zu können, müssen Sie Ihr Verzeichnis mit den Benutzern, die Sie zur Website einladen möchten, vorab auffüllen.
Die Option Zulassen, dass externe Benutzer Einladungen freigeben und Office 365in als authentifizierte Benutzer signieren , ist die vielseitigste Option und ermöglicht es Ihnen, Einladungen an alle Benutzer mit einem Oder Microsoft-Konto zu senden. Sie können Benutzer in Ihrem Verzeichnis weiterhin mit dieser Option vorab auffüllen, aber sie ist nicht erforderlich.
Konfigurieren der Freigabe für Project Web App
Gehen Sie wie folgt vor, um die Freigabe für Ihre Project Web App-Website in Project Online zu konfigurieren. Stellen Sie sicher, dass die Freigabe auf Mandantenebene aktiviert ist, bevor Sie fortfahren.
So konfigurieren Sie die Freigabe für Project Web App
Aktivieren Sie im SharePoint Online Admin Center im Bereich Websitesammlungen das Kontrollkästchen für die Project Web App-Website, die Sie freigeben möchten.
Klicken Sie im Menüband auf Freigabe.
Wählen Sie die Option aus, die Sie für die Freigabe verwenden möchten:
Lassen Sie die Freigabe nur für die externen Benutzer zu, die bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation vorhanden sind , wenn Sie die Freigabe nur für Benutzer freigeben möchten, die Sie aus einem anderen Verzeichnis oder Mandanten importiert haben.
Lassen Sie externe Benutzer zu, die Freigabe-Einladungen akzeptieren und sich als authentifizierte Benutzer anmelden, wenn Sie Einladungen an Benutzer mit einem Microsoft- oder Office 365-Konto senden möchten.
Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie die Freigabeoptionen für Ihre Project Web App-Website konfiguriert und ihrem Office 365 Verzeichnis bei Bedarf Benutzer hinzugefügt haben, können Sie externe Benutzer auf die Website einladen, indem Sie die Schaltfläche Freigeben auf der Website auf die gleiche Weise wie interne Benutzer einladen.