Übung – Eine Genehmigungsanforderung erstellen
In dieser Lerneinheit erfahren Sie, wie Sie ein für Unternehmen geeignetes Szenario erstellen, für das Genehmigungen verwendet werden.
In diesem Szenario kann jeder, der auf die SharePoint-Bibliothek zugreifen kann, ein Dokument hinzufügen. Wenn das Dokument erstellt wird, startet eine Genehmigung, die es bestimmten Benutzern ermöglicht, eine Genehmigung durchzuführen. Wenn das Dokument genehmigt wird, bleibt es in der Dokumentbibliothek. Bei Ablehnung des Dokuments wird es in einen separaten Ordner verschoben.
Voraussetzungen
Auf Power Automate zugreifen
Ein Microsoft Office 365-Konto mit Zugriff auf SharePoint
Hinweis
Sie müssen die Dokumentbibliothek in Ihrem eigenen SharePoint-Mandanten erstellen.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek.
Erstellen wir zuerst eine Bibliothek.
Wählen Sie auf der Startseite Ihrer SharePoint-Website + Neu und dann Dokumentenbibliothek aus.
Benennen Sie Ihre Bibliothek Genehmigungsbibliothek, und wählen Sie dann Erstellen aus.
Wählen Sie in Ihrer neuen Dokumentbibliothek oben + Neu und dann Ordner aus.
Geben Sie Ihrem Ordner den Namen Abgelehnte Dokumente, und klicken Sie dann auf die Option Erstellen.
Erstellen wir jetzt unseren Genehmigungsflow.
Navigieren Sie dann zum Power Automate Maker Portal.
Geben Sie im Textbereich des Copiloten Folgendes ein: Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften), fügen Sie eine Aktion „Starten und auf Genehmigung warten“ hinzu und fügen Sie eine Bedingung hinzu, die vom Genehmigungsergebnis abhängt.
Wählen Sie Generieren aus.
Copilot generiert basierend auf der bereitgestellten Eingabeaufforderung einen Flow. Sie können weiter mit Copilot kommunizieren, um den Flow entsprechend Ihrer Anforderungen zu optimieren. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Struktur des Flows zufrieden sind.
Hinweis
Copilot hat möglicherweise Aktionen vom Typ „Bereich“ auf der wahren und der falschen Seite der Bedingung hinzugefügt. In diesem Beispielflow werden die Bereichsaktionen nicht verwendet. Da Bereichsaktionen jedoch andere Aktionen beinhalten, wurden sie im Flow belassen. Weitere Informationen zur Aktionen vom Typ Bereich finden Sie unter Aktionen nach Bereich gruppieren und ausführen – Azure Logic Apps | Microsoft Learn
Überprüfen Sie Ihre Verbindungen. Wenn noch keine Verbindung hergestellt wurde, wählen Sie die drei Punkte aus, und klicken Sie dann auf die Option Neue Verbindung hinzufügen. Klicken Sie auf Flow erstellen, wenn die Verbindung hergestellt wurde.
Wählen Sie den Trigger Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften) und dann links Ihre SharePoint-Website und die Genehmigungsbibliothek aus.
Wählen Sie die Aktion Starten und auf Genehmigung warten aus. Der Eigenschaftenbereich wird links geöffnet.
Wählen Sie Genehmigen/ablehnen – Erste Antwort auswählen aus dem Dropdownmenü Genehmigungstyp aus.
Geben Sie mit Copilot auf der rechten Seite Folgendes ein: Das Titelfeld in Dokumentengenehmigung aktualisieren.
Geben Sie in das Feld „Zugewiesen an“ die E-Mail-Adresse Ihrer Organisation ein (zu Testzwecken. Sie können bei Bedarf jederzeit zurückkommen und später einen anderen Genehmiger auswählen.).
Setzen Sie Ihren Cursor in das Feld Elementlink, und wählen Sie das Blitzsymbol daneben aus. So rufen Sie den dynamischen Inhalt für diesen Abschnitt auf.
Wählen Sie Link zum Element im Popup-Fenster aus.
Wählen Sie die Aktion Bedingung aus, um zu prüfen, was Copilot automatisch als Bedingung ausgewählt hat. Stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft Ergebnis der Aktion „Starten und auf Genehmigung warten“ links und Genehmigen rechts angezeigt wird.
Wählen Sie das Symbol + unter der Seite False der Bedingung aus, und klicken Sie dann auf Aktion hinzufügen.
Suchen Sie nach Verschieben, und wählen Sie die Aktion Datei verschieben aus.
Wählen Sie im ersten Dropdownmenü Ihre SharePoint-Website-Adresse aus.
Wählen Sie die Dateibezeichner unter Zu verschiebende Datei aus, und klicken Sie dann erneut auf das Blitzsymbol.
Suchen nach Identifikator, und wählen Sie das Feld Bezeichner aus der SharePoint-Aktion hinzu.
Wählen Sie dieselbe SharePoint-Website für die Ziel-Website-Adresse aus.
Wählen Sie als Zielordner das Ordnersymbol auf der rechten Seite aus. Finden Sie Ihre Zulassungsbibliothek, und wählen Sie rechts neben dem Namen den Pfeil aus. Wählen Sie dann den Ordnernamen Abgelehnte Dokumente aus.
Wählen Sie unter Wenn bereits eine andere Datei vorhanden ist die Option Mit neuem Namen verschieben aus.
Speichern Sie danach Ihren Flow mit der Schaltfläche in der oberen rechten Ecke.
Kehren Sie zu Ihrer SharePoint-Zulassungsbibliothek zurück, und fügen Sie ein neues Dokument hinzu, um Ihren Flow zu testen.
Nach kurzer Zeit wird im Abschnitt „Genehmigungen“ des Power Automate Maker-Portal eine Genehmigung angezeigt.
Wählen Sie die Genehmigung und Ihre Antwort aus. Wenn Sie die Option Ablehnen auswählen, aktivieren Sie Ihre SharePoint-Zulassungsbibliothek, und das Dokument verschwindet. Wählen Sie den Ordner Abgelehntes Dokument aus, und sie sehen, dass Ihre Datei dorthin verschoben wurde.
Glückwunsch! Sie haben mit Copilot erfolgreich einen Genehmigungsflow erstellt, mit dem Benutzer, Dokumente in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek genehmigen oder ablehnen können.
Sie können diesen Genehmigungsflow ganz einfach bearbeiten oder erweitern, um ihn besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Alternativ können Sie sich die Power Automate-Genehmigungsvorlagen ansehen für die Möglichkeit unterschiedliche Ausgangspunkte für eigene Genehmigungen zu verwenden.