Enterprise Content Management

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Zusammenfassung

SharePoint wird seit seiner Erstveröffentlichung stark im Bereich Enterprise Content Management (ECM) verwendet. Heutzutage gibt es mit SharePoint Online und lokalem SharePoint 2013/2016 viele Funktionen, Dienste und Optionen zum Verwalten von ECM und Inhalten in SharePoint. Dieser Artikel enthält Informationen zu den verfügbaren Optionen und Techniken.

Allgemeine Hinweise/Allgemeine Regeln

Im Folgenden finden Sie einige nützliche Hinweise und allgemeine Regeln für ECM-Lösungen:

  • Vermeiden Sie, Websitespalten und Inhaltstypen in Unterwebsites zu deklarieren. Nutzen Sie stattdessen die Stammwebsite einer Websitesammlung, um alle Websitespalten und Inhaltstypen einer Hierarchie zu speichern, und ordnen Sie dann Objekte von der Stammwebsite den Unterwebsites zu.
  • Verlassen Sie sich auf Metadaten und nicht auf Ordner, um eine Hierarchie von Inhalten zu definieren.
  • Vermeiden Sie, native Felder wie Titel-Felder von Elementen umzubenennen. Verwenden Sie stattdessen eine benutzerdefinierte Spalte mit einem benutzerdefinierten Namen als passende Alternative.
  • Verfolgen Sie bei der Bereitstellung der Informationsarchitektur (IA) lieber einen Remotebereitstellungsansatz, statt Dienste wie den Inhaltstyphub oder andere IA-Replikationsdienste zu verwenden.
  • Wenn Ihre Bereitstellung in SharePoint Online erfolgt, verwenden Sie anstelle des Workflowmoduls von SharePoint 2010 oder des Workflow-Manager-Moduls von SharePoint 2013/2016 Microsoft Flow zum Entwerfen von Geschäftsprozessen.
  • Wenden Sie nicht die Veröffentlichungsfunktionen auf eine Teamwebsite an. Erstellen Sie lieber eine moderne Kommunikationswebsite.

Inhaltstyphub

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Ein Inhaltstyphub ermöglicht es, SharePoint-Inhaltstypen farmweit zu veröffentlichen. Sie können einen Inhaltstyphub verwenden, um wichtige Inhaltstypen zentral zu verwalten, die Sie in mehreren Websitesammlungen verwenden möchten.

Die größte Herausforderung bei der Nutzung des Inhaltstyphubs besteht darin, dass die Replikation der Inhaltstypen für neu erstellte Websitesammlungen oder bei der Aktualisierung von Inhaltstypen im Hub nicht sofort erfolgt. Die Replikation kann je nach der Größe des Mandanten und der Menge der Daten, denen die Objekte des Inhaltstyphubs zugeordnet sind, recht lange dauern.

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Verwaltete Metadaten/Taxonomie

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Der verwaltete Metadatendienst und die verwalteten Metadatenfelder erlauben, benutzerdefinierte Metadaten zu Elementen und Dokumenten hinzuzufügen. Wenn Sie SharePoint-Produkte verwenden, können Sie die Metadaten zentral verwalten. Sie können die Metadaten so organisieren, wie es für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, und mithilfe der Metadaten einfacher finden, wonach Sie suchen.

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Dokumentenmappen

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Eine Dokumentenmappe ist eine Gruppe verwandter Dokumente, die Sie als einzelne Entität verwalten können. Sie können in einem einzigen Schritt eine Dokumentenmappe erstellen und dann deren Charakteristika und Metadaten definieren. Sie können die Mappe als einzelne Entität verwalten.

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Veröffentlichung

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

SharePoint Online umfasst eine Gruppe von Features, mit denen Sie Webseiten mit umfassenden Funktionen für Intranet oder Internet verfassen und veröffentlichen können. Diese Features sind in der SharePoint-Veröffentlichungsinfrastruktur untergebracht und müssen vor der Verwendung aktiviert werden. Sie können sie entweder auf Websitesammlungsebene oder auf Websiteebene aktivieren. Allerdings empfehlen wir, moderne Kommunikationswebsites zu erstellen und die neuen Layouts zu nutzen, um Ihren Benutzern Informationsportale zur Verfügung zu stellen, statt Veröffentlichungswebsites zu erstellen oder die Veröffentlichungsfunktionen auf Teamwebsites zu aktivieren.

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Moderne Benutzeroberfläche

Gilt für: SharePoint Online

SharePoint Online hat mit der schrittweisen Einführung der modernen Benutzeroberflächen über alle SharePoint-Dienste hinweg begonnen. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit allgemein, aber auch auf die Anpassungsoptionen, die Benutzern zur Verfügung stehen.

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Website-Klassifikation

Gilt für: Office 365 | SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Websiteklassifizierung ermöglicht die Verwaltung von Clustern von Websites basierend auf deren Klassifizierung im Hinblick auf Governance und Compliance sowie die Automatisierung von Governanceprozessen. Die native Benutzeroberfläche zum Erstellen einer neuen „modernen“ Website enthält diese Informationen.

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Information Rights Management

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Information Rights Management (IRM) hilft Ihnen dabei, vertrauliche Informationen davor zu schützen, von nicht autorisierten Personen ausgedruckt, weitergeleitet, gespeichert, bearbeitet oder kopiert zu werden. Mit IRM können Sie die Aktionen einschränken, die Benutzer für Dateien ausführen können, die aus Listen oder Bibliotheken heruntergeladen wurden.

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Datensatzverwaltung

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Ein Datensatz ist ein Dokument oder eine elektronische oder physische Entität in einer Organisation, das bzw. die als Nachweis für eine durch das Unternehmen ausgeführte Aktivität oder Transaktion dient. Datensätze müssen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Datensatzverwaltung ist der Prozess, mit dem eine Organisation die Regeln für die Datensätze festlegt.

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Dokument-ID-Anbieter

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Dank der Dokument-ID kann Dokumenten ein eindeutiger Bezeichner zugewiesen werden. Aber die Vorgehensweise zum Zuweisen des Bezeichners unterscheidet sich zwischen SharePoint Online und lokalen Instanzen von SharePoint 2013/2016.

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Richtlinien zur Informationsverwaltung

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie ist ein Satz von Regeln, der für eine bestimmte Art von Inhalten gilt. Mithilfe von Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen steuern und nachverfolgen, wie lange Inhalt beibehalten wird oder welche Aktionen die Benutzer für diesen Inhalt ausführen können. Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen helfen, gesetzliche oder behördliche Bestimmungen einzuhalten oder einfach interne Geschäftsprozesse erzwingen.

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Lösungen

Websitespalten und Inhaltstypen

Gilt für: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Websitespalten und Inhaltstypen stellen einen wesentlichen Bestandteil der Informationsarchitektur einer SharePoint-Lösung dar. Die Vorgehensweise zum Erstellen von Websitespalten und Inhaltstypen unterscheidet sich jedoch zwischen lokalen SharePoint-Instanzen und SharePoint Online. In ersterem Fall können Sie die deklarative XML (CAML) verwenden, während Sie in letzterem Fall CSOM/REST verwenden.

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