Workflowentwicklung in SharePoint Designer und Visio

  • Artikel

Hier erfahren Sie, wie Sie mit Visio 2013 und SharePoint Designer 2013 Workflows erstellen und auf einer SharePoint-Website veröffentlichen, ohne dass Sie Code benötigen.

Hinweis

SharePoint 2010-Workflows wurden am 1. August 2020 für neue Mandanten eingestellt und am 1. November 2020 aus bestehenden Mandanten entfernt. Wenn Sie SharePoint 2010-Workflows verwenden, empfehlen wir die Migration zu Power Automate oder anderen unterstützten Lösungen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einstellung von SharePoint 2010-Workflows.

Einführung

Visio 2013 und SharePoint Designer 2013 machen es Geschäftsanalysten, Prozessberatern und IT-Experten einfach, zusammenzuarbeiten und -Workflows zu erstellen. Sowohl Visio Professional 2013 als auch der Visual Designer in SharePoint Designer 2013 bieten eine optionale Darstellung von Workflows in einem Format, das für Benutzer mit und ohne Programmierkenntnisse gleichermaßen verständlich ist.

Hinweis

Anleitungen zum Einrichten und Konfigurieren von SharePoint und dem Workflow-Manager Server finden Sie unter Konfigurieren von Workflows in SharePoint.

Mithilfe von Visio 2013 können Sie einen SharePoint-Workflow visuell erstellen, den Workflow in SharePoint Designer 2013 exportieren und diesen Workflow dann auf einer SharePoint-Website veröffentlichen. Nachdem ein Workflow in Visio 2013 erstellt wurde, muss er in SharePoint Designer 2013 exportiert werden. Anschließend fügt ein SharePoint-Websitebesitzer oder IT-Experte dem Workflow Parameter hinzu, indem er entweder den Workflowtext-Editor oder den neuen Visuellen Workflow-Designer verwendet, bei dem es sich um ein Visio 2013 ActiveX-Steuerelement handelt, das in SharePoint Designer 2013 gehostet wird. Nachdem der Workflow abgeschlossen wurde, kann er auf der SharePoint-Website veröffentlicht werden.

Dies ist ideal für Geschäftsanalysten und Prozessberater, die bereits mit Flussdiagrammen in Visio vertraut sind, da sie einen Workflow entwerfen können, der Geschäftslogik darstellt. Die Person, die den Workflow entwirft, kann sich voll und ganz auf die BI-spezifischen (Business Intelligence) Anforderungen des Workflows konzentrieren, ohne ein Experte für deklarative Workflows sein zu müssen.

Info zur Erstellung von SharePoint-Workflows in Visio 2013 und SharePoint Designer 2013

Visio 2013 enthält eine SharePoint-Workflowvorlage, die zur Erstellung von SharePoint-Workflows verwendet werden kann. Die SharePoint-Workflowvorlage ist mit drei Vorlagen verknüpft: SharePoint-Workflowaktionen, SharePoint--Workflowbedingungen und SharePoint-Workflow-Abschlusszeichen. Die Shapes in diesen Schablonen entsprechen den spezifischen Aktionen und Bedingungen, die in einem SharePoint-Workflow verwendet werden können. Zur Erstellung eines Workflows müssen Sie nur Shapes in den Zeichenbereich in Visio 2013 ziehen, um die Geschäftslogik hinter dem Workflow zu modellieren.

Phasen, Schleifen und Schritte

Workflows in SharePoint Designer 2013 enthalten jetzt die Konzepte von Phasen, Schleifen und Schritten. Workflowautoren können eine Reihe einzelner Aktionen und Bedingungen als einzelne Einheit gruppieren, um den Prozess klarer zu definieren. So könnte es z. B. eine Phase oder einen Schritt für die Genehmigung oder die Anforderung von Feedback geben. Diese Phase oder dieser Schritt würde alle Aktionen umfassen, die für diesen Prozess relevant sind. Die Phase oder der Schritt selbst kann ein Knoten eines längeren Workflows sein und würde einem Benutzer erlauben, anstatt einer Reihe einzelner Aktionen den Status dieser Phase als Ganzes anzuzeigen.

Die SharePoint-Workflowvorlage, die in Visio 2013 enthalten ist, verwendet ebenfalls Phasen, Schleifen und Schritte als logische Bausteine zur Erstellung eines Workflows.

Wichtig: Aufgrund der Unterschiede zwischen der Microsoft SharePoint 2010-Workflowvorlage und der SharePoint-Workflowvorlage können Sie keine Shapes aus einer Vorlage in ein Diagramm verwenden, das von der anderen erstellt wurde. Nur Shapes aus den SharePoint-Workflowaktionen, SharePoint-Workflowbedingungen und SharePoint-Workflow-Abschlusszeichen-Schablonen können verwendet werden, um einen SharePoint-Workflow zu erstellen.

Phasen-Shapes

Eine Phase kann eine Reihe von Shapes und möglicherweise Verzweigungen enthalten. Es kann jedoch nur einen Pfad in eine Phase (und einen Schritt) und einen Weg nach außen geben. Alle Aktionen im Workflow müssen in einer Phase enthalten sein. Phasen-Shapes werden mithilfe von Container-Shapes visuell dargestellt. Bei einem Phasen-Shape müssen an den Rändern des Containers ein Eingangs- und Ausgangs-Shape hinzugefügt werden, um die Pfade zur und aus der Phase zu definieren. Visio 2013 und Visual Designer in SharePoint Designer 2013 fügen die Shapes Enter und Exit für Sie hinzu, wenn Sie den Container zum ersten Mal löschen.

Für Phasen gelten außerdem die folgenden Regeln:

  • Alle Diagramme müssen mindestens eine Phase aufweisen. Eine vollständige Phase mit Eingangs-, Ausgangs- und Start-Shapes ist als Teil einer SharePoint-Standardworkflowvorlage vorhanden.

  • Wenn Sie dem Zeichenbereich eine neue Phase hinzufügen, fügt Visio 2013 Start- und Ende-Konnektoren hinzu, wenn die Phase abgelegt wird.

  • Bei Phasen können Konnektoren nur über die Eingangs- und Ausgangs-Shapes eingehen oder ausgehen.

  • Phasen-Container können nicht verschachtelt werden. Wenn Sie einen anderen Unterprozess innerhalb einer Phase vernesteln möchten, verwenden Sie einen Schritt.

  • Eine Phase kann Workflow-stoppen-Shapes enthalten.

  • Für das gesamte Diagramm ist außerhalb der Phase ein explizites Start-Shape erforderlich. Ein explizites Terminieren-Shape ist außerhalb der Phase nicht erforderlich.

  • Auf der obersten Ebene kann der Workflow nur Phasen, bedingte Shapes und Start- und Terminieren-Shapes enthalten. Alle anderen Shapes müssen in einer Phase enthalten sein.

Schleifen-Shapes

Schleifen sind eine Reihe verbundener Shapes, die als Schleife ausgeführt werden, wobei so lange vom letzten Shape in der Reihe zum ersten Shape iteriert wird, bis eine Bedingung erfüllt ist.

Wie Phasen werden Schleifen durch ein Container-Shape dargestellt, das ein Eingangs- und Ausgangs-Shape enthält (wird hinzugefügt, wenn das Shape im Zeichenbereich abgelegt wird). Auch bei einem Schleifen-Shape müssen an den Rändern des Containers ein Eingangs- und Ausgangs-Shape hinzugefügt werden, um die Pfade in die und aus der Schleife zu definieren.

Visio 2013 und SharePoint Designer 2013 unterstützen zwei Arten von Schleifen: Schleife n mal und Schleife, bis wert1gleich wert2 ist.

Für Schleifen gelten außerdem die folgenden Regeln:

  • Schleifen müssen sich innerhalb einer Phase befinden, und Phasen können sich nicht in einer Schleife befinden.

  • Eine Schleife kann Schritte enthalten.

  • Schleifen dürfen nur einen Eingangs- und einen Ausgangspunkt aufweisen.

Schritt-Shapes

Schritte stellen eine gruppierte Reihe aufeinanderfolgender Aktionen dar. Schritte müssen in einer Phase enthalten sein. Ein Schritt-Shape muss auch ein Eingangs- und Ausgangs-Shape aufweisen, um die Pfade in das und aus dem Shape zu definieren. Beide Shapes werden standardmäßig hinzugefügt, wenn das Shape im Zeichenbereich abgelegt wird.

Erstellen eines Workflows in Visio 2013

Alle Master-Shapes in den SharePoint-Workflowschablonen entsprechen den Aktionen, Bedingungen und anderen logischen Konstrukten innerhalb eines SharePoint-Workflows. Zur Erstellung eines Workflows können Sie Shapes, wie in jedem anderen Flussdiagramm in Visio, in den Zeichenbereich ziehen. Wenn Sie mit der Erstellung des Workflows in Visio 2013 fertig sind, speichern Sie den Workflow, bevor SharePoint Designer 2013 ihn öffnen kann.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die SharePoint-Workflowvorlage in Visio 2013 zu öffnen:

So öffnen Sie die SharePoint-Workflowvorlage in Visio 2013

  1. Öffnen Sie Visio 2013.

  2. Wählen Sie Neu aus.

  3. Wählen Sie unter VorlagenkategorienFlussdiagramm aus.

  4. Wählen Sie unter Vorlage auswählenSharePoint Workflow und dann Erstellen aus.

    Die Vorlage wird geöffnet, und der Zeichenbereich wird mit Start- und Phasen-Shapes aufgefüllt. Das Phasen-Shape enthält ein Eingangs- und Ausgangs-Shape, verbunden durch einen einzelnen Konnektor.

Ziehen Sie, während die SharePoint-Workflowvorlage geöffnet ist, Aktionen, Bedingungen und andere Shapes in den Zeichenbereich, um einen Workflow zu entwerfen. Weitere Informationen zu einzelnen Shapes und deren Bedeutung finden Sie im Artikel Shapes in der SharePoint Server-Workflowvorlage in Visio.

Tipp: Berücksichtigen Sie beim Entwerfen eines Workflows zusätzlich Folgendes:

  • Um schnell einen Workflow zu erstellen, legen Sie Aktions- und Bedingungs-Shapes auf den internen Konnektor, der in neuen Phasen-Shapes enthalten ist. Visio 2013 teilt den Konnektor automatisch in weitere Konnektoren, sodass der Workflow vom Eingangs- bis zum Ausgangs-Shape verbunden ist.
  • Verwenden Sie nur Shapes aus den SharePoint-Workflowaktionen, SharePoint-Workflowbedingungen und SharePoint-Workflow-Abschlusszeichen-Schablonen. Verwenden Sie nur das von der SharePoint-Workflowvorlage bereitgestellte Konnektortool, um Verbindungen zwischen Shapes hinzufügen. Alle anderen Konnektor-Shapes sind in einem SharePoint-Workflow ungültig.
  • Aktions-Shapes, -Schritte und -Schleifen müssen immer in einem Phasen-Shape enthalten sein. Einige bedingte Shapes können sich außerhalb einer Phase befinden.
  • Ein Phasen-Shape muss genau ein Eingangs-Shape und ein Ausgangs-Shape aufweisen. Der in der Phase enthaltene Unterprozess des Workflows muss mit dem Eingangs-Shape beginnen und mit dem Ausgangs-Shape enden.
  • Ein Bedingungs-Shape muss zwei Verbinder aufweisen, die das Shape verlassen, einen mit der Bezeichnung "Ja" und den anderen mit der Bezeichnung "Nein". Sie können mit der rechten Maustaste auf einen Connector klicken, um Ja oder Neinauszuwählen.
  • Ein Workflow darf nur ein Start-Shape aufweisen. Das Start-Shape muss sich außerhalb einer Phase befinden.
  • Sie fügen im Workflow Text zu Shapes hinzu, aber der Shape-Text hat keinen Einfluss auf den Workflow.

Die Überprüfung des Workflows in Visio 2013 erfolgt wie bei jedem anderen verbundenen Diagramm: Visio prüft das Diagramm anhand einer Reihe von Regeln und gibt eine Liste mit Fehlern zurück, die im Diagramm gefunden wurden. Im Artikel Problembehandlung bei Der Überprüfung von SharePoint Server-Workflows in Visio erfahren Sie, wie Sie Validierungsprobleme beheben.

So überprüfen Sie einen SharePoint-Workflow in Visio 2013

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Prozess in der Gruppe DiagrammüberprüfungDiagramm überprüfen aus.

  2. Wenn im Workflow Fehler gefunden werden, wird unter dem Diagramm der Bereich Probleme geöffnet. Wählen Sie in der Liste jedes Element aus, um das Shape im Diagramm auszuwählen, das den Fehler verursacht hat.

  3. Beheben Sie jeden in der Liste Probleme aufgeführten Validierungsfehler. Nachdem alle Fehler behoben wurden, wählen Sie erneut Diagramm überprüfen aus. Weitere Informationen dazu, wie Sie Validierungsprobleme in Visio 2013 beheben, finden Sie im Artikel Beheben von SharePoint Server 2013-Workflowvalidierungsfehlern in Visio 2013.

  4. Werden im Workflow keine Fehler gefunden, zeigt Visio die Meldung an, dass die Diagrammüberprüfung abgeschlossen wurde und keine Fehler gefunden wurden.

Nachdem der Workflow in Visio 2013 erfolgreich überprüft wurde, können Sie die Datei speichern und in SharePoint Designer 2013 importieren. Im Gegensatz zur Microsoft SharePoint 2010-Workflowvorlage können Sie eine Kopie des SharePoint-Workflowdiagramms unter dem Visio 2013-Standarddateiformat (.vsdx) speichern, und SharePoint Designer 2013 kann die Datei öffnen.

Verwenden Sie das folgende Verfahren, um einen SharePoint-Workflow in Visio 2013 als Visio 2013-.vsdx-Datei zu speichern, die in SharePoint Designer 2013 geöffnet werden kann:

So speichern Sie einen Workflow in Visio 2013

  1. Wählen Sie Datei und dann Speichern unter aus.

  2. Wählen Sie unter Speichern unterSpeichern und dann Navigieren aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Speicherort aus, um die Datei zu speichern, und geben Sie einen Namen für die Datei ein ("Mein SP-Workflow").

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Anpassen und Veröffentlichen eines Workflows in SharePoint Designer 2013

Nachdem Sie die zugrunde liegende Geschäftslogik für einen SharePoint-Workflow in Visio 2013 erstellt und das Diagramm gespeichert haben, können Sie die Visio-.vsdx-Datei in SharePoint Designer 2013 öffnen und damit beginnen, den Workflow an Ihre SharePoint-Website anzupassen. Das .vsdx-Dateipaket enthält XML-Dokumente, die SharePoint Designer 2013 in Workflows übersetzen kann.

Verwenden Sie das folgende Verfahren, um eine SharePoint-Website in SharePoint Designer 2013 zu öffnen:

So öffnen Sie eine SharePoint-Website in SharePoint Designer 2013

  1. Öffnen Sie SharePoint Designer 2013.

  2. Wählen Sie unter SharePoint-Website öffnenWebsite öffnen aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Website öffnen die Website aus, die Sie öffnen möchten.

  4. Wählen Sie Öffnen aus.

Nachdem die SharePoint-Website geöffnet wurde, können Sie das Visio 2013-.vsdx-Diagramm in SharePoint Designer 2013 öffnen.

So öffnen Sie einen Visio Professional 2013-Workflow in SharePoint Designer 2013

  1. Wählen Sie Datei und dann Element hinzufügen aus.

  2. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Listenworkflow zu erstellen:

  3. Wählen Sie unter WorkflowsListenworkflow aus.

  4. Geben Sie im linken Bereich unter Listenworkflow einen Namen für Ihren Workflow ein (Mein erster SP2013-Workflow), und wählen Sie die Liste auf der Website aus, auf der Sie den Workflow veröffentlichen möchten.

  5. Wählen Sie in der Liste Workflowplattform für den neuen Workflow auswählenSharePoint-Workflow aus.

  6. Wählen Sie Erstellen.

  7. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Websiteworkflow zu erstellen:

  8. Wählen Sie unter WorkflowsWebsiteworkflow aus.

  9. Geben Sie im linken Bereich unter Websiteworkflow einen Namen für Ihren Workflow ein (Mein erster SP2013-Workflow).

  10. Wählen Sie in der Liste Workflowplattform für den neuen Workflow auswählenSharePoint-Workflow aus.

  11. Wählen Sie Erstellen.

  12. Wählen Sie auf der Registerkarte Workflow in der Gruppe VerwaltenWorkfloweinstellungen aus.

  13. Wählen Sie auf der Registerkarte Workfloweinstellungen in der Gruppe VerwaltenAus Visio importieren aus.

  14. Navigieren Sie im Dialogfeld Workflow aus Visio-Zeichnung importieren zum Speicherort der .vsdx-Datei.

  15. Wählen Sie die Datei aus, die Sie öffnen möchten (Mein SP-Workflow), und wählen Sie dann Öffnen aus.

Wenn Sie eine .vsdx-Datei in SharePoint Designer 2013 öffnen, wird die Datei im Visual Designer, einem in SharePoint Designer gehosteten Visio-ActiveX-Steuerelement, angezeigt. Das Visio 2013-Diagramm enthält alle in Visio erstellten Shapes und sämtlichen Shape-Text.

Hinweis

Zum Wechseln zwischen dem Visual Designer und dem Declarative Designer in SharePoint Designer 2013 wählen Sie auf der Registerkarte Workflows der Gruppe Verwalten die Option Ansichten. Dieser Vorgang kann einen Moment dauern, da SharePoint Designer 2013 den Workflow überprüft und dann die Workflow-Informationen von einem Format in ein anderes umwandelt. Während dieses Vorgangs wird eine weitere Überprüfung auf Shape-Ebene durchgeführt. Wenn Fehler im Diagramm erkannt werden, werden die Fehler in einem Fehlerbereich am unteren Rand (wie in Visio) angezeigt.

Die im Visual Designer angezeigten Shapes weisen auch Aktionstags auf (unten links im Shape durch ein Symbol des Typs Workfloweinstellungen dargestellt). Wenn Sie ein Aktionstag auswählen, zeigt ein Dropdownmenü die Attribute für diese Aktion oder Bedingung im Workflow und Eigenschaften an. Diese Eigenschaften definieren die Parameterwerte, die für diese Aktion verwendet werden sollen: aus welchen Listen Elemente abgerufen werden sollen, welcher Berechnungsoperator verwendet werden soll, oder an welche E-Mail-Adresse eine Nachricht gesendet werden soll. Wenn Sie eine in der Liste angezeigte Eigenschaft auswählen, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Einstellungen für diese Eigenschaft anpassen können.

So sind z. B. mit dem Shape E-Mail senden zwei Eigenschaften verknüpft: E-Mail erstellen und Eigenschaften. Wenn Sie E-Mail erstellen auswählen, wird das Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren angezeigt, in dem Sie die Nachricht erstellen können, die durch die Aktion gesendet werden soll. Wenn Sie Eigenschaften auswählen, wird das Dialogfeld E-Mail senden – Eigenschaften angezeigt, das alle Parameter für die Aktion anzeigt.

Hinweis

Weitere Informationen zu einzelnen Aktionen, Formen und deren Eigenschaften finden Sie in den Artikeln Shapes in der SharePoint Server-Workflowvorlage in Visio und Kurzübersicht zu Workflowaktionen (SharePoint Workflow platform.md).

Wenn Sie die Eigenschaften im Workflow festgelegt haben und zum Veröffentlichen bereit sind, müssen Sie den Workflow in SharePoint Designer 2013 zuerst auf Fehler prüfen. Wenn Sie im Menüband auf der Registerkarte Visual DesignerVeröffentlichen auswählen, prüft SharePoint Designer 2013 den Workflow automatisch auf Fehler. Wenn Sie möchten, können Sie die Fehlerprüfung auch manuell auslösen.

Verwenden Sie das folgende Verfahren, um den SharePoint-Workflow in SharePoint Designer 2013 zu überprüfen:

So prüfen Sie einen Workflow in SharePoint Designer 2013 manuell auf Fehler

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Visual Designer in der Gruppe SpeichernAuf Fehler überprüfen aus.

  2. Werden im Workflow Fehler gefunden, wird unter dem Zeichenbereich von Visual Designer der Bereich Probleme geöffnet. Wählen Sie jedes Element in der Liste aus, um die Aktion, die Bedingung, den Konnektor, das Abschlusszeichen oder den Container im Workflow auszuwählen, der den Fehler verursacht hat.

  3. Beheben Sie jeden in der Liste Probleme aufgeführten Validierungsfehler. Nachdem alle Fehler behoben wurden, wählen Sie erneut Auf Fehler überprüfen aus.

  4. Werden im Workflow keine Fehler gefunden, zeigtSharePoint Designer die Meldung an, dass im Workflow keine Fehler gefunden wurden.

Wenn der Workflow überprüft wurde und keine Fehler gefunden wurden, können Sie den Workflow in der SharePoint-Liste veröffentlichen. Um den Workflow in SharePoint Designer 2013 zu veröffentlichen, wählen Sie auf der Registerkarte Visual Designer in der Gruppe SpeichernVeröffentlichen aus. Wenn während des Veröffentlichungsvorgangs Fehler auftreten, kehrt SharePoint Designer 2013 zum Visual Designer zurück und zeigt die Fehler im Bereich Fehler an.

Siehe auch

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Ressourcen: