Informationen zur Aufbewahrung für Copilot für Microsoft 365

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Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Hinweis

Microsoft Copilot für Microsoft 365-Nachrichten werden automatisch in den Speicherort der Aufbewahrungsrichtlinie mit dem Namen Teams-Chats und Copilot-Interaktionen aufgenommen, da sie mit denselben Mechanismen aufbewahrt und gelöscht werden. Benutzer müssen Teams nicht verwenden, damit die Aufbewahrungsrichtlinie auf Copilot für Microsoft 365 angewendet werden kann.

Die Informationen in diesem Artikel ergänzen Informationen zur Aufbewahrung, da sie spezifisch für Microsoft Teams-Nachrichten und Interaktionen mit Microsoft Copilot für Microsoft 365 sind.

Informationen zu anderen Arbeitsbereichen finden Sie unter:

Weitere Informationen zur Microsoft Purview-Integration mit Copilot finden Sie unter Microsoft Purview-Datenschutz und Complianceschutz für generative KI-Apps.

Tipp

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Lieferumfang für Aufbewahrung und Löschung

Aufbewahrungsrichtlinien für den Standort Teams-Chats und Copilot-Interaktionen umfassen Benutzeraufforderungen zum Microsoft Copilot für Microsoft 365 und die Copilot-Antworten an Benutzer. Diese Nachrichten können aus Konformitätsgründen beibehalten und gelöscht werden.

Benutzereingabeaufforderungen enthalten Text, den Benutzer eingeben und Microsoft Copilot für Microsoft 365 Eingabeaufforderungen auswählen, die als vorab aufgefüllte Nachricht erfasst werden. Copilot-Antworten umfassen Text, Links und Verweise. Da Nachrichten, die angeben, dass eine Antwort ausgeführt wird, keinen Geschäftlichen Wert haben, werden diese Nachrichten nicht erfasst.

Funktionsweise der Aufbewahrung mit Microsoft Copilot für Microsoft 365

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um zu verstehen, wie Ihre Complianceanforderungen durch Back-End-Speicher und -Prozesse erfüllt werden und nicht durch Nachrichten, die derzeit in Copilot sichtbar sind, überprüft werden sollten.

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um Daten aus Nachrichten in Microsoft Copilot für Microsoft 365 aufzubewahren und diese Nachrichten zu löschen. Hinter den Kulissen werden Exchange-Postfächer verwendet, um die aus diesen Nachrichten kopierten Daten zu speichern. Daten aus Copilot-Nachrichten werden in einem ausgeblendeten Ordner im Postfach des Benutzers gespeichert, der Copilot ausführt. Dieser ausgeblendete Ordner ist nicht so konzipiert, dass er für Benutzer oder Administratoren direkt zugänglich ist, sondern stattdessen Daten speichert, die Complianceadministratoren mit eDiscovery-Tools durchsuchen können.

Das Exchange-Postfach zum Aufbewahren Microsoft Copilot für Microsoft 365 Nachrichten verfügt über das RecipientTypeDetails-Attribut UserMailbox, in dem auch Nachrichtendaten für private Teams-Kanäle und cloudbasierte Teams-Benutzer gespeichert werden.

Nachdem eine Aufbewahrungsrichtlinie für Microsoft Copilot für Microsoft 365 Interaktionen konfiguriert wurde, wertet ein Zeitgeberauftrag des Exchange-Diensts in regelmäßigen Abständen Elemente im ausgeblendeten Postfachordner aus, in dem diese Nachrichten gespeichert sind. Die Ausführung des Timer-Jobs dauert 1–7 Tage. Wenn die Aufbewahrungsdauer für diese Elemente abgelaufen ist, werden sie in den Ordner SubstrateHolds verschoben– ein weiterer ausgeblendeter Ordner, der sich in jedem Benutzerpostfach befindet, um "vorläufig gelöschte" Elemente zu speichern, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Nachrichten bleiben mindestens 1 Tag lang im Ordner "SubstrateHolds". Wenn sie dann gelöscht werden können, löscht der Timer-Job sie bei der nächsten Ausführung endgültig.

Wichtig

Aufgrund des ersten Prinzips der Aufbewahrung und da Copilot-Nachrichten in Exchange Online Postfächern gespeichert werden, wird das dauerhafte Löschen aus dem Ordner SubstrateHolds immer angehalten, wenn das Postfach von einer anderen Copilot- oder Teams-Aufbewahrungsrichtlinie für denselben Speicherort, Von Rechtsstreitigkeiten, Verzögerungsspeicherung betroffen ist oder wenn ein eDiscovery-Aufbewahrungsspeicher auf das Postfach aus rechtlichen oder untersuchungsrechtlichen Gründen angewendet wird.

Nachdem eine Aufbewahrungsrichtlinie für Microsoft Copilot für Microsoft 365 konfiguriert wurde, hängen die Pfade des Inhalts davon ab, ob die Aufbewahrungsrichtlinie beibehalten und dann gelöscht, nur aufbewahrt oder nur gelöscht werden soll.

Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie lautet beibehalten und dann löschen:

Diagramm des Aufbewahrungsablaufs für Microsoft Copilot für Microsoft 365 Nachrichten.

In den meisten Szenarien werden Copilot-Nachrichten nicht entfernt. Sie bleiben z. B. erhalten, sind aber ausgeblendet, wenn Benutzer ein Chatfenster schließen oder die App schließen. Copilot-Nachrichten werden jedoch in den folgenden Szenarien entfernt:

Zu den zwei Pfaden im Diagramm:

  1. Wenn Nachrichten aus Copilot entfernt werden, wird die Nachricht in den Ordner SubstrateHolds verschoben, wo sie mindestens 1 Tag lang verbleibt. Wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft, wird die Nachricht bei der nächsten Ausführung des Timer-Jobs (in der Regel zwischen 1–7 Tagen) endgültig gelöscht.

  2. Wenn Nachrichten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in Copilot verbleiben, wird die Nachricht in den Ordner SubstrateHolds kopiert. Diese Aktion dauert in der Regel zwischen 1 und 7 Tagen nach dem Ablaufdatum. Wenn sich die Nachricht im Ordner "SubstrateHolds" befindet, wird sie dort für mindestens 1 Tag gespeichert. Danach wird die Nachricht bei der nächsten Ausführung des Timer-Jobs (in der Regel zwischen 1–7 Tagen) endgültig gelöscht.

Hinweis

In Postfächern gespeicherte Nachrichten, einschließlich der ausgeblendeten Ordner, sind mit eDiscovery-Tools durchsuchbar. Solange Nachrichten nicht endgültig aus dem Ordner "SubstrateHolds" gelöscht sind, bleiben sie mit eDiscovery-Tools durchsuchbar.

Wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft und eine Nachricht in den Ordner SubstrateHolds kopiert wird, wird ein Löschvorgang an den Back-End-Dienst für Copilot übermittelt, der denselben Vorgang dann mit Copilot an die Benutzer-App weitergibt. Verzögerungen bei dieser Kommunikation oder Zwischenspeicherung können erklären, warum Benutzer diese Nachrichten für einen kurzen Zeitraum weiterhin in Copilot sehen.

Wichtig

In Copilot sichtbare Nachrichten spiegeln nicht genau wider, ob sie für Complianceanforderungen aufbewahrt oder endgültig gelöscht werden.

Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie dem reinen Aufbewahren oder dem reinen Löschen dient, stellen die Inhaltspfade Varianten von Aufbewahren und Löschen dar.

Inhaltspfade für rein aufbewahrende Aufbewahrungsrichtlinien

  1. Wenn Nachrichten aus Copilot entfernt werden , wird die Nachricht nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Ordner SubstrateHolds verschoben. Diese Aktion dauert in der Regel zwischen 1 und 7 Tagen nach dem Ablaufdatum. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert ist, dass sie für immer aufbewahrt, bleibt das Element dort. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie ein Enddatum für den Aufbewahrungszeitraum hat und dieses abläuft, wird die Nachricht bei der nächsten Ausführung des Timer-Jobs (in der Regel zwischen 1–7 Tagen) endgültig gelöscht.

  2. Wenn Nachrichten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in Copilot verbleiben, geschieht vor und nach dem Aufbewahrungszeitraum nichts; Die Nachricht verbleibt an ihrem ursprünglichen Speicherort.

Inhaltspfade für Aufbewahrungsrichtlinien für reines Löschen

  1. Wenn Nachrichten während des Aufbewahrungszeitraums aus Copilot entfernt werden, wird die Nachricht in den Ordner SubstrateHolds verschoben. Die Nachricht wird mindestens 1 Tag lang im Ordner „SubstrateHolds“ gespeichert und bei der nächsten Ausführung des Zeitgeberauftrags (in der Regel zwischen 1 und 7 Tagen) endgültig gelöscht.

  2. Wenn Nachrichten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in Copilot verbleiben, wird die Nachricht in den Ordner SubstrateHolds kopiert. Diese Aktion dauert in der Regel zwischen 1 und 7 Tagen nach dem Ablaufdatum. Die Nachricht wird dort für mindestens 1 Tag aufbewahrt und dann bei der nächsten Ausführung des Timer-Jobs (in der Regel zwischen 1–7 Tagen) endgültig gelöscht.

Beispielflüsse und Zeitabläufe für Aufbewahrungsrichtlinien

Verwenden Sie die folgenden Beispiele, um zu sehen, wie die in den vorherigen Abschnitten erläuterten Prozesse und Zeitabläufe auf Aufbewahrungsrichtlinien mit den folgenden Konfigurationen angewendet werden:

Bei allen Beispielen, die sich auf die endgültige Löschung beziehen, wird diese Aktion aufgrund der Grundsätze der Aufbewahrung ausgesetzt, wenn die Nachricht einer anderen Aufbewahrungsrichtlinie unterliegt, die das Element aufbewahrt, oder wenn sie einer eDiscovery-Aufbewahrung unterliegt.

Beispiel 1: Aufbewahrung für 30 Tage und anschließendes Löschen

An Tag 1 sendet ein Benutzer eine Aufforderung an Microsoft Copilot für Microsoft 365, und die Aufforderung wird nach 10 Tagen entfernt.

Aufbewahrungsergebnis:

  • Nach Tag 10 wird die Nachricht in den Ordner SubstrateHolds verschoben, wo sie weiterhin mit eDiscovery-Tools durchsucht werden kann.
  • Am Ende des Aufbewahrungszeitraums (30 Tage ab Tag 1) wird die Nachricht in der Regel innerhalb von 1 bis 7 Tagen nach mindestens 1 Tag endgültig gelöscht, und sie wird dann nicht mit eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben.
Beispiel 2: Nur löschen nach 1 Tag

Hinweis

Aufgrund der kurzen eintägigen Dauer dieser Konfiguration und Aufbewahrungsprozessen, die innerhalb eines Zeitraums von 1–7 Tagen funktionieren, zeigt dieser Abschnitt Beispielzeitpunkte, die im typischen Zeitbereich liegen.

An Tag 1 sendet ein Benutzer eine Aufforderung an Microsoft Copilot für Microsoft 365, und diese Aufforderung wird nicht aus Copilot entfernt.

Beispiel für ein Aufbewahrungsergebnis, wenn die Eingabeaufforderung des Benutzers nicht entfernt wird:

  • Tag 5 (in der Regel 1-7 Tage nach Beginn des Aufbewahrungszeitraums an Tag 2):

    • Die Nachricht wird in den Ordner SubstrateHolds kopiert und verbleibt dort mindestens 1 Tag.

  • Tag 9 (in der Regel 1–7 Tage nach mindestens 1 Tag im Ordner "SubstrateHolds"):

    • Die Nachricht wird endgültig gelöscht und kann dann nicht mehr mit eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben werden.

Wie dieses Beispiel zeigt, können Sie zwar eine Aufbewahrungsrichtlinie so konfigurieren, dass Nachrichten bereits nach einem Tag gelöscht werden, der Dienst durchläuft jedoch mehrere Prozesse, um eine konforme Löschung zu gewährleisten. Infolgedessen kann eine Löschaktion nach 1 Tag 16 Tage dauern, bis die Nachricht endgültig gelöscht wurde, sodass sie in eDiscovery-Suchvorgängen nicht mehr zurückgegeben wird.

Wenn ein Benutzer die Organisation verlässt

Wenn ein Benutzer Ihre organization verlässt und sein Microsoft 365-Konto gelöscht wird, werden seine Copilot-Nachrichten, die der Aufbewahrung unterliegen, in einem inaktiven Postfach gespeichert. Die Copilot-Nachrichten unterliegen weiterhin jeder Aufbewahrungsrichtlinie, die für den Benutzer festgelegt wurde, bevor sein Postfach inaktiv wurde, und der Inhalt ist für eine eDiscovery-Suche verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu inaktiven Postfächern.

Konfigurationsleitfaden

Wenn Sie noch nicht mit der Konfiguration der Aufbewahrung in Microsoft 365 vertraut sind, lesen Sie Erste Schritte mit der Datenlebenszyklusverwaltung.

Wenn Sie bereit sind, eine Aufbewahrungsrichtlinie für Microsoft Copilot für Microsoft 365 Interaktionen zu konfigurieren, lesen Sie Create und Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien.