Informationsarchitektur im modernen SharePoint

Die effektivsten SharePoint-Websites helfen Benutzern, schnell das zu finden, was sie suchen, sodass sie die gefundenen Informationen verwenden können, um Entscheidungen zu treffen, sich über das aktuelle Geschehen zu informieren, auf oft verwendete Tools zuzugreifen oder für die Lösung von spezifischen Problemen Kontakt zu Kollegen aufzunehmen.

Auch wenn eine Suche zur Verfügung steht, beginnen die meisten Besucher ihre Website-Erfahrung, indem Sie durchblättern. Dieses Muster gilt auch für interne Websites. Eine gute Navigationsoberfläche bietet Besuchern eine komplette Übersicht über die Inhalte und in Kombination mit der Startseite wird ihnen eine umfassende „Geschichte“ präsentiert.

Inhalt dieses Artikels:

• Grundlegende Prinzipien der Informationsarchitektur verstehen
• Weitere Informationen zum Verfassen effektiver Beschriftungen und Links
• Hier erfahren Sie, wie Sie sicherstellen, dass häufig verwendete Tools und Inhalte auffindbar sind.

Ziele der Informationsarchitektur

Die Navigation sollte immer aus der Sichtweise des Benutzers der Informationen geplant werden. Bei der Planung einer effektiven Navigation müssen Sie nicht nur darüber nachdenken, welche Informationen Sie präsentieren möchten, sondern auch überlegen, welche Informationen Ihre Leser nutzen möchten oder dringend benötigen. Daher ist das Organisieren und Bezeichnen Ihrer Navigationslinks wichtig für die Nutzbarkeit und Auffindbarkeit.

Erfolgreiche Intranet- und Site-Navigationserfahrungen ermöglichen es den Benutzern:

• Informationen zu finden – Benutzer müssen Dokumente, Dateien und Links finden, die für Ihre Arbeit am wichtigsten sind, ohne Zeit mit dem durchforsten von Inhalten zu verbringen. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst nur die wichtigsten Informationen und die Informationen mit höchster Priorität präsentieren.
• Maßnahmen zu ergreifen – in der Regel haben Benutzer eine bestimmte Aufgabe, wenn Sie eine Website besuchen. Stellen Sie sicher, dass häufige Aufgaben als Beschriftungen und Links in die Navigationsstruktur integriert werden, damit sie leicht identifiziert und aufgerufen werden können.
• Unternehmensstruktur verstehen – Auf einen Blick sollte der Anwender erkennen können, wie das Unternehmen strukturiert ist. Stellen Sie sicher, dass Sie Hierarchie und Struktur in die Site- und Intranet-Navigation einbauen.

Besser organisiert sein

Es gibt keinen einzigen richtigen Weg, um Ihre Navigationslinks zu organisieren. Sie müssen je nach Typ der Seite, die Sie erstellen, und abhängig von Ihren Besuchern unterschiedliche Entscheidungen treffen. Organisationskonzepte können Folgendes beinhalten:

• Dienste
• Produkte
• Aktivitäten
• Benutzergruppen (wenn die Besucher eindeutig einer Gruppe zugeordnet werden können, wie z. B. Kursteilnehmer oder Kursleiter)
• Expertise-Bereiche oder -Funktionen

Berücksichtigen Sie beim Organisieren der Benutzeranforderungen und der geschäftlichen Anforderungen Folgendes:

• Wie kann die Informationsarchitektur die kognitive Belastung Ihrer Besucher verringern? - Kognitive Belastung ist die Menge an Informationen, die eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt verarbeiten kann. Die Verwaltung der kognitiven Belastung des Benutzers hilft, Informationsüberlastung und Zeitverschwendung zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Implementierung der Informationsarchitektur die Anforderungen Ihrer Benutzer kennen.
• Was ist das aktuelle mentale Modell Ihrer Benutzer? - Mental-Modelle sind die vorhandenen Modelle, die von Personen verwendet werden, während Sie mit einer Website oder Anwendung interagieren. Informationen sind einfacher zu finden, wenn Sie sich an einem Ort befinden, der mit dem mentalen Modell der Benutzer übereinstimmt, wo Sie sein sollten.
• Wie kann die Informationsarchitektur Benutzern helfen, bessere und effizientere Entscheidungen zu treffen? - Entscheidungsfindung kann unglaublich anstrengend sein. Informationsarchitekten können uns bei der Entscheidungsfindung helfen, indem sie bestimmte Informationen zu Schlüsselmomenten bereitstellen.

Die Standardnavigation für alle SharePoint-Websites berücksichtigt in erster Linie die Art des Inhalts. Bei Kommunikationswebsites enthält die Standardnavigation Dokumente, Seiten und Seiteninhalte. Diese Kategorien sind hilfreich, wenn Sie Ihre Website erstellen, aber Sie werden Ihren Benutzern in der Regel keinen Mehrwert bieten, sobald Ihre Website startbereit ist. Der Grund dafür ist, dass sich Konsumenten einer Kommunikationswebsite in der Regel nicht für die Art des Inhalts interessieren – sie interessieren sich für den Zweck oder das Thema des Inhalts. Sehen Sie bei Kommunikationswebsites vor, den vorgefertigten Navigationsbereich zu löschen, wenn sie fertig eingerichtet sind, und diesen mit etwas zu ersetzen, das den Empfehlungen im Abschnitt "Lokale Navigation" dieses Handbuchs entspricht.

Die standardmäßige Navigationsoberfläche für Teamwebsites enthält Links zu verbundenen Services, die von Microsoft 365 für moderne Teams bereitgestellt werden, einschließlich eines Links zum freigegebenen Team-Notizbuch und den Konversationen für das Team in Outlook. Dies sind die typischen Funktionen, die Teams für die effektive Zusammenarbeit benötigen, und die ohne die Erfahrung mit der Navigationsoberfläche möglicherweise schwer zu finden sind. Sie können diese Links für Ihre Teamwebsites ergänzen oder verfeinern, aber Sie werden wahrscheinlich auch feststellen, dass die standardmäßige Navigationsoberfläche ein guter Ausgangspunkt ist. Sie werden die meisten dieser Links eher beibehalten als Sie es bei einer Kommunikationswebsite tun würden.

Nutzbarkeit und Auffindbarkeit priorisieren

Das Hauptziel beim Planen der Navigation ist es, unsere Websites nutzbar und unseren Inhalt auffindbar zu machen. Die beste Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Navigation diese Ziele erfüllt ist, besteht darin, sie zu testen. Es gibt mehrere kostengünstige Ansätze, die Sie verwenden können, um sicherzustellen, dass Ihr Navigationsdesign effektiv ist, wie z. B.:

• Card-Sorting – in erster Linie hilfreich für die Planung der Navigation.
• Strukturtest – hilfreich zum Testen vorgeschlagener Navigationspfade.
• Nutzbarkeitstest – aufgabenbasierte Szenarien, die hilfreich sind für umfassende Tests der Website- und Seitennavigation.

Diese zwei Ressourcen bieten eine Übersicht über Techniken und Tools zum Testen der Nutzbarkeit und Auffindbarkeit Ihrer Navigationsstrategie:

• Nutzbarkeitsanalyse
• Übersicht über die Testansätze

Schreiben von klaren und intuitiven Etiketten

Welche Wörter Sie für die Navigation verwenden, ist von großer Bedeutung, und dies nicht nur, weil der Platz für die Navigation begrenzt ist, sondern auch, weil die Bezeichnungen die Besucher zu den Inhalten führen. Jede Bezeichnung ist ein Versprechen: Wenn Sie diesen Link auswählen, sollten Sie die Informationen erhalten, die Sie erwarten.

Um zu gewährleisten, dass Ihre Bezeichnungen ihr Versprechen halten, stellen Sie Folgendes sicher:

• Konkret – informieren Sie den Besucher genau, welche Inhalte ihm angezeigt werden, wenn er en Link auswählt. Wenn das Ziel für den Link Richtlinien und Verfahren enthält, stellen Sie sicher, dass die Bezeichnung beide Ausdrücke enthält.
• Umfassend – beschreiben Sie Inhalte mit Ihrer Sammlung von Bezeichnungen. Sie sollten nicht vorsehen, jede einzelne Seite oder jedes Dokument mit Ihrer Navigationsoberfläche zu verknüpfen, aber Ihre Navigation sollte ein vollständiges Bild des Inhalts Ihrer Website bieten.
• Prägnant – die Bezeichnungen sollten kurz und prägnant sein.
• Vertraut – erfinden Sie keine völlig neuen Begriffe für Ihre Bezeichnungen. Behalten Sie Ihre Besucher im Hinterkopf – wenn Sie einen unbekannten Begriff verwenden, sind die Besucher verwirrt und finden möglicherweise nicht das, was sie benötigen.
• Frontgeladen : Stellen Sie sicher, dass Ihre Etiketten "scannierbar" sind. Beispielsweise sind Unternehmensinformationen besser als Informationen über unser Unternehmen.
• Verständlich – so weit wie dies möglich ist, sollten Navigationsbezeichnungen sich gegenseitig ausschließen – dies gilt zumindest für die Hauptkategorien. Es ist völlig in Ordnung, wenn ein untergeordneter Link in mehreren Kategorien angezeigt wird, insbesondere, wenn Besucher erwarten, ihn an mehreren Stellen zu finden, aber die wichtigsten Kategorien müssen problemlos voneinander unterschieden werden können.
• Gezielt – es empfiehlt sich nicht, Personen Links zu privaten Websites anzuzeigen, auf die sie keinen Zugriff haben. Verwenden Sie ggf. die Funktionen für die Zielgruppenadressierung von SharePoint, um Navigationslinks auf Besucher auszurichten, die diese Links verwenden können. Beachten Sie, dass es Ausnahmen von dieser Vorgehensweise gibt. Wenn Sie die Navigation z. B. verwenden möchten, um Besuchern zu helfen, Websites zu finden, zu denen sie zwar heute keinen Zugriff haben, aber für die sie eine Genehmigung erhalten können. Wenn Sie im Navigationsbereich Links zu privaten Websites bereitstellen, achten Sie darauf, dass der Besitzer der Website weiß, dass er möglicherweise eine Menge Zugriffsanfragen erhält!

Denken Sie über Linkziel-Interaktionen nach

Viele Richtlinien zum Thema Benutzerfreundlichkeit empfehlen, die Anzahl neuer Fenster, die automatisch für Websitebesucher geöffnet werden, zu begrenzen. Nachdem ein Besucher einen Link im gleichen Fenster geöffnet hat, kann er in den meisten Fällen die Schaltfläche "Zurück" verwenden, um wieder zu Ihrer Website zurückzukehren. Wenn ein Besucher einen Link in einem neuen Fenster öffnen möchte, empfehlen die Richtlinien, dass dem Besucher gestattet werden sollte, dieses Ergebnis durch Rechtsklicken des Links zu wählen. Eine Ausnahme zu dieser Richtlinie ist die Empfehlung, Dokumente immer in einem neuen Fenster zu öffnen, um zu verhindern, dass Benutzer versehentlich das Browserfenster schließen, wenn sie das Dokument schließen.

Standardmäßig werden Navigationslinks auf modernen SharePoint-Websites zu einem Link geöffnet, der auf Folgendes verweist:

• Auf eine Seite oder Website im gleichen Mandanten (selbe oder andere Website) – Links werden in derselben Registerkarte geöffnet.
• Auf ein Dokument (selbe oder andere Website) – Links werden in einer neuen Registerkarte geöffnet.
• Auf eine externe Website oder ein Dokument (Internetseite) – Links werden in einer neuen Registerkarte geöffnet.

Auf klassischen SharePoint-Websites mit Veröffentlichungsfunktionen können Sie auswählen, ob Sie Navigationslinks in einem neuen Fenster öffnen möchten. Auf diese Weise können Sie den Kontext für Ihre Websitebesucher berücksichtigen und bestimmen, ob es möglicherweise hilfreich sein könnte, den Link in einem neuen Fenster zu öffnen. Bei modernen SharePoint-Websites kann nicht ausgewählt werden, wie die Navigationslinks geöffnet werden sollen. Dies bedeutet, dass die Navigationslinks den Standardrichtlinien folgen, aber Sie sollten dennoch vorsichtig sein mit den Bezeichnungen für die Navigationslinks, um sicherzustellen, dass Besucher wissen, dass sie die Website verlassen, wenn sie den Link auswählen.

Stellen Sie sicher, dass die Navigationsbezeichnung das Ziel genau beschreibt, d. h. einen Ort auf einer vollkommen anderen Website oder in einer Anwendung, und wenn Sie wissen, dass die Schaltfläche "Zurück" möglicherweise nicht funktionieren könnte, ziehen Sie eine andere Methode für die Präsentation des Links in Betracht, wie z. B. das Textwebpart, bei dem Sie sich auch dafür entscheiden können, einen Link in einem neuen Fenster zu öffnen.

Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie nur mit dem Textwebpart einen Hyperlink erstellen und wählen, wie der Link geöffnet wird. Wenn Sie einen Hyperlink zu Text hinzufügen, besteht die Option, dass der Link in einer neuen Registerkarte geöffnet wird.

Testen Sie die Nutzbarkeit und Auffindbarkeit mit realen Benutzern

Sobald Sie eine grundlegende Arbeitsstruktur für Navigationsoberflächen auf globaler, Hub- oder lokaler Ebene festgelegt haben, sollten Sie Ihren Entwurf mit realen Benutzern testen. Erstellen Sie Aufgaben und bitten Sie die Benutzer, die Aufgaben auszuführen. Bitten Sie die Benutzer, "laut nachzudenken", während Sie nach Informationen und Ressourcen suchen. Notieren Sie, wo Verbesserungen vorgenommen werden können, und implementieren und testen Sie die Änderungen erneut. Planen Sie die Überprüfung der grundlegenden globalen, Hub- und lokalen Navigationsoberflächen, während sich Ihr Unternehmen ändert und wächst.

Erfahren Sie mehr über die Grundlagen der Navigation, beispielsweise das Erstellen von effektiven Beschriftungen, das Testen der Auffindbarkeit und die Verwendung von Menü-Formatvorlagen.

Als Nächstes: Erfahren Sie mehr über die Modelle und Beispiele der SharePoint-Informationsarchitektur