Verwalten von Listenelement- und Dateiberechtigungen mit Power Automate-Flows

Der SharePoint-Connector in Power Automate bietet die folgenden Aktionen zum Verwalten der Berechtigungen eines einzelnen Listenelements in einer Liste oder einer Datei in einer Dokumentbibliothek.

• Gewähren des Zugriffs auf ein Element oder einen Ordner
• Erstellen eines Freigabelinks für eine Datei oder einen Ordner
• Beenden der Freigabe eines Elements oder einer Datei

Mit allen oben genannten Aktionen können Sie berechtigungen für das Element oder eine Datei anpassen, damit die richtigen Benutzer auf dieses Element oder die Datei zugreifen können. Um Zugriff zu gewähren oder die Freigabe zu beenden, müssen Sie ein Listenbesitzer dieser Liste oder Bibliothek sein. Das bedeutet, dass Sie in Ihrem Flow für diese Aktionen mithilfe eines Listenbesitzerbenutzerkontos eine Verbindung mit der Liste oder Bibliothek herstellen müssen.

Gewähren des Zugriffs auf ein Element oder einen Ordner

Die Aktion "Zugriff auf ein Element oder einen Ordner gewähren" erfordert die folgenden Eingaben:

• Url der SharePoint-Website
• Listen- oder Bibliotheksname oder -bezeichner
• Das Element oder der Dateibezeichner, für das der Zugriff gewährt werden soll
• Die Empfänger, denen Sie Zugriff gewähren möchten
• Die Berechtigungsrolle, die Sie gewähren möchten

In die Flowaktion können Sie auch eine Nachricht einschließen und die Empfänger benachrichtigen, sobald sie Zugriff auf das Element oder die Datei erhalten.

Hinweis

"Zugriff auf ein Element oder einen Ordner gewähren" unterstützt nicht das Gewähren des Zugriffs für externe Benutzer.

Auswählen einer Berechtigungsrolle zum Gewähren des Zugriffs

Je nach Benutzer können Sie ihm entweder Zugriff zum Bearbeiten oder Lesen gewähren. Sie können den richtigen Zugriff in der Eigenschaft Rollen auswählen.

Die Berechtigungsrollen werden vereinfachten SharePoint-Standardberechtigungsgruppen zugeordnet:

• Members
• Besitzer

Verwenden von benutzerdefinierten Rollen zum Gewähren des Zugriffs

In erweiterten Szenarien, in denen Sie eine benutzerdefinierte Berechtigungsrolle angeben müssen, können Sie dies in der Flowaktion tun, indem Sie einen benutzerdefinierten Wert für die Roles-Eigenschaft im folgenden Format eingeben:

role:<role-id>

Wenn Sie die Rollen-ID für die benutzerdefinierte Rollenberechtigung abrufen möchten, können Sie dazu zur SharePoint-URL in Ihrem Webbrowser navigieren und dann nach dieser Rolle suchen.

https://<your-sharepoint-site>/_api/web/roledefinitions

Beispiel:

https://contoso.microsoft.com/teams/itweb/_api/web/roledefinitions

Sie finden die Rollen-ID in der Kategorieeigenschaft eines Rollenelements.

Gewähren des Zugriffs mithilfe von Freigabelinks

Anstatt Benutzern direkt Zugriff auf Dateien zu gewähren, können Sie den Zugriff auf eine bestimmte Datei über freigegebene Links bereitstellen.

Sie können die Aktion "Freigabelink für eine Datei oder einen Ordner erstellen" verwenden, um freigegebene Links für eine bestimmte Datei zu erstellen.

Hinweis

"Freigabelink für eine Datei oder einen Ordner erstellen" unterstützt nur Dateien oder Ordner in einer Dokumentbibliothek. Listenelemente werden noch nicht unterstützt.

Beim Erstellen eines freigegebenen Links mithilfe der Aktion können Sie Folgendes angeben:

• Linktyp
  • Typ des Freigabelinks: Nur anzeigen und bearbeiten oder anzeigen
• Linkbereich
  • Wer zugriff auf den Link erhält – jeder mit dem Link, einschließlich anonymer Personen oder Personen in Ihrer Organisation

Beenden der Freigabe eines Elements oder einer Datei

Die Aktion "Freigabe eines Elements oder einer Datei beenden" erfordert die folgenden Eingaben:

• SharePoint-Websiteadresse
• Listen- oder Bibliotheksname oder -bezeichner
• Das Element oder der Dateibezeichner, für das die Freigabe beendet werden soll

Durch das Anwenden dieser Flowaktion werden alle Berechtigungen für dieses Element oder die Datei entfernt, mit Ausnahme von Websitebesitzern.