Übung – Prozess-Mining üben
In dieser Übung nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von Prozess-Mining, um sich mit dem Erstattungsprozess für Kreditorenbuchhaltung Ihres Unternehmens zu beschäftigen, Einblicke zu gewinnen und Ineffizienzen zu lokalisieren.
Voraussetzungen
Bevor Sie mit dieser Übung beginnen, sollten Sie unbedingt Modul 02 abschließen.
Prozesszuordnungen erkunden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Prozesszuordnungen erkunden:
Starten Sie die Power Automate Process Mining-Desktopanwendung, und öffnen Sie dann den in Modul 02 erstellten Prozess.
Beachten Sie beim Überprüfen der Prozesszuordnung, dass die Aktivitäten Rechnungserfassung und Rechnungserneuerung die höchsten Zahlen der Fälle aufweisen, was erwartet wird, weil sie die Start‑ und Endpunkte des Prozesses sind. Die nächste Aktivität mit den meisten Fällen ist Debitorenmemo ausfüllen.
Wählen Sie im Bereich Anpassen rechts die Schaltfläche Leistung (Stoppuhrsymbol) aus.
Wählen Sie im Dropdownmenü Metrik die Option Gesamtdauer aus. Diese Auswahl zeigt eine Prozesszuordnung basierend auf der Zeit.
Die Aktivität Debitorenmemo ausfüllen nimmt mit 2,94 Wochen die längste Gesamtzeit in Anspruch.
Wählen Sie wie zuvor im Bereich Anpassen aus dem Dropdownmenü Metrik die Option Durchschnittliche Dauer aus.
Die Aktivität Debitorenmemo vervollständigen hat mit 4,38 Stunden die drittlängste durchschnittliche Dauer. Die Aktivität Rückerstattung mit Spezialbeleg dauert jedoch durchschnittlich 14,98 Stunden, was mehr als 10 Stunden länger ist als die Aktivität mit der zweitlängsten Dauer.
Wählen Sie im Bereich Anpassen die Schaltfläche Finanzen aus. Wählen Sie InvoiceValue im Dropdownmenü Finanzattribute aus, und klicken Sie dann im Dropdownmenü Metrik auf die Option Gesamt.
Von den insgesamt 182.000 Dollar, die durch den gesamten Prozess fließen, entfallen etwa 50 % (90.000 Dollar) auf die Aktivität Debitorenmemo ausfüllen.
Das Erkunden des Debitorenmemos abschließen
Sie haben sich nach Untersuchung der Details in den vorherigen Schritten entschieden, sich die Aktivität Debitorenmemo ausfüllen (CCM) genauer anzusehen. Diese Tätigkeit weist eine Reihe von bemerkenswerten Merkmalen auf, die sie zu einem herausragenden Kandidaten für eine weitere Untersuchung machen. Sie hat eine hohe Anzahl an Anfragen, die längste Gesamtdauer, eine relativ lange durchschnittliche Dauer und macht etwa 50 % des gesamten Invoice Valuees des Prozesses aus.
Sie verwenden die Funktion Prozessvergleich, um die Pfade, die die CCM-Aktivität umfassen, mit denen ohne sie zu vergleichen. Sie müssen dazu den Filter benutzen, um Pfade mit und ohne CCM zu erstellen.
Wählen Sie die Schaltfläche Zurück links unten auf Ihrem Bildschirm aus.
Wählen Sie oben links in Ihrer Ansicht + Filter hinzufügen und dann im Dropdownmenü die Option Attribute aus.
Wählen Sie aus dem Dropdownmenü Filterergebnis die Option Enthält nicht aus. Klicken Sie dann auf die Aktivität Debitorenmemo vervollständigen und auf Anwenden.
Es wird, wie im folgenden Bildschirm zu sehen, eine Prozesszuordnung angezeigt. In dieser Prozesszuordnung sind nur die Pfade ohne die CCM-Aktivität enthalten.
Wählen Sie auf der Befehlsleiste das Dropdownmenü neben der Schaltfläche Speichern und dann die Option Speichern als aus.
Geben Sie im Feld Anzeigename den Text ohne CCM ein, und wählen Sie dann Speichern aus.
Wählen Sie die Schaltfläche Zurück links unten auf Ihrem Bildschirm erneut aus.
Wählen Soe Attribute links aus, und ändern Sie das Filterergebnis in Enthält, klicken Sie auf die Aktivität Debitorenmemo vervollständigen und dann auf Anwenden.
Wählen Sie auf der Befehlsleiste das Dropdownmenü neben der Schaltfläche Speichern und dann die Option Speichern als aus.
Geben Sie im Feld Anzeigename den Text mit CCM ein, und wählen Sie dann Speichern aus.
Diese Prozesszuordnung ist für Fälle, die die CCM-Aktivität umfassen.
Als Nächstes vergleichen Sie die beiden von Ihnen neu erstellten Ansichten.
Wählen Sie aus dem Navigationsmenü auf der linken Seite die Funktion Prozessvergleich aus.
Wählen Sie Ebene hinzufügen aus. Wählen Sie aus dem Dropdownmenü Anzeigen die Option ohne CCM aus, und klicken Sie dann auf Ebene hinzufügen.
Wählen Sie über das Dropdownmenü Speichern die Option Speichern unter aus, und speichern Sie die Ansicht als CCM vergleichen.
Sehen Sie sich die Prozesszuordnung an, in der Fälle mit der Aktivität Debitorenmemo vervollständigen und solche ohne verglichen werden.
Die grünen Knoten sind Aktivitäten, die beide Fällen mit und ohne CCM gemeinsam haben. Die Aktivität Rechnungserfassung tritt zum Beispiel bei Fällen mit der Aktivität Debitorenmemo ausfüllen und Fällen ohne auf.
Die roten Knoten sind Aktivitäten, die spezifisch für Fälle sind, bei denen es keine CCM-Aktivität gibt. Fälle mit Debitorenmemo ausfüllen haben beispielsweise nicht die Aktivität Debitorenzahlung überprüfen.
Die blauen Knoten stehen für Aktivitäten, die spezifisch für Fälle sind, die keine CCM-Aktivität umfassen. Fälle ohne CCM verfügen beispielsweise nicht über Zahlungseingang bestätigen.
Die Anzahl an einem bestimmten Aktivitätsknoten können Sie berechnen, indem die Anzahl der Fälle mit dieser Aktivität, aber ohne CCM von der Anzahl von Fällen mit dieser Aktivität und der CCM-Aktivität abgezogen wird, zum Beispiel:
Rechnungserfassung: 65 – 68 = -3
Debitorenzahlung überprüfen: 0 – 68 = -68
Zahlungseingang bestätigen: 65 – 0 = 65
Aus Ihren Beobachtungen der Zuordnung stellen Sie fest, dass Fälle mitDebitorenmemo vervollständigen viel komplexer sind als Fälle ohne. Sie können diesen Faktor mit der Komplexität des blauen Webs erkennen. Aus diesem Grund untersuchen Sie weiter, um festzustellen, ob CCM diese Komplexität verursacht.
Wählen Sie den Knoten Debitorenmemo vervollständigen aus.
Scrollen Sie im Bereich Details vergleichen zum Abschnitt Nacharbeiten. Die Metrik Nacharbeitsanzahl (%) zeigt an, dass CCM 42,48 % Nacharbeit verursacht, was bedeutet, dass 42,48 % der Fälle, in denen das Debitorenmemo ausgefüllt wird, erneut bearbeitet werden müssen.
Scrollen Sie nach unten in diesem Bereich, und wählen Sie aus dem Dropdownmenü Top Attribute die Option Ressource aus, um einen Mitarbeiter zu kontaktieren, der hauptsächlich an diesem Schritt des Prozesses arbeitet.
