Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server

GILT FÜR:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Der Dateiplan ist das primäre Planungsdokument für die Datensatzverwaltung in SharePoint Server. Obwohl die Dateipläne der einzelnen Organisationen unterschiedlich sein können, umfassen sie in der Regel die folgenden Punkte:

• Beschreibungen der Elementarten, die von der Organisation als Datensätze angesehen werden

• Beschreibungen der Datensatzkategorien, zu denen die Elemente gehören

• Angaben des Speicherorts von Datensätzen

• Beschreibungen der Beibehaltungszeiträume für Datensätze

• Darstellungen der Verantwortlichkeiten für die Verwaltung der verschiedenen Datensatztypen

Dieser Artikel enthält eine Beschreibung der Inhalte eines Dateiplans sowie eine Zusammenfassung zum Erstellen eines Dateiplans für Ihre Organisation. Der Artikel leitet Sie auch zu einem Arbeitsblatt weiter, in dem Sie den Dateiplan aufzeichnen können.

Identifizieren der Datensatztypen

Eine Zusammenarbeit zwischen Datensatzverwaltern, Rechtsanwälten, Compliance Officern und Inhalts-Managern ist erforderlich, um zu bestimmen, welche aktiven Dokumente in der Organisation möglicherweise als Datensätze deklariert werden können. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht zu einer Branche gehört, in der strenge Rechtsvorschriften gelten, sollten Sie beachten, dass es allgemeine Gesetze gibt, die es möglicherweise erfordern, dass Ihr Unternehmen Datensätze beibehält. Neben dem allgemeinen Wirtschaftsrecht müssen Sie gesetzliche Anforderungen auswerten, die für Ihr Unternehmen gelten.

Es geht über den Rahmen dieses Artikels hinaus, mehr als allgemeine Informationen darüber bereitzustellen, wie Sie bestimmen können, was ein Datensatz in Ihrem organization ist. Höchstwahrscheinlich ist Ihr Unternehmen bereits in einer Form der Datensatzverwaltung tätig und hat die meisten benötigten Datensatzverwaltungsrollen besetzt, und Möglicherweise verfügen Sie bereits über eine Taxonomie von Datensätzen.

Im Allgemeinen müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen, um Datensätze in Ihrer Organisation zu bestimmen:

1. Nachvollziehen der rechtlichen Verpflichtungen und Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens

2. Analysieren der Verwendung von aktiven Dokumenten gemeinsam mit allen Abteilungen im Unternehmen

3. Entwickeln einer Liste der aktiven Dokumenttypen, die zu Datensätzen werden sollen. Sie können beispielsweise bestimmen, dass folgende Elemente als Datensätze beibehalten werden sollen:

• Verträge über die Vermietung von Unternehmensräumlichkeiten

• Dokumente zu Mitarbeitervergütungen

• Dokumente zu Produktforschung und -entwicklung

4. Kategorisieren der Datensätze. Datensätze mit derselben Kategorie weisen häufig dieselben Beibehaltungszeiträume auf und erfordern eine ähnliche Behandlung hinsichtlich anderer Aspekte.

Notieren Sie sich die gesammelten Informationen. Notieren Sie sich die Art des Datensatzes, die Kategorie, zu der Datensätze dieser Art gehören, und eine kurze Beschreibung der Art des Datensatzes.

Nachfolgend finden Sie ein Beispielarbeitsblatt:

Datensatztyp	Datensatzkategorie	Beschreibung
Betriebliches Sozialzulagewesen, Versicherungspläne, Pensionspläne	Beschreibungen zu Mitarbeitervergütungen	Beschreibungen zu allen Plänen für das betriebliche Sozialzulagewesen
Arbeitszeittabellen für Lohn und Gehalt, zusätzliche Informationen zu Lohn und Gehalt	Lohn- und Gehaltsdatensätze	Übersicht über Arbeitsstunden, Überstunden und gezahlte Gehälter
Lieferantenrechnungen	Rechnungen	Datensätze zu von Lieferanten erworbenen Waren oder Dienstleistungen
Produktumfragen, Fragebögen, Schulungshandbücher, Schulungsvideos	Schulungsunterlagen	Bieten interne oder externe Schulungen
Versandformulare, Versandberichte	Versanddatensätze	Dokumentieren des Versands von Materialien
Pressemitteilungen, Zeitungsartikel	Pressemitteilungen	Public Relations-Informationen in Bezug auf Produkte und Dienstleistungen
Arbeitsblätter mit Kontakten für den Notfall, Formulare zur Meldung bei der Krankenversicherung, Lebensläufe, Statusberichte zu Zulagen	Personaldatensätze	Datensätze zum Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses und zu zugehörigen Personalaktivitäten der einzelnen Mitarbeiter

Abschließen des Dateiplans

Nachdem Sie die als Datensätze beizubehaltenden Dokumente bestimmt und eine Gruppe von Kategorien erstellt haben, können Sie Ihren Dateiplan abschließen. Geben Sie dabei die folgenden zusätzlichen Informationen zu jedem Datensatztyp an:

• Wie lange jeder Datensatztyp beibehalten werden soll.

• Wie Datensätze nach Ablauf des Beibehaltungszeitraums gelöscht werden sollen.

• Wer der primäre Datensatzverwalter für Datensätze dieses Typs ist.

• Auf welchen Medientypen diese Datensatztypen gespeichert werden.

Nachfolgend finden Sie einen abgeschlossenen Beispieldateiplan:

Datensätze	Beschreibung	Medien	Datensatzkategorie	Beibehaltungszeitraum	Disposition	Kontakt
Zusatzrentenversicherungen	Beschreibung des Plans für das betriebliche Sozialzulagewesen	Webseiten	Betriebliches Sozialzulagewesen	X Jahre	Keine	Jennifer Riegle
Versicherungspläne	Beschreibung des Mitarbeiterversicherungsplans	Drucken	Betriebliches Sozialzulagewesen	X Jahre	Keine	Dominik Paiha
Pensionspläne	Beschreibung der Mitarbeiterpensionspläne	Drucken	Betriebliches Sozialzulagewesen	X Jahre	Keine	Dominik Paiha
Arbeitszeittabellen für Lohn und Gehalt	Übersicht über Arbeitsstunden, Überstunden und gezahlte Gehälter	Elektronische Dokumente	Lohn- und Gehaltsdatensätze	X Jahre	Vernichten	Dominik Paiha
Zusätzliche Informationen zu Lohn und Gehalt	Übersicht über Krankentage, Urlaubstage und andere nicht im Lohn oder Gehalt enthaltene Elemente	Elektronische Dokumente	Lohn- und Gehaltsdatensätze	X Jahre	Vernichten	Dominik Paiha
Lieferantenrechnungen	Datensätze zu von Lieferanten erworbenen Waren oder Dienstleistungen	Drucken	Rechnungen	X Jahre	Vernichten	Jörg Scharfe
Produktumfragen	Umfragen zur Kundenzufriedenheit	Webseiten	Umfragematerialien	X Jahre	Archiv	Elke Stangl
Fragebögen	Fragebogen zum Bestimmen demografischer Kundendaten	Drucken	Umfragematerialien	X Jahre	Archiv	Elke Stangl
Schulungshandbücher	Gedruckter Schulungsinhalt	Drucken	Schulungsunterlagen	X Jahre	Vernichten	Elke Stangl
Schulungsvideos	Videoschulungsinhalt	Video	Schulungsunterlagen	X Jahre	Vernichten	Elke Stangl
Versandformulare	Konfiguration der Versandmaterialien	Drucken	Versandmaterialien	X Jahre	Vernichten	Jörg Scharfe
Versandberichte	Dokumentation der Versandmaterialien	Elektronische Arbeitsblätter	Versandmaterialien	X Jahre	Vernichten	Jörg Scharfe
Pressemitteilungen	Mitteilungen zu Produkten und Dienstleistungen	Elektronische Dokumente	Public Relations-Informationen	X Jahre	Archiv	Elke Stangl
Zeitungsartikel	Neuigkeiten zu Produkten und Dienstleistungen	Drucken	Public Relations-Informationen	X Jahre	Archiv	Elke Stangl
Arbeitsblätter mit Kontakten für den Notfall	Mitarbeiterinformationen	Elektronische Dokumente	Personaldatensätze	X Jahre	Vernichten	Dominik Paiha
Formulare zur Meldung bei der Krankenversicherung	Formulare zur Anmeldung von Mitarbeitern bei der Krankenversicherung	Elektronische Dokumente	Personaldatensätze	X Jahre	Vernichten	Dominik Paiha
Lebensläufe	Erhaltene Lebensläufe	Gemischt	Personaldatensätze	X Jahre	Vernichten	Dominik Paiha

Hinweis

Das Beispiel weiter oben in diesem Abschnitt ist ein Beispiel. Es handelt sich nicht um eine Empfehlung für bestimmte Dateiplaneinstellungen. Um zu unterstreichen, dass dies ein Beispiel und keine Empfehlung einer Datensatzverwaltungsrichtlinie ist, werden keine Aufbewahrungszeiträume angegeben.