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Dieser Artikel bezieht sich auf die Vorschauversion von KI-Funktionen in SharePoint (früher als Wissens-Agent bezeichnet).
Wichtig
Ki in SharePoint-Funktionen erfordert, dass Websites explizit für die KI in der öffentlichen Vorschau von SharePoint ausgewählt werden oder dass der Mandant auf Mandantenebene ausgewählt wird. Websites, die nicht angemeldet sind, erhalten keine Vorschauvorteile.
Durch das Erstellen einer Dokumentbibliothek mit KI in SharePoint können Sie von einer einfachen Beschreibung zu einer gut konfigurierten, metadatenreichen Dokumentbibliothek wechseln. Anstatt manuell eine Bibliothek zu erstellen, Spalten zu definieren und Taggingregeln einzurichten, beschreiben Sie, wofür die Bibliothek vorgesehen ist, und stellen optional eine Beispieldatei bereit. KI in SharePoint generiert dann den Bibliotheksnamen, die Beschreibung und ein vollständiges Metadatenschema – mit Spalten, die neue Dokumente automatisch markieren, wenn sie hinzugefügt werden.
Dieses Feature ist nützlich für Organisationen, die schnell gut organisierte Dokumentbibliotheken erstellen müssen, z. B.:
Finanzen und Buchhaltung: Rechnungsrepositorys, Spesenabrechnungsbibliotheken, Finanzabrechnungsarchive.
Rechtliche Hinweise und Compliance: Vertragsbibliotheken, Repositorys für die Einreichung gesetzlicher Bestimmungen, Richtliniendokumentsammlungen.
Projektmanagement: Projektlieferbibliotheken, Produktspezifikationen, Meilensteindokumentation.
Personalwesen: Mitarbeiterdatensatzbibliotheken, Leistungsdokumentationen, Sammlungen von Schulungsmaterialien.
Funktionsweise der KI-gestützten Bibliothekserstellung
Der Bibliothekserstellungsprozess verwendet KI, um das Setup zu verarbeiten, das andernfalls eine manuelle Konfiguration durch einen Websitebesitzer oder Inhalts-Manager erfordern würde.
Sie beschreiben den Zweck: Geben Sie eine Beschreibung der Bibliothek in natürlicher Sprache an, z. B. "Ich benötige eine Bibliothek für Kreditorenrechnungen".
Sie geben eine Beispieldatei (empfohlen) an: Laden Sie eine Beispiel- oder Seeddatei hoch, die den Typ des zu speichernden Inhalts darstellt. KI verwendet diese Datei, um die Dokumentstruktur besser zu verstehen und relevante Metadatenfelder vorzuschlagen. Wenn Sie keine Beispieldatei bereitstellen, generiert KI die Bibliothekskonfiguration allein aus Ihrer Beschreibung.
KI generiert die Konfiguration: Basierend auf Ihrer Beschreibung und Beispieldatei schlägt KI einen Bibliotheksnamen, eine Beschreibung und ein Metadatenschema mit Spalten vor, die auf Ihren Dokumenttyp zugeschnitten sind.
KI erstellt und konfiguriert die Bibliothek: Die Bibliothek wird erstellt, Ihre Beispieldatei wird in die Bibliothek kopiert, sofern eine bereitgestellt wurde, und KI-gestützte Spalten werden konfiguriert. Diese Spalten verwenden Eingabeaufforderungen, um Metadaten aus unterstützten Dateien zu extrahieren, die der Bibliothek hinzugefügt wurden.
Voraussetzungen
Benutzern muss eine Microsoft 365 Copilot Lizenz zugewiesen sein.
Der Mandant und die Website müssen in der SharePoint-Vorschau für KI aktiviert werden.
Benutzer müssen über Berechtigungen zum Erstellen von Dokumentbibliotheken auf der SharePoint-Website verfügen.
Schritte zum Erstellen einer Bibliothek mit KI
Wählen Sie auf der Startseite der Website oder auf der Seite Websiteinhalte die Option + Neue>Dokumentbibliothek aus.
Wählen Sie den KI-gestützten Erstellungsprozess aus.
Beschreiben Sie den Zweck der Bibliothek im Textfeld. Zum Beispiel:
"Ich benötige eine Bibliothek zum Speichern und Organisieren von Kreditorenrechnungen."
"Eine Bibliothek für Marketingkampagnenressourcen und -ergebnisse."
"Repository für Mitarbeiter-Onboarding-Dokumente"
Laden Sie optional eine Beispieldatei hoch, um KI dabei zu helfen, die Struktur Ihrer Dokumente zu verstehen. Sie können eine Datei aus folgenden Optionen auswählen:
Die aktuelle SharePoint-Website
OneDrive-Speicherort
Ihr lokales Gerät
Überprüfen Sie die Konfiguration der KI-generierten Bibliothek:
Bibliotheksname: Ein beschreibender Name, der auf Ihrer Eingabe basiert.
Bibliotheksbeschreibung: Eine Zusammenfassung des Zwecks der Bibliothek.
Wählen Sie Erstellen aus, um dies zu bestätigen. KI erstellt die Bibliothek, kopiert Ihre Beispieldatei und konfiguriert die Metadatenspalten.
KI-gestützte Spalten
Nachdem die Bibliothek erstellt wurde, enthält sie KI-gestützte Spalten basierend auf dem Metadatenschema, das aus Ihrer Beschreibung und Beispieldatei generiert wurde. Diese Spalten verwenden Eingabeaufforderungen, um Metadaten aus unterstützten Dateien zu extrahieren und aufzufüllen.
Automatisches Tagging: Wenn Dokumente hochgeladen oder in die Bibliothek abgelegt werden, liest die KI den Inhalt und füllt die Spaltenwerte automatisch auf. Benutzer können Werte nach Bedarf überprüfen und aktualisieren.
Benutzersteuerung: Der Benutzer kann das Schema und die zugrunde liegenden Aufforderungen während der Erstellung und danach jederzeit überprüfen.
Unterstützte Dateitypen
Die KI-basierte Bibliothekserstellung verwendet das gleiche zugrunde liegende AutoAusfüllen-Feature , das Dokumentinhalte liest und Metadatenwerte auffüllt. Dies bedeutet, dass die gleiche Dateitypkompatibilität sowohl für die anfängliche Beispieldatei gilt, die Sie während der Erstellung der Bibliothek bereitstellen, als auch für alle Dokumente, die der Bibliothek danach hinzugefügt werden.